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第8章 目标管理(4)

作为企业的中层管理者,往往不能以潜意识里存在的观念为准,而应当以理性的、思考过后的方式为准。例如当企业的中层管理者面临两个问题同时出现的矛盾考验时,就要做出一个准确的抉择,到底是选择先解决问题A,还是先解决问题B。

古语有云:鱼与熊掌不可得兼,当难度相同的两个问题摆在企业管理者面前时,在不能同时解决问题的情况下,就要二者择其一,分出两件事情的轻重缓急,然后按照事情的性质来决定解决问题的先后顺序。

二、优先顺序需要时间管理

在企业中,企业的中层管理者想要达成企业目标任务的突破,首先要分轻整个目标任务中每个分解目标任务的轻重缓急,优先解决相对重要地位的目标任务,然后再解决次一级的目标任务,并以此类推。

而在管理学中,分清事情的轻重缓急,实际上是对时间的管理,即时间管理。所谓的时间管理,通俗易懂的说就是管理好自己的时间作息,在特定的时间内完成特定的事项,把诸多事项归纳在一个由时间排成的作息表中,然后逐一逐项地完成它。

企业中层管理者想要分清目标任务孰先孰后的顺序,需要对目标任务进行时间管理。时间分先后,管理分轻重,时间管理能让企业中层管理者更清晰准确地把控到整个目标任务的进度安排,进而逐步实现目标的不断突破。

【管理践行】

1.警醒时间流逝

时间是一种很奇特的概念。

假如你小时候在院子里种下了一棵树,在20年后,这棵树长大了,而你,也长大了。相同的是,你们都经过了20年,不同的是,20年的时间,院子里的树由小到大,由细到粗,由矮到高,而你,经历了20年的摔打历练,由不成熟逐渐变得成熟。

但不管树与你之间发生了怎样的变化,这段时间总是不变的。但在这段时间内,为何会产生许多特别成功者或者是个别失败者呢?究其原因,是因为那些善于利用时间的人总是会在特定的时间内完成特定的事情,而那些失败者总是在消耗或者浪费时间。

作为一名企业的中层管理者,更应该清楚地掌握时间的这种特殊性,在不经意间,就会发现许多平时很难发现的机会,这些机会稍纵即逝,企业中层管理者应该把握每分每秒,尤其要警醒对时间的流逝,不能浪费每分每秒。

2.慎用优先原则

(1)目标任务的复杂性

在企业整体目标任务中,并非是大道坦途直通终点的,而是在走向终点的过程中会不断产生路障与拦路虎,来不断阻碍企业顺利地到达终点。企业的目标任务是一个复杂的主体,在这个主体中含有多个千丝万缕关系的个体。个体之间孰轻孰重,需要企业的中层管理者理清思路后再划分先后顺序。

(2)优先原则的合理性

对企业中层管理者而言,目标任务的优先顺序不是由管理者个人决定的,而是由企业中层管理者认真分析,通过联系实际和与企业员工探讨研究才能做出决定的,优先原则必须要是合理的,在真实情况下的优先,这样才能为目标任务设定优先顺序,贯彻执行目标任务。

2.每次只做一项

【管理之道】

一位围棋大师,与他单独对弈十有八九都是输,但当几人与围棋大师同时对弈时,即使围棋大师的棋艺再高超,他也会一败涂地。因为一个人的精力是有限的,每次只能选择一件事情全身心地去做,如果贪多,则嚼不烂,还会适得其反。

作为企业的中层管理者,尤其会犯类似的错误,而且犯错后还不自知。当企业上级领导安排下任务后,企业中层管理者有时会因为目标任务容易达成,则放松心态,把几个目标任务同时开始执行,结果往往出人意料,意外的事情总是会在这个时候光临。因此,企业管理者在执行目标任务时应警戒:每次只做一项。

一、做好一件事

对企业中层管理者而言,把企业内的众多事件揽于一身无疑是最不明智的做法,而同时着手做好几件事更是天方夜谭,不可能做到。因此,作为企业中层管理者,首先应该做好一件事,每次只做一项,这样有步骤有目的地完成每项任务,才能最终实现企业目标的达成。

二、做好N件事

在企业管理中,往往有特殊情况出现,当企业中层管理者有一个团结的,强大的,富有凝聚力的团队时,则可以把目标任务再分解,同时做好N件事。

但在做好每件事的过程中,作为企业中层管理者尤其应该注意两点:第一点是注意各个部门之间的联系与配合,不能把任务目标做成独立于总体目标之外的个体任务;第二点则是要注意各个再分解目标任务之间的关系,既不能混淆成一团,也不能特立独行。企业中层管理者要总体把握目标任务的各个层面才能够总揽大局,做好每一件事。

【管理践行】

1.遵循分类原则

美国的管理学家科维提出过一个时间管理的理论,也是当下很流行的一种时间管理工具:四象限原理。这个原理把工作按重要和紧急两个不同的程度划分为四个象限,分别为:

(1)既紧急又重要。占20%

第一象限为既紧急又重要的事情,例如处理危机公关、重大事故、资金危机、即将到期任务等迫在眉睫的紧急重要事情,这些事情一般会对企业产生重大影响或难以弥补的损失。

对于这类重要且紧急的事情,需要马上派出人力去解决,要在最短的时间内以最快的速度解决这些出现的紧急问题,把企业的损失降到最低,把对企业的危害降到最小直至转危为安。

(2)重要但不紧急。占60%

第二象限的事情是重要而不紧急的事,这类事情一般会对企业产生深远影响,与企业长期效益挂钩,一般在短期内很难奏效,例如:企业发展规划、企业管理制度更新、企业拓展发展空间等。

对于第二类事情,要集中精力和时间,重点去做。这类事情往往需要认真地思考和多次的研究商讨才能得出结论,需要占据企业中层管理者及员工大量的时间和精力,因此对这类重要但不紧急的事情需要重点去做。

(3)紧急但不重要。占15%

第三类象限是紧急但不重要的事,例如一些无关大局的各类会议、一些没有意义的活动等,这类事情在整个企业中所处的地位可有可无,不做也会无伤大雅。

对于这类事情,要技巧性地让他人去做。一个人的时间和精力毕竟是有限的,要在有限的时间内做出更多更大的贡献,就要对不重要的事情学会舍弃。假如非要亲手为之的话,那么就花费最短的时间,最合适的精力尽快去把事情完成。

(4)既不紧急也不重要。占5%

第四类象限是既不重要也不紧急的事,如上网聊天偷菜、网网页游戏、传刚聊天、打扑克等与工作关系不大,既不紧急也不重要的事情。这类事情只是适当的调节一下氛围,调整一下大脑,不能耗费太多的时间和精力。

对于这类事情,尽量不要去做或避免去做。作为一名企业的中层管理者来说,放松和休息是可以的,但要在合适的时间和合适的地方,首先不能影响正常工作,其次不能对其他人造成不良的影响,最后不能影响到自己本身的工作安排。

2.遵循首重原则

企业中层管理者在把企业目标任务正确分类后,还要对“四象限原理”科学把握,把精力主要放在重要但不紧急的事情解决上,把它作为首要事情重点处理,然后合理巧妙地安排时间,做好时间规划,在有限的时间内创造更多更大的企业效益。

3.遵循唯一原则

在企业中层管理者对企业目标任务进行准确分类后,不仅应当遵循首重原则,还应该注意“围棋”故事,遵循唯一原则。

时间管理的关键就是提高时间利用率,在有限的时间内,尽量最对每一件事,而作对每一件事的前提就是,不能贪多冒进,一次只做一件事情,这就是企业管理者应该遵循的唯一原则。

在这之前,企业中层管理者要把目标任务再分解事情的先后顺序排列出来,然后根据分类原则进行分类,果断地作出决定,遵循首重原则,作出时间安排与合理规划,在有效的时间内最有效地完成目标任务。

3.时间数据分析

【管理之道】

下列情况在你身上出现过吗?

—无论做什么工作目标总是不明确。

—做事效率低下,进度缓慢。

—抓不住工作重点,许多工作执行的先后顺序颠倒。

—过于追求完美。

—做事虎头蛇尾,不能持之以恒。

—做事毫无头绪,经常把事情做得很乱很复杂。

—不论做任何事情都事必躬亲,不相信属下做得比自己好。

—别人请求帮忙时不会说拒绝。

—思考工作时很悲观,对自己没有信心。

无论是谁,在工作和生活中都可能经常出现以上一种甚至几种现象,但作为企业的中层管理者,如果上述现象出现在自己的身上,那么请你一定要时刻反省自己的工作安排与时间排期,认真地堆自己的工作时间进行重新认识和科学管理。

一、时间

(1)平等≠公平

时间对所有人来说,都是平等的,但并不一定都是公平的,在时间面前,平等与公平很难画上等号。作为一名企业的中层管理者,要充分掌握时间管理的科学方法,不能懵懵懂懂地做事情,也不能莽撞地做事情。要利用时间管理的方法,把每件事情做到最好,把每个步骤做到最佳。

(2)不可挽回

时间对所有来说,具有不可挽回的特性。时间如流水,在你眨眼间,已经过去了一上午或者更长时间,回过头来想想,这段时间你到底干了点什么,做出了什么贡献,如果是碌碌无为的走过,那么,如果想重新回去再走一遭,是绝对不可能实现的奢望。

时间不可挽回的特性把许多后悔浪费时间的企业中层管理者拒之门外,在时间面前,他们丧失了时间就是丧失了机会,丧失了生命,时间数据在人生中的比重,占到了百分之百。

二、管理

(1)平等=公平

作为一名企业中层管理者,如何让平等与公平的天秤在时间面前能够相对的持平呢?最重要的也是最有效的方法就是,对时间进行科学合理地管理。科学合理地管理时间,能够令你在有限的时间内做更多正确的事情,即使是面对成功者,只要你单位时间内的成果与收获做到了时间容纳的极限,那么,你将登上成功者航班,与成果者并肩前行。

(2)未雨绸缪

对企业中层管理者而言,时间管理不仅能够令人取得平等的地位和公平的待遇,而且还能对企业的发展未雨绸缪。企业管理者对时间管理意味着对企业工作的计划性,这对企业的整个目标任务而言,有辅助和推动作用,更是为许多工作做好了前期铺垫。时间管理对企业来讲不可缺少。

【管理践行】

1.自己拥有多少时间

课堂上,老师问了他的学生们一个问题:人这一生到底有多少时间呢?

有的学生回答:80年,因为他的爷爷活到了80岁;

有的学生回答:20年,因为有的人很年轻变献出了生命;

还有的学生回答:100年,因为最长寿的人已经超过了100岁。

老师又问:那么人这一生学习和工作的时间到底有多长呢?

学生们沉默了,因为他们确实还不知道自己要学习到什么时候,工作到什么时候。

这时候,老师端来了一盆神,拿来了一个海绵块,把海绵块放在了水盆里,然后对学生们说,这盆水就像是人生,而这块海绵就像是一个人的所有时间,需要用到时间的时候,只需要挤一点出来就可以。

时间,对每个人来讲都有可能不同,自己拥有多少时间,谁都无法预期。但是,作为企业的中层管理者,应该善于去分析时间数据,进行时间管理,只有重视时间,才能对时间正确分析,让自己拥有更多的时间去学习,去工作。

2.自己花掉多少时间

关于时间的问题上,还有一个著名的“三八理论”,即我们每天拥有24个小时,平均分配下来就是8小时睡觉,8小时工作或学习,8小时处理琐事。其中的16个小时的睡觉和工作或学习时间,大多数人基本一样,而决定一个人是否能对时间进行管理的关键在于处理琐事的8个小时。

作为一名企业的中层管理者,对时间管理应该更加敏感,自己到底能够拥有8小时还是16小时,关键还是掌握在企业中层管理者自己手中。时间对每个人来讲是最平等的,但也是最不公平的,每个人的命运还是掌握在自己手中,只有善于管理时间的人才离成功更近。

3.时间数据分析的有效方法

(1)明确目标

企业中层管理者要有明确的目标,订立的目标任务要符合企业的实际情况,对整个企业或整个团队来讲要切实可行。

(2)时间规划

作为企业的中层管理者要有计划地规划时间安排,做出科学合理的时间规划,安排好自己的可执行性时间表,才能让整个任务目标有序进行。

(3)工作列单

在企业中层管理者制订的计划实施执行的前一天,将自己所要进行的工作从头到尾列单呈现,并根据轻重缓急的要求整理出先后顺序,然后按照事情的重要性及价值大小安排时间和人力。

(4)四象分工

在工作列单以后,根据四象限原理把各项工作进行任务安排与分工,找出首重任务,集中精力解决主要问题,然后按照唯一原则对分工完毕的各项事件执行办理。

(5)学会放弃

企业中层管理者在力不能及的情况下,或针对影响可忽略不计的事情上,要学会把事情技巧性的交由他人来执行,或者要学会放弃。

4.划分目标版图

【管理之道】

企业在发展的过程中,要经历不同的发展阶段,而每个发展阶段都有各自的发展目标。对企业中层管理者而言,清楚企业现阶段的发展目标和下阶段的发展目标尤为重要,这是企业中层管理者分解企业目标任务的参考和依据。

目标对企业而言,是动力,是方向,是企业不断突破自我蜕变升华的催化剂。根据企业各部门情况的不同,企业目标任务版图划分也各有相同,但目标版图划分对企业来讲,是必须经历和明确的阶段,而企业中层管理者在这里扮演的角色,则是企业目标版图的划分者。

一、目标管理贯穿企业始终

1954年,美国管理大师彼得·德鲁克(Peter Drucker)在其名著《管理实践》中最先提出了“目标管理”的概念。

目标管理是通过专门设置的过程,将组织的整体目标逐级分解,转换为各单位、各员工的分目标的过程。对企业中层管理者而言,目标管理是其更好地完成企业目标任务,完成目标效果的有效途径。

有资料显示,27%的人没有明确目标,并且处于社会最底层;60%的人目标模糊,处于社会中下层;而10%的人有清晰但比较短期的目标,这部分人处于社会中上层;只有3%的人拥有清晰且长期的目标,而这些人大都属于顶尖的成功人士。

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