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第13章 做一头会解扣子的老黄牛(4)

少说多做被奉为至理名言,历来被职场人士所认可,但是在外国先进管理思想被不断引进的时候,善于和上司沟通,为老板提出合理化的意见和建议,有可能就会改变你的职业生涯。在老板的眼里,他需要的是有老黄牛精神的员工,但是你不能处处都像老黄牛,该表现的时候就得表现,有好的创意一定要在老板面前提出来。

分秒必争行若飞

社会进步了,时代发展了,老黄牛也要有新的时间观念:分秒必争行若飞。经过了一段时间的磨练,经历了与众“牛”们学习的过程,你已经不是过去的“老黄牛”了。你是一头与众不同的“牛”,你是精明的“老黄牛”。与昔日的“老黄牛”相比,你最大的特点就是不再去钻牛角尖,你学会了变通,懂得如何少花力气甚至不费力气的去做“主人”交给你的任务了。

做事要有条理

要想做精明的“老黄牛”,首先应该做的就是把自己的时间管理好。没有条理、做事没有秩序的“牛”,无论从事哪一种事业都不会有成效可言,而有条理、有秩序的“牛”即使才能平庸,他的事业也往往有相当的成就。

一个人的精力有限,因此在工作中要理清条理。在日常事务中,你只要把握住工作秩序,善于区分重要事务和一般事务,处理事务有条有理,在办公室里就不会浪费时间,不会扰乱自己的神志,办事效率也高。工作一般分三类:急件,必须马上办;优先件,尽量去办;普通件,有空去办。应把主要时间花在重要的事情上,抓住了关键性的工作,才能有效地提高时间的利用率。从这个角度看,你的时间一定很充足,那么,你的大好前程也就必然能够依照预定的计划去进行。在工作中,不讲条理,同时又想把事情做好,就总会感到手下的人手不够。由于办事不得当、工作没有计划、缺乏条理,因而浪费了大量的精力和体力,吃力不讨好,最后还是一无所成。

我们知道,没有成熟的柿子是苦涩的。除去柿子涩味的方式有许多种,但是,无论你采用哪一种方式,都需要花一段时间来漤熟。如果你不等一定的时间就打开,就没法使柿子成熟而除去涩味。每一件事情,从开始计划到实现目标,总有一段所谓时机的等待,也就是需要一些时间让它自然成熟的意思。无论计划是如何的正确无误,总要沉静地等待合适的机会到来。假如过于急躁而不愿等待的话,经常会遭到破坏性的阻碍。因此,无论如何,我们都要有耐心,压抑焦急不安的情绪,才不愧是真正的智者。

一位企业家曾谈起了他遇到的两种人。第一种是性急的人,无论你在什么时候、什么地方见到他,他都表现得风风火火的样子。如果同他谈话,他只会拿出数秒钟的时间,时间长一点,他会伸手把表看了再看,暗示着他的时间紧张。他公司的业务做得虽然很大,但是开销更大。究其原因,主要是他的工作安排七颠八倒,毫无秩序。他做起事来,也常为杂乱的东西所阻碍。结果,他的事务是一团糟,他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌,从来没有时间来整理自己的东西,即使有时间,他也不知道怎样去整理、安放。他可算得上是忙得一塌糊涂了,但是他忙来了什么?与此形成鲜明对比的沉着冷静的人,他在工作中从来都没有显出忙碌的样子,做事非常镇静,总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈,他总是彬彬有礼。在他的公司里,所有员工都寂静无声地埋头苦干,各样东西安放得有条不紊,各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌,对于重要的信件立即就回复,并且把信件整理得井井有条。所以,尽管他经营的规模很大,但别人从外表上总看不出他有一丝一毫的慌乱。他每件事都办理得清清楚楚,他那富有条理、讲求秩序的作风,影响着全公司,他公司的经营状况自然就不用说了。

上面的两种人,第一种就是昔日的“老黄牛”,整天忙,结果忙得一塌糊涂。第二种则应该是现代“老黄牛”的榜样。

做自己时间的舵手

上天是很公平的,他分配给每个人的时间都是相等的,但是不同的人在相同时间内所做的工作却相当悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半,会利用时间的人则可以做到事半功倍。作为新时代的“老黄牛”,想轻松地做事吗?没有问题,管好自己的时间,一切就都OK了。

先做计划

首先是对时间进行一下计划。对时间的使用不能干了再算,而要算了再干。一般情况下,根据单位的业务、工作项目等各项指标的衡量,按照事务的类型来安排时间。

紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎,必须花上整天的时间来处理,直到解决为止。

重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事,是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间,管理者就是不务正业。

紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理,但不宜花过多的时间。

不紧急也不重要。包括可不去参加的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务,你可以先想一想:“这件事如果根本不去理会它,会出现什么情况呢?”如果答案是“什么事都没发生”,那就应该立即停止做这些事。

使用时间最忌把时间切成零星的碎片,要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间的多少要依工作事物的需要而定,集中得过多,也会造成浪费。把要完成的工作任务,按小时、天、周的先后次序排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内工作任务安排紧张而有节奏,并尽力把不可控的时间转化为可控的时间,善于在不可控的时间内处理事务。一般来说,在职场里工作的“老黄牛”们,时间集中较多者往往是时间利用率最高的。

集中“开垦”

每天首先着手最重要的工作。一般而言,单位里每天都有许多事务,一个人在一天的不同时间里,精力状况是不一样的。通过专家研究表明,人和其他生物的生理活动都有明显的时间规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化,也就是人体内“生物钟”在起作用。不少人错误地认为,他们可以先处理好最次要的事激励自己,最后再面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干,你在单位经过了一天的工作,多数情况下都已经疲惫不堪了,很难有足够的精力来考虑它,余下的时间也不会很多,想把它做好很难。

为了把工作顺利完成而不被老板开出去,在单位里工作的你,应该找出自己一天中什么时间工作效率最高。要充分利用自己效率最佳的时间段,来处理最重要和最难办的事情,而把精力稍差的时间,用来处理边缘的、好耕的“地块”。经常性的工作,相应的规则都应在规章制度中明确规定,照章办事。问题出现后,把具体情况和处理办法写下来作为日后处理同样问题的范例。这些范例经过逐渐修订改进而形成标准化,这样的话你就可以摆脱琐事的纠缠。

现代“老黄牛”要保持优化的工作秩序,考虑好先干什么,后干什么,使自己的工作有条不紊,逐步规范化。不能东一耙子、西一扫帚,更不能顾此失彼。有了规矩,成了方圆,往后的工作生活就可以直接套用了。

有备无患

你或许常常会遇到这样的事情:你急需要打开某个网页或下载某个文件,但是网速却慢得像爬虫;离预定好的约会还有半个钟头的空余时间;焦急地等待某人或某物,却不知道他(它)什么时候会到来;心情不好或情绪不高,不想做任何需要投入精力的工作;所有任务都已完成,而下班的时间还未到来。

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