一、账务信的含义
在商业活动中，达成的每一项交易都体现在现金的往来上，但事实上并非一切交易都必须使用现金支付，赊欠的账目，到了一定的时候，就要通过结账来加以清理。因为账而往来的催账、付账等信件，就是账务信。
二、催账函件
正常的商业来往应依时收账，但是有时候，即使经营良好的公司也可能会拖欠几天。因此，发函催账就成为商业经常难免的事了，有时发函催账甚至要一而再、再而三，直至“撕破脸皮”，言明要采取法律诉讼行动来解决。到这一步还不能收回账款，就要使用法律文书了。
因此催账函件的制作很讲究措词，应根据款项、欠款时限、对方的行为态度等等多方面因素考虑催账信函的内容和写法。此外在收款的过程中，印好的信件可能比私人信件更加合适和有效，最少在通信的初期阶段是如此。由于不是特指某一个人的，这种印好的信件可以使欠款者比较体面地照办，而不至于感到为难，因而不会失掉和他做买卖的机会。
例文（催还小笔欠款）：
××先生：
经仔细审核我们的账目，发现你在1月份的购货项目中尚有一笔40元金额的欠款。为这样一笔小款额给您写信，确是很感遗憾，不过我们只是为了想使这个小差额及早在账上冲销。请将汇款寄来好吗？假如您已经这样做了，就请原谅我冒昧前来索取。
××商店
××××年×月×日
例二（催经常有来往的客户还账）：
××先生：
一向以来你对付账是很及时的，因此我们深信，可能你忽略了1月份的欠账。该月购货款额计达525元。我们希望，在你目前方便时把这款额的支票寄给我们。
××商店
××××年×月×日
例三（催限期信用账户还款）：
××先生：
1月12日到期应付500元。
我们可否请您注意上列账款？大概是你把它疏忽了。
××商店
××××年×月×日
例四（再催积欠）：
××经理先生大鉴：
上个月曾奉寄一函，请贵公司付清拖欠已久的账款人民币34000元（发票七张均已寄给尊驾），该函谅已收览。但至今仍未见有回音，深以为念。想是贵公司交易繁忙，至生延误。现在本公司会计上半年年度结账行将结束，故专函再次提醒您，请即付清该项欠款为荷。
××公司经理×××启
×月×日
例五（三催积欠）：
××经理先生：
查本公司已于今年5月15日及6月17日两度致函贵公司，请将应于4月底结清的货款人民币34000元结付。但数月以来，贵公司既未付款，亦不作任何答复解释，为此我公司特此作出最后通知：倘若在本月30日以前，仍未收到你方作出的满意答复，则本公司只有将此事委托我们的律师依法诉追了。
××公司经理×××亲笔
×月×日
例六（同意放宽欠款期限）：
××先生：
8月29日大函收到，鉴于你函中所说的资金周转遇到困难的情况，我们同意把你的欠账期限延缓两个星期。并望能如你所保证的那样，能在这段时间内筹到足够的款项，以结清该账，实为两便。
××公司
×月×日
例七（同意分期还款）：
××先生：
我们完全理解你所面临的局面。但我们想指出，假使你能考虑到气候因素的话，就不会在按时结账的能力上冒险了。你是这样一个受尊重的客户，因此，我们并不强调一定要你们立即全部把款汇来。而建议你现在先支付该金额的半数，另外一半我们同意接受一张六十天的票据来使账目平衡。
我们能及时收到支票吗？
××公司
××××年×月×日
例八（收款致谢）：
××经理惠鉴：
9月23日大函并汇票收悉，该汇票结付了本公司与你公司业务往来的所有账单，谢谢。此款因逾期较久，我一再催讨，情非得已，还望见谅。今后仍然希望贵公司能多多给予关照，继续合作。专此奉复，并颂
安好！
××亲笔
×月×日
三、付账函件
在一般情况下，付账是不一定要附函件的，只要将来单副本付以支票或汇票寄出即可。不过，在有些特殊情况下，如一时未能付款，或者账单有误等，那就需要通过函件与收账者磋商，解释原因、陈述意见等。付账函件多是这类情况。
例文（汇款付账）：
××公司：
对本月3日我们就到期的那笔账款疏忽了和你们结账，感到非常抱歉。
由于最近我们的机构正在进行改组，大家都那么忙碌，简直把那笔账忘记了。
兹特附上全部汇款，感谢你们耐心的帮助，今后全部应付额将及时付清。
××商店
××××年×月×日
例二（要求分期还款）：
××公司：
兹答复你们4月28日关于我们账目问题的来信。
很抱歉地告诉你们，目前我们不能给你寄去支票。因为暴风雨天气使我们的畅销季节推迟，我们的顾客仍然穿着冬装，没有来购买我们从你们那里订购的春季商品。
看来气候可能很快就会发生变化，那就会使我们目前的存货变为现金了。
因此，特要求你们帮个大忙。请你将随信附的60天的期票抵作账目差额结账好吗？在票据到期以前，如果我们有了大量的销售额。保证就会给你们寄去一张支票以资付账。
××百货公司
××××年×月×日
例三（请复核账单）：
××经理：
日前收到大函，并附账单一张，请我公司立即将账款汇出。但是该项账单经本人和公司财务部反复核对之下，发觉其中错漏的地方很多，尤其是在金额方面，与实际情况出入较大。特复印本公司的购货清单一份，随函附上，请贵公司详为核对。核对后如认为我公司的清单准确无误，请赐函通知，当即将账款由银行汇上。你公司的意见如何，尚希复示为荷。
××公司经理××手启
××××年×月×日
例四（请暂缓结账）：
××经理明鉴：
关于我公司所欠贵公司款项，本应如期付清，但是近来市况不佳，我公司各项货物积压甚多，资金难于周转，银行贷款又到还贷期限，尚需另外筹款应付。所以，贵公司屡次来函催问，徒令我更觉惭愧。望能念在贵我双方多年交往，以前所有货款，我公司都能依期付清，从未拖欠，此次实因环境困难，事出有因，情非得已，还请能鼎力帮助，暂缓两个月。届时一定还清所有款项。区区下情，还请鉴谅。
瞿××谨启
××××年×月×日
