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第38章 商务谈判的一般程序1

商务谈判的前期准备

{引导案例}

作为谈判开始之前的准备工作,信息收集是非常重要的一个方面。

田玲是一家公司的销售经理,几天之后,她要与一位大客户进行谈判。因为这位客户对自己公司非常重要,谈判之前,田玲做了非常详尽的准备。大到对方公司的相关材料,小到对方的个人秉性和爱好,田玲都了解的非常清楚。

有这样一个细节,田玲得知对方非常喜欢蓝色,尤其喜欢穿蓝颜色的衣服。谈判当天,田玲就特意穿了一件蓝颜色的衣服去,这令对方大为惊喜,谈判也在非常友好的氛围中,取得了不错的结果。

思考题:

1.分析如果谈判之前没有做好信息收集工作,后果会是怎样?

2.除了收集信息,谈判之前还需做哪些准备?

问题谈判之前需做哪些准备?

一.谈判目标的确立

达到商务谈判目标是商务谈判的最终结果之一。商务谈判目标的内容依谈判类别、谈判各方的需求不同而有所差异。

由于谈判目标是一种主观的预测性和决策性目标,它的实现还需要参加谈判的各方根据自身利益的需要、他人利益的需要和各种客观因素的可能,来制定谈判的目标系统和设备目标层次,要想在谈判中尽可能的达成目标,就要在开始之前做清晰的规划和准备。而谈判目标分为以下三个层次。

1.最优期望目标

最优期望目标是指对谈判某方最有利的理想目标,即在满足某方实际需求利益之外,还有增加值。但在实践中,最优期望目标一般是可望而不可即的,很少有实现的可能。

商务谈判是各方利益重新分配的过程,任何一方都不会心甘情愿地将利益拱手让给他人。但是,最优期望目标在商务谈判中也有其作用。

最优期望目标是谈判开始的话题。如果谈判者最开始就推出他实际想达到的目标,由于谈判心理作用和对手的实际利益,提出要求者很可能无法达到那个目标。

所以,要想完成最优期待目标,就要在谈判开始前仔细权衡双方心理、信誉、利益甚至历史成见等方面,考虑仔细,才能为自己的谈判增添更多获胜筹码。

2.实际需求目标

实际需求目标是谈判各方根据主客观因素,考虑到各方面的情况,经过科学论证、预测及核算后,纳入谈判计划的谈判目标。这是谈判者要调动各种积极性,使用各种谈判手段,要努力达到的谈判目标。它具有如下特点:

1.它是秘而不宣的内部机密,一般只在谈判过程中的某个微妙阶段才提出。

2.它是谈判者“死死坚守的最后防线”。如果达不到这一目标,谈判可能陷于僵局或暂停,以便与谈判者的单位或谈判小组内部讨论对策。

3.这一目标一般由谈判对手挑明,而己方则“见好就收”或“给台阶就下”。

4.该目标关系到谈判某方主要或全部经济利益。这一目标对谈判者有着强烈的驱动力。

3.可接受目标

可接受目标是能满足谈判某方部分需求,实现部分经济利益的目标。因此,谈判者在谈判前制订谈判计划时应充分估计到这种情况的出现,并制定相应的谈判措施和目标。可接受目标对于谈判一方来说应采取两种态度:一是现实态度,即树立“只要能得到部分资金就是成功的谈判”的观念,绝不能抱着“谈不成,出口气”的态度。这样可能可接受目标很可能也无法达成。二是资金来源多样化,应多交谈判伙伴,就有可能达到需求目标的总体利益。

4.最低目标

最低目标是商务谈判某方必须达到的目标。它与最优期望目标之间有着必然的内在联系。在商务谈判中,一方最开始要价高,率先提出最优期望目标,实际是一种策略,为的是保护最低目标,乃至可接受目标和实际需求目标。这样做出的实际效果,往往超过谈判者的最低需求目标。通过对最优期望目标的反复“压价”,最终可能达到超过最低目标的结果。

以上四个谈判目标层次,各有其用,需在谈判前认真规划设计,不可临阵确定。

在确定商务谈判目标系统或目标层次时,要注意坚持三项原则,即实用性、合理性和合法性的原则。

所谓实用性,是要求制定的谈判目标要能够谈和可以谈。缺少这一点,任何谈判的结果都不能付诸实施。

所谓合理性,包含谈判目标的时间合理性和空间合理性。在市场经济条件下,市场变化万千,在一定时间和一定空间范围内是合理的内容,变换时间和空间很可能就不具有不合理性。同时,商务谈判的目标对于不同的谈判对象及其在不同的空间领域,同样也有不同的适用程度。此外,作为商务谈判的主体,也应对自己的利益目标在时间和空间上做全方位的分析,只有这样才能获得成功。

所谓合法性,是指商务谈判目标必须符合一定法律规则。

二.谈判资料的准备

谈判之前,资料的准备非常重要,“不打无准备之仗。”谈判同样如此,与谈判相关的资料准备主要有以下几点:

1.有关技术资料

特别是引进设备的谈判,技术资料十分重要。它是选择技术和准确进行谈判的先决条件。取得这些技术资料大体上可通过如下几种方法:

1.阅读国内外有关专业杂志。

2.参观国内外博览会和各种专业展览会。

3.收集和熟悉国内外产品样本和产品目录。

4.旁听有关商务谈判。

5.查阅专利,了解技术发展现状及趋势。

6.向国内外有关咨询机构求助。

7.与国家有关情报中心取得联系。

8.与联合国等国际性情报机构联系等。

2.有关价格资料

价格条款是谈判中的关键性条款。买卖双方在谈判过程中如果价格水平趋于一致,交易就成功了一半。所以,取得充分而准确的价格资料是谈判前准备工作的核心部分。如果是卖方,则需要了解所推销商品的市场情况,结合销售意图和产品成本,测算出符合国内市场或国际市场的价格水平,以便在谈判中做到心中有数。如果是买方,则要通过各种渠道取得多方面的价格资料,特别是要取得厂商的报价单,然后才有可能“货比三家”。

3.有关法律条款资料

无论是国内贸易,还是进出口贸易,都需要了解有关的法律、法规。除了要熟知我国现有的法律外,如《经济合同法》、《专利法》、《商标法》、《国外企业所得税法》、《中外合资经营企业法》,等等,还应了解国外的法律制度和国际惯例。只有这样,才能避免谈判中的一些失误。

4.有关货单、样品的准备

做好货单、样品等准备,也是谈判一项必不可少的工作,尤其是在国内外商品博览会或是在海外市场推销、谈判中,货单必须做得具体、准确,每个谈判人员对自己的这部分材料必须心中有数。

价格手册必须准备好,如果是在交易会上谈判,口岸之间、公司之间交叉经营的商品价格更应该核对明晰。谈判样品必须准备齐全,特别要注意事先准备好的谈判样品一定要与今后交货相符,即使是包装也应求其一致,以免今后处在被动位置。在准备谈判样品的同时,还可准备商品目录和说明书,以便顾客索取之用。

以上各种资料是一次成功的商务谈判必备的条件,不做好这些准备,往往会在谈判过程中出现盲目性或进入僵局。

三.收集信息、了解对方

中国的哲学家说:“知己知彼,百战不殆。”在谈判中,如果你不了解对方,无异于对牛

弹琴。因此,在谈判之前,要收集有关信息,了解对方的经济实力、情趣爱好及为人处世之

品格。了解了这些,你就知道如何与你的对手谈判了。

四.拟定谈判策略

在你熟悉了对方的经济状况、情趣爱好及品格后,就应该拿出相应的谈判策略。在商务谈判中,对方的经济实力直接关系到你的目标能否落到实处;对方的品格决定你采取什么样的措施。如果对方的品格极为高尚,你就要表现出为自己谋利的同时也为他人着想的风度;如果对方有奸诈的品性,你也要防备。如果你知道了对方的情趣与爱好,就可以投其所好,最终达到你所追求的目标、签订协议。

五.收集情报

谈判中,能否搜集到充分的情报,是成功的关键。谁对市场的信息掌握最多,对对方的价值偏好与战略战术掌握越多,谁就谈得越好。这是谈判的基本知识。但是要做到这一点并不容易,因为要做到这些必须解决以下两个难点问题:

第一、怎么搜集情报?

第二、怎么给人家情报?

搜集情报包括了谈判之前的搜集,以及谈判进行之中的搜集。而“给”人家情报则是因为人家也会从我们的举手投足之中去挖掘情报,所以我们还得决定怎么把情报给对方,通过什么渠道,给多少。这些对谈判前的搜集情报是相当重要的,因为情报越多,我们对全盘局势就越能掌握,也就越自信。为了搜集情报,很多谈判学者也设计了清单,比如,研究采购谈判的学者,就列出制订底价时所应搜集的资料:

1.报载行情;

2.市场调查资料;

3.各著名工厂厂价;

4.同业公会牌价;

5.过去采购纪录;

6.临时向有关厂商询价;

7.向其他机构调查采购价格。

研究团体协商的人,也列出劳资谈判时,劳资双方所应搜集的情报如下:

劳方——

1.以往各次团体协商内容;

2.生活费指数;

3.物价指数;

4.企业财务状况(资产负债、损益、获利率);

5.劳动生产力;

6.生产标准;

7.工资率及奖金给付情形;

8.同业或同地区工资及福利之发给;

9.雇主负担能力;

10.劳资会议记录。

资方——除了上述各项资料外,资方更应准备:

1.某一项福利,一年之内总共耗费多少成本;

2.每名职员每年耗费多少成本。

六.设立可行的谈判议程

谈判之前,谈判双方都要提出不同观点的议题为谈判的内容。有了谈判的内容,就可以拟定谈判的议程。

所谓谈判议程,就是谈判内容的次序,是对谈判内容、时间的分配。议程并不是正式的协约。如果任何一方在会谈开始后,发现议程不妥,有权提出修正。协商议程需要一个达成共识的过程,如果双方存在许多矛盾,需要坐下来谈判才能解决,而双方所要迫切解决的问题不是同一件事时,就要协商。否则,谈判将耗费在谈判议程的争执上,而非解决实质性的问题。

谈判议程虽然只是谈判内容先后次序的时间表,但是,谈判议程里隐含着许多信息。由议程可窥见谈判的目的和方向,以及谈判过程中每个阶段和议题的重要程度。掌握议程就能掌握谈判的进展,准确地作出有利于自己的决定。在供求商务谈判中,买方如果没有注意谈判议程,卖方就有可能使买方误入事先设置的圈套,获得主动权。

所以,为了掌握主动,就要仔细的拟定议程,此时需注意如下几项原则:

1.思考尚未成熟的情况下,不能接受对方所提之议程。

2.考虑好己方在谈判中最为关注的问题,安排在最佳时机提出。

3.拟定议题讨论时间表之前,给自己充分的时间思考,认真权衡主次。

4.不要显示出你的要求还有商量的余地

七.选取合适的谈判人员

谈判的人不一定要多,但一定要对谈判主题了解充分。主谈的人不一定是领导人,但谈判桌上的结构一定要是金字塔形的。即谈判桌上不是民主的,领导人做决定之前,大家固然可以提意见,但在已经做了决策之后,其他人员就不要在发表意见。谈判人员内部起内讧,是谈判的大忌。

那么应该选择怎样的谈判人员呢?

1.注重团队,谨防泄密

卡耐基认为:谈判是对团队精神的考验。如果有人天天想做英雄,想出名,怎么跟别人配合?另外谈判人员一定要保守秘密。通常有两个地方容易泄密:一是厕所里面,一个是在外国人面前。谈判之前,可以将谈判人员进行分组,让他们进行演练,提高团队的默契程度。

2.寻找一个观察者

谈判桌上还必须有旁观者,因为开口谈判的人,常常没有精神注意周围的环境,或察觉对方阵营在气氛上、立场上的微妙变化。一个经验老到的观察者就能帮我们随时留意整个局势。

观察者坐在谈判桌上,观察对方行为表情,从中归纳出一些模式(然后注意对方今天的表现和过去常态是否不同,若有,是不是有什么不寻常的事发生?)或观察整个情势变化,然后暗示主谈者叫停。如果观察者和主谈者坐得距离很远,可以打暗号给主谈者。比如把笔记本撕掉一页,放在口袋里,以此用行动和声音提醒主谈者。

谈判叫停,不是“请示”对方我们可不可以叫停,而是“告诉”对方我们需要时间思考一下。谈判人员离桌后,观察者必须向主谈者及其他谈判代表说明:为什么暂停谈判,发现了什么新的问题,大家讨论完毕,达成共识再重回谈判桌。

活动商务谈判准备练习

根据文中所讲内容,学生模拟进行谈判前期准备,务必做到准确翔实,一丝不苟,准备完毕,学生可互相讨论活动心得,由老师或第三方进行评点。

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