立刻回信并做出决定，这种处理办法可以为你省下以后再一次读原信，再次考虑的时间，不然的话，你还要浪费时间。
如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成期限，在这个期限你务必处理完。这样，不久你就会惊奇地发现，不用担心“文山”把你压倒了。
对于能够遵循即时处理原则的人，但做起事来往往得心应手，并且心情舒畅，工作干得干脆顺利。他们在遇到需要交涉的问题时，不会拖延时间或拒绝登门拜访，也不会自己寻找借口把今天的计划拖到明天。因为他们已经养成了一种习惯，要干的事情必须立即行动，想做的事情马上就做。
你可以拿出一天的时间来试着做一下，对任何事情都不拖拉地立刻着手处理。要干脆利索地处理一些小事，因为这些小事往往是浪费时间的最大根源。如果有一些事一次干不完，就定下完成的时间，然后在限定的时间内务必把它完成。
领导在这方面就应该严于律已。
按照所定的期限查看工作进度约束自己严格执行。要学会在某段时间内适当集中心力于某一件事，这就树立起一种典范。这种风范又会让领导培养出一种很好的习惯，好的习惯自然使你的领导魅力倍增。
2提高会议效率
开会往往占据领导日常事务中的很大一块时间，而且会议都是有代价的，不仅是会议经费的代价，更重要的是人员和时间的代价，必须精打细算精神。我们平常开会只将经费计入成本，很少考虑到人员和时间的节约，总认为人员有的是，时间有的是。从经济学的角度说，一切节约归根到底都是时间的节约。参加会议的人员要占用一定的时间，理应将时间和人员计入成本，切实体现经济原则。例如：日本一些企业，计算会议成本公式是这样的：会议成本=附加价值×2×开会人数×开会时间。其中附加价值按平均工资的三倍计算，乘2是因为参加会议的人要停止日常工作，其损失应加倍计算。如果某工厂有2000名职工，平均月工资60元，开大会两小时。那么，会议成本=2×3×025×2000×2＝6000（元）。通过算这样一笔账可以引起领导者对运用会议时间的高度重视，尽量减少不必要的会议，精减会议人员，充分合理地运用会议时间，节约会议投入，提高会议效率，从而促进工作效率的提高。
（1）做好准备
“凡事预则立、不预则废”。许多会议由于会前没有充分准备，会上扯来拉去，解决不了问题。所以，不开没有准备的会。除了事务性的准备以外，最重要的是做好思想上和意见上的准备。凡传达文件的会，事先要研究好贯彻执行的意见；汇报性的会议，要事先把材料数据和本部门意见准备好，讨论方案、规则、法令、政策、制度的会，会前应将讨论稿或提纲发给有关单位和同志，使与会者能预先研究。决定问题的会议，也要事先打招呼，出个“安民告示”，让与会者事先酝酿。
（2）准时开会
朱基总理就是一个典例。凡是他主持的会议，不论出席人数多少，总是按原定时间准时开会。他厌恶那种拖拖沓沓的作风，不允许随意拖延会议时间，更不允许无故迟到。即使是10个人的会议，由于一个人迟到6分钟而延迟开会，加起来就浪费了一个小时。鲁迅说：“时间就是性命。无端的空耗别人的时间，其实是无异于谋财害命的。”在高效率快节奏的今天，时间就是金钱，能否准时开会，主要取决于这个单位的领导者，能否使他的下级养成准时到会的好习惯。
（3）紧扣议题
会议开始，主持者要简明扼要地说明会议的目、议题、议程和要求，以便使与会者消除在会议初始时思绪混乱状态，把注意力集中到规定要讨论的议题上来。开场白要限制在1分钟左右，讲话要简短、明快、充满信心，指出议题的重要性和议事的迫切性，提示达成决议将产生的影响，估量会议的价值，表明大家通力合作会议定能成功。要防止冗长的发言或是冷场，也要杜绝“开小会”，即时澄清误解，将讨论拉回正题，使中心议题能够吸引大家的注意力，有效开展。
（4）精心选人
就是说什么样的会，要什么样的人参加，一定要认真斟酌。该来的一个也不能少，无关的一个也不要。可以由少数同志参加的会，就不必把许多人都请来“陪会”；一般干部就能“当家”的，就不必让单位负责人参加；能由分管领导参加的会，就不要请主要领导参加；有的领导成员虽与会议讨论的问题有联系，但不是主要人员，可以事先征求他们的意见，将其意见带到会上，本人则不必到会；一个议题讨论完了，与这个议题有关的人就可以退席，不必一陪到底；对某些同类性质的问题，会前可以分组讨论，派出代表来即可，不必都参加会；有些需要获知会议结果而不必参加讨论的人，可以在会后通知他们；乡村的群众会议，不必男女老少齐上阵，每户有一人参加就可以了。这样，既能提高会议质量，又避免使更多的人泡入会海之中。以为参加会的人越多，作用越大；领导人来得越多，就越能引起重视，这是一种误解。
（5）发言简短
要想开短会，必须说短话。如果发言都是长篇大论，会议想开得短也办不到。汇报工作、发表意见、交流经验、作报告，都应力求言之有物，简明扼要，有话则长，无话则短，废话、空话、套话更是在所必禁。在可能的情况下，最好能限定发言时间，如交流经验的发言不超过20分钟，表态性的发言不超过5分钟等。发言时，尽量不重复别人的意见。需要领导成员到会讲话或作报告时，领导班子最好事先把要讲的东西集中起来，责成一个人去讲。不要张书记讲完，李书记又讲，王书记又补充。因为那样既浪费时间，又容易出现意见不一致的现象，使下面无所适从，不好贯彻。
（6）议而必决
应该在会上决定的事，不要拖到会后去；应该这次会柏板的，不要等到下次会。一议再议，议而不决，就是劳而无功，会议的效益就等于零。对于那些“拿不准”、需要继续调查和研究的问题，和那些条件不成熟，需要继续做工作的问题，就不要硬拿到会议上来讨论。
3排除别人的干扰
通常要进行一件棘手的计划，必须有足够的时间才能集中精力深入其中。一般人得花1～2小时的时间，才能进入状态。但实际工作中，可能10分钟就受到一次干扰，永远也没办法完成任何事情。
来自上司的干扰是很难避免的。往往有这样的情况，上司领导来检查工作，众多的领导前往作陪，宴会作陪、检查工作作陪、游山玩水也作陪。解决这个问题特别困难，需要下级领导具有“抗上”的胆识。
对来自生活的干扰，比较容易解决，如果正忙得不可开交，即使电话铃声、门铃声响个不停，也可以不理睬它。若有必要，还可以把电话源切断。
这里着重谈谈摆脱同事或客人前来闲聊的技巧。在日常工作中，领导者偶尔与同事或下属或来访客人亲切地聊一聊，也不是不可以。但是，当这种交谈平淡乏味或庸俗冗长，不合时宜时，就应该尽量避免，要结束或避免此类情况，有时倒颇困难。处理不当，还会伤害对方，因此，需要讲究技巧。
这些技巧主要有：
（1）避免惹人注意，尽量让别人忽略你的存在，给别人的印象是你的时间非常非常紧张。
（2）办公室不要布置得像接待厅。除非必要，尽量少在办公室里放椅子以及精巧的引入的海报、画报或零食等极易招引同事来访的东西。
（3）起身招呼访客，这不但是礼貌，而且如果你保持站立姿势，对方就不会逗留不走。
（4）回答尽量简明，以及很快将没有必要的事要谈的来访者送走。
（5）尽快作结论。当交谈持续较久时，你可以说一句：“嘿！我想我该说的都说了吧！”
（6）当有人对你东拉西扯时，你可打断他的话头，并委婉地说：“很抱歉，我实在听不懂，不晓得你到底要谈什么？”
（7）几个人同时在你办公室闲聊时，你可以干脆言称有事而溜走，干别的事去。
（8）说实话，直接告诉对方你没有时间陪他聊天。这种做法有时比暗示反而会起到更好的效果。
（9）一位健谈的来访者来商量工作时，接待中最好双方都站着。领导得会发现，这样将避免来访者啰嗦个没完，且会很快地道出他的来意。
4舍弃不必要的个人及外事活动
领导者要审视自己的时间记录，清除不必要的活动，其出发点就是着眼于对组织的贡献。倘若一项活动不利于自己对组织做出更大贡献，就应将这项活动删掉。
许多浪费时间的活动是由于领导者疏于控制造成的。因为领导者总是容易过高地估计自己的重要性，总认为许多事情只有由自己来干才行。其实完全没有必要。
华人首富李嘉诚在全球都可以说是大红大紫，但他本人很少在公众场合抛头露面。相反，他把大部分时间用来研究思考。在家的时候，他也不看电视，不打麻将，倒是经常翻些书，密切关注行业里的技术进步。李嘉诚如此行事，完全没有使外界觉得他不容易接近。他能够利用媒体而不受制于媒体。必要时候，他会制造新闻，只要一露面即可。香港人对李嘉诚十分尊重，知道他能忘我工作，称之为“超人”。
所以尽管大胆地砍掉那些浪费时间的活动，你的工作绝不会受损害，其效益反而会提高。
5学会说“不”
任何对你有所伤害或不利的事情发生时，你都应该会说“不”。学会说不是最有效的拒绝。这需要领导有相当的敏锐果断和干练的气魄。
学会说“不”，不仅可以有力的控制时间，同时也可以避免压力过大、负担过重。因为要取悦于人，或怕伤害别人，以及其他诸如优柔寡断，瞻前顾后等行为，就会浪费自己的时间，看轻自己的大事，所以，一旦领导不善拒绝，会导致许多人浪费你的时间，那样你将会追悔莫及。
学会说“不”，就要分清主次。切莫舍本求末，无端地为自己制造烦恼和困扰。
6避开高峰，达到高峰。通过生活于非高峰期，避免排长队、交通拥挤和其他的时间浪费。《永远向左转》的作者肯·库柏如此建议。在拥挤前早点去餐馆，别在星期五下午兑换支票。在晚餐期间去菜店买东西，那时大多数人正在家里吃东西。通过常年买礼物而避免节日的拥挤。
在别人去吃饭的时间里使用办公室的复印机，你就不必等待。早点去上班或晚点下班，那是电话铃不响了，其他人也不在周围，打通电话就会更快一些。尽量选定中午的航班，那时飞机不会在跑道上等待或在空中盘旋。
7考虑代价，不是价格。在一个游艺厅，我曾观察过人们排起近100米的长队等候1个小时购买一份399美元的早餐。而50步之外，就有一个餐馆，如果去那里，马上就能坐下来吃饭，只不过价格贵了3美元。但是早餐以后，这些人又匆忙回到游艺厅，在这里他们冒着数倍于3美元的风险去下一次命运的赌注。
生活中有许多类似的事例，如果你选择到机场的公共汽车代替出租车，你就丢失了有价值的时间，等待公共汽车的到来。你外出做一个小时的买卖可以挣20美元，却自己清扫房子而不肯每小时花10美元雇一个保姆，也是一种愚蠢的行为。当然，除非你更喜欢打扫房间。
（8）把一部份人作分给助手或下属
1电话对领导者冲击最大。为解决这一矛盾，领导者通常叫助手“过滤”，自己只处理非处理不可的事，或选合适的人，给予充分的信任和授权，代表自己处理一批要事，只要事后集中汇报一次即可。
2草拟电报和信件，常比说话更费时间。可口授给秘书或办事人员去处理，自己只需过目并签名即可。
3领导者切忌事必躬亲。领导者必须精通授权艺术，把自己从繁忙的工作中解放出来，增加可控时间，以用到最重要的工作上去。为此，要做到常规工作标准化、案例化。领导者只处理条例。规章中没有的例外事件。凡有章可循的，领导者只需授权下属照章办事即可。同样问题反复出现多次后，又可总结、归纳、使之“案例化”。
9现成模式
很多想走在前面的人花费有用的时间写感谢信、慰问信和贺信，但是当它们变成例行公事的便函、信件和表格时，通过依靠事先写好的材料，他们能节省大量的时间。
美国《精华》杂志主编苏姗·泰勒创作了40种形式的书信，涉及各种事情，从退稿通知到答复募捐要求，这些信件被贮存在计算机上，能很快被调出、复制或通过改变几个词而适应不同的对象。泰勒经常在信尾增加一个手写的问候语作为亲笔签署。
总之，人生百年，每个人走过的途径都不一样，在有限的时空内，一个人想成为卓越的领导，尤其是在信息交流频繁，地球村逐渐形成的现代社会，越处高层就越有进行有效时间管理（ETM）的必要，时不待我，只有奋起直追，有条不紊地计划，积百川以识江河的拾取零碎时间，领导才可能对自己的工作应对自如。
10日常杂务
（1）保持桌面整洁。一个优秀的时间管理管理者不会花太多时间在一堆文件中找出所需材料。
（2）文件管理。将文件材料分类放置于固定的地方，定期清理用不着的文件，有用的备份在电脑内分类进行档案管理。
（3）日程清单，每天清晨把一天要做的事情列在清单上，接下来要做的工作也同样记录在清单上，对当天同有完成的工作进行重新安排，另外，记住应赴的约会。
