③对全局影响较大的有关组织和人员进行交谈，了解情况，征求意见，予以协商或激励；
④结合形势，站在竞争的角度对组织的计划和方针进行一次重新认识和反省。
每月之末，领导要总结本月的重大事件，并拟订出在下个月要达到的一些主要目标，确定在下个月的每一周中要完成的一件重要事情，在下个月结束之前值得完成的几件事。
同样的计划方式也可以类推到每季、每年，使组织行为在合理的领导下环环相扣，始终行进在朝向目标的康庄大道上。
（4）制作一张日程表
为了规划时间，领导最好先制作一张日程表，把一天中要做的事都列出来。然后将首先要做的事用红笔画出来，用绿色的笔把接着做的划出来，而用蓝色的笔把那些可以留待明天再做的划出来。或可以根据情况变动另外制定一个计划体系，但是，或必须要有一个计划体系，否则就不知道什么已经做完了，什么还没有做，把另外作过标记的表装订存档，以便放在你手边随时查阅。
日程表应该方便携带，以便领导在离开办公室时也能随时利用。每完成一项工作，就把它从表上划掉。日程表绝对不应该不变动，无论什么时候，只要需要，就可以在表格中增加项目。当一天的工作结束时，对照日程表检查今天的工作情况，并安排明天要完成的工作。也许你会感到麻烦，与你每日总的工作时间相比，十几分钟的花费并不算多，这十几分钟的投资会给你带来令人吃惊的回报。柯维指出，拿一个小时来订计划，可以有两倍到三倍的效果出来。
（5）让计划留有余地
最后需要提醒的是计划必须留有余地。一般我们的工作时间可以划分为两部分；控制时间和回应时间。控制时间指可以自主支配、利用。完成想做的工作的主动时间；回应时间指不得不接受外界的干扰的被动时间。工作过程不受外界干扰几乎是不可能的，来自上司的、下属的、同事的以及外界的因素武断地强迫领导中断手里的工作。一个不难理解的现象是，职位越高的人，控制时间越多，表现他的自主性更强；而职位越低的人，控制时间越少，表明他要服从、接受很多别人的委派和命令。
了解自己的控制时间和回应时间，在计划表（主要是日程表）上留下足够的空白，以便产生突发事件时，不至于把原来的计划搅成一团糟。另外，对每天应该完成的工作总量加以限制。从次要内容中划去一些，以免日程过分拥挤，从而限制工作时间的总量，不要无原则地延长工作时间，留有余地，别把自己逼到墙角。
别忘了干计划中给自己留下一定的自由时间。
在非洲密林中进行探险的旅行家曾讲过这样的一个故事。为了在热带丛林深处搬运沉重的行李，探险家们雇佣了许多当地的居民。到了第四天出发的时间，所有土著人都静坐不动，拒绝搬运。头领作出的解释是：“三天全都在丛林中匆匆忙忙地赶路，今天要安静地等待灵魂来追赶上躯体。”在现代生活中也往往会产生一种悲剧，单独的个人被裹挟进快发展变化的生活潮流，每天受着种时间的压力，成了时间的异化物。在繁忙的事务所造成的心情急躁之中，肉体与灵魂再也不能合而为一，遵守时间变成了侍奉时间，人成了时间的奴隶。因此，作为一个现代人，也应像非洲的土著人一样，需要有休整的时间。
扣除了工作、学习、重复性的家务劳动、睡眠、饮食、路途往返等时间支出之外的可供自由选择活动内容的剩余部分。自由时间又可以划分出两方面的时间消费，一是接受教育，参加社会活动，另外是进行休育运动、郊游、娱乐等闲暇活动。领导和下属都需要有自由支配的时间，用以学习思考，休养生息，愉悦身心，充实思想，增强体质等。
3执行
计划完毕后就是执行，它要求领导必须以顽强的恒心和毅力坚持下去，不能三天打鱼，两天晒网，虎头蛇尾。不过鉴于时间的有限和突发事件的不可预测，此处仍有一些方法可循：
（1）好钢使在刀刃上
重要的事件先做，在排计划中优先次序。
对一个领导者来说，往往在他的案头，许许多多、大大小小的问题或任务排成队，静待着处理。如果要按单向排队顺序，来了什么工作就做什么工作，天长日久，就会形成“事无巨细，一律平等，一律照办”的工作习惯，这样的习惯在客观上就会导致数量众多的“小事”，淹没了非常重要的“大事”，导致领导者产生因小失大的错误。有的领导者还有这样的工作习惯，总是优先处理最紧迫的事情，而最紧迫的事情却不是最重要的事情。这样的工作习惯也使领导者产生错误，只重视现在，而忽视将来，只重视克服困难，而忽略创新和寻找机会。
提高领导者的时间效率，就要求领导将每天面临的杂乱无章的工作系统化，按工作的轻重缓急，根据某项工作在系统中起作用的程度、贡献大小分为不同类别和排定事物的优先次序。
这里介绍一种ABC分类时间管理方法
A类工作在本质上具有最重要性，在时间上具有最紧迫性，在后果上具有严重性。领导对这类事应当做到：必须做好；必须现在去做；必须亲自去做。一般情况下，领导者所处理的这类事件的工作量，不得超过总工作量的20％，每天1－3件；但领导者在处理这类工作所花的时间应占总工作时间的80％。
B类工作在本质上只具有一般的重要性；在时间上也只有一般的迫切性；没有太大的严重后果。领导者在处理这类事项时，或自己去做，或授权别人去。领导者处理这类工作时所花去的时间一般应控制在总工作时间的20％左右。
C类不重要的工作一般约占总工作量的一半以上，但它无关紧要、不迫切、后果影响甚少。领导者应少介入这类工作中去。
在使用ABC分类法中，首先要注意从多个“好的选择”中做出最优选择，一名灯塔管理员在崎岖的岩岸上工作，他每个月会收到补给油料，以维持灯塔的照明。因为距海岸不远，他时常有访客。有一天晚上，村里的一位妇人恳求给她一点油，以维持家庭暖和。另一次，一位父亲来要一点油好点灯，还有人要一点油润滑车轮。这些要求似乎理由正当，管理员想讨好每个人，就答应所有的要求。到了月底，发现油料供应不尽，很快就用光，灯光也熄灭了，当晚发生数起船难，葬送了人命。有关当局展开调查，管理员十分后悔，对他的理由和恳求，他们的回答是：“给你油只有一个目的——维持灯塔的照明！”
大多数人面临对或错的问题时，分别优先顺序。当面对两个好的选择时，挑战就会出现。现在该做什么？万一两个选择都非常适合我们工作的要求、回收和报酬，该怎么办？
此时就必须以组织目标作为决定的基础，征求组织内成员的意见，使抉择给服务对象以更大的便利，给组织以利益最大化的成果。
另外就是不要花太多的时间做次要的事情，这里充满血的教训。美国东方航空公司的巨无霸喷气客机，曾是当时有名的班机，从纽约到迈阿密，总是载满度假的旅客。有一次飞机接近迈阿密机场准备降落时，指示起落架放下的灯没亮。飞机在艾弗格雷沼泽的上空盘旋，飞行组员忙着检查是否起落架真的没放下，或是信号灯的灯泡有瑕疵。
机工长设法换灯泡时，起落架动不了，机上其他组员想帮他。他们在换灯泡时，没人注意到飞机正失去高度，飞机就落在沼泽里，数十人在坠机时丧身。一组熟练的飞行组员，在乱弄一只75分钱的灯泡时，飞机载着乘客掉落地上。罗伯·麦肯说：“大部分重要目标无法达到的理由，是我们花太多时间做次要的事。”
（2）抓住“高效时刻”
作为一个领导者，应该明了千百年来为人们所忽略的一个道理，即时间不仅具有数量，而且具有质量，对于不同使用者，每时每刻并不是完全等效的。在人的一生中，时间存在着质量差异。比如，一生中青春是最为闪光的岁月，“青春者，人生之王，人生之春也。”一年中，一天中的时间也存在着质量差异，古人云：“一年之计在于春，一日之计在于晨。”不同的时间具有不同的效能。在有的时间里，人们精力充沛，动作敏捷，办事效率高；而在有的时间里，却变得头脑迟钝，动作呆滞，两分钟只顶一分钟。因此，有些效率问题研究专家认为：“控制时效的秘诀之一，就在于要用高效时间去处理最重要、最复杂、最需要创造力的问题；而在低效时间里，去从事周期性、重复性的日常工作，或进行调节生理、心理的闲适活动。”
时间质量上的差异，要求领导者不能按事用时，即工作事务不能按时排队去做，而要按质用时，即把最重要、最困难的工作放在高效时间去做，这是赢得时间，提高领导者工作时效的重要技巧之一。
所谓高效时间，是指一天中思维能力、活动能力最旺盛的时间。一般人的情况是这样：早晨，刚走上工作岗位，开始一天的工作，这时是记忆力最佳的时刻。随着时间流逝，工作逐步开展，人的精力也在逐渐增加。中午12点以前，思维力、精力、体力等活动指标均达到了高潮，能够胜任各种艰巨复杂的任务。可是不久，各项指标又迅速下降了。下午一两点钟是脑力和体力较低的时候。而下午3～6点，人的脑力又活跃起来，处理各种事务又非常灵敏了，到晚上9点，形成了一天里的第二个高峰。当然，这只是一般人的情况，具体到每个人，细微差异仍然很大，往往因人、因事而异。巴金喜欢挑灯夜战，只有深夜才能“精骛八极，心游万仞”；诗人艾青则倡行“黎明即起，闻鸡飞舞”。现在的领导者工作习惯也各不相同，高效的时间也不相同，每人都可以从自己的具体情况出发，尽量将高质量的时能供给重要的需求，最大限度地开发和利用时间能源。
（3）扩大时间容量
伟大的发明家爱迪生，每天工作十几个小时，比一般人的工作时间长得多，这就相当于延长了生命，所以当他79岁时，宣称自己已是135岁的人了。古今中外的杰出领导，也都利用时间的这种特性，不断充实时间的容量，就象盖房子一样，本来只有几十平方米的地基，盖成楼房却可以占据几百、几千甚至几万平方米的空间。
要扩容时间，首先就是要拾取各种零碎时间，把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动等等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但经年累月，将会有惊人的成效。
“世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。”
滴水成河。用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。
更甚者可以“一心两用”，“一心多用”，讲求时间的立体统筹。我们知道立体公路的车流量大，高层建筑的空间利用率高。同样道理，立体结构的时间安排也能提高时间利用效率。比如，某一管理者，早晨8点上班，到办公室后，有一系列事务和工作要做，这些事务和工作所要花费的时间分别是：收拾整理办公桌：3分钟；听取秘书对一天工作的安排：5分钟；对秘书指示关于某一报告的起草：15分钟；阅读文件：17分钟；外出开会乘车：35分钟；开会：90分钟。如果这六项工作按照单向顺序一项一项地做，那么就需要总共花费165分钟，但如果对这六项工作进行立体统筹：在听取秘书对一天工作安排的同时，收拾整理办公桌；在乘车的路上同时对秘书指示某一报告的起草和阅读文件，那么只需要130分钟就够了。
抓住工作的关键环节，化繁为简，不仅提高了时间的使用效率，而且也扩大了时间的容量。这种立体运筹是时间管理的最高手段。
具体事务合理安排
领导在处理日常事务时，常常被来自内外的因素（即有个人的原因，也有外界的影响）干扰，以致于难以在有限时间内合理、有效地完成工作，这些浪费时间的现象主要表现在：
●办事拖拉●会议冗长●不速之客闯入●电话干扰●经常加班加点●穷于应付突发事件上●上班漫谈、聊天●交待不清，事情做错●不敢拍板，等指示●不考虑事情过于复杂●主管事必亲躬●完美主义办事●不考虑累重缓急●凭记忆办事●主办人员迟到
因为它们总是一而再，再而三地出现在领导的生活中，所以方有许多许多领导抱怨时间支离破碎，难以高效完成日常事务，但这并非不可避免的，以下我们就一起来看看如何杜绝浪费时间的“绝招”：
1改掉拖拉的习惯
苏姗娜·塞吉尔是一个著名的色彩专家，她为许多名人设计居室和衣物。在应付日程表上的所有要求时她遵循从祖母那里学到的一个原则：如果有一件事情要做，她立即就干。
非常多的人浪费时间“开始着手进入开始状态”，塞吉尔常说，他们花费了很多的时间准备干一件事，以致他们没有剩余的时间去干这件事了。如果立即着手行动，你就会惊奇自己干得有多快！记住，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间就是现在。
因此，不要老压着材料不放手。凡是收到的信件，报告或其他什么，都应当迅速处理掉，或阅读，或回信，或销毁，总之，避免文件过时。
