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第17章 企业公共关系策划(4)

公益活动的范围很广,凡是以社会效益为主、有利于公众的社会活动,都可以称为公益活动。如:互助性质的义卖、募捐活动;便民服务活动;自办的文艺演出活动;义务劳动活动等。

举办一次社会公益活动就要投入相当的人力和物力,因此必须产生一定的“回报”,不然就是劳民伤财。为达到这个目的,就需要公关人员具有一定的活动技巧。

公益活动的策划要点有:

第一,主题鲜明。不论是举行哪种类型的公益活动,都必须做到主题明确。然后围绕其选择活动方式,编写宣传口号、标语、歌曲,设计张贴画。这样才能达到宣传的目的;

第二,标明主办机构。各机构举办公益活动,一个直接目的就是希望通过公益活动达到促进企业信息的传播,提高社会对本企业的认识程度。因而在举办公益活动的场所,要在引人注目的地方摆放写有企业名称的旗帜、徽章、宣传口号,张贴企业的宣传画等等;

第三,争取媒介报道。在举行公益活动时,要尽可能调动新闻媒介来报道,以便引起社会公众的关注,扩大企业的社会影响。为此一定要选准社会的热点,尽可能请名人参与。事先也可请新闻记者参加策划。

六、展览

展览活动是一种复合性的传播方式,是一种多媒体交叉混合的传播活动,从口头到印刷媒介、音像媒介,各种手段都运用起来。从人际交流、小群体交流到大众传播,各种交流方式也几乎全用上。综合各种传播媒介、传播方式的优点,常常会起到互补的优势,取得较令人满意的传播效果。

展览活动上的实物展示、专人讲解、现场示范表演等,能给人以直观形象的感受,进而对强化记忆所展示的内容留下深刻的印象。

在展览活动中,参展机构可直接与参观者进行面对面交流,并可就共同感兴趣的问题进行深入讨论。展览活动不仅可让公众了解组织,而且组织也可了解自己的公众,能快速了解到公众对本组织各方面的意见。此外,这种沟通又是针对特定对象的沟通,沟通效果也会比较理想。

展览活动策划的要点有:

第一,必须重视展厅或展位的个性与特色,既要能够吸引参观者又能展示企业的特征。

第二,展览活动需备齐各种资料,如宣传品、技术资料、给参观者登记用的登录簿等。

七、开放参观

向社会公众开放,组织公众参观企业,增进企业与公众之间的联系和了解,是企业的经常性的公关活动。参观的公众可以是员工家属、新闻工作者、主管部门领导人、学校师生和其他对本企业感兴趣的公众等。

对外开放参观的直接目的是增加本企业的透明度和扩大本企业在社会上的知名度,争取公众的理解和支持,表明它的存在是有利于社会和公众的。同时,开放参观有助于消除人们对本企业的某些不解和疑虑,改善社区关系。

企业对外开放参观的活动策划的要点有:

第一,任何一次开放参观,都应确定一个明确的主题,即通过这次活动达到什么样的效果,给参观者留下什么印象。常见的主题有:强调企业的优良的工作环境,表明企业是社区中的理想的一员,愿意为社会和周围的公众造福。

第二,开放参观既可以常年进行,也可以定期进行。一般是定期的,开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子,如周年纪念日等。应尽量避开恶劣气候以及其他对有关公众更有吸引力的社会活动日期等对组织不利的因素。

第三,要提前划分好参观线路,制作向导图及标志,标明办公室、餐厅、休息室、医务室、厕所等有关位置。如有保密和安全需要,应注意防止参观者越过所限范围。

第四,应准备一份简单易懂的说明书,发给参观者。并注意先放电影、录像或幻灯进行介绍,帮助参观者了解主要概况。然后再由向导陪同参观者沿参观路线做进一步解释和回答。

第五,应有专门的接待人员负责登记、讲解、向导等工作。安排合适的休息场所和茶水饮食,赠送有意义的纪念品。有关部门负责人或组织负责人在必要时要亲自出场热忱地迎送参观者,介绍本企业的发展情况,感谢来宾光临,竭诚倾听大家的意见。

开放参观活动是很好的公关活动,它可以使公众对企业产生兴趣和好感,进而提高企业的知名度和美誉度。

八、文艺联欢

文艺联欢是一种以观看文艺演出为主要内容的联谊性的公关专题活动。邀请客人观看文艺演出,不仅可以让客人获得艺术享受,而且可以加深客人对己方企业文化的了解,增进双方的文化交流和感情交流。

文艺联欢活动的策划要点有:

第一,文艺演出活动必须有一个明确的主题,或表现企业精神,或歌颂友谊,或表现民族风情等,这样才能体现较深层次的文化内涵;

第二。节目的选定既要从活动的目的与主题出发,也要考虑客人的兴趣与演出的可能。一般应选择那些有时代气息、有民族特色和有创意的节目。一台演出要注意安排一至两个最能体现主题的有分量的中心节目,可能的话,可以邀请一些著名歌星、演员参加演出,使活动形成高潮或产生轰动效应;

第三,先拟出邀请名单。邀请人数的多少,既要考虑客人与本次活动的关系的密切程度,又要考虑场地的容纳量,绝不能让客人站着观看演出。名单拟好后,应提前向客人发出请柬,以便客人做出安排。在邀请过程中,要尽可能了解客人,特别是主要宾客能否出席,以免剧场空缺从而影响气氛。

九、交谊舞会

舞会是一种经常被采用的社交性的公关专题活动。适时举办交谊舞会,可以加深企业组织内部员工之间的感情,发展企业组织与社会各界的友好关系。

舞会策划的要点:

第一,在举办舞会之前,应根据举办舞会的意图来确定舞会的规格档次。如选择哪一档次的舞厅、是否安排乐队及安排哪一级水平的乐队、舞会上提供怎样的服务等。

第二,邀请舞会宾客,男女人数应大体相等。对已婚者要邀请夫妇两人。较正式的舞会要发出请柬。

第三,根据舞会的目的和规格选择场地。选择舞厅的基本要求是,场地应宽敞,与邀请的总人数相适应,能提供必要的服务。

第四,如安排乐队,应事先与乐队商定曲目。曲目的选择,一要优美动听,二要包括三步、四步等各种节奏类型,另外还要考虑到主宾的爱好和年龄特点。

第五,正式的舞会要安排迎宾人员迎接客人,并准备必要的茶点,以便客人随时饮用。

公共关系策划书

公关策划人员在设计方案后,必须将方案的内容写成公关策划书,以便于企业领导的审批和组织实施方案。

公关策划书是公关策划的书面方案。公关策划的理性创造至此告一段落,公关策划将进入实践验证阶段,策划书即是这两个阶段的中介点。

公关策划书即用书面形式表达出来的企业公关策划方案。公关策划书的形成要经历一个完整而严密的策划过程:界定公关问题、搜集已有资料、进行市场调查、将资料整理成情报、产生策划创意、形成多种方案、优化选择方案等,最终确定下来一个经论证为最优秀、最适当的策划方案,将这种方案按一定格式用书面形式表达出来,即公关策划书,也称之为公关策划案。

一、策划书的版面设计

策划书的各页应保持统一的版面风格。风格的一致,可令阅读者在视觉上比较容易接受。在实际中,由于每一页的内容不同,因而每一页在细微之处的版面设计会有所不同,但为了防止阅读者对策划书的理解出现混乱,策划书应该进行统一的版面设计。一般而言,策划书实行统一的版面设计将有助于阅读者对策划内容的顺利理解。另外,对于策划者来说,若实行统一的版面设计,也有利于缩短策划书的制定过程,有利于策划书的修改与润饰,即有利于提高策划书的制定效率。特别当某些策划者同时承担几项策划任务时,这一点就变得尤为重要。

(一)增强策划书可读性的技巧

策划书的整体形象往往可通过以下要素得以反映:

1标题

在策划书的封面上往往有主标题、副标题等,一个恰当的标题可以正确表现策划书。所以,确定标题时应深思熟虑,要避免随意地用类似“×××策划书”的方式命名。

2目录

目录仅仅单纯地排列,很容易令阅读者比较腻烦,因而往往达不到目录的效果。所以,目录设计也必须注意合理安排。

3图表

图表、图片的形式,对策划书形象的影响很大,所以要下功夫,要在显眼的地方灵活地使用一些图表。

4页标题

各页都标上本策划书的记号,将使策划书页面形象焕然一新,策划书满页都是文字很令人厌烦,所以应认真考虑策划书的VI设计。

5注释

不要忽略一个小小的*符号或“注”字。这些简单的元素也会代表策划书的一种风格。因此,箭头等各种符号都要认真加以处理。

(二)策划书版面设计的要点

策划书是由写有不同内容的各页所组成的。如果每一页的版面式样、风格不同,将会使读者不易理解策划书。因此,对策划书的每一页都要按统一规则进行设计。在进行页面设计时,一般要考虑好以下问题:

第一,统一决定策划书的用纸规格。

第二,统一决定策划书的页面标题所处位置及字体和字体大小。

第三,决定每页正文所占面积的大小。

第四,注意每页上下左右的空白应适当,一般页面左侧的空白大于右侧。

第五,统一决定页码位置及字体。一般页码位置应在页面下端的中间或右方。

由于目前一般都借助电脑来写作策划书,所以,以上问题很容易解决,页面的统一设计也变得日益轻松、方便。

二、策划书的格式

公关策划书因活动的需要而体现出与活动相适应的不同格式,一般没有“标准化”的格式。这里,列出公关策划书的基本格式。

(一)封面

一般格式如下:

×××公关活动

策 划 书

策划

日期: 年 月 日

需注意的是:策划书的名称要完整,明确指出何种企业的什么公关活动,施行日期;策划者的姓名、所在机构和职务;完成策划书的日期,若之前几易其稿,可注明何时为初稿、定稿。

(二)目录

(三)内容提要

(四)前言

包括策划动机、过程简介、活动意义等。

(五)环境分析

企业状况及必要性分析、实施公关活动的原因、关键点。

(六)确立目标

确立提升企业形象地位或促进销售等目标。

(七)确定公众

确定公关活动的目标公众。

(八)公关活动主题及宣传口号

拟定公关活动主题及相应的宣传口号。

(九)实施详案

包括:活动方法、媒介选择、人员安排、活动日程、效果检测、经费预算等。此为策划书的主体部分,要详细、清楚。

(十)必要说明

包括:实施重点说明、公关难点提示、公关参考资料等。

【案例】美国碳化钙公司制造的新闻事件

[案例介绍]

某天,一大群鸽子偶然栖落在美国联合碳化钙公司刚竣工的52层高的总部大楼的一间房子内。鸽屎、羽毛一片狼藉,令人生厌。

可是,闻讯而来的公司公关顾问却喜上眉梢,他认为扩大公司影响的机会到来了!他一面命令紧闭门窗,不要让鸽子飞走,一面电告动物保护委员会及新闻界:“公司将发生一件有趣而又有意义的保护鸽子的事件。”于是,几十家新闻机构蜂拥而至。在三天之内,从小心翼翼捕捉首只鸽子到最后一只鸽子受到“保护”,有声有色的现场新闻令人瞩目。

公司首脑充分利用在荧屏上亮相的机会,向公众介绍公司的宗旨和情况,加深和扩大了公众对公司的了解,从而大大提高了公司的知名度和美誉度。同时,借此机会,将联合碳化钙公司总部大楼竣工的消息巧妙地、顺利地告诉了社会,使公众全盘地接受了这一消息。通过“制造新闻”,终于事半功倍地完成了向公众发布此消息的任务。

[案例分析]

本案例虽小,但在美国公共关系专家的眼中,却是一个非常典型的“媒介事件”。它是MBA教学的必选案例。

把弄脏了新房子、令人生厌的鸽屎、羽毛弄成的一片狼藉,看成是成就好事的天赐良机;把以往化工企业污染环境的形象,换成重视环境保护的形象;改变以往正面、直接、隆重地宣传大楼竣工消息的做法——这都是“反”思路的运用。用保护鸽子来间接传播总部大楼竣工的消息,并且趁机提高公司的知名度和美誉度,是“曲”思路的运用。

机敏地捕捉一个偶然事件为开头,开掘其可能引起人们注意的趣味性,利用鸽子在公众心目中的典雅、温柔、可爱的形象和象征意义,这便是巧借。先请动物保护委员会来,然后再通知新闻界报道。好像无意于张扬自己确实真爱鸽子。

鸽子仅有几十只在室内,捕捉难度再大也用不了三天时间,可见“醉翁之意不在酒”。但在这“毫无必要”的三天里,公众却是把“碳化钙公司”了解得透彻了。

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