登陆注册
2655000000005

第5章 行政办公室事务管理

第一(节)行政办公室事务管理工作概述

一、办公室事务管理基本原则

企业办公室应当根据企业的实际需要和自身工作的客观要求,制定出一系列合理有效的规章制度,使企业办公室工作实现科学化、制度化和规范化。企业办公室事务管理必须遵循以下管理原则:

1.责任管理

在明确办公室总任务的前提下,把责任分解到每个成员,克服工作的随意性和盲目性。

2.规范化管理

办公室的各项工作都要严格遵循规章制度,并不断总结经验,使其更加完善和规范。

3.常规化管理

要明确规定周、月、季、年的常规工作内容,如每周的会议安排,每月的工作总结,每年的生产计划以及固定假日的常规工作等。

4.自动化管理

要提高办公室的工作效率,必须随着现代科学技术的发展,不断引进现代化的办公设备和技术,如计算机、复印机、传真机以及缩微技术等。

办公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外,大到辅助决策,小到打水扫地,面对如此繁杂的工作,要想管理有序,提高效能,就必须采取有效的管理方法。

二、办公室事务管理基本要求

办公室规模是按照企业具体情况而设定的,办公室是协助高层领导办理专门事项,起辅助和协调全局工作作用的部门,要做好办公室工作,必须注意以下三方面的要求:

1.要有全局思想

企业的各个部门和全体成员只有经过统一指挥和整体规划,才能充分发挥各自的独立功能,产生整体效益,实现企业总体经济目标。企业办公室是企业行政机构的有机组成部分,它所从事的管理活动同样是服务于企业总体目标,服务于企业整体利益的。这就要求企业办公室人员在工作时必须培养全局观念,从企业的整体需要出发,以不断提高企业经济效益为自己的工作宗旨。

2.要有高度的参与意识

办公室作为企业领导的参谋和助手,经常直接参与或间接服务于企业的经营决策。办公室的工作人员必须具有强烈的参与意识,在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手,充分发挥企业办公室在企业行政管理工作中的作用。

3.要有强烈的效率观念

只有讲究效率、讲究质量的企业,才能在激烈的市场竞争中获得成功。因此,企业办公室每个成员都必须树立效率观念和时间观念,把工作效率和工作质量作为自己的首选目标,力求处理事情迅速准确,事半功倍。

三、办公室物品管理工作内容

办公物品一般是指本企业办公所需的各种物品。它的种类比较繁多,大致可以分为以下三类:

(1)办公用具,包括办公桌、坐椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架、台灯和卡片架等。

(2)办公设备,属于文书方面的有打字机、印刷机、复印机、照相机、收录机、扩音机等;属于计算方面的有计算尺、计算机等;属于通信方面的有摄像机、电话机、传真机、电视机和手机。另外,还有办公室的钟、装订机等。

(3)办公书籍,即办公必备的图书资料,如地图、字典、图表、法规、工作手册等。

搞好办公物品的管理,要注意抓好采购、保管、发放使用三个环(节)。

第二(节)行政办公室事务管理工作制度规范

一、办公室布置规范范例

现举某公司办公室布置规范范例,用以说明办公室布置规范中的办公布局、办公室的设置、办公设备、办公环境等相关条文的具体内容。

(一)办公布局

第一条办公布局应合理、美观,便于内部公务沟通和业务流转,便于外来人员办事。

第二条办公布局应注意方便与外界接触较多部门,如收发室、传达室等,一般应设在公司办公区域入口处。

第三条办公布局应注意行政、综合协调部门最好设在办公区域的中心位置。

第四条办公布局应注意财务、电脑网络中心、机要、档案等部门最好设在办公区域的最里处。

第五条办公布局应注意联系密切的部门,如党、团、工会,应就近安排在一起。

(二)办公空间设置

第六条办公空间设置应符合公司经营风格,最大限度地发挥办公空间效能。

第七条办公空间设置应营造人性化办公氛围,有利于卫生清扫和消防安全。

第八条在设置办公空间时,应根据公司形象系统(CIS)方案,为办公场所选用相应的标志颜色和主色、辅助色。

第九条进行办公空间设置时,办公桌排列应按直线对称原则和工作流程顺序,其流径以最接近直线为宜,防止逆流与交叉现象。

第十条在设置办公空间时,各座位间的间隔距离要适当。

第十一条在设置办公空间时,光线应来自左前方,以保护视力。

第十二条在设置办公空间时,常用的设备应放在使用者的近处。

第十三条在设置办公空间时,各部门铭牌应在合适位置钉挂。

第十四条在设置办公空间时,办公桌、柜、箱、橱顶上不得乱堆文件、杂物。

第十五条在设置办公空间时,总经理等高层人员办公间应设于大办公室的一端,用落地玻璃隔间。

第十六条在设置办公空间时,各部门座位采用同一方向(列)排列,前排为职工、中排为主管、后排为部门经理。

第十七条在设置办公空间时,接待外来访客频繁的员工,座位应靠近总台或入门处。

第十八条在设置办公空间时,总台附近设长沙发和茶几接待来宾,在总经理套间内或旁边设会议室或洽谈室。

第十九条在设置办公空间时,办公桌应单独排列,如确因场地需要,两桌可并排。

第二十条在设置办公空间时,大开间中央办公区每一办公桌可用隔板隔成半封闭的个人工作间。

第二十一条在设置办公空间时,财会和行政秘书(打字、档案)应设独立的小办公间。

(三)办公设备

第二十二条办公设备的购置应有助于提高工作效率和效益,符合人—机工程原理,减少人员疲劳,不损害员工健康。

第二十三条办公设备包括:办公桌椅、计算机台、沙发、茶几、计算机(主机、打印机、扫描仪)、网络系统、复印机、装帧(订)机、塑封机、文件破碎机、传真机、电话设备、投影仪、音响、放像和放扩声系统、录音机、照相机、录像机、工作台灯、文件柜、保险箱、饮水器、空气清新机、负离子加湿器、抽湿机、吸尘器、衣架、更衣柜等。

(四)办公环境

第二十四条确保办公室的光照条件,使之有适量的光照度和光亮度。

第二十五条确保办公室的通风条件,使之空气流通,不混浊。

第二十六条办公区域不应有较大噪声,禁止用高音喇叭广播,保持相对安静。

第二十七条办公场所谢绝以员工个人为目标的各类商品的上门推销。

第二十八条办公区域在工间和午休时,可播放以轻音乐为主的背景音乐。

第二十九条搞好办公场所的卫生保洁工作。

第三十条在办公室窗外广植花草,见缝插绿,美化环境。

第三十一条与毗邻企事业单位和睦相处、团结互助,建立良好社区关系。

二、办公室用品管理制度范例

现举某公司办公室用品管理制度范例,用以说明办公室用品管理制度各条文的具体内容。

第一条本公司办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放,由公司行政部全权负责。

第二条办公物品的申请及购置遵循以下程序:各部门将所需办公用品提前10个工作日报至行政部,行政部根据实际用量和库存情况制订购置计划,经总经理批准后购置。

第三条通信设备、特需办公用品和低值易耗品,须经主管总经理批准,由行政部负责购置,然后记入备用品保管账目。

第四条备用品发放采取定期发放制度,每月的5日和20日办理,其他时间不予办理。

第五条本公司的备用品保管实行“三清、两齐、三一致”制度,即材料清、账目清、数量清,摆放整齐、库房整齐,账、卡、物一致,做到日清月结。

第六条本公司的备用品仓库由行政部负责,备用品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价等是否与进货相符,按手续验收入库,登记入账。

第七条在日清月结的条件下,月末必须对所有单据按部门统计,及时转到财务部结算。

第八条各部门设立耐用办公用品档案卡,由行政部定期检查使用情况,如属非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。

第九条行政部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。

第十条行政部建立公司固定资产总账,对每件物品要进行编号,每年进行一次普查。

三、办公室用品发放规定范例

现举某公司办公室用品发放规定,用以说明办公室用品发放规定的具体内容。

第一条为规范本公司办公用品的发放,减少办公用品损耗量,特制定本规定。

第二条公司各部门在领取、使用办公用品时,应严格遵守(节)约、高效利用的原则。

第三条各部门办公用品应指定专人管理。

第四条各部门应于每月25日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月5日前一次性发放各部门所需办公用品。

第五条采购人员根据办公室用品采购计划进行采购,以保证办公室工作的需要。

第六条办公用品入库和发放应及时记账,做到账物相符。

第七条任何人未经允许不得进入办公用品库房,不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。

第八条加强库房管理和消防工作,防盗、防火。

四、办公室文具管理制度范例

现举某公司办公室文具管理制度范例,用以说明办公室文具管理制度各条文的具体内容。

第一条为使本公司办公文具用品管理规范化,特制定本制度。

第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种,具体定义如下:

1.消耗品

铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子等。

2.管理消耗品

签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。

3.管理品

剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。

第三条本公司的文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用是指个人使用保管的用品,如圆珠笔、橡皮、直尺等。部门领用是指本部门共同使用的用品,如打孔机、订书机、打码机等。

第四条本公司的消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。

第五条本公司的消耗品应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但纯消耗品(如直线纸)不在此限。

第六条本公司的管理品移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

第七条本公司的文具申请应于每月25日由各部门填写“文具用品申请单”,交管理部统一采购,并于次月5日前发放,但管理性文具的申请不受上述时间限制。

第八条本公司各部门设立“文具用品领用记录卡”,由管理部统一保管,在文具领用时作登记使用,并控制文具领用状况。

第九条文具用品一般由管理部向文具批发商采购,其中必需品、采购不易或耗用量大的物品,应酌量库存;管理部无法采购的特殊文具,可以经管理部同意并授权各部门自行采购。

第十条新进人员到职时,由各部门提出文具申请单向管理部领取文具,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余文具一并交管理部。

五、工作服管理制度范例

现举某公司工作服管理制度范例,用以说明工作服管理制度各条文的具体内容。

第一条根据公司内部的实际需要,行政部负责联系工作服的选料制作、发放与保管。

第二条发放工作服时,要手续齐全,填制领存卡,以防冒领和丢失。

第三条公司工作服由员工个人自行保管,并保持其整洁、完好。

第四条任何人不得对工作服私自改制式样和装饰。

第五条员工工作服统一由企业按规定时间清洗。办公室人员每日清洗一次;一线员工每日清洗一次。

第六条员工内部调动,经人事部审批后,领用新岗位工作服。

第七条员工因个人原因损坏工作服,在照价赔偿后,补领新工作服。

第八条员工调出本企业,按一定标准折价收款,不再收回旧工作服。

六、文具用品一览表

七、办公用品需求计划表

八、办公用品请购单

第三(节)行政办公室事务管理工作流程设计

一、行政监督工作流程设计

二、行政检查工作流程设计

三、办公用品购买管理工作流程设计

四、办公用品领用管理工作流程设计

五、办公用品申请管理工作流程设计

同类推荐
  • 用制度管人按制度办事

    用制度管人按制度办事

    《市场营销工作规范化管理推行实务(用制度管人按制度办事经典珍藏)》内容包括营销部工作范围与职责、市场营销组织管理、营销战略与计划管理、市场调研与开发管理、市场分析与预测、市场定位与细分、产品管理、定价管理、订货、发货与退货管理、账款回收管理、客户关系管理、售后服务管理、促销管理、销售团队管理、销售渠道管理、品牌管理、特许店营销管理、连锁店营销管理、物流管理、营销合同范本大全。《市场营销工作规范化管理推行实务(用制度管人按制度办事经典珍藏)》适合于市场或销售从业人员、企业中高层管理人员、咨询培训企业人员以及从事市场营销专业的研究者、学生使用。
  • 挖掘你的销售力量

    挖掘你的销售力量

    本书在内容和结构上都作了调整、优化与创新,本书有意识地把消费者行为学的普遍原理与中国消费者行为的特殊性及消费者行为研究的最新具体实践相结合,即在阐述世界各国消费者行为的共性的基础上,尽可能多地阐述中国消费者行为的特殊性。学会这些潜规则将对你的以后的人生道路有着重要帮助。
  • 贯通中国人性的36个管理细节

    贯通中国人性的36个管理细节

    以个案例分析方法,透视中国人的行为特性,进而提出并阐明一系列经实践证明有效的中国式管理行为要点。不同于以往的中国式管理书籍,以人性人心为主干,在众多管理著作中,可谓是别开生面之佳作。在现代企业经营管理方面,有很多企业家借鉴中国古代思想建立起特有的企业文化,形成自身的文化特色和文化优势,并在激烈的市场竞争中为企业奠定了深厚的文化基础,为企业的发展做出了重要贡献。中国式管理的要义,在于以人为中心、理人管事,透过管人的方式,达到安人成事的最终目的。但是,由于忽视中国人性化领导与西方法制化管理的区别,很多企业盲从西方式管理而不得要领,导致过度管理而缺乏领导,最终影响整个组织营运的绩效。
  • 如何创办婚庆公司

    如何创办婚庆公司

    《金阳光新农村丛书》围绕农民朋友十分关心的具体话题,分“新农民技术能手”“新农业产业拓展”和“新农村和谐社会”三个系列,分批出版。“新农民技术能手”系列除了传授实用的农业技术,还介绍了如何闯市场、如何经营;“新农业产业拓展”系列介绍了现代农业的新趋势、新模式;“新农村和谐社会”系列包括农村政策宣讲、常见病防治、乡村文化室建立,还对农民进城务工的一些知识作了介绍。全书新颖实用,简明易懂。
  • 管理就这几招

    管理就这几招

    管人、管物和管事是企业管理的三大课题,其中以管人为最难、最复杂。《管好员工就靠这几招(智慧增强版)》从管理员工的基本招数、树立权威的绝招、关心员工的绝招、批评员工的绝招、给员工授权的绝招、考核员工的绝招、管理特殊员工的绝招等多个方面介绍了员工管理的实用方法,旨在帮助管理者提高管人的能力和水平,更好地驾驭人才,提高企业的工作效率和工作业绩,是企业管理者管理企业的必读必备图书。《管好员工就靠这几招(智慧增强版)》由宗权所著。
热门推荐
  • 不可不知的心理常识

    不可不知的心理常识

    在人生的道路上,不知要经历多少的坎坷。每一次的成功,也许都要经历唐僧取经般的九九八十一难。如果我们的生命真有无限长的话,即使把所有的路都走一遍都无所谓,但事实是生命有限,人生苦短,人生真正能够做事的时间不过是短短的几十年。鉴于此,我们编著了这套《不可不知丛书》,作为读者朋友面对现实生活的一面旗帜,来感召和激励人生,共同朝着美好的未来前进。
  • 一个乡村的冬夜

    一个乡村的冬夜

    八月天,河南省作家协会会员。发表小说《遥远的麦子》《黑神的别样人生》《低腰裤》《父亲的王国》等。现任某报社记者。
  • 农场贵妇

    农场贵妇

    伊雪身患白血病,在生命最后,带着破碎的游戏空间到了架空的时代,开始她人生能够走完的历程。她穿越成一个贫穷的农家女,家徒四壁,满眼心酸;看她如何变身改变家庭困境,建立一个超级农场。建立大大的农场,开酒庄,五星大饭店、平民连锁店,做煤老板,将生意做到天边;学武功,成立私人警卫队,保家园;权贵为她折腰,士子为偶低头===只有他能让自己改变,也只有他能为自己改变。
  • 傻子王爷无情妃

    傻子王爷无情妃

    一只毒蝎子,彻底断送了她年轻的生命!别人只知道,那个软弱没主见的女人被迫嫁给一个痴傻呆闷的七皇子。殊不知,她早已不再是“她”!面对痴傻只会憨笑的美男,她气愤难填!你傻,本美女就医好你,谁知医好后,遭到嫌弃,却换来一纸休书,气愤之下,她恨不得与他同归于尽……
  • 世间最美是淡然

    世间最美是淡然

    男人的风度在于淡然;女人的优雅在于淡然;人生的智慧,亦在于淡然!淡然是一种气度、一种风范。只有懂得以谈然之心处世的人,才能临危不乱、举重若轻、宠辱不惊、优雅大气。在这个生活节奏不断加快、竞争日趋激烈的世界里,淡然无疑是一种宝贵的智慧。然而,波然并不是轻易就能做到的,应由修心开始,逐渐演变成一种行为习惯,最终升华为人生的大智慧。本书就是一部指导人们修炼淡然处世智慧的宝典。相信读过此书,你定会在纷乱的世间找到属于自己的一份澄明与清澈,优雅地享受属于自己的淡然、幸福的生活!
  • 狼情倔爱

    狼情倔爱

    从小寄人篱下受尽欺负,却没有抱怨过。
  • 甜田农妇很可餐

    甜田农妇很可餐

    成亲当日,新娘半路跟着别的男人跑了,众人都等着看他笑话。她却一身嫁衣,上了他的花轿。倾城之貌,众人羡煞。公婆吝啬贪财,兄嫂尖酸刻薄,财主刻意刁难,何妨?有夫如此,妻复何求?白手起家,一遭致富。逃嫁新娘想吃回头草?她笑:“不好意思,农药已打,想死趁早。”各方亲戚上门打秋风?他笑:“媳妇有旨,慢走不送。”“我只知道,与我拜堂成亲的是你,我疼着爱着的也是你,其他的什么,我都不在乎。”“我既然已经嫁给了你,本该与你同甘共苦,你疼我爱我,我便知足。”大嫂污蔑:长得就是一副狐媚样子,专门勾引男人,一看便知道不是清清白白的良家女子,谁知道是不是被人用烂了的破鞋。她却道:照这个说法,以大嫂的容貌,一定是世上最清白的良家女子了。二嫂忠告:都说男人一有钱就变坏,你家那口子你可得看紧点儿。她轻笑:我宁愿相信母猪能下蛋都不信他会对我变心。她问道:相公你会一直这样宠我爱我事事顺着我吗?他宠溺道:娘子请下旨,若是抗旨不尊,就地正法。
  • 我们三个都是穿越来的

    我们三个都是穿越来的

    我是因为看了很多的穿越小说,也很想穿越。谁想我想想就能穿越,穿越就穿越吧,居然穿成怀孕九月的待产产妇,开玩笑嘛!人家在二十一世纪还是黄花一枚呢。这也可以接受,可是明明是丞相之女,堂堂四皇子的正牌王妃怎么会居住在这么一个几十平米得破落小院子里,她怎么混的,亏她还一身绝世武功,再是医毒双绝。哎。没关系,既然让我继承了这么多优越条件,一个王爷算得了什么?生下一对龙凤胎,居然都是穿过来的,神啊,你对我太好了吧?且看我们母子三人在古代风生水起笑料百出的古代生活吧。片段一在我走出大门时,突然转身对着轩辕心安说道:“王爷,若是哪天不幸你爱上了我,我定会让你生不如死的。”然后魅惑地一笑,潇洒地走了出去。片段二当我对着铜镜里的美人自恋地哼出不着调地歌时。“别哼了,难听死了。”一个清脆的声音响起。~~~接着一声尖叫紧跟着另一声尖叫。我用上轻功躲进了被子里.~~~"我和你一样是二十一世纪来的。”“你好,娘亲,哥哥,以后要多多指教。”来自两个婴儿的嘴里,我摸摸额头,没高烧啊。片段三“小鱼儿,我可是你孩子的爹,况且我没有写休书,你还是我的王妃。我会对你好的。”安王爷霸道地说道。“你们认识他吗?他说是你们的爹?”我问着脚边的两个孩子。“不认识,”女孩说道。“我们的爹不是埋在土里了吗?怎么他一点也不脏?”男孩问道。那个男人满头黑线。“对不起,我们不认识你。”说完拉着孩子转身就走。片段四“爹爹,这是我娘,你看漂亮吧?”南宫心乐拉着一个白衣帅哥进来问道。我无语中。“爹爹,你看我娘亲厉害吧?“南宫心馨拉着另外一个妖精似地男人走了进来。我想晕。“这才是我们的爹。”“才不是呢,这个才是”两人开始吵起来了。“我才是你们的爹。”安王爷气急地吼道。“滚一边去。”两个小孩同时说道。屋里顿时混乱之中。转头,回屋睡觉去了。推荐完结文《别哭黛玉》完结文《穿越之无泪潇湘》新文,《极品花痴》
  • 东宫有本难念的经

    东宫有本难念的经

    宝庆十九年春,大佑国皇太子大婚,大将军之女入主东宫。一个不是淑女的将门千金遭遇一个不是文韬武略的中庸太子,到底是佳偶天成,还是冤家路窄?成婚一年不足,太子忽然休妻。迷影重重,生死茫茫,这样一来,还是不是大团圆结局?
  • 擒拿闷骚总监

    擒拿闷骚总监

    看他笑的那么灿烂,这个总监挺有范,可千万别被他迷住了,无情又无心,这可是他要发火的征兆啊!--情节虚构,冷酷冷漠,请勿模仿