登陆注册
2655000000005

第5章 行政办公室事务管理

第一(节)行政办公室事务管理工作概述

一、办公室事务管理基本原则

企业办公室应当根据企业的实际需要和自身工作的客观要求,制定出一系列合理有效的规章制度,使企业办公室工作实现科学化、制度化和规范化。企业办公室事务管理必须遵循以下管理原则:

1.责任管理

在明确办公室总任务的前提下,把责任分解到每个成员,克服工作的随意性和盲目性。

2.规范化管理

办公室的各项工作都要严格遵循规章制度,并不断总结经验,使其更加完善和规范。

3.常规化管理

要明确规定周、月、季、年的常规工作内容,如每周的会议安排,每月的工作总结,每年的生产计划以及固定假日的常规工作等。

4.自动化管理

要提高办公室的工作效率,必须随着现代科学技术的发展,不断引进现代化的办公设备和技术,如计算机、复印机、传真机以及缩微技术等。

办公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外,大到辅助决策,小到打水扫地,面对如此繁杂的工作,要想管理有序,提高效能,就必须采取有效的管理方法。

二、办公室事务管理基本要求

办公室规模是按照企业具体情况而设定的,办公室是协助高层领导办理专门事项,起辅助和协调全局工作作用的部门,要做好办公室工作,必须注意以下三方面的要求:

1.要有全局思想

企业的各个部门和全体成员只有经过统一指挥和整体规划,才能充分发挥各自的独立功能,产生整体效益,实现企业总体经济目标。企业办公室是企业行政机构的有机组成部分,它所从事的管理活动同样是服务于企业总体目标,服务于企业整体利益的。这就要求企业办公室人员在工作时必须培养全局观念,从企业的整体需要出发,以不断提高企业经济效益为自己的工作宗旨。

2.要有高度的参与意识

办公室作为企业领导的参谋和助手,经常直接参与或间接服务于企业的经营决策。办公室的工作人员必须具有强烈的参与意识,在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手,充分发挥企业办公室在企业行政管理工作中的作用。

3.要有强烈的效率观念

只有讲究效率、讲究质量的企业,才能在激烈的市场竞争中获得成功。因此,企业办公室每个成员都必须树立效率观念和时间观念,把工作效率和工作质量作为自己的首选目标,力求处理事情迅速准确,事半功倍。

三、办公室物品管理工作内容

办公物品一般是指本企业办公所需的各种物品。它的种类比较繁多,大致可以分为以下三类:

(1)办公用具,包括办公桌、坐椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架、台灯和卡片架等。

(2)办公设备,属于文书方面的有打字机、印刷机、复印机、照相机、收录机、扩音机等;属于计算方面的有计算尺、计算机等;属于通信方面的有摄像机、电话机、传真机、电视机和手机。另外,还有办公室的钟、装订机等。

(3)办公书籍,即办公必备的图书资料,如地图、字典、图表、法规、工作手册等。

搞好办公物品的管理,要注意抓好采购、保管、发放使用三个环(节)。

第二(节)行政办公室事务管理工作制度规范

一、办公室布置规范范例

现举某公司办公室布置规范范例,用以说明办公室布置规范中的办公布局、办公室的设置、办公设备、办公环境等相关条文的具体内容。

(一)办公布局

第一条办公布局应合理、美观,便于内部公务沟通和业务流转,便于外来人员办事。

第二条办公布局应注意方便与外界接触较多部门,如收发室、传达室等,一般应设在公司办公区域入口处。

第三条办公布局应注意行政、综合协调部门最好设在办公区域的中心位置。

第四条办公布局应注意财务、电脑网络中心、机要、档案等部门最好设在办公区域的最里处。

第五条办公布局应注意联系密切的部门,如党、团、工会,应就近安排在一起。

(二)办公空间设置

第六条办公空间设置应符合公司经营风格,最大限度地发挥办公空间效能。

第七条办公空间设置应营造人性化办公氛围,有利于卫生清扫和消防安全。

第八条在设置办公空间时,应根据公司形象系统(CIS)方案,为办公场所选用相应的标志颜色和主色、辅助色。

第九条进行办公空间设置时,办公桌排列应按直线对称原则和工作流程顺序,其流径以最接近直线为宜,防止逆流与交叉现象。

第十条在设置办公空间时,各座位间的间隔距离要适当。

第十一条在设置办公空间时,光线应来自左前方,以保护视力。

第十二条在设置办公空间时,常用的设备应放在使用者的近处。

第十三条在设置办公空间时,各部门铭牌应在合适位置钉挂。

第十四条在设置办公空间时,办公桌、柜、箱、橱顶上不得乱堆文件、杂物。

第十五条在设置办公空间时,总经理等高层人员办公间应设于大办公室的一端,用落地玻璃隔间。

第十六条在设置办公空间时,各部门座位采用同一方向(列)排列,前排为职工、中排为主管、后排为部门经理。

第十七条在设置办公空间时,接待外来访客频繁的员工,座位应靠近总台或入门处。

第十八条在设置办公空间时,总台附近设长沙发和茶几接待来宾,在总经理套间内或旁边设会议室或洽谈室。

第十九条在设置办公空间时,办公桌应单独排列,如确因场地需要,两桌可并排。

第二十条在设置办公空间时,大开间中央办公区每一办公桌可用隔板隔成半封闭的个人工作间。

第二十一条在设置办公空间时,财会和行政秘书(打字、档案)应设独立的小办公间。

(三)办公设备

第二十二条办公设备的购置应有助于提高工作效率和效益,符合人—机工程原理,减少人员疲劳,不损害员工健康。

第二十三条办公设备包括:办公桌椅、计算机台、沙发、茶几、计算机(主机、打印机、扫描仪)、网络系统、复印机、装帧(订)机、塑封机、文件破碎机、传真机、电话设备、投影仪、音响、放像和放扩声系统、录音机、照相机、录像机、工作台灯、文件柜、保险箱、饮水器、空气清新机、负离子加湿器、抽湿机、吸尘器、衣架、更衣柜等。

(四)办公环境

第二十四条确保办公室的光照条件,使之有适量的光照度和光亮度。

第二十五条确保办公室的通风条件,使之空气流通,不混浊。

第二十六条办公区域不应有较大噪声,禁止用高音喇叭广播,保持相对安静。

第二十七条办公场所谢绝以员工个人为目标的各类商品的上门推销。

第二十八条办公区域在工间和午休时,可播放以轻音乐为主的背景音乐。

第二十九条搞好办公场所的卫生保洁工作。

第三十条在办公室窗外广植花草,见缝插绿,美化环境。

第三十一条与毗邻企事业单位和睦相处、团结互助,建立良好社区关系。

二、办公室用品管理制度范例

现举某公司办公室用品管理制度范例,用以说明办公室用品管理制度各条文的具体内容。

第一条本公司办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放,由公司行政部全权负责。

第二条办公物品的申请及购置遵循以下程序:各部门将所需办公用品提前10个工作日报至行政部,行政部根据实际用量和库存情况制订购置计划,经总经理批准后购置。

第三条通信设备、特需办公用品和低值易耗品,须经主管总经理批准,由行政部负责购置,然后记入备用品保管账目。

第四条备用品发放采取定期发放制度,每月的5日和20日办理,其他时间不予办理。

第五条本公司的备用品保管实行“三清、两齐、三一致”制度,即材料清、账目清、数量清,摆放整齐、库房整齐,账、卡、物一致,做到日清月结。

第六条本公司的备用品仓库由行政部负责,备用品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价等是否与进货相符,按手续验收入库,登记入账。

第七条在日清月结的条件下,月末必须对所有单据按部门统计,及时转到财务部结算。

第八条各部门设立耐用办公用品档案卡,由行政部定期检查使用情况,如属非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。

第九条行政部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。

第十条行政部建立公司固定资产总账,对每件物品要进行编号,每年进行一次普查。

三、办公室用品发放规定范例

现举某公司办公室用品发放规定,用以说明办公室用品发放规定的具体内容。

第一条为规范本公司办公用品的发放,减少办公用品损耗量,特制定本规定。

第二条公司各部门在领取、使用办公用品时,应严格遵守(节)约、高效利用的原则。

第三条各部门办公用品应指定专人管理。

第四条各部门应于每月25日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月5日前一次性发放各部门所需办公用品。

第五条采购人员根据办公室用品采购计划进行采购,以保证办公室工作的需要。

第六条办公用品入库和发放应及时记账,做到账物相符。

第七条任何人未经允许不得进入办公用品库房,不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。

第八条加强库房管理和消防工作,防盗、防火。

四、办公室文具管理制度范例

现举某公司办公室文具管理制度范例,用以说明办公室文具管理制度各条文的具体内容。

第一条为使本公司办公文具用品管理规范化,特制定本制度。

第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种,具体定义如下:

1.消耗品

铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子等。

2.管理消耗品

签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。

3.管理品

剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。

第三条本公司的文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用是指个人使用保管的用品,如圆珠笔、橡皮、直尺等。部门领用是指本部门共同使用的用品,如打孔机、订书机、打码机等。

第四条本公司的消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。

第五条本公司的消耗品应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但纯消耗品(如直线纸)不在此限。

第六条本公司的管理品移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

第七条本公司的文具申请应于每月25日由各部门填写“文具用品申请单”,交管理部统一采购,并于次月5日前发放,但管理性文具的申请不受上述时间限制。

第八条本公司各部门设立“文具用品领用记录卡”,由管理部统一保管,在文具领用时作登记使用,并控制文具领用状况。

第九条文具用品一般由管理部向文具批发商采购,其中必需品、采购不易或耗用量大的物品,应酌量库存;管理部无法采购的特殊文具,可以经管理部同意并授权各部门自行采购。

第十条新进人员到职时,由各部门提出文具申请单向管理部领取文具,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余文具一并交管理部。

五、工作服管理制度范例

现举某公司工作服管理制度范例,用以说明工作服管理制度各条文的具体内容。

第一条根据公司内部的实际需要,行政部负责联系工作服的选料制作、发放与保管。

第二条发放工作服时,要手续齐全,填制领存卡,以防冒领和丢失。

第三条公司工作服由员工个人自行保管,并保持其整洁、完好。

第四条任何人不得对工作服私自改制式样和装饰。

第五条员工工作服统一由企业按规定时间清洗。办公室人员每日清洗一次;一线员工每日清洗一次。

第六条员工内部调动,经人事部审批后,领用新岗位工作服。

第七条员工因个人原因损坏工作服,在照价赔偿后,补领新工作服。

第八条员工调出本企业,按一定标准折价收款,不再收回旧工作服。

六、文具用品一览表

七、办公用品需求计划表

八、办公用品请购单

第三(节)行政办公室事务管理工作流程设计

一、行政监督工作流程设计

二、行政检查工作流程设计

三、办公用品购买管理工作流程设计

四、办公用品领用管理工作流程设计

五、办公用品申请管理工作流程设计

同类推荐
  • 西点法则

    西点法则

    在西点军校200多年的历程中,她培养了众多的军事人才,其中有3800多人成为将军。仅1915届的164名学员中,就有59名成为准将以上军官,其中3位四星上将,2位五星上将和陆军参谋长,1名当了美国总统。
  • 销售胜经:销售精英的10项修炼

    销售胜经:销售精英的10项修炼

    系统地阐述了如何才能把自己打造成为一名销售精英,从培养积极的销售心态、销售中懂得主动出击 、坦然面对你的客户、包容与接纳你的客户、坚持不懈才能赢得销售、合 理使用销售攻心术、巧妙应用销售技巧、与客户快速达成成交、将服务延伸到销售全程等九个方面。
  • 任正非管理日志

    任正非管理日志

    作为中国最有思想,最有号召力、领导力和影响力的CEO之一,华为总裁任正非已经成为中国本土企业家竞相学习的标杆。任正非的经营管理思想已经为华为20年来的经营管理实践所证明。本书第一次以“管理日志”的形式,全面梳理、总结了任正非的经营管理思想,以国际视野对任正非的经营实践进行分析、评述,回顾了任正非在华为发展的每个关键时期所发表的观点及背景,探索了任正非管理思想的演变过程,并针对其他企业给出了具有实战意义的“行动指南”。
  • 风险博弈:金融危机中风云人物的财富之道

    风险博弈:金融危机中风云人物的财富之道

    本书从华尔街的历史说开来,向人们解密世界金融中心的发展历程,向人们阐释“金融”这一现在令人闻之色变的字眼究竟从何而来;通过对华尔街历史的介绍,它还向人们揭示了历次金融危机中最显著的特点、华尔街是如何一次又一次地摆渡危机,以及那些穿梭忙碌在华尔街上的大亨们又是如何一次又一次地乘风破浪。
  • 推销员定律

    推销员定律

    指导个人成功与组织成长的完美手册。本书收集了在推销领域中广泛应用的81个定律。这一些定律一部分是经济学家、社会学家和心理学家经过长期研究和实践发现的一些人类社会基本规则,一部分是推销名家经过长期的工作总结并行之有效的真知灼见。它们如同人类智慧的一扇扇窗户,通过它,可以了解纷繁复杂世界背后的真相,并掌握解决推销工作中复杂矛盾的利器。这些定律堪称推销的黄金法则,曾改变过无数人的命运。阅读它,你的命运也将随之改变。
热门推荐
  • 玄天至尊

    玄天至尊

    众人的追杀,天生白痴的他。成就威名。且看白痴小子如何开启异世之旅,成玄天至尊!,得散仙一缕残魂,又有半仙器级的储物芥子。九岁时一夜间恢复神智,被形式所逼,卷进大陆纷争
  • 皇后你别太嚣张

    皇后你别太嚣张

    “谢静然!给朕醒过来!”“别闹!吵死了!”谢静然不耐烦挥挥手,谁啊?才刚刚睡着就要吵醒自己,找死吗?谁知巴掌挥出去,却只听到一声好清亮的声音,似乎是打到谁的脸上……嗯?谢静然霍然睁开眼,正撞见一双牛眼大的眸子,不由尖声大叫:“鬼啊!”然后腿上丝毫没有犹豫,一下子就发挥了她身为跆拳道黑道高手的本领,将那双牛眼的主人直接踹到地上,发出好大“砰……
  • 星耀韩娱

    星耀韩娱

    新的尝试,驭宠幻世~无聊中写写新的。
  • 无敌大小姐

    无敌大小姐

    当现代阴狠毒辣,手段极多的火家大小姐火无情,穿越到一个好色如命,花痴草包大小姐身上,会发生怎样的化学反应?火无情一醒过来就发现,自己竟然在众目睽睽之下上演脱衣秀。周围还有一群围观者。这一发现,让她极为不爽。刚刚穿好衣服,便看到一个声称是自家老头的老不死气势汹汹的跑来问罪。刚上来,就要打她。这还得了?她火无情从生自死,都是王者。敢动她的人,都在和阎王喝茶。于是,她一怒之下,打了老爹。众人皆道:火家小姐阴狠毒辣,竟然连老爹都不放在眼里。就这样,她的罪名又多了一条。蛇蝎美人。穿越后,火无情的麻烦不断。第一天,打了爹。第二天,毁了姐姐的容。第三天,骂了二娘。第四天,当众轻薄了天下第一公子。第五天,火家贴出招亲启事:但凡愿意娶火家大小姐者,皆可去火府报名。来者不限。不怕死,不想活的,欢迎前来。警示:但凡来此,生死皆与火家无关。若有残病者火家一律不负法律责任。本以为无人敢到,岂料是桃花朵朵。美男个个很妖娆一号美人:火无炎。火家大少爷。为人不清楚,手段不清楚。容貌不清楚。唯一清楚的是,他有钱。有多多的钱。火无情语录:钱是好东西。娶了。(此美男,由美瞳掩饰不了你眼神的空洞领养。)火老爷一气之下,昏了过去。家门不幸,家门不幸啊。二号美人:竹清月。江湖人称天上神仙,地上无月。大国师一枚。美得惊天动地。火无情语录:美人好,尤其是自带嫁妆又会预测未来的美人,娶了。(此美男,由东de琳琳领养)三号美人:轩辕子玉。当朝七皇子,游历四国。一张可爱无敌的脸。单纯至极。火无情语录:可爱的孩子好,可爱又乖巧的孩子更好。可爱乖巧又不用给钱的孩子,娶了。(此美男,由刘千绮领养)皇帝听闻,两眼一抹黑。他的儿啊。怎么就这么不争气呢。四号美人:天下第一美男。性格不详,籍贯不详。火无情语录:谜一样的美人,她喜欢。每天都有新鲜感。娶了。(此美男,由告别的爱情li领养。)五号美人:天下第一名伶。火无情语录:解风情的美男,如果没钱花把他卖了都不用调教。娶了。(此美男由伊眸领养。)六号美男:解忧楼楼主。相貌不详,身世不详。爱好杀人。火无情语录:凶恶的美人,她喜欢。娶了。(此美男由陈铭铭领养)七号美男:琴圣。貌如谪仙,琴音杀人。冷清眸子中,百转千回,说尽风流。(此美男由伊眸领养)夜杀:天下第一杀手。(此美男由静寂之夜领养)
  • 明治天皇:孝明帝驾崩卷(下册)

    明治天皇:孝明帝驾崩卷(下册)

    《明治天皇》再现了日本从幕末走向明治维新的历史变革,以优美的文笔,宏大的场景,详细描绘了日本近代决定国运的倒幕运动的整个过程。本书塑造了一个个鲜活的日本近代史人物形象,以及他们的坚定信念,对“安政大狱”、“樱田门之变”等重大历史事件的描述详实生动,是一部了解近代日本不可多得的佳作。
  • 大唐刀圣

    大唐刀圣

    小小穿越者身怀一百零八套经传世经典刀法,心怀我不入桃花阵谁入桃花阵的雄心壮志,玩转大唐盛世,笑看贞观风云!
  • 明治天皇:孝明帝驾崩卷(下册)

    明治天皇:孝明帝驾崩卷(下册)

    《明治天皇》再现了日本从幕末走向明治维新的历史变革,以优美的文笔,宏大的场景,详细描绘了日本近代决定国运的倒幕运动的整个过程。本书塑造了一个个鲜活的日本近代史人物形象,以及他们的坚定信念,对“安政大狱”、“樱田门之变”等重大历史事件的描述详实生动,是一部了解近代日本不可多得的佳作。
  • 重生枭女归来

    重生枭女归来

    他抓住她精致的下巴,微微低下头,他眯着充满冷意的寒眸,全身散发出危险的气息,“小猫,我给你三年,三年后我等你,别让我失望。”她勾起唇角,美丽的脸上扬起一抹自信,狂傲不羁笑容,挥开他的手,“我的命运,从来都掌握在自己手中。”他看着她离去的背影,嘴角露出一抹势在必得的笑意,“你会是我的。”沐冉沐氏将来的继承人,她睿智、自信、美丽、大方.有着南辕北辙的双重性格。温文尔雅的未婚夫雷撃凡把她捧在手心中呵护备至,她享受着至亲疼爱,挚爱的浓情。没想到在她未婚夫生日的当天,她看似可爱单纯的双胞胎妹妹沐灵,却精心的策划了一场阴谋。。。再次醒来她重生在一个家境贫寒的单亲家庭,成为有着赌鬼妈妈和混混哥哥的普通高中生。在学校有着‘猪小妹’之称,愚笨、丑陋,老师想尽办法要把她踢出学校,同学们闲来无事欺负、嘲笑、愚弄的对象。但是不管身份如何的改变,灰尘是永远无法掩去钻石光芒的。当她本身的自信、冷然、狂傲、优雅的气质散发出来时,她成为了学校最为闪亮的那颗星。老师的称赞,同学们的崇拜,校草学长的青睐。。。雷撃凡由╭(╯3╰)╮错爱813领走,撃凡乖乖别哭!爱爱会对你很好的。女主季悠然由╭(╯3╰)╮qq宝贝最爱领,常常联系哦!
  • 谱写中国梦四川篇章辅导读本18讲

    谱写中国梦四川篇章辅导读本18讲

    党的十八大确定了在新的历史条件下全面建成小康社会、全面深化改革开放的宏伟目标,习近平同志发出了实现中华民族伟大复兴的中国梦的时代号召。全面建成小康社会,是我们党确立的“两个一百年”目标之一,是实现中国梦的重要基础。省委十届三次全会构画了未来几年四川发展的宏伟蓝图。
  • 吞噬九天

    吞噬九天

    一枚蕴含战意本质的泥塑吊坠,一本可夺天命为己身的绝世功法,聚集万千气运于一身,看落魄少年白梓年为救其母,醒其父,走向那逆天修神之路。