会议记录的总体要求是真实、准确、全面不漏要点地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。记录人从会议开始到会议结束都要认真负责。注意格式的统一，凡是发言都要把发言人的名字写在前，一定要按照发言顺寻去记录。
在实际过程中，它还有一些具体的要求。
例如会议记录人员在一般情况下由秘书兼职，为了更好的履行自己的工作，他（她）所在的位置应该靠近会议的主持人。如果会议记录秘书也是参会人员，他甚至可以在主持人员迟到的情况下，先行暂时主持会议到选出临时主持人为止。如果秘书缺席，大会应任命临时秘书来代替他的工作。在这种情况下也要记录：“秘书某某缺席，某某某被任命为临时秘书。由某某某宣读并同意记录”。
会议记录本上应该留出校正的地方。罗伯特在写作《议事规则》的时候，先进的技术还没有出现，如今计算机和速记机以及录音设备的普遍运用似乎没有必要了。但是为了更准确的表达意思，更让会议显得圆满和无懈可击，同样应该留有校正的地方，应该让会议的发言人以及主持人等检验自己的言论和辩论过程。
宣读记录。在会议记录完成记录工作后，一般情况下应该宣读一下记录。如果因为某些原因没有时间或必要宣读会议记录的时候，在征得会员同意后可以省略宣读会议这一过程。但同样也需要记录“宣读记录被省略”。
会议记录签名。一切工作完成后，会议记录人员应该在自己的记录上署名，同样会议主持人也要签名。这样做的目的就是一种确认，这将保证记录拥有权威性。如果记录人员不签名就证明没有被确认，这在日后的工作中将会引起麻烦。记录的权威性非常重要，目前有些公司甚至要求对会议记录进行公证，目的就是为了加强权威性，所以这一常识性的要求我们更不应该忘记。
会议记录人员的观点。在会议记录的过程中，在任何情况下都不应该在会议记录中展现自己的非发言观点，也就是说不能在某人发言后，写上什么此人说得不对或者很对；同样也不能因为有了上述判断，而对某人的发言进行增删。如果会议的记录人员有权利（例如记录员是由参会人员兼任的。目前有些会议记录是靠外聘的速记员完成，在这种情况下速记员就没有权利）进行发表言论或表决的时候，我们应该允许其发言或表决。除此之外他没有表达自己观点的机会，更不能在记录中随意的添加或删减自己支持或反对的声音。
明白了以上记录规则，我们就需要明白作为一个会议记录应该记录哪些内容。
3.记录的内容
一般的会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。
记录头的内容。记录头的内容有：会议名称和会次。例如中共中央第六届三中全会；会议时间和会议地点。例如某次会议于2006年4月5日在北京召开；报告事项。例如“如何分配流通股”；会议主持人和会议代表出席、列席和缺席人员的情况和姓名。为了更好的查找会议记录，我们还可以为会议记录做一个编号。如2006（64）也就是2006年第64次会议的会议记录。
记录主体。记录主体的内容有：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。例如我们这次会议的目的是研讨“如何解决拖欠职工工资的问题”；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。例如有人说“我们应该把办公楼租出去一半，解决资金短缺问题”。有人说“我们不妨先拖一拖再说”；权威人士或代表人物的言论。例如公司经理说：“如今年关已到，中央三令五申不许拖欠农民工工钱，我们不能顶风作案，这是关乎到企业诚信的大事！”；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。如闭幕前公司董事长说：“今天的会议我们大家一定要畅所欲言，一定要解决拖欠职工欠款问题。”；会议已议决的或议而未决的事项，例如“经过大会决议：准备将公司内部的四辆车卖掉用于解决职工工资的问题。”；对会议产生较大影响的其他言论或活动等，例如“在会议期间，人力资源部部长建议把自己的车卖掉，自己可以坐公司的班车回家”；选举事项和选举方法以及最终票数和结果。例如“经过表决十一票支持，九票反对，通过了公司卖掉四部领导坐车用于解决职工工资问题的决议。”
审阅签名。审阅签名包括主持人和会议记录以及重要发言人的签名，在签名前会议记录人员应该宣读一边记录，以让参加发言或表决的人员确认。在一些大型会议或者人数较多的情况下，为了保证记录的准确性可以设立记录委员会，专门对会议的记录进行校正，完成后向大会要作出报告。特别是当对记录有异议的时候，更应当向大会进行询问，大会要针对这个问题进行检查并告知异议人。
【实战练习】
1.选一选
（1）当有人向会议发来致敬或慰问的时候，我们应该怎么办？
A.把它当作纯粹的礼节性的事务，不必理睬。
B.如果致敬或慰问中带有建议，我们应该讨论它并且记录在案。
C.我们应该回敬给他一封致敬信。
D.我们应该拒绝它。
（2）当我们遇到有的会员在会议进程中有严重违反纪律的问题，我们应该如何处理？
A.不必理睬他，因为每个人都可能出现这样的问题。
B.驱逐他并且永远不让他参加各类会议。
C.视情况而定，把他记录在案。
D.应该把他交给警察。
3.当会议主持人因为某些事情不在的情况下，会议记录秘书应该怎么办？
A不要理他B会议主持人总会到的，等他C自己宣布会议开始
D看一看副经理和其他主要官员来没来，如果没来宣布会议开始，选择临时主持人。
2.想一想
请仔细看一下这一份会议记录，它属于那种形式？它缺少什么项目？
3.训练提高
会议纪要用于记载和传达会议情况和议业事项。它不单独行文，对下用通知作载体，对上则用报告作载体，并且不加盖公章。这在行政公文中是唯一的。它还有一个结构特点：标题下加发文时间，没有主送机关和落款。它与会议记录非常相似，它是以会议记录为基础，但它只是择要发布，而我们本节说的会议记录则要求如实记录，不对外公布。在行文时，常常会出现“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”等格式用语。它的类型主要有：贯通式会议纪要、条项式会议纪要、综合式会议纪要。
参考答案
选一选BCD
想一想。属于摘要记录，缺少审核签字。
锻炼提高。类型1位贯穿型。类型2为综合型。类型3为条项型。
第七（节）确定财会人员
关键词成本控制原则
学习作用当我们在会议上高谈阔论的时候，我们是否意识到这是一种浪费呢？会议需要花费成本，因此更好的测定会议成本，可以使我们更加珍惜开会的时间，更有效率的把会议的任务完成。
思想来源《罗伯特议事规则》第五十二节等
会议的召开需要测定成本，对于公司组织来说会议费用可大可小。没有限度的浪费会议费用，时间一长就会养成各个方面都浪费的习惯，反之也可以看出，会议费用的浪费也可以证明会议组织者本身浪费的本性。
深入理解
每次会议都需要成本，例如时间成本和机会成本以及直接成本等等。这些如何测算、如何把关都需要财务人员来制定和执行。对于这些任务，我们都应该有一个更好的认识。首先应该明确一下财会人员的任务和责任。
1.财会人员的任务和责任
在一些小公司组织内，其实只需要财会人员，它的作用只是受命保存资金和支出资金，在这种情况下，他做的只是需要列出收支单。如果您认为在这种情况下不需要审核那就是错误的，因为作为公司来说，在制定各项制度的时候应该是从“人性本恶”上考虑而制定。当然，这绝不是让我们在日常的管理中也服从这一考虑，相反日常管理中对于这一考虑的实行要注意适度，在会议的预算上面则必须服从这一考虑，因此这种情况下的财会人员同样需要被审核。审核的目的就是为了审查是否按照命令进行了保存或支出。在这种情况下，给与他命令的人要向大会作出说明：为什么会有这样的命令，这个命令是否适当，这些都要由大会来评审，如果大会经过表决认为他的命令是合适的，那么就将会作为一项决议记入大会的记录。
财会人员的责任。在以上情况下，财务人员有三项职责。首先必须明确地记载每项收入和支出。其次编制收支报表。最后是按时将报表交给大会审核。在一些大型会议上，则不光是需要财会人员，还需要财务人员。财务人员的主要责任是进行会议成本核算，根据核算的结果并预留出应急预算后编制财务明细表。
2.财务人员的责任与任务
花最少的钱办最多的工作是每个人都希望实现的工作态度，然而实现这些需要一些原则。原则就是知道应该花什么以及如何花。财务人员的作用就在于此，财务人员的第一项工作就是进行会议的成本核算。在预测成本的时候，需要根据会议的规模来进行预测，根据成本来确定规模；根据规模来预测会议的固定成本支出；适当的留出不可预测成本。
会议直接成本核算。会议的成本包括会议的直接成本以及时间成本和机会成本。会议的直接成本很简单明了，包括会议活动本身费用、折旧费用、人工费用和办公费用。折旧费用主要包括购置办公设备，例如话筒和放映幻灯片的各类设备以及其他。根据国家的财务制度，价格在2000元以上，使用年限在1年以上的劳动资料作为固定资产。固定资产在使用当中会发生磨损甚至损坏，这种固定资产的消耗最后形成折旧费用。对于公司审议性会议的人工费用，一般情况下没有，除非这种审议性会议不在公司召开，它主要指的是会议工作人员费用。办公费用包括会议费、交通费、通讯费、购买办公用品、交通费、食宿费、设备费、场地租赁费、发言材料和会议资料印刷费用、招待来宾费用、会议通知费等等。
会议时间成本核算。参加会议是需要付出时间成本，而在企业中时间就是金钱。虽然不能说我们每分钟都能产生效益，这种理念虽然不符合人的生理情况，但在工作中我们最好还是要追求这种精神。这正如人不能完美，但需要追求“完美”一样。在实际操作中，我们可以用平均测量出正常情况下公司每分钟产生的效益，而衡量时间成本的大小。
机会成本。时间成本往往代表着机会成本，虽然我们不能说每个时间都是企业发展的机会，但是如果没有时间成本的思想，我们很难成功，如果不树立时间就是机会的话，机会总会从我们身边走过。时间成本可大可小，为了把它控制到最好，我们就应该本着正确的态度，积极地把会开好。
应急预算。有些事情的发生往往是不能控制的，比如生老病死、交通意外、某个重要的人物突然来临等等。更常见的是在时间比较长的会议上，总会发生餐饮费用、住宿费用等超支的情况。如果我们没有预留出一定的份额，那么将出现尴尬的事情。特别是有本公司以外的人员参加会议时更会产生不好的影响。例如，当会议如火如荼的进行着的时候，每个人都要有喝水或喝饮料的习惯，总不能因为预算花完了而让代表们“如饥似渴”吧。
一般情况下应急预算应该占到总预算的两成左右。
根据以上的介绍，我们主要探讨一下会议的成本控制和时间成本控制。
3.如何控制会议成本
对会议的成本控制主要有两个作用，首先做到少花钱多办事，其次是明细了各种成本后可以向大家表明会议的总花费。这样每个人都清楚自己每讲一句话都需要成本，夸夸其谈的事情就会少一些。
对于会议直接成本的控制。在现实生活中我们主要采取：制定会议成本标准的方法来控制直接成本。先确定每个项目成本合理定额，以此为依据，制定成本费用标准。例如会议代表的交通费或联系费用等。在制定标准的时候，我们可以参照以前会议的标准，如果我们是第一次举办，那就参照其他公司的会议标准。
