对于时间成本的控制。时间成本很难测算，但毕竟“榜样的力量是无限的”。日本丰田公司开会就有这样的原则：按照每小时的薪酬来核定时间成本。再如太阳工业公司有一个成本分析公式。会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间。平均工资乘3是因为劳动产值高于平均工资三倍，乘2是因为参加会议要中断经常性的工作，而且还需要大量的时间进行准备，这种损失要乘2。
在对会议进行预算的过程中，我们应该注意“严格审核，严格执行，多做考虑”这一原则的应用。
多做考虑指的就是如何才能把我们的会议成本明确地告诉大家，让大家珍惜时间。如何才能更好的预测出应急特殊情况的出现。
严格审核主要是对预算的批准，在作会议经费预算的过程中，要从严立项，能不支出的就不支出，防止巧立名目，自肥他人。
严格执行主要是针对会议的开支报销和会议费用结算这两项工作。会议开支报销必须要有审批手续，严格执行现金管理和会计出纳制度。必须做到专款专用，挪用现象在中国很普遍，但是如果您想让会议开得有效果，那就需要严格禁止出现这种情况。会议费用结算中对会议的各项支出必须如实申报，严格审核结算。如果有超出，必须申明正当的理由。
【实战练习】
1.想一想。下面是某公司的某次会议简单预算，预算案的申请是有一定的格式的，请问你认为在这份预算案中应该补足哪些项目。
某次会议的预算申请
会议内容：略
会议时间：2006年3月20日—3月24日，会期5天。
会议出席人员：略，总人数50人。
会议地点：某某
经费概算：某元
主办单位：某，负责人吴某。
2.测一测。某大型公司即将在某会议中心召开一次秘密的工作会议，公司经理让财务人员小刘具体负责会议的预算工作。在进行会议直接成本预算中，公司经理发现了一个很重要的疏漏。请问下面的会议直接成本中有哪些疏漏。
会议直接成本：幻灯机、话筒、照明系统、餐饮费、交通费、会议通知费。
3.提升训练。请你列举出有多少情况属于“紧急预算范畴”。
参考答案
想一想。在这份简单的预算申请中，主要缺少两项。其一是会议名称：例如某次会议，这样做的主要目的是为了在日后的检查中很容易得找到。其二是承办人：例如具体的承办人是谁，秘书还是专门的会务人员。在大型的会议中我们会有诸如生活组或保卫组等具体承办机构，这些承办机构都要有具体的负责人，在预算中也要说出这些职务的负责人，如果没有可以暂时不写，等待批准。
测一测。缺少资料印刷费和办公用品费用如纸笔等。
提升训练。紧急预算范畴包括：参会人员生病、交通事故、重要人物、食物饮料短缺、住宿时间增加、特殊情况简报、紧急事故疏散等等。
第八（节）评估会议效果
关键词评估效果意义
学习作用会议的评估不仅可以获得会议质量的信息，还可以总结经验教训，对于这项工作完成得好与坏，对于日后的会议以及决议的执行有着很重要的作用。
思想来源根据实际经验和思考以及其他相关书籍
会议评估最大价值在于：我们可以在会后的冷静中，细心的体察出会议中存在着的各类问题，可能会发现一些以前不易觉察的错误或者有价值的经验，这些都会帮助我们更好地开好下次会议。
许多人都把会议的结束作为单纯的会议结束，这种观点应该改变。会议的结束只代表着我们想出了解决问题的方法，并不代表会议的真正结束。好比我们一个人看到了自己身上的不足，经过观察或别人的教诲后认识到了自己的不足，但光认识就可以了吗？显然不行必须要有行动来真正的进行改变。
深入理解
我们都深有体会如果改变自己的行动没有进行前，准备改变自己的决心下定之后，我们往往有一个思考自己的过程。思考自己过去的生活，思考自己所做过的事情来一个总结与反思。而对于一个会议来说，会议的评估的主体就是总结与反思。如果缺少这一点就会带来行动的盲从。
1.会议评估的作用
会议评估包括会议进行时评估和会前准备评估以及会后评估。会议评估的作用最核心的内容就是：找到会议的不足和经验。具体说来它有如下作用。
（1）现实生活中，我们经常会看到许多会议的成果，形成的各类决议都是非常好的，然而当欣喜过后的执行中，我们却发现事情并不简单。这里面主要的原因就是没有对会议的成果进行评估，没有对会议的执行设定评判标准，有鉴于此，本书进行了对《罗伯特议事规则》的内容充实。
会议的评估是为了检查会议的既定目标是否真正达到。会议虽然已经开完，决议也已经制定完成了，但是这个决议是我们在会议没有召开以前，所要达到的决议吗？如果没有达到既定目标，那原因是什么？难道是我们的目标定得过高了吗？还是其他原因。
会议的评估是为了检查会议的决议是否有所创新。大会作出的决议与我们当初的目标有所不同，而这并不是一定是坏事情。也许会议的决议比我们开会前的目标要好。因为开会前所定的目标毕竟是少数人所想的，大会的决议却是经过大会多数人集思广益形成。如果大会的决议比我们的目标要好，我们就要思考为什么会出现这种情况。如果是我们自身的原因，就需要立刻改正自己思想中的某些不足；如果不是自身的原因，就应该对组织进行某种改革。
会议的评估是为了系统地总结经验教训。在会议的召开过程中，会出现许多意想不到的事情，尽管我们在会前已经有了准备进行了预测，但“百密必有一疏”，会议不可能像自然科学那样一就是一，二就是二。因此，仔细地思考在会议进行中，无论是会员还是主持人还是组织的领导者的错误与经验非常必要。
根据会议的评估而做成的会议总结报告是为了给决议的执行留有备案。决议的执行好坏是会议能否真正成功的关键，而在会议的召开中，因为会议的参加者也许受到了会上气氛的影响，而暂时放弃了某种利益诉求。而当会议结束后，他也许会改变自己在会议上的态度。在这种情况下一份完整的会议评估报告，会给他日后的改悔加上一把锁。会议的记录和决议执行的责任将与它一起，构成对参会人员会后行为约束的三道关口。同时根据会议的评估所写的会议总结报告也是分清责任的重要一环。
会议评估拥有如上四种重要作用，这就使得我们必须对它有所了解。首先就要了解评估的内容都有些什么。
2.评估的内容包括
会议的评估需要很多环节，根据会议的不同性质评估的内容很多。比如，不是审议性会议的表彰大会。它就极为需要媒体的参加，对媒体作用的评估是核心，媒体的作用甚至大于会议本身。而对审议性会议来说，有些需要媒体，有些则不能让媒体介入。有些高度机密的审议性会议例如“面对竞争对手的恶意收购，我们将采取什么应对办法？”而召开的董事局会议议能让媒体参加吗！
一般审议性会议的评估需要考虑如下因素。
对会议的宣传效果如何，参会人员在会前是否充分理解了参会的目的？
会议的主题是否具有现实意义？是否得到了充分的解决方案？
会议的议程安排是否合理？
会议的议程安排是否紧紧地围绕着会议的主题？
会议的议程之间是否有更好的衔接？
会议举办中是否有人严重违反纪律，我们采取了何种解决办法？
会议举办中会议的主持人是否做到了中立？主持水平如何？
会议的举办中组织的领导人是否严重的阻碍了参会人员的辩论？
会议的举办中是否有特殊事件发生，我们采取了何种解决办法？
会议的举办中会议记录是否完整，是否符合法定程序？
会议的举办是否按照章程规定进行？
会议的举办有没有让参会人员觉得被人冷落或轻视？
会议的发言人发言的内容是否与会议的主题切合？
会议的表决方式是否合适？
会议的决议中是否包含着执行情况？
会议中是否有活动？活动的效果是否达到了？
会议中是否有休息和吃饭的时间，安排得得当吗？
各种会议是否按时进行了？
会议的各类设施是否完备，是否运转良好？
会议的参加者是否对会议满意？
会议的召开对参加者有多大的意义？能否解决他工作中的困难？
会议的参加者还愿意参加这类会议吗？
您参会的目的是什么？是为了学习还是休息？
会议服务人员的工作是否得到了肯定？会议的主持人和组织的领导是否忽略了他们的劳动。
如果有其他单位参加，是否对他们的到来合力去给与了感谢。
会议结束后，会议的主持人和组织到领导人是否进行了总结。
了解了以上评估内容，如何评估就成为了问题的关键。
3.如何进行评估
对于会议评估的时间要选择好，我们总不会在会议正在召开之际来进行吧。所以说评估会议的最佳结果就在于会议刚刚结束的时候。
会议评估的方法最好是进行当面问询，对于小型会议来说，会议的评估比较简单，全部工作完成后可以进行问询。对于大型的会议召开时，往往是要分成若干组，还有可能组织参观或者访问。参加人员在会议完成后也许就要离开会场，根本没有机会对他们进行问询，在此时对于大型会议的评估可以分阶段进行。
对于可以现场问询的可以进行当场提问或者进行调查。如果很难进行当面询问，我们可以通过邮送或E—MAIL调查问卷或电话调查。为了更好地进行评估，我们可以进行分会场或大会会场时时跟踪等等。
经过上述方法得出的会员观感非常重要，它是会议评估人员的第一手资料。会议评估的工作度其实并不轻松，它需要接触上到会议的主持人和组织领导，下到一般参会人员甚至工作人员的所有到会人员，评估的成功与否需要参会人员的积极配合，因此会议评估需要进行繁重的工作。
对活动评估是应该注意的事项
应该做的
错误的做法如何改进
把对组织和会议最有效的信息安排全
不要不分轻重缓急一切问题都列出
设计的问题不要太多，语言要简练
晦涩的专业术语只能面对专业人士
阅读反馈信息要冷静
对反面的否定的评价反感
得到肯定意见多的时候，要表扬
对否定意见多的隐瞒，应自我批评
仔细分析评估者评估的动机
完全相信评估调查表面的文字 这些都是为了得到好的评估报告，接着写作会议总结报告，会议总结报告将分发给组织的各领导阶层。目的就是为了让各阶层更好地完成大会决议的内容，这时候会议是否开的成功的关键环节执行便出现在了我们的面前。
4.会议决议的执行
会议决议的执行是关键的环节，所有做出的决定必须得到遵守，要确保行动的一致，还需要规定完成的时间。例如法律规定：股东大会通过的有关派现、送股或资本公积转增股本提案的决议，公司必须在大会结束后的2个月内实施具体的方案。
对于大会决议的执行既不能偏离也不能暗中阻挠。在大会的决议中最好要明确决议的执行单位，如果没有明确地执行单位，应该把决议分散到相关的各个单位，最好用客观的数字来作为是否达标的标准。例如要求经营单位提高利润精确的百分比；要求执行单位必须在多少天或多少小时内完成任务。
决议中应该明确的指明，完成与否的奖励与惩罚。只有这样才能够把会议的决议真正的贯彻下去，会议才能够算是真正的开好了。对于要求制定某项措施的决议，应该明确制定者是谁，制定完成后应该交给谁。如果在会议召开期间审理完就交给大会。如果是会议闭幕后，那就需要交给会议的常设委员会。
【实战练习】
1.想一想
下面是一份会议评估报告，根据上文的介绍，您个人认为它最缺少什么？
2.选一选。请问下列的表格缺少什么？为什么？
会议名称
2006年某公司职工代表大会
会议内容
1听取并审议经理年度工作报告。2各项福利制度的贯彻
3.提升训练。会议成果评估完毕后，就要进行会议总结报告，上交给企业的领导人集体和是会议的组织者，经过他们的审核后，将对企业内的人员或对外发布会议成果。请你根据上文的知识写一份会议评估总结。
参考答案
想一想。没有列出到目前对决议的执行情况评价，没有被调查人的情况，没有调查机构的情况（诸如姓名，签字等）等。
选一选。缺少标题，所有的文书都需要标题；会议拟定的规模，例如出席人员，列席人员等等情况。有待加强的内容是费用预算比较笼统，应该包括诸如饮料等具体的预算项目；虽然有主办单位，但却没有具体的执行人员。例如工会的某人负责联系，某人负责会务等等。
训练提升。本题没有具体的参考答案，只需要提醒执行环节的确认。最好结合第一章中的各类文书写作来丰富总结。
