有些文秘类工作常常需要处理文件，办公桌上有限的空间经常不够用。这时候，你应该给你的办公区划分区域，按照功能有序堆放物品。如，你把空间分成即用文件区、客户资料区、办公文具区、私人物品区等，这样，不仅能有效利用空间，找东西的时候方便，还能大大提高你的工作效率。
把不用的东西收进纸箱--保持桌面整洁
工作的时候，我们在短期内真正需要用到的东西就那么几样，那些用来美化办公区的东西却往往占据了大部分空间，比如零食袋、手机、钱包、化妆包等。现在，你需要整理一下你的工作区域，只把最常用的东西留在桌面上，其他东西一律收进纸箱或者放在不打扰工作的区域。特别注意移走你的咖啡杯，它已经成了电脑族最大的“文件破坏杀手”。
分类管理--整理并且记录你的文件夹
我们堆放的文件夹会越来越多，有时候已经到了桌面不能容忍的程度。不要放任它们不管，如果一直不做整理，等到下次需要时，只怕翻了个底朝天都会找不到。
找几个纸箱，把那些不常用或者短期内用不着的文件按照自己的需求分类。如可以按照年、月分类，也可以按照用途分类。这样，桌面上的空间清理出来了，就算以后需要用到，也可以从分类纸箱里轻松地找到。
最后一步，做好备份。这可能花费你一定的时间，但总有一天你会庆幸自己这么做。
高效的便利贴战术--“嘿，我在这里！”
随着工作节奏的加快，工作内容的细分，便利贴成了几乎每个上班族要用到的工具。有人的办公间就像一间照片房，所有空间都贴满了各种各样的便利贴日程。
这样使用，难道就高效了吗？当然不。
你应该把便利贴分类，并及时更换，已经失效的便利贴立刻撕下来。你可以买几种不同颜色或者不同形状的便利贴，每种便利贴记录不同的事件提醒。如红色记录会议提醒、绿色记录预约客户时间、黄色记录你的私人事件（这个最好贴在私密的地方）等。这样，你就可以一目了然地知道一天内需要处理的事情，从而更好地安排时间。
养成清洁的习惯--定期擦擦你的桌子！
文件归类之后，办公桌确实整洁了不少。但是，还有一个问题是，有些办公室人群从来不擦桌子，除非有很明显的污渍，不然从来不做清洁。
你不妨检查一下自己的桌面，在一些不常碰触的区域是否落了厚厚的灰尘？有些文件的缝隙里是否夹着食物残渣？你的电脑屏幕是不是已经可以在上面写字了？
养成每天清晨进入办公室后先做桌面清洁的习惯，哪怕每周一次，慢慢地你就会养成整理文件和处理垃圾的习惯。
情绪自我管理课程
想想还有什么？
唯一处理：在我们的大脑中，只允许有一件重要的事情存在，而且是目前正在处理的工作。就像在桌面上只摆放一个文件一样，这有利于我们集中注意力，发挥出全部的创造力把工作做好。
脱下鞋子：找到快乐的方法，从学会脱鞋开始。如果你在睡前把自己的鞋随意一扔，第二天你将度过随意的一天。在床前认真地摆好你的鞋子，每天都如此，坚持下去，然后次日清晨，你会有一个完全不同的心情，并且迎来认真、投入的工作状态，让你全身充满活力。
心态整洁：你要知道，消极从来不能改变问题，只能摧毁你自己。让自己排除杂念，不要去想那些负面消息，保持对积极面的高度关注，然后用你的快乐心态去感染同事，就可以增强团队的快乐指数。
◎扯掉不怀好意的标签
有一次我去见一家公司的业务员，她是一位很漂亮的白人女性，名字叫作瑞奇。她要代表公司跟我的广告公司谈一项业务，但是价钱遇到了点争议。她约了我两次，就想把这个问题解决掉。在电话中，我说可以在咖啡厅见面，那里氛围不错，我知道洛杉矶有一家店的红酒很好，你可以尝尝。
电话那头，瑞奇沉默了5~8秒钟，说：“保罗先生，我知道另一家很棒的地方，不如我们到那边去？”
我说好，你随意。到了地方后，我发现这是一家华人开设的中餐馆，十分简洁干净。进去后，瑞奇已经在靠近门口的沙发上等我了，但她的脸上没有兴奋期待之情，而是忐忑不安，还有几分委屈。
看到她这样，我突然恍然大悟，原来她是对我有戒备之心。听到我提及咖啡馆的氛围和好喝的红酒时，瑞奇想多了，把我设想成了一个图谋不轨的大坏人。出于警惕心理，她主动要求更换了见面的地方。这里是一家中餐馆，没有私密空间，我想干什么“坏事”，恐怕也没机会。
吃饭的过程中，我坦诚地提及这个话题，告诉她不要多想。我说：“一个小时后我要赶到机场，去接我的妻子，她刚从中国回来。”瑞奇马上明白了，她很羞惭地道歉：“不好意思，保罗先生，请您原谅我对您的误解。”
瑞奇的心理在现代社会中很普遍，不需要我们大惊小怪，当然也不需要我的原谅，因为我必须体谅她这样一位业务人员的辛苦和平时遭受的一些不公正的对待。特别是有些人--他们掌握着签订合同的权力，或者权高位重，在面对女性时，就可能以此为诱饵，不择手段地逼迫她答应一些不轨条件。在面临来自客户的这种恶劣行为时，她们经常会做出要么被迫就犯，要么丢掉生意甚至失去工作的极端选择。无疑，这样的工作是难言快乐的，有时控制不住愤怒的情绪，发生冲突的案例也有。
工作中，客户是上帝，不能得罪；上司是上帝，不能顶撞。这我们都知道，于是人们就成了夹心饼干，怎么做都受气。尤其是女性员工，她们左右为难，长期陷入一种极度的压抑之中，这一类情绪难以释解，时间长了一定出问题。
现代社会是一个竞争的社会，如果是公平竞争，这当然好，但现实很残酷，竞争往往是不守规则的，甚至是蔑视规则的。比如很多上司会利用女性下属的色相来搞公关，践踏她们的人格尊严，达到赚钱的目的，这在一些老板的眼里早就已经习以为常了。
案例一：瑟琳娜女25岁华盛顿保险公司销售
有一天，某个客户打电话给我，说我们碰个头吧，他有一份订单想签给我。他是大客户的代表，这当然是好事，而且之前我已经打他电话很多次了，也到他的公司面谈过，就是没有得到过面谈的机会。
现在客户主动联系我，我当然异常兴奋地赴约了。没想到的是，这顿饭吃了1个小时，他都没有提到一句工作的事，一直在和我东拉西扯，打探我的隐私。比如有没有男朋友，结婚了没有，喜欢什么样的男人。后来，他又提出去夜总会喝酒跳舞。我刚想婉拒，这位大客户的脸色就变了，直勾勾地瞪着我。我想到自己已有3周没拿到一份订单了，只好勉强答应。
到夜总会后，在疯狂的音乐声中，灯光逐渐变暗，他不由分说地把我拉到怀里，抱得很紧，甚至都能听到对方的呼吸。他抱着我，一边跳舞，一边喃喃自语，不知道在说什么。我不知道该怎么办，就像一只受惊的小鸟，只能被动地任凭他摆布，心里盼着这一切赶紧结束。
我当然气愤极了，根本没想到他是这种人--在我们这些底层职员眼中，他是名扬四海的商界传奇，一个成功的绅士，但今天，他给我的印象是一个不怀好意的卑劣男人。然而，一想到这次订单将给我带来的巨大收益，以及为了保住工作的需要，我还是选择了隐忍不发。当时我想，只要他不做出更加出格的举动，我就这样陪他耗下去。
幸亏他仅是抱抱而已，时间过去2个小时后，他终于放开了我，脸上的神情轻松了许多。这段时间，可能他自己也在做激烈的思想斗争，最后没有再进一步，又请我喝了两杯酒，就送我回家了。几天后，我终于拿到了订单。
每次想到这件事，我都会觉得那是一场严峻的考验。在面对一个你完全不知根知底的陌生人时，你如何判断他的行为，揣摩他的心态，以及如何应对他的“恶意”？听了我的讲述，或许你会嘲笑和鄙视我，但我只能如此选择。如果这种代价是我可以承受的，我就不会选择去跟客户对立，换成上司也是这样。
可能这就是不同的人群对于情绪不同的控制原则？至少我们保险业的从业者已经习惯了。我们谁都得罪不起，也不会去教训任何人，哪怕他是一个坏蛋。成功地拿到订单，就是我们最大的快乐！
案例二：苏文魅女29岁上海一家公司业务经理
我是公司的经理，日常工作就是跟不同的客户打交道。公司的大部分客户都是男性，我不得不使尽浑身解数周旋于他们中间。这个世界上什么人都有，在和他们的交往中，我免不了会遇到些不怀好意的人--他们的“想法”赤裸裸地写在脸上，就像贴了一张“我是狼”的标签。
比如，在一起吃饭时他们故意把手放到我的大腿上，喝了几杯酒就胡说八道，开很低级的玩笑，或者在我们业务部的女同事面前大讲他们的风流韵事，显摆他们的财富。如果你不喜欢听，甚至脸上有愠色，他们就会借机生气，在产品上挑公司的毛病，在价格上找公司的麻烦。到最后，麻烦就到我们这些下属的头上来了。他们的一次不怀好意，给我们业务部的员工带来的恶果就是扣除奖金、罚款或者解雇。
对于这些，我都见怪不怪，不会拿它当多大的事，也不认为是自己受了侮辱。我清楚地知道，自己从事的就是这份相互交往和利用的工作，如果太过于拘谨和敏感，那很可能就什么事都干不成了，也没有办法把自己的工作顺利地完成。我知道，任何人想成就一番事业，都要付出一定的代价，人们都有自己的无奈之处，没有谁会一帆风顺，心想事成。不过，我同时也认为，这个代价绝对是有限度的，我有自己做人的原则和忍耐的底线，我不会对别人事事迁就，甚至丢掉尊严。因此，在我能忍耐的范围之内，我会装聋作哑，宽和对待，不会情绪失控，但如果我忍不了，我一定不会轻易妥协。
有一个客户，和我认识已经两年了，跟公司长期合作，是我们老板眼中的重点客户。平时，我对他的感觉也很不错，关系一直稳定，没有什么坏的印象。有时，我们也会谈一谈工作之外的话题，互相有一定的交集。有一天，我们公司要跟他合作一个更大的项目，老板让我负责与他协作。为此，我十分重视，做了非常充分的前期准备工作，花费了大量的心血。终于万事俱备，就剩下我们签订合同了。
在准备签合同的那天，我给他打电话，询问他是否可以过去了，他回答得很干脆：“好的，现在你可以过来了。”来到他的办公室，刚一进去，他就突然关上门，在后面伸手抱住了我，并且不顾我的反对，强行亲吻，还把我朝沙发上推。我立刻意识到了接下来要发生的事情，于是马上拼命反抗，把他推到一边。
我对他的行为非常气愤，这完全出乎我的意料，一个平时文质彬彬的人，怎么会突然做出这种举动呢？我大声地斥责了他：“先生，你辜负了我对你的信任，没想到你也是占女人便宜的无耻之辈！”
他镇静下来，任凭我对他发了半天火，没吭一声，还表现出了很后悔的样子。然后，他就开始给自己找理由。他说自己家在外省，已经有几个月没有亲近女性了；还有他喜欢我，实在控制不住自己等一堆借口，最后希望我原谅他，理解他，给他一次机会，不要报警，否则他的大老板一定会让他滚出公司，那他这辈子就完了。
他说的的确是实情，他是外地人，常年在上海发展事业，始终享受不到家庭的温情。作为一个男人，有情欲方面的需求，而且一时把控不住情绪，做出冲动之举，好像也可以谅解。我听信了他的话，对他表示理解，只是不希望再发生类似的事了。他做了保证，又向我道歉，我就离开了他的办公室。
没想到的是，我隐约的担心还是变成了现实--为什么在签合同的当天发生这种事？事情可能并不像他所说的那样是一时冲动，而是蓄谋已久。如果我不同意，估计这份合同就很难签订了吧？我这一次的拒绝，可能会威胁到合同的签订。走出他的房间后，我就开始了担忧，因为老板对这次合作非常看重，集中了公司的最优资源，为此期待了几个月，而我自己也需要这一次的成功，提高我的事业成就。
果然，到第二天我再次与他联系时，他对合同的态度就变得模棱两可起来。当我追问他是什么意思时，他仍然要求我去找他当面谈，而且这次换了一个地方--不在他的公司，在一家市郊的酒店。这事很明显，他不但没有死心，反而以签合同为砝码赤裸裸地向我提出了无理的要求。他的态度是明摆着的：拒绝，合同就签不成；不拒绝，我就成为他的猎物，成为他这种恶意的牺牲品。前者无法向老板交代，后者有违我做人的原则，也超越了我能容忍的底线。
在这种两难的境地，我应该怎么办才好呢？
从这两个案例中我们看到，别人对你“不怀好意”的根源在哪儿。第一，这些不良企图总是建立在你对他的需求上面。第二，这些阴暗的想法也往往关系到对方的利益，就像人们在办公室与同事的明争暗斗，一旦双方有利益冲突，就会导致他们之间的互相揣测和不良企图。
另一个角度看，现实中没有绝对的公平，所以要收起你的不满情绪，对他人的“恶意”宽和待之，而不是对立与敌视。像平静的教徒一样对待自己，然后--没有任何不幸可以影响到你的心灵，也没有任何的恶意可以打击你的信心，不是吗？
打铁先要自身硬--你自己的能力过硬，别人干不了的活你能干。在工作中，你的领导想不用你都不行。因此，对一个强者来说，不需要惧怕别人对你“不怀好意”，因为这是一个能力说话的世界，实力至上。只要你有实力，任何的恶意最后都只会反弹回去，狠狠地伤到他们自己。
赫斯女士是我在3年前结识的一位广告客户，她只有29岁，却已经创下了年销售7000万美元的全美最佳纪录。当我向公司的同事介绍她时，会议室中的每个人都报以热烈的掌声，给予她最高的礼遇。态度说明一切，人们都知道这是一位值得尊重的广告人。
但是，在7年前发生过什么？赫斯说：“7年前我刚入行时，几乎什么都不懂。那时候，我怀着热烈的梦想进入这个行业，渴望通过自己的努力改变生活境遇。在我上班的第一周，就遭到了同事的排挤，失掉了本该属于我的重要工作。策划是我提出来的，创意文案是我写完的，具体的操作却被别人拿走了。第二个月，我被客户性骚扰，被灌醉，后来又被扔在马路上，任凭我吹着冷风一路狂吐走了2英里才找到能够栖身的旅馆。”
“那么，您是怎么面对的？”
赫斯耸耸肩：“我没有做任何表态。对这一切遭遇，既没表示反抗，也没表示认可。我清楚地知道，这个世界只相信实力，从不相信眼泪或者抱怨。当然，每个人都有权利流下他们的眼泪，发泄他们的怨气，自己不快乐搞得大家也不快乐，这是他们的权利，但是，把他们踢出房间也是强者的权利，不是吗？任何一种规则都是强者制定的，我只相信这一点。所以，我的应对方法就是让自己越来越强。”
