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第25章 如何寻找时间 (2)

第3章第2节如何寻找时间 (2)

卡尔?华尔德是我的钢琴教师。有一天,他给我教课的时候,忽然问我每天要练习多少时间

钢琴?我说大约每天三四个小时。

“你每次练习,时间都很长吗?是不是有个把钟头的时间?”他说,“你将来长大以后,每天

不会有长时间的空闲的。你可以养成一种习惯,一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你

上学以前, 蛟谖绶挂院螅蛟诠ぷ鞯男菹?

余闲,五分钟、五分钟地去练习。把小的练习时间分散在一天里面,如此弹钢琴就成了你

日常生活中的一部分了。”

有这样一位大学教师,想从事兼职创作。可是上课,看卷子,开会等事情把他白天晚上的时

间完全占满了。差不多有两个年头他一直不曾动笔,他的借口是没有时间。

后来,他想起了华尔德先生的话。到了下一个星期,他就把华尔德先生的话实验起来。只要

有五分钟左右的空闲时间,他就坐

下来写作一百字或短短的几行。出乎意料之外,在一个星期过去后,他竟积有相当的稿子准

备修改了。

后来,他用同样积少成多的方法,创作长篇小说。他的教授工作虽一天比一天繁重,但是,

每天仍

有许多可资利用的短短空闲。他同时还练习钢琴,他发现,每天小小的间歇时间,足够

他从事创作与弹钢琴两项工作。

利用短时间,还有一个诀窍:你要把工作进行得迅速,如果只有五分钟的时间给你写作,

你切不可把四分钟消磨在咬你的铅笔尾巴上。思想上事前要有所准备,到工作时间来临的时

,立刻把心神集中在工作上。迅速集中脑力,就不像一般人所想像的那样困难了。五分钟、

分钟往往随便过去,但是,人类的生命是可以从这些短短的闲歇闲余中获得一些成就的。

开会也可节省时间

首先,要注意开会的方法。如果能灵活运用“零数效果”,就可以很好地做到开会不迟到。

由于

职业上的关系,很多人不仅要主持自己办公室的会议,有时也得参加外面各种团体的会议。

外面的会议一向很长,有些会议甚至长达两三个小时,废话连篇,以致延长了时间;除此之

外,会议开始时间不确定,也令人恼火。为了避免浪费时间,管理者每逢主持会议时,总要

实行几种防止迟到的对策,其一是把开会的时间设定于“几点一刻”,即有零数的时间。正

为大家都习惯于几点或几点半,以致把几点几分都看成整点或半点。于是,就加上了一刻钟

的零数,这样,开会时刻并非“几点左右”,而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定

,老是迟到的人,开始变得很积极,顶多只延误两三分钟,这就是“零数效果”。乍看之下

,并没有什么特别,然而,效果却是相当惊人。另外,如果有等待迟到者的“前例”,那

,在全体尚未到齐就召开会议的话,势必有不少人会抱怨说“为什么不等我一下呢?”可是

,一旦大家都有这种意识,浪费时间仍是不可避免。因此,事前就应该采取上述方式,一开

始就说清楚,那么就算在全体尚未到齐之前召开会议,迟到者也不至于抱怨,按时开会

者也不会抱怨。这样一来,准时出席将不会导致时间浪费,如果能彻底地实施好这项原则,

那么你就可以避免不必要的迟到了。

其次,要搞好会议的准备工作。一般人都有这样一种观念,认为所谓的会议,是坐着喝茶,

便聊聊而已,但是,有一家知名企业不管是多么重要的会议,会议参与者往往站在走廊谈论

句,一下子就把问题解决了。要记住所谓的会议,并不一定要浪费时间,不管是如何重大的

决定,只

要有心的话,在短时间内就可以处理妥当。为了达到这个目的,在会议开始以前,就要做一

准备工作,以便提高出席者的问题意识。在开会前,应叫出席会议的人提出“必须讨论的内

容”

、“其问题点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分析”、“本人所下的结论”

等问

题,把它们列举出来以后,再复印几份,在会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理,

在召开会议以前,已经提高了出席者的问题意识。此后,你仅需对若干重点进行必要的质疑

和讨论,那么你很快就会形成一个良好的决议。

如果不经过这种步骤就集合开会,那么,与会者便会处于盲从的状态,在这种状况下,往往

要浪费更多的时间,才能够使问题明朗化;有时还会将内容拖到下一次会议解决。经过很长

的时间,仍然不能获得结论,甚至必须“憋”到下一次会议。在没有必要的资料的情况之下

,搬

出几个“假设”谈论,只有浪费时间了。不如在该资料到手以后再讨论,这样才会产生立竿

见影的效果。不过,在这以外的场合,如果胡乱地讨论问题,只能浪费时间。只有事前的准

备工作进行得很好,才不会变成“消极性”会议。

再次,要使会议速战速决。准备活动充足之后,最重要的是要先确定结束会议的时间。人类

的心理

很微妙,一旦知道时间很充足,紧张感就会消失,效率也会跟着降低。只要确定“结束的时

间”,就可以使人集中注意力。遇到这种情况,如果跟会议开始时一样利用“零数效果”的

话,效率将大为提高。

再其次,站着开会能提高效率。很多人都认为开会时,坐着比站着好。其实这是不正确的,

着说话,会产生要尽快把话说完的心理作用,令精神集中,很快就可以获得结论,问题一下

子就解决了。那种又臭又长的会议,只是浪费时间。

最后,预先通知参加开会的人,“准时开会,逾时不候”。无论做任何事,总有人不守时。

如果等到迟到者全来了之后才开始开会,等于使其他准时来的人都损失10分钟,造成时间

的大量 朔选R虼耍谕ㄖ崾奔涫保宄硎净嵋槭怯馐辈缓虻模庋词共渭尤嗽?

还未到齐就可以准时开会,还可以杜绝下次他们再迟到。

和时间赛跑

麦科马克以和时间比赛的心理状态尽量减少时间的浪费,他记住了哪家餐厅上菜迅速,哪些

楼中的电梯快,哪些航空公司准时,哪些地方处理行李快捷。在乔治环境公司上班的凯西?

桑德斯成功的秘诀是:“我到办公楼首先做的事是打开收件箱,将文件分类处理好,并在心

中规定完成的时间,然后尽可能在规定时间内完成,通常我完成的要比预期的快一些。”在

日常生活中,你要学会和自己比赛,尽可能地超出自己平常的成绩。

将时间管理当成比赛是有许多好处的:

能让平淡无味的工作变得有趣、生动。即便是最有刺激性的工作中也免不了有乏味的事

。

和自己比赛可以激发心理学上的“满溢状态”的行为。

这是一种内在的变化,时间似乎很少,但你的成果却很多。

会改善你的工作质量。

对于实现你自己的目标应该像优秀的跨栏选手一样速度更快、更好,还要求不把栅栏碰倒。

一些竞赛性的活动,个人、团体、部门都很喜欢。如比赛“零缺点”能保持多长时间、全单

位能

创出多少业绩,通过加强合作可增强员工的斗志。米利肯公司专门生产纺织品和化学制品,

是凭此技巧而荣获“麦坎波得吉”全国品质奖。他们的宗旨是:“假如你不算分数,那么你

还处于练习阶段。”米利肯的工厂到处都是记分板,以此让同事们一目了然。管理者认为:

这样做,员工的斗志、热情、自尊、趣味都会被激发出来。

可以说,时间管理不仅是独乐,也是众乐的一场赛事,和时间赛跑,人人都有可能是胜利者

。只有不参加的人,才是失败者。

如何创造时间区

拿破仑?希尔提议可以将工作分成不同的时间段。在这些时间段中,你完全是自

己支配时间,不受任何人打扰。对创造时间区段的另一种选择是“大杂烩”,这和电脑在程

序之间不停地奔波却没有结果是一个道理。

真正接受这个建议是很难的,对多数人而言,被干扰已成为他们的一种方式。一些员工是在

话和别人的打扰中工作的,这是很不对的。有些领导必须把上百个决定在几小时内做出,但

只要能创新再增加一些自制,即使忙得不可开交的他们也有机会创造和利用时间区段。

那么,怎样创造时间区段呢?

早到或晚走

许多高层首脑人物都是提前上班的,他们清楚此刻电话不会不停地响,正好可以利用这段清

静的时间。这也是

,而且也不会再接进电话。

远离工作

一些成功人士每周都会给自己留下一两天在家的时间,目的就是要创造时间区。当然,

这需要你的老板允许你如此,或者你就是老板。

在空档时间中创造时间区

霍尔博士在他的三个办公室来往之间找到了他的时间区。三个办公室:校区、葛莱狄医院、

狄克室。以前他想,在三个办公室辗转太浪费时间了,可现在令他高兴的是,他知道了可以

怎样充分利用他三个办公室之间的辗转时间了。在办公室的来回需要15分钟,这15分钟是

他一天中最

佳的思考时间。

经常乘飞机的旅客会在飞机上找到他们的时间区。泰勒说:“我对于乘机非常偏爱,因为那

段时间是我完成工作的最佳时间区。”所以,许多人放弃的空档时间是完全可以充分利用的

。

给重要的一对一会谈创造时间区

如果你有一个极为重要的约会,你应在约会前通知你的助手:如果不是极为特殊或必须立刻

处理的事出现,就不要打扰你。现任费尔基金总裁的奥尔森就是这种技巧的成功运用者。他

所谓“固定时间会谈”指的就是与下属的会谈,他说:“今天早晨10点左右,一位职员和我

会谈。我和他都希望有足够的时间。根据他的目的,他的时间大约为三十到四十五分钟之间

。这段固定时间很重要,要不受外界的干扰。”在此期间,如何处理打进的电话?奥尔森的

办法是分两个时间区回电话:早上和下班前。他的结论是:“我努力给自己找两三个小时不

受干扰的时间区工作。”

恪守时间是一种无言的信用

一个不守约的人,除非理由充分,否则就是个十足的骗子,他周围的整个世界就会像对待骗

子那样对待他。

格里利说:“一个人如果根本不在乎别人的时间,这和偷别人的钱有什么两样呢?浪费

别人的一小时和偷走别人五美元有什么不同呢?况且,很多人工作一小时的价值比五美元要

多得多。”

富兰克林对总是迟到却总是有借口搪塞的佣人说:“我发现,擅长找借口的人通常除此之外

什么都不擅长。”

华盛顿总统四点钟吃饭,有时候应邀到白宫吃饭的国会新成员迟到了,这个时候华盛顿就会

自顾自地吃饭而不理睬他们,这使他们感到很尴尬。华盛顿经常这样说:“我的表从来只问

时间有没有到,不问客人有没有到。”

他的秘书找借口说,自己迟到的原因是表慢了。华盛顿回答说:“那么,或者你换块新表,

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