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第21章 化法(1)

1.化压力为动力

这是你的处境吗?

我以前有能力应付这些事情。过去偶尔才在假日碰到紧急订单,现在可大不同相。最近我们似乎持续处在危机状态中:要处理的公事堆积如山,又不断被别的事打断,连一半的工作都可能做不完。刚解决一件紧急的工作,另一件跟着又来了。老实说,我很怀疑这种起早摸黑的日子,我还能撑多久。感谢那些上班族专用的强效咖啡——没有它,我真不知道如何能不打瞌睡。

我知道我必须设法说不,还要抽出时间思考、安排工作的优先顺序。

可是,面对身边的一片混乱,我到底该从哪里开始?

现代职场生活的脚步快速、丝毫没有迟疑的空间。新的事情与任务总是教人应接不暇、长途旅行更便捷、讯息发送和反应行动的要求更迅速。蜂涌不断的事情迫使我们不得不接受、面对、并适应变化。每次成功应变之后,接着我们便会将目标提高,成就感也随之跃升——在错误中学习,使我们能够应付未来的挑战。

上述现象与工作量增加所要付出的代价,那就是焦虑。其他任何迫使我们改变或对新状况做出反应的,也是造成焦虑的原因。本章将探讨焦虑的症状和成因,同时区别破坏性焦虑和建设性焦虑:前者会降低效率,进而导致疾病;后者则可能是形成优秀工作表现的关键因素,也是让你在万难中勇往直前的力量。

焦虑和压力

焦虑来自工作要求,以及达到要求所需的内在资源(知识、态度、技能、个性等)和外在资源(指导、团队支援等)间的不平衡。

焦虑可以被界定为,对于过度压力的反应。每个人能承受焦虑导致的压力不大相同——对甲来说无法忍受的情况,对乙可能没什么了不起。关键是,焦虑可以累积,小毛病可能导致严重后果。

造成焦虑的原因

有些工作在本质上就比较容易造成焦虑,原因通常是多种因素的组合。例如,客机飞行员必须担保乘客的安全,长时间工作,再加上短时间内必须极度专注,都造成他们产生焦虑的原因。

话说回来,几乎每种工作都可能会发生焦虑的状况。以下是造成工作焦虑,最常见的一些原因:

工作量不胜负荷,再加上没有足够的资源完成。

前途(特指工作升迁和稳定性)不明。

变化太快。

需要持续地应付危机;肇因于缺乏仔细的计划,和不断变更工作优先顺序。

沟通不良;参与不足,或是不清楚员工的表现情况。

对良好的工作表现不闻不问,既无口头读赏,也无金钱奖励。

公司内部不合,无法依靠同仁间的支援。

员工过度竞争,对时效的要求极高。

强势的管理作风,主导的力量是惩罚,而非赞赏。

有些工作比较容易产生焦虑,人也是一样,那些容易紧张、沮丧、沉迷,或是兴奋的人,往往也比较容易产生焦虑。有些人就是喜欢把事情挂在心上,杞人忧天。此外,还有一些人的思考、感受和行事态度,让他们比其他人更容易产生焦虑。另外一个因素是,认为结果多为外力操控的人,要比相信成事在己的人容易遭受焦虑的困扰。

不过,就算你拥有异乎常人的乐观,有些私人的问题还是教你难以应付。这些问题包括:

财务压力。

婚姻,或是其他人际问题。

在工作和家庭间求取平衡而产生的问题。

结婚、搬家,或是换工作等烦琐的事。

你是否容易感到焦虑?

拥有某些人格特质的人,比较容易为过度焦虑而困扰。请回答以下的问题,并圈选出你的答案:

1.赴约时,你是(a)从容不迫,还是(b)从不迟到?

2.工作时,你是(a)拼命好胜,还是(b)照章行事?

3.你是(a)好听众,还是(b)经常插嘴?

4.对于分派的任务,你是(a)赶在最后一秒前完成,还是(b)提早完成?

5.你能(a)耐心等候,还是(b)缺乏耐心?

6.你会(a)隐藏感觉,还是(b)说出感觉?

7.你是(a)按部就班,还是(b)同时做好几件事?

8.你认为自己(a)努力向上,还是(b)随遇而安?

9.做事时,你会(a)慢慢来,还是(b)急急忙忙?

10.你的(a)兴趣不多,还是(b)兴趣一箩筐?

单数题选b,每题得两分;双数题选a,则得两分,总分愈高,表示你加诸自身的焦虑愈多。

得一六分或更高,表示你真的需要设法减轻焦虑,否则你恐怕没有福份享受辛苦努力的成果。得分在一二到一六之间,表示你有相当的野心和时间观念。你必须当心自己承担太多的焦虑,注意任何焦虑造成的警讯。得分在五到一二之间,显示你的人生态度相当悠哉。你也许不会成为人上人,不过你可能很享受你的工作,同时还会在其他事情上成就自己。得四分或更低时,意味着你不仅仅是轻松无比,你简直就像个神仙般优游自在!

留意警讯

感受焦虑的程度,会随时间而有所不同。一般说来,工作超过负荷并不难察觉,因为你的身体和行为,都是非常有效的预警系统。

焦虑对身体健康的影响众所皆知,可是情绪、心理和行为的重大转变,也同样对健康产生影响。焦虑的形成原因很多,而焦虑对工作和个人生活的影响极为深远。

假如你承受很多焦虑,你可能会有突发的头疼、身体紧绷,或是睡得不安稳。你可能觉得没有希望、紧张、疲倦、提不起劲,或是觉得自己容易生气、容易与人发生争执。你可能注意力无法集中,而且开始拖延事情。

你变得行动又反覆无常,还会小题大做。你也会变得容易困惑,也许试图以尽情满足口腹之欲来逃避焦虑。

焦虑的影响及其程度因人而异。假如你知道焦虑会如何影响你,在何时会对你发生作用,你就能了解自己承受压力的极限在哪里。一旦超过极限,危险随后就到。有时候压力对你也有好处,能让你硬着头皮往前走,并全神贯注,譬如当你在进行提案说明的时候。可是相较之下,焦虑则总是带来坏消息。

下列的建议将协助你避免或控制焦虑。不过记住,有时候并不是靠自己的力量就能克服。意识到自己需要帮助,不论是求助于同事、朋友、合伙人,甚至咨询高人员和专科医师,都应该被视为一种力量,而不是软弱。

处理焦虑

改变自己的基本性格,或者逃避日常生活中的压力和紧张,都不是件容易的事。加上求职不易,有份教人焦虑的差事,还是胜过失业。不过,这并不表示我们对焦虑束手无策。以下的步骤应用所助益:

1.设定目标和优先顺序。你不可能有时间做完所有想做的事,所以你应该将重心集中在主要的工作上,也就是那些非要你亲自做不可的事情。其他的事,尽量交代给别人处理,然后逼自己对那些做不完的事,睁只眼闭只眼——至少目前如此。

2.一次专心处理一件事情。

3.不论对自己或别人,都别指望完美;要求完美只会让自己挫折不断、怨天尤人。

4.即使工作的期限将至,让自己有休息喘气的时间。

5.检视自己消除焦虑的技巧(如明确、沟通和征询意见),表现如何。

6.每天空出一段时间什么也不做,即使只有五分钟也好。

7.经由运动、放松、大笑和任何让你开心的事,享受健康的生活。

管理你的时间

学习管理自己的时间,让它发挥最大功效,也是有效减轻焦虑的方法。

埋怨别人浪费自己的时间,是很容易的事——害怕耽误约会、延误下班时间,或是无法完成当天预定完成的工作。其实,你应该将精力集中在那些你能改进的问题上,诸如:

混淆不清的权责。

缺乏目标和优先顺序。

缺乏效率的权责分配。

缺乏效率的会议。

起步就错。

没有必要的电话干扰、突如其来的访客和闲聊。

企图一口气做太多事。

做事没头绪,堆满文件的办公桌。

犹豫不决。

沟通不清不楚。

不愿意说不。

工作虎头蛇尾。

你可以为自己开脱,认为别人不会一团乱,是因为他们的工作没有你多,或是有更多的支援。可是事实上,每份工作都有教人紧张和焦虑之处,而且每个人都要设法控制紧张和焦虑,并且寻求解决之道。通常真正的原因是,你自己未将宝贵的时间善加利用,因而造成重大的损失。这表示情形并非无可救药!从现在起,积极地改善你对时间的管理。

规划你的时间

没有计划,你就永远不会有时间做任何事。起初,你要花时间来节省时间,结果绝对不会徒劳无功。想要掌握时间,你必须:

评估、分辩重要和不重要的事。

评估、分辩很急和不急的事。

仔细分析自己如何运用时间,然后找出时间运用不当之处、原因,和解决之道。

不讲情面,将你的时间和精力投注在最能产生效果之处。

拒绝因为别人缺乏效率而自乱阵脚。

第一个步骤,是记录自己的活动状况。实行一至二周后,开始将每天划分成以十五分钟为单位的小节,写下每节中你做的事,例如阅读、书写、电话聊络、客户服务,或参加会议。评估每件事情的效率,然后以V代表有效,D代表存疑,U代表无效。

在每周结束前,计算每件工作花费的时间,同时分析整体表现。如此,你应该有足够的讯息,了解自己在时间管理上的缺点。假如你认清那些花了时间却没有成果的地方,你便能够开始将时间集中在比较能立竿见影的事情上。

共通问题的简单对策

问题对策

工作积压1.设定优先顺序:考量工作的重要性、时间缓急之后排定。

2.设定可行的期限(也许将自己预估的时间增加20%)。

贪多嚼不烂1.设定优先顺序。

2.按部就班,一件一件来。

3.学会说不。

4.将更多工作分配出去。

拖延不喜欢的工作1.设定完成时间表,同时紧守着不放。

2.尽快将令人感到不愉快的工作处理完毕;一了百了,不再烦心没有足够时间思考1.保留一段时间(以每天或每周为单位),既不处理公事也不被干扰。

访客络绎不绝1.排定约会,同时确定对方准时赴约。

2.保留一段时间,不受干扰。

电话干扰不断1.明确表示你方便的时候会回电。

2.可能的话,由别人代接。

花费太多时间交谈1.预先决定与人会面的目的。

2.让自己与对方谈论时针对重点,因为离题是很容易的事。

3.学习迅速但不唐突地结束会议。

公文没完没了1.将文件分成现在处理、稍后处理和参考资料。

2.将每天上班最初的半小时,做为重要聊络之用。

3.空出下班前的一段时间,做为阅读较不要紧的文件资料用。

4.以每天处理桌上九成的文件为目标。

5.不要将约会排得太满,你需要喘息的时间,以赶上处理文件的进度。

6.除非必须亲自阅读,不必要求备忘录和书面报告。

7.要求过目摘要,而非整个报告。

太多信和备忘录要写1.使用电话处理。

2.如果可以的话,用简要的“可”、“否”或“讨论”回覆收到的备忘录。

遗失或误放文件1.将手边计划的文件归档。

2.每天清理每个文件盒。

3.设定一个良好的建档系统,便于寻找文件。

4.保持办公桌整洁。

花太多时间开会1.检讨所有参加的会议,删除不必要者。

2.设定会议长度,认真遵守。

3.不要为了发言而发言。

4.事先准备。

减轻团队的焦虑

做为一个主管,你必须同样减轻团队整体的焦虑。对此,你可以采用下列方法:

鼓励参与。

征询部属的意见。

建设性的消弭冲突。

尊重部属的隐私,并且为他们争取福利。

针对焦虑的主要成因,准备一套有效、而且广为公布的长期策略。

小结

焦虑似乎逐渐成为每个工作合约的一部分。即使你很幸运,个性比较看得开,可是超过负荷的工作量和变化的脚步,还是可能将你推到焦虑的边缘。

好消息是,你不必到修道院就能减轻焦虑。假如依照本小节列举的具体步骤,就算不能风平浪静,你至少可以浮出水面喘口气。

2.即使超人也需要同伴

这是你的处境吗?

一年半前,我终于爬上主管的职位。目前,我手下有二十几个人。因此对我来说,如何在团队中保持消息最灵通,比以前更为重要。

因为暂时无法新添人手,加上工作愈来愈多,近来我必须亲自参与开发工作。不但工作时间随之增长,甚至有时还得取消小组会议来应付工作。过去几周发生了一些教人担心的事情:

与一家供应商的大生意泡汤了;有件很棒的策划原本该是我的小组来负责,却被别的单位捷足先登。对于我因其他临时要务缠身,而无法出席几个我该参与的会议这件事,大家议论纷纷。我知道我不能事必躬亲,我应该让别人来帮忙。可是当我深知某件任务的最适任人选是我自己,就很难派别人出马。

许多领导为“事必躬亲”的想法所苦。事实上,今天大多数的商业住来既复杂、牵涉广泛,又瞬息万变,任何主管都无法完全介入每天的大小决定。

因此,领导如果对自己的能力有不切实际的期待,大概都会落得惶惶不可终日,没有安全感。若为了主导全局,而加强控管、提出更多的制度和流程,往往会因此丧失了主管的视野,而在细节上斤斤计较。

本节将探讨如何有效地运用委任,来避免上述的情况,同时在团体内建立更富生产力的工作关系。

委任的艺术

第一个挑战是,你必须认清无法凡事亲自动手。要掌握可用的资源协助你达成目标,而你的同僚部属就是你最重要的资源。

一旦你相信你的成员有心求好,而且表现不俗,接下来你要做的便是提供他们成长和磨练经验的机会,也就是“委任”。字义上来说,“委任”意指任用某人为代表。委任如果得当,好处一箩筐:

追求且热爱挑战的顶尖好手,会被你的团队吸引,不愿面对挑战的差劲员工则会为之却步。

即便你不在办公室,工作照样推动。

你较多的时间考虑未来发展和思考策略,诸如推展团队工作、改进服务、提升产品质量、更新组织系统。

成员被赋予某些权责,表现好会获得赞扬,犯错也能得到建设性的批评,如此他们会更乐意接受工作的安排。

个人和职业上的满足感均能被提高。

你可以更有效率地运用预算:部属完成任务的支出较低,因为他们的时间比你的便宜。

总之,有效的委任皆大欢喜:成员们有更多机会替前途打基础,同时对公司贡献;你空出的时间可从事更多生产;公司因为效率和员工满意度同时提高,以及发展出更具活力的环境而获利。

你的团队极可能因为你怀疑他们的能力而失败,而不是因为他们的经验不足——所以你有什么理由拒绝委任?

排拒挑战的藉口

以下是主管不想委任的可能藉口,你应该避免:

“与其花时间解释,不如自己动手”短期而言,这也许是真的,不过长期来说,委任会节省你许多时间。

“我的组员能力还不够”他们的能力永远不会足够,除非你开始将委任与人力发展规划结合。

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