（3）暂缓——如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。
（4）速办——如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。
妥善过滤电话的一些诀窍，例如可以说：
（处理）你稍微等一下，我翻一下我们的档案。
（转接）我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他？
（暂缓）我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗？
（速办）我看我可不可以去打断他一下。
如果你没有助理怎么办？
那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。
在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。
良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：①暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。②提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，问对方还需要任何帮助吗？③坦率直言：拜托，等一下我得走了，明天见。
会议耽误时间的原因及解决方法
一个没有计划的会议就是一个失败的会议。
很多公司的员工都会抱怨，一些没有效果的会议浪费了自己的宝贵时间，干扰了自己的正常工作。如何让这样的抱怨远离自己的公司呢？
要想有效的开会，必须弄清楚会议为什么浪费时间。通常，会议浪费时间的原因在于：
（1）会议没有适当的准备，或者没有会议目的。
（2）会议没有议程。
（3）开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会。
（4）开会没有计划。
（5）会议过多或会议时间过长。
（6）不能准时开会，或者不能准时散会。
（7）开会时有外来干扰。
（8）讨论脱离议程的内容浪费时间。
（9）会议没有结论，甚至会而无议，议而未决。
（10）没有追踪对会议的执行情况。
针对以上会议搁置的不同原因，应有各自解决的方法——
（1）会议要有目的，没有目的就不开会，如果有可能就应该把会议的目的写下来，一定要让所有参与会议的人都了解。
（2）召开会议首先安排会议的议程，没有会议议程就开不成会议。因此用书面的议程，或者紧急的话，用口头宣读会议议程，使与会者有备而来，这样会议才会有重点。
（3）对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法：派得上用场的人才应该参加会议。
（4）安排适当的计划做很多事情都一定要有PDCA（P是计划，D是执行，C是检查，A是行动）。一个没有计划的会议就是一个失败的会议。
（5）会议的时间和次数要适当。调查大家是否愿意列席会议，把拖很长的会议时间尽量减少，评估需要何人参加，何种资料，是否需要协调，然后安排开会的时间。
（6）务必准时开会与散会。为了迟到者而耽搁开会时间，等于惩罚准时出席的人，奖励迟到的人。主持会议的人或者会议主席，应该把握时间的进度才不会浪费时间，这客观上就是节省了大家的时间。
（7）应付干扰、提高效率的办法就是制定规则。告诉与会者，如果有可能，规定除了真正紧急事之外，任何人不得干扰会议，或者开会时就声明今天的会议时间是半小时，请各位把手机关到静音，或者是把手机关闭，这就是避免干扰。
（8）对于脱离讨论议题的解决办法。希望并要求大家不要针对或者抵制这个会议，或者说用一种暗谈式议程的方式。一个主持会议的人，或者一个会议主席应该控制或者说是要做到最好的沟通。
（9）会要有议，议要有决，决要有综述结论，确保大家能够达成协议，提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。
（10）追踪会议决议的执行。在下次会议讨论的议程一开始就要把上次会议决议事项执行的情形提出报告，并要求大家提出进度的报告，直到这个工作完成为止。
时间管理的16个法则
一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。
法则是跟习惯息息相关的。时间就是金钱的观念已经深入人心，而且面对职场的人来讲，做好时间管理，不仅意味着你有丰厚的经济利益，更能够让自己的事业突飞猛进。
（1）永远保持焦点。保持焦点的意思就是一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。聪明的人要学会抓重点，远离琐碎杂事。
（2）善用80/20法则。你应该把精力用在最见成效的地方。
（3）格式化。许多文件表格都要借助电脑提前予以格式化，到用的时候，你只需要几分钟就可以输出。你的很多事情也需要格式化。
（4）马上行动。许多人都习惯于呆会儿再说，这一呆会儿就不知呆到多少时候，花费了很多的时间才能进入状态，却不知道状态是干出来的，而不是等出来的。
（5）不得不走。要学会限制时间，不仅给自己，也给别人。一个人只有学会说不，他才能够得到真正的自由。
（6）避开高峰。避开在高峰期搭车，避开在高峰期购物，避开在高峰期进餐，你可以省下很多的时间。
（7）巧用电话。尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前，要有所准备，通话时要直奔主题，不要在电话里说些无关紧要的话，或传达与主题无关的信息、感受。
（8）成本观念。时间是一种成本，过了就过了，所以你要事先规划如何去用，要树立成本观念。
（9）慎选朋友。多而无益的朋友是有害的，他们不仅浪费了你的时间、精力和金钱，也会浪费你的感情，甚至有的朋友还会危及到你的事业。
（10）避免争论。无谓的争论不仅影响到情绪和人际关系，还会浪费大量的时间。
（11）积极的休闲。不同的休闲会带给你不同的结果，积极的休闲，应该是有利于身心的轻松、精神的陶冶和人际的交往。
（12）集腋成裘。生活中有许多零碎的时间都不为人注意，其实这些时间虽然短，却可以充分利用起来。
（13）提前休息。人需要休息，休息是为了走更长远的路，所以在疲劳之前，休息片刻，也就避免了过渡的疲劳所导致超时休息，又可以使自己始终保持一种较好的巅峰状态，从而大大提高工作效率。
（14）搁置的哲学。不要固执于解决不了的问题，你可以把问题记下来，让你的潜意识，或者时间稍稍等待一下，然后再去解决它们。
（15）学会速读。绝大多数的书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般一部三四百页的图书，有20页可取的内容就已经很不错了，你的任务就是把有价值的这一部分检索出来。在今天这个信息时代，需要速读，速读还要抓住重点。
（16）机会成本。美国西屋电脑公司的总经理，他的办公室门上写有一句标语：“不要带问题给我，带答案来。”这是值得你学习的一句话。
ABC排序系统
你是最终作出决定的人。
在确立工作次序的时候，推荐你使用ABC系统：列出清单之后，在那些你最为重视的条目左侧写上A；在那些一般重要的条目左侧写上B；在那些最不重要的条目左侧写上C。在这个过程当中，你只是在进行猜测——因为你并不确定自己现在的判断是否正确。然后将不同的条目进行对比，通过这种方式，你可以将清单上的所有条目次序完全标记出来。
A级条目应该是那些最为重要的活动。所以你应该把大部分时间花在A级活动上，然后才是B级和C级活动。考虑到你每天的时间有限，而且不同条目的紧迫性也不相同，所以你可以对所有级别的条目做进一步细分，比如说你可以把A级活动分解为A-1，A-2，A-3，A-4，…… 这里的ABC只是相对的，它们完全取决于你的价值标准——你是最终做出决定的人。你可能会因为某件工作所带来的结果而把这件工作列为A级活动，但如果在完成工作的过程当中，你发现自己并不喜欢这件工作，你很可能就会将其改变为B级活动。即便如此，你仍然可能会对自己的判断产生怀疑。
你是最好的决定者，如果你对事情的进展状况不满意的话，就需要作出一些改变，把精力放在那些你觉得真正重要的事情上。
你还可以根据清单上的内容来调整你的次序安排。A级活动通常是那些明显比B级和C级活动重要的活动。优先次序还会跟着时间的推移而变化。今天的A级活动很可能会成为明天的C级活动，而今天的C级活动到了明天也可能会成为A级活动。你需要不断调整自己的次序安排，以便最有效地利用当前的时间。
根据你决定在某个项目上所投入的时间不同，你的活动次序也可能会发生变化。你或许会花两个小时来写一份报告来取悦自己的上司（虽然对你来说这是一项C级活动），用4个小时来给他留下深刻印象（现成这项活动成了B级活动），而且如果你能够提出更多问题，并投入10个小时来解决这些问题的话，你就可以为自己所在公司或部门做出更大的贡献（这时它就成了一项A级活动）。
你或许只用了几分钟的时间来考虑下属的成绩，但你却可能因此想出了一些好主意来帮助他提高分数，但如果你投入太多时间考虑这件事情，却没有想到从下属和他的主管那里听取意见的话，那你无疑是在浪费时间。
显然，在那些价值不高的活动上投入太多精力是毫无意义的。另一方面，那些比较重要的活动往往需要你付出更多努力。只有仔细的规划才能让你用最少的时间获得最大的收益。
