店铺向供应商收取一定的通道费用，只要是合理的就是允许的，但不能超过一定的限度，以致破坏了供商关系，偏离了连锁经营的正确方向。客观而言，在店铺之间价格竞争之下，商品毛利率越来越低，在消化了营运费用之后，利润趋向于零也不是不可能的，由此，通道利润就成为一些连锁超市的主要利润来源，这种状况在一些超市竞争激烈的地区已经发生。一般通道利润可表现为进场费、上架费、专架费、促销费等，对采购人员考核的通道利润指标不应在整个考核指标体系中占很大比例，否则会把方向领偏，通道利润指标应更多体现在采购合同与交易条件之中。
五、供货商管理规定
对供应厂商的管理规定由两方面组成。
1．供货业务管理规定
⑴店铺的主要功能是供给消费者日常生活用品/服务，满足其每日生活之需，因此商品的周转速度较快，为了保证商品的充分供应，就必须要求供应商供货准时。这就要对供应商在商品的配送方式、配送时间、配送地点和送货次数等方面作出规定，并在确定采购时就与供应商订立协议，明确规定供应商违反规定所负的责任。
⑵供应商的供货，如发生缺货现象，就会影响到店铺的生意。为此对供应商的缺货的制约要作出规定，如缺货率不得超过5％，超过规定，厂商要作出补偿，这种规定要与厂商订立的协议为执行的依据。
⑶采购业务不可能对厂商提供的几千种甚至上万种商品的质量作出判断，因此在确定采购时要对厂商作出商品质量的有关规定。如要厂商出示有关部门签发的商品准产证、商品质量鉴定书等，并要求厂商对商品质量作出法律上的承诺。
⑷供应商的供应价格如果总是变化，对店铺经营是十分不利的，一般要求供应商的供货价格在一个相当的时间内保持稳定，如果由于生产成本、市场变化等因素价格必须要作出调整，必须规定厂商在价格调整时有一定的程序。如规定厂商在商品价格调整时，要在调整价格生效两星期前事先通知进货方为有效，或在调价时，仍维持一段时间的原有价格的商品供应数量，以保证店铺有时间作出相应调整，不至于措手不及。
⑸商品的采购，进货方支付给厂商货款的天数是一种公认的交易条件，但也必须对支付贷款给厂商的方式作出规定。如与厂商的商品货款的对账应定在每月的哪一天，付款日定在哪一天，付款采取什么方式都要作出明确规定。
⑹对供应厂商的资料管理，是店长采购业务管理的重要环节。
2．供应商资料管理
供应商的资料管理可作出以下6个方面的分类：
⑴对供应商进行分类并确定编号。供应商的分类是按照店铺经营的商品/服务别来进行的，再依商品的类别来确定供应商的编号，如饮料商品的编号是3，就可以对各饮料供应商编成3001号码……来进行识别管理，连锁企业应给每一个供应商的每一个商品确定编号或代码，以利于进行电脑管理。
⑵对供应商的基本资料建立档案进行管理。如将供应商的名称、住所、负责人、电话、营业执照登记号、供应商品的种类、年销售额等建立资料档案，以便管理。
⑶设立厂商商品台账进行管理，对每一个厂商供应的商品的进价、售价、规格、数量和毛利率等商品资料设立台账，特别要注意的是，台账除了记录厂商供货给本公司的以上商品资料，最好也能记录供货给其他企业，尤其是主要竞争对手的商品资料。
⑷对每一家厂商供应给本店铺的所有商品/服务的销售实绩逐月作出统计，包括金额、数量和毛利额，以此作为判定该厂商供货优劣的依据，作为以后订货谈判的讨价筹码。
⑸对供应商的商誉也必须作出调查并建立档案。
⑹对供应商的优劣要作出鉴定和评价，以便对其进行分类的管理，一般可运用ABCD分类法来对厂商进行管理。A级厂商可由店长亲自进行管理。
六、遏制采购腐败
1．绩效考核不但是调动员工积极性的主要手段，而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段，在采购管理中也是如此。可以说，绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果：采购人员主观上必须为店铺的利益着想，客观上必须为的店铺利益服务，没有为个人谋利的空间。
2．如何对采购人员进行绩考核？跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴，其中的精髓是量化业务目标和等级评价。在年中和年初（或年底）跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员，就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中，交替运用两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。
3．业务指标体系主要包括：
⑴采购成本是否降低？卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平？
⑵采购质量是否提高？质量事故造成的损失是否得到有效控制？
⑶供应商的服务是否增值？
⑷采购是否有效地支持了其他部门，尤其是生产部门？
⑸采购管理水平和技能是否得到提高？
当然，这些指标还可以进一步细化。如采购成本可以细化为购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务绩效。
4．在评估完成之后，将员工划分成若干个等级，或给与晋升、奖励，或维持现状，或给与警告或辞退。可以说，这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。
5．对个人素质的评价相对就会灵活一些，因为它不仅包括现有的能力评价，还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的，主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面，如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进，那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。
6．在绩效评估结束后，安排的是职业规划设施。职业规划设施包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。这其中又有两个原则：第一是量化原则，这些业务指标能够量化的尽量予以量化，如质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则，在大多数情况下，仅仅维持现状是不行的，必须在上一次的绩效基础上有所提高，但提高的幅度要依具体情况而定。
§§§第四节采购执行规范
由于工作的需要，店长不可能去亲自参与每一项采购工作，大多情况下是将具体的采购行动安排给相关的店员去实施，对于采购人员的行为需要进行一定的约束与限制，这就要求店长要制定采购工作的执行规范，并以之来作为监督与考核采购人员的标准，这样既有利于保证店铺采购货品的质量，同时也能够遏制采购过程中的舞弊与腐败，进而降低店铺的采购成本。
一、采购操作规范
1．采购人员行为规范
⑴熟悉分管商品的基本知识、质量标准、特点和市场的需求，熟练掌握商品采购的操作流程，有较扎实的商品采购基本功。
⑵善于捕捉经济信息，掌握一定的谈判技巧，能妥善协调各种公共关系，应变能力强。
⑶思想端正、作风正派，不谋私利，不徇私情，能自觉抵制不正之风。
2．货源选择规范
⑴应建立合格供应商及产品名单，优先采购名单上的产品，采购前应进行市场调研和质量分析，优先选择功能先进、设计合理、质量优良、安全可靠的产品，对采购名单外的商品应进行审查认可。
⑴采购时应优先选择货源
◇名、特、优产品和性能先进、质量可靠的新产品。
◇国家定点厂家生产的产品。
◇充分证明其质量优良或顾客反映好的产品。
◇通过国际和国家认证的产品。
◇权威部门推荐的产品。
◇按国际标准组织生产的产品。
◇实施生产许可证管理，并已取得生产许可证的产品。
⑶货源采购商品时应特别谨慎
◇不能及时提供有关合法性证明的。
◇不能提供一个或少数产品样品和样本来证明其产品质量的。
◇不能提供充分的质量证明表明其质量状况的。
⑷采购员对供应商及其产品质量不了解时，应对其进行实地重点考察。
◇供应商生产的合法性，查看有关执照、许可证等。
◇必要时，采购员还应对生产条件、设备、生产过程进行考察，查看生产流程。
◇索要产品标准，查其合法性，了解其水平的高低。
◇对产品质量检验设备进行考察，包括对检验记录规范性的验证。
◇了解企业产品质量体系及其运转情况。
二、采购合同管理规范
1．采购合同的内容
采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确、便于执行、避免发生纠纷的前提下，具备以下主要条款：
⑴商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名，商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等，商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
⑵商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准。无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订货。对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准。对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款。对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
⑶商品的价格和结算方式。合同中对商品价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理的办法，规定对副品、次品的扣价办法，规定结算方式和结算程序。
⑷交货期限、地点和发送方式。交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式。
⑸商品验收办法。合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
⑹违约责任。签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
◇未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。
◇未按合同中规定的商品质量标准交货。
◇逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等情况，应付违约金或赔偿金。
⑺合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。
除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。
2．采购合同签订规范
⑴采购合同签订的原则
◇合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
◇合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
◇必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。
◇当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。
◇采购合同应当采用书面形式。
⑵采购合同的签订程序。签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：
◇订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
◇接受提议。接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
◇填写合同文本。
◇履行签约手续。
◇报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3．店铺采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
⑴加强店铺采购合同签订的管理。加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握店铺的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本店的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
⑵建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行。店长应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。
⑶处理好合同纠纷。当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
⑷信守合同。合同的履行情况好坏，不仅关系到店铺经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。
三、货品验收管理规范
仓管员和理货员应对本店铺所进货物严格按《商品质量验收标准》进行检验。
⑴合格证检查
检查产品是否有合格证，证上是否有检验机构和检验员签章。
⑵清点检查
重点检查商品数量、包装质量及其完好性。
