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第17章 管理中的问题解决:决策(3)

效果的最后一个标准是最终决策的接受程度。如前所述,因为群体决策参加的人更多,所以他们有可能制定出更广为人接受的方案。

群体决策的效果还受群体大小的影响。群体越大,异质性的可能性就越大。另一方面,一个更大的群体需要更多的协调和更多的时间促使所有的成员作出贡献。因此,也是耗费时间的过程。

效果也可以指一种方案所表明的创造性程度。如果创造性是重要的,群体不宜过大:小到5人,大到15人即可。

离开了效率的评价,效果就无从谈起,群体决策者和个人决策者相比,其效率几乎总是稍逊一筹,几乎毫无例外,群体决策比个人决策消耗的工作时间更多。一般来说,群体决策的效率更低。在决定是否采用群体决策时,主要的考虑是效果的提高是否足以抵消效率的损失。

头脑风暴法

当群体成员面对面交流或相互作用时,他们就在形成潜在的群体思维,他们会自我检讨并对其他成员造成压力。有四种使群体决策更具创造性的方法:头脑风暴法,名义群体法,德尔菲法及电子会议。

头脑风暴法的基本思想

头脑风暴法是一种集体创造性思考法,这一方法由美国企业家、发明家奥斯本首创。我们在前面介绍的创造性思维方法都是从个体思维来考虑的,然而,如何发挥群体在创造性思维中的作用呢?本法被认为是一种最基本、最重要的方法,也是目前在世界范围内应用最广泛、最普及的集体智力激励方法。

头脑风暴法,英文为“BrainStorming”,原意为用脑力去冲击某一问题。作为一种创造方法,它在韦氏国际大字典中被定义为:一组人员通过开会方式对某一特定问题出谋献策,群策群力,解决问题。这种方法的特点是:克服心理障碍,思维自由奔放,打破常规,激发创造性思维活动,获得新观念,创造性地解决问题。

奥斯本创建此法最初是用在广告的创造性设计活动中,取得了很大成功。后经其不断改进和泰勒、帕内斯、戈登等人完善和发展,终于成为世界范围内应用最广泛、最普及的集体创造方法,在技术革新、管理革新、社会问题的处理、预测、规划等许多领域都显示了它的威力。

头脑风暴法的激发机理

头脑风暴法何以能激发创造思维呢?根据奥斯本本人及研究者的看法,主要有以下几点:

(1)“连锁反应—联想”是产生新观念的基本过程。在集体讨论问题的过程中,每人提出一个新观念,都能引发他人的联想。相继提出一串的新观念,产生连锁反应,形成新观念堆,为创造性地解决问题提供了更多的可能性。

(2)热情感染是在不受任何限制的情况下,集体讨论问题能激发人的热情。人人自由发言、互相影响、互相感染,能形成热潮,突破固有观念的束缚,最大限度地发挥创造性思维能力。

(3)竞争意识是在有竞争意识的情况下,人人争先恐后,竞相发言,不断地开动思维机器,力求有独到见解、新奇观念。心理学的原理告诉我们,人类有争强好胜心理,在有竞争意识的情况下,人的心理活动效率可增加50%或更多。

(4)在集体讨论解决问题过程中,个人的欲望自由,如果决策的效果是以速度来定义的话,不受任何干预和控制,是非常重要的。头脑风暴法有一条原则,不得批评他人的发言,甚至不许有任何怀疑的表情、动作、神色。这就能使每个人畅所欲言,提出大量的新观念。

头脑风暴法的程序

但这要求培养群体思维的推动力必须受到限制。在下一部分,我们将探讨几种医治群体思维病的疗法。

这些程序应分为:准备、预热、明确问题、联想畅谈、设想加工处理五个阶段。下面分别论述。

准备:

(1)选择理想的主持人,应熟悉此技法。

(2)由主持人和问题提出者一起详细分析所要解决的问题:此方法不宜解决包含因素过多的复杂问题,只宜解决比较单一、目标明确的问题,或者能分解为单一明确的小问题的复杂问题。

(3)确定会议人选:一般以10人以下为宜,且保证大多数为精通该问题或具有某一方面专长的内行和专家,凡解题可能涉及的领域,都要增加相应的人参加,同时,还要有两位“外行领域”的专家参加。最后要尽量选择一定数量对运用此法有实践经验的人。

(4)提前数天将问题通知与会者,内容包括:日期、地点、要解决的问题及背景。

预热:

此阶段的目的和作用是要使与会人员进入“角色”和造成激励气氛。通常只需几分钟即可,具体做法是提出一个与会上所要讨论的问题毫无关系的问题。

明确问题:

这个阶段的目的是通过对问题的分析陈述,使与会者全面了解问题,开阔思路,包括三个方面:

(1)介绍问题。那么群体决策比个人决策更为有效。主持人简明扼要地按最低信息量原则向与会者介绍所要解决的问题,简单讨论一下,全体与会者对问题的理解达到一致后转入下一步。

(2)重新叙述问题。即改变对问题的表述方式,对每一种表述方式都要用“怎样……”的句子来表达,切不可急于提出设想,要鼓励与会者提出尽可能多的问题。

(3)将提出的各种重新叙述的问题,按顺序排列。启发性强、最可能导致问题的创造性解决的问题要排在前面。

联想畅谈:

这是与会者克服心理障碍,让思维自由驰骋,借助集体的知识互补,信息刺激和情绪鼓励,通过联想提出大量创造性设想的阶段。这是此法的实质性阶段,此阶段结束时,由主持人宣布散会,同时,要求与会者会后继续考虑,以便在第二天补充所想到的设想。

对设想的加工整理:

会上提出的设想大部分未经仔细考虑和评价,有待加工完善以后,才能有实用价值。此阶段包括以下三个步骤:

(1)设想的增加。在畅谈后的第二天由主持人或秘书用电话拜访的形式收集与会人员会后产生的新设想。

(2)评论和发展设想。首先,评价最好先拟定一些指标,如:是否简单?是否恰当?是否被人采纳?是否可以实现?是否成本较低?等等。根据这些指标来比较、评论、发展出若干最好设想。评论、发展设想的人员,可以是也可以不是设想的提出者,但应是对本问题内行的人,一般5~7人为好。

以上是应用头脑风暴法的一般程序。具体运用时,可依情况不同而变化,换句话说,程序不是固定模式,可以灵活运用。

头脑风暴法的会议原则与要求

会议原则:

(1)自由思考原则。要熟悉并善于应用发散性思维的方法,如横向思维、纵向思维、顺向思维、逆向思维等。

(2)禁止评判原则,又叫保留评判原则。过早地进行评判,就会使许多有价值的设想被扼杀。评判包括自我评判和相互评判、肯定性评判和否定性评判。

(3)谋求数量原则。在规定的时间内提出大量观点、设想,多多益善,那么个人决策更为优越。以反复交换意见为特点的群体决策过程,以量求质。其中有些观点和设想可能是荒唐可笑的,但不管是什么样的设想,都必须无一遗漏地记录下来,以作为下一步专家组评论发展的依据。

(4)结合改善原则。这是指与会者要努力把别人提出的设想加以综合、改善并发展成新设想,或者提出结合改善的思路。

会议要求:

(1)对会议主持人的要求:主持人应该平等地对待每一个与会者,不可制造紧张气氛;与会者提出的方案不论好坏一律记下,且按序编号;善于启发引导,掌握过程;能在冷场时,提出自己的独特设想,或者让大家安静酝酿一两分钟。

(2)对与会者的要求:与会者不许私下交谈和代表他人发言,始终保持会议只有一个中心;注意倾听别人的发言,设想的表达要简单;发言要有幽默感。

(3)对会议时间的要求:经验证明,独到性较高的设想通常要在15~20分钟以后出现,在30分钟左右可出现一个峰值。因此,会议以20~60分钟为宜。值得特别说明的是:会议持续时间只需主持者心中有数和灵活掌握,切莫在会议开始时向与会者宣布。

头脑风暴法用例

如何具体运用智力激励,是发挥该法实用价值的关键。这里以解决教学任务课堂作业游戏为例,简介如下:

老师找几个学生组成一个小组,由老师主持会议。

老师:我们的任务是砸核桃,要求多、快、好。请大家踊跃发言,有什么办法?

甲:平时在家里用牙嗑,用手或榔头砸,用钳子夹,用门掩。

老师:几个核挑用这种办法行,但核桃多怎么办?

乙:应该把核桃按大小分类,各类核桃分别放在压力机上砸。

丙:可以把核桃粘上粉末一类的东西,使它们成为一般大的圆球,在压力机上砸,用不着分类。(发展了上一个观念)

丁:最后使粘上的粉末带磁性,在压力机上轧压后,由于磁场作用,核桃壳自动脱掉,只剩下核桃仁。(发展了上一个观念,并应用了物理效应)

老师:很好!大家再想想,用什么样的力才能把核桃砸开,用什么办法才能得到这些力?

甲:可以用某种东西冲击核桃,或者相反,用核桃冲击某种东西。

乙:核桃壳很硬,应先使它们软化或变脆。经过冷冻就可以变脆。

丁:鸟儿吃核桃,用嘴啄不开,就飞得高高的,把核桃扔在硬地上摔碎。

丙:可以把核桃放在水容器里,借助水力冲击把核桃破开。

老师:是否可用反向思路解决问题?

丁:可以把核桃钻个小孔,往里面打气加压。(反向)

戊:可以把核桃放在高压室里,然后突然使室内压力锐减,这样压力差就会使核桃破裂,因为核桃内压力不可能很快减少。(发展了上一个观念)

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