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第43章 电子邮件

§§§第一节电子邮件的概念、作用及特点

一、电子邮件的概念

电子邮件是一个外来词,英语全称是ElectronicMail,缩写为E-mail,在网上有“伊妹儿”的谐音美称。它是用户或用户组之间通过计算机网络收发信息的服务。通过网络的电子邮件系统,人们可以用非常低廉的价格,以非常快速的方式,与世界上任何一个角落的网络用户联系。这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。电子邮件是使用最广泛、效率最高的电子应用文,是网络上使用人数最多、最受欢迎的服务之一。每一个申请Internet账号的用户都会有一个电子邮件地址。

二、电子邮件的作用

目前,电子邮件是互联网上使用最为广泛的功能,使用电子邮件,可以瞬间与电脑网络上的任何人交换信息,甚至是地球另一端的人。人们利用电子邮件在电脑网络上快速、高效地传递信息。大大小小的免费信箱,可以发送信件,发送贺卡,发送传真,甚至用来订阅电子刊物,下载软件。它是一种与朋友保持通信、与商业伙伴联系的首选方法之一。熟练地使用好电子邮件,是网上冲浪的基本技能之一。

三、电子邮件的特点

Internet最大的优点就是其传递信息的便捷性,可以用极少的时间和极低的成本广泛地传递信息。电子邮件的作用等同于传统的邮件,但与传统的通信方式相比有着巨大的优势。

◆速度快

与电子邮件相比,传统的邮件被叫做“蜗牛”邮件,即使现在的特快专递,也要花一两天时间,而电子邮件能轻松地在几分钟甚至几秒钟内完成任务。

◆方便

不用粘信封、贴邮票、跑邮局,只要把邮件写好,填上发送地址,单击“发送”按钮,邮件就会送走。利用软件,还能把收到的邮件管理得井井有条。

◆费用低

收发电子邮件几乎没有任何成本(当然,我们要花一点点上网费)。与国际邮件的特快专递相比,具有极大的价格优势。

◆形式丰富

利用电子邮件,不仅可以收发文字,还能收发图片、声音等。通过电子邮件,我们可以把保存在电脑中的照片发送亲友,而不必担心照片在信封中被折坏,我们还可以给朋友发出电子贺卡,不仅有精美的图案,还可以有抒情动听的音乐。

◆可靠性高

每封电子邮件从一台电脑传递到另一台电脑,直到目的地,全过程由电脑控制完成,不怕风吹雨打。

§§§第二节电子邮件的发送与接收

一、建立电子邮箱

要收发电子邮件,首先应该拥有一个电子邮箱。其形式:[email protected]

地址被“@”分隔开。@前面是用户的账号,后面是收信服务器的名称。

获得电子邮箱的渠道有很多:Internet服务提供商(ISP)一般都提供电子邮件服务:在Internet上,可以找到提供免费电子邮件的站点,只需简单的注册过程,我们就可以申请到一个不错的免费邮箱;也可申办收费邮箱,其注册和使用方法与免费邮箱大同小异,只是多了交费的过程,还提供了一些附加的服务功能;如果通过单位的专网上网,并且所在单位会分配给员工自己的邮件服务器,就可以使用网络管理员提供的专网电子邮箱了。

二、邮件的发送

首先登录邮箱,单击“写信”,填写收信人E—mail,要把该邮件发给多个收件人,可把每个电子邮件地址输入,彼此之间以分号(;)隔开。写上主题内容,以方便查收。然后在“正文邮件”框内书写发件人的邮件。

如果要发送的邮件包含已编辑的文件,例如Word文档、表格、图像、声音,甚至是一个Web页面,可以选择以附件的方式把文件打包在邮件中发送。首先单击“添加附件”,然后浏览软、硬盘找到要发送的文件,最后选择“打开”按钮即可将文件附带在信件中了。如果有多个附件文件,上述过程可以反复。

三、电子邮件的接收与阅读

首先登录邮箱,要查看新邮件,可打开“收件箱”。未阅读的新邮件以粗体形式显示在邮件列表中,单击它,就可以看到邮件正文部分,如果同时还有附件,单击附件的文件名就可查看。

§§§第三节电子邮件的写作技巧及范例

一、中文邮件的书写格式

中文邮件的书写与传统的书信写法大同小异。书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。

(一)称呼

也称“起首语”,是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。

(二)正文

正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年快乐!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。

问候语之后,常有几句起始语,如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。

接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。

(三)结尾

正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。结尾的习惯写法有以下两种:

1.在正文写完之后,紧接着写“此致”,转一行顶格或空两格写“敬礼”。

2.不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词,一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”,再空两格写上“安好”、“健康”等。

(四)署名和日期

在书信最后一行署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给亲属、朋友的,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。而在署名之后,有时还需视情况加上“恭呈”、“谨上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。

二、英语邮件的书写格式

英文书信通常由五个部分组成。

(一)信头(Heading)

信头包括写信人地址和写信日期,通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信,写信人的地址常可略去。日期通常有下列两种定法:

月、日、年,如August 15,2000

日、月、年,如15th August,2000

地址的写法通常是由小到大,如门牌号、街道名、市(县名)、省名、国名(邮政编码通常写在城市名之后)。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1~3行,日期写在地址的下方(见信笺格式)。

(二)称呼(Salutation)

称呼指写信人对收信人的称呼,如Dear Xiaojun,写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear...或My dear...称呼后一般用逗号。

(三)正文(Body)

这是书信的主体部分,即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺,层次分明,表意清楚;可以手书,也可以打印。

(四)结束语(Complimentary Close)

它是书信结尾的恭维话。

(五)签名(Signature)

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置。

但电子信件毕竟是基于网络的一种轻松的交流方式,而且一般发邮件都以附件形式发送,邮件正文往往只是告知收件人查收你发的附件,所以“邮件正文”可以不拘泥于形式,只要把你的意图表达清楚就行,有时甚至可以一句话都不说,只发一张贺卡、一首音乐或一首小诗。

三、电子邮件的种类及范例

◆事务电子邮件

它与公务函件相似,往往不涉及个人之间的情感领域,语言平实、简洁。如关于要求计算机房安装有关电脑写作软件的电子邮件:

网络中心:

鉴于本学期01级开设“电脑写作”课程,我们需要在机房局域网上安装某些软件,希望网络中心给予大力协助。下面是软件安装清单:

Office XP、Visio 2002、WPS Office、金山书信通2003、中文版Works 2000、写作之星5.0、ACDSee 5.25、网页三剑客(Dream-weaver MX、Fireworks MX、Flash MX、Flash Play)、WinRAR 3.20、网页特效终极者2.0、诗词总汇、《读者》200期。

××系

×年×月×日

◆私人电子邮件

这类电子邮件的笔法一般比较自由。由于电脑网络信息传播的快捷性、便利性和电脑写作的流畅性,人们往往容易袒露自己的心灵,而且语言风格也呈现出鲜明的个性化。私人电子邮件有的十分简洁,三言两语,有的则比较细腻、具体依照个人情况而定。

◆商务电子邮件

随着经济的发展和腾飞,商务电子邮件日益显示出它的重要性。它是网络时代双方建立商务关系的基本前提。尤其在国际商务活动中,电子通信是国际经贸活动的通行证。下面是一则关于订购传统纸质图书的电子邮件:

××图书大厦:

根据社区文化建设需要,我们还需补订一批图书。具体书目如下表。

《红楼梦》《二十年目睹官场之怪现状》《中国人的性格》《古文观止》《生活的艺术》《走近神秘的西藏》《摄影技巧》《西游记》《官场现形记》《老残游记》《中华十大名花》《十二生肖的故事》《三国演义》《论语》《鲁迅全集》《丰子恺文集》《水浒传》《格林童话》《孟子》《莎士比亚全集》《王朔文集》《梦的解析》《一千零一夜》《骆驼祥子》《冰心全集》《儒林外史》《居里夫人传》《三毛全集》《爱因斯坦传》《希腊神话故事》《数字英雄》《庄子》《中国笑林大全》《孙子兵法》《药酒大全》《十日谈》《飞鸟集》《聊斋志异连环画》《学习的革命》《数字化生存》请你们尽快提供现货图书目录、单价及所需总金额,并说明支票转账的单位全称。

××市××社区

×年×月×日

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