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第7章 精神专注,避免误入岔道 (2)

生命之舟在汪洋大海中航行重要的也就是明确方向,顺着方向到达目的地,不要因为风暴而改变风帆转向,那样的话就永无法到达。大多数人都拥有强大的能力,自身也出类拔萃,但他们却没有集中精力在某一方向拓深与发展,终不能发光放彩。

“决定成功或失败的关键在于是否具有专注力。”这是一名企业家说过的一句话。回想这句很有道理的话,它很适合各年龄段的人。特别是对于刚失败或已经失败的人来说,一名成绩好的学生不是整天在那埋头苦读,而是懂得坚持,能够集中精力坚持到底。

人们总是很习惯把企业家说成堂吉诃德似的人物,他们勇往直前,面对艰难险阻和不可抗拒的失败,也不放在眼里。事实上企业家就是一个现代神话,一个现代版的勇夫。没错,是有一些不断冒险的企业家享受了许多名誉,但只有一小部分的例外。通常当今成功的企业家有勇有谋,心思慎密,集智慧与魄力于一体,对于新事物勇于探索,但是他们首先会考虑到风险和利润。

一个成功的商人明白事事都很难把握,所以在一开始,他们就努力降低失败的可能性,用大量的时间来作前期筹备。一位公司创始人这样简洁地描述运营哲学:“只有你尝试之后才会发现问题,某些问题甚至是很大的麻烦,你必须找到一种低成本的办法摆脱困境。”

所以,想要成功,就要将所有的精力投入到宏伟的计划中,并专注于重要并有价值的目标之上,并为此付出十分的努力,也许,若干年后的今天,你,也会是名强者。

精简工作清单,不要盲目地忙

我们每天都面临着无数新的可能和新的问题,对它们进行分类和处理会花费大量的时间。尽管这些确实也是工作,但是却是没有产出的。即使你哪儿也不去,什么也不做,这样也会很容易让你变得衰老、疲惫、烦躁不安。“我忙了一整天,都快累死了,可是却没做什么事。”这样的话你听过多少次,又对自己说过多少次?

在我们努力处理这些事情的过程中,大部分人都会尽量遵从“根据优先顺序安排工作”这一重要的做事原则。但是,如果只是简单地将你要做的事情按照重要性排列起来,除了令你觉得更加紧张和不堪重负之外,并不能帮助你实现任何目标。首先,在做任何事情之前,那些没必要的东西,还有大部分重要的管理词汇,例如“合理安排”、“优先顺序”等,其实你不会在上面花什么力气,所以把它们都忘了或是放在一边

走进老李的房间,你很难想象,两年前他这里是怎样的“脏、乱、差”。现在的房间,已经被整理得有条不紊,而房间的主人——两年间也从一个普通技术员晋升为华普的中层管理者了。

老李以前做事往往不分“轻重缓急”,喜欢“一勺烩”。现在,他可不这样做了。他把所有的事分成了四类:“重要且紧迫”、“重要但不紧迫”、“不重要但紧迫”、“不重要且不紧迫”的事件。做事、生活变得条理清晰、轻松自如,再也不用晕头晕脑地“团团转”了。

这个经验给予我们如下的启发:那就是所谓的“忙”是一个态度问题,是一个能否认真对待专注的问题。我们每个人都有同样多的时间,关键在于你怎样去利用好它。

有的人工作时采取毫不在乎的态度,敷衍了事。他们与同事扯些无聊的废话,或没完没了地打电话,在无谓的小事上浪费着时间。下面列举一些最常见的浪费时间的行为:

工作分配不合理:别人能干的工作不分配给别人干,却自己抓住不放,结果浪费了宝贵的时间,在必须自己亲手干的工作上时间不够,无法把任务完成好。

优柔寡断:总是要花费许多工夫才做出个结论,总是犹豫不决,行动迟缓正如俗话说“迟缓是时间的小偷”。如果你想到一件事,就要马上动手干。现在要干的事如果拖到以后,就等于处理这件事时多花费了不必要的时间,因为在未着手处理它的这段时间内,心里要惦记它,为干这件事做了不必要的“心理上的准备”,这就浪费了时间。

马马虎虎地工作:马虎地工作也等于是浪费时间。比如说:一旦把文件书籍放错了位置,找起来就要花费时间。把还没有处理的文件之类的东西统统堆在桌面上,不定什么时候就得花工夫整理。

乱打电话:电话若使用得当,会是节约时间的最有价值的工具,但没目的而老打电话,或说完正事还闲扯,那就是浪费时间了。

会议占用的时间过多:随意召开很多会议也是浪费时间的一个很大原因。有调查显示:无效率的会议,是企业中时间浪费的最大来源。

无限度地宽容自己:有些人,在工作中无限度地宽容自己:“这项工作我打算用3天的时间来完成。”实际上只是很小的一件事,一个上午足够可以处理完毕。

一位著名的时间管理专家说过这样一句话:“在事先分配好的时间范围内,工作将一直拖延着。”这就是说,如果我们认为某项工作需要一周的话,那么它果然就需要一周时间,如果认为某项工作需要10天的话,就真需要10天才能做完。

现今,无数的事情正在进行着,即使是非常恬静的生活,比起20世纪早期演说家的生活,也要丰富3倍。各种信息、事件、提议和机会不仅仅是出现在我们周围,简直是充满了我们的生活。即使站在原地不动,10分钟之内发生在我们身上的事情也比早些年代的10天还要多。

别坐在那里试着将l万件“要做的事情”进行优先顺序排列——那只会耗尽你的时间,给你带来困扰。从每天围绕着我们的许许多多的事情中,把真正必须要做的找出来,这比排列顺序重要得多。要成为一个能干且有进取心的人,第一步就是要抛弃那些你并不是真正想要,也不是真正需要的事情和选择——这些东西只会使你感到迷茫。

相对于1万件事情来说,我们每年把1200件事情按照优先顺序排列,这要容易得多,而且这些事情也更有可能做得到。

一次专注一件事,效率会更高

大多数上班族都会有这样的体会:总觉得有很多事压在头,心乱如麻,似乎除了加班或敷衍,就找不到其他的解决方法。实际上,工作其实很简单。看似一团乱麻、无头绪的工作,也无外乎是由一件接一件的事组成的。实践证明:将众多的事压在心头,只会降低工作效率,将原本简单的工作复杂化。要想简单工作,首先就要学会控制自己的情绪:不要把太多的事压在心头,一次做好一件事。因为只有这样,你才能做它,取得最高的效率。

李敏是某家著名公司的高级文案人员,对于她来说,每天的工作可谓是多如牛毛,压得她几乎喘不过气来。大致列出如下:

1.完成某食品厂家的创意文案。(一周之内完成)

2.完成某公司的报纸软文。(三天之内完成)

3.修改前一篇策划案。(三天之内完成)

4.与4个目标客户洽谈。(一周之内)

5.负责招聘面试。(一周之内)

6.4个提案会的发言和材料准备。(一周之内)

7.一个大型活动的策划案。(一个月之内完成)

8.看书本、杂志、报刊以及各种行业资料,学习和提高自己。

这还只是比较重要的事情,不包括日常的琐事。这使得李敏无比压抑,整日垂头丧气,每天早上,只要一坐在办公桌前,她就感到无比压抑。大大小小的事情在她的心头不停地萦绕,她结合自己的工作经验,一会儿想想这个,一会儿想想那个,虽然不断地有火花迸现,但每当她决定在电脑上敲下一篇文案时,却发现灵感远远不够。心烦意乱之中,她推掉了所有的朋友聚会,取消了日常的锻炼计划,想好好地打上一个星期的“攻坚战”。

然而事与愿违,一天过去了,直到加班到9点钟,她才发现自己不仅没能搞定任何一项工作,连白天应该完成的事情都无暇顾及。但此时她已经很疲惫了,她也知道,即使再工作下去,也没有任何意义。

无可奈何之中,她只好暂时放弃手头的工作,以最快的速度完成了今日必须做好的工作:写一份上周工作总结,明天要交给上司;明天的提案会将由她主持,她必须将所有的资料汇总并拟出一个大致的头绪。等做好这两件事,时间已经接近10点了。

经过认真的反思,李欣觉得自己不能这样下去。她决定将这些工作一件一件地完成,不能让自己的心中同时装下这许多件事,不能期求这些事同时得到解决。

她决定首先修改前一篇策划案,出乎她的意料:不到一上午,她就保质地完成了。她顿时觉得心里轻松了许多,在这种状态下,她又于两天之内依次完成了其他几项工作。

由此可见,专注是多么重要。一个人在工作时,必须专注于你的任务,才能迸发出思想的火花,才能发挥出最大的潜能。正如我们学习时必须一心一意,倘若学的时候心里还想着玩,那么学习的效果自然会大打折扣。无论做什么样的事情,倘若不一心一意,也无法从中获得丝毫满足感和快乐。

当认定一件事情值得自己去做时,就要立刻把精力只集中于一件事情上,让自己不受其他事情的干扰,效率自然会高。而一个做什么事情都定不下心来,做事浮躁、三心二意、不能集中精力的人是成不了大事的。正如一位心理学家所说:“据我所知,就节约时间而言,每天应做的最重要的事是一次只干一件事,并把它干完。”

世界上,最紧张的地方可能要数纽约中央车站问询处了。每一天,匆匆的旅客都在那里争着询问自己的问题,希望能够立即得到答案。问询处服务人员工作的紧张与压力可想而知。可柜台后面的有位服务人员看起来一点也不紧张。他总是显得那么轻松自如、镇定自若。在他面前的旅客,是一个矮胖的妇人,充满焦虑与不安。问询处的先生倾斜着上半身,以便能倾听她的声音。他把头抬高,集中精神,透过他的厚镜片看着这位妇人,“你要去哪里?”

这时,有位穿着入时,头上戴着昂贵的帽子的男子,试图插话进来。但是,这位服务人员却只是继续和这位妇人说话:“你要去哪里?”

“春田。”

“是俄亥俄州的春田吗?”

“不,是马萨诸塞州的春田。”

他看着时刻表,说:“那班车在第15号月台出车。在10分钟之后发车。你不用跑,时间还多得很。”

“是15号月台吗?”

“是的,太太。”

女人转身离开,这位先生立即将注意力转移到戴着帽子的那位男子身上。但是,没多久,那位太太又回头来问一次月台号码。这一次,这位服务人员集中精神在下一位旅客身上,不再管这位头上扎丝巾的太太了。

有人请教那位服务人员:“能否告诉我,你是如何做到并保持冷静的呢?”

那个人这样回答:“我只是单纯处理一位旅客。忙完一位,才换下一位。我一次只服务一位旅客。”

“一次只为一位旅客服务。”这话堪称至理。

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