一、贸易信的含义
在商业活动中，货物的购进和销出是最主要的两个环节。这种购进和销出，基本上构成了贸易的过程。在这一过程中，贸易双方就交易商品的各项条款（品质、规格、数量、包装、价格、装运、保险、支付等）进行反复磋商，需要书信来往时，就要写贸易信。一般来说，信中应根据具体情况，写出以下各项：数量、单价、在批发或者当场付款的情况下的折扣、总价、商品发往地点、装运方法、订货条件、订单号、订货日期、被授权订货者的署名。
说明越详细越好。例如，假若订购服装，只说“订购蓝色的”往往是不够的。想要一种深浅合适的确切的蓝色，就必须具体说明它。应当把订货单按细目开列，使收信人不致发生误会或感到模棱两可。
根据商品目录来订货时，不要忘记商品的目录号，此外，为了更稳妥起见，也可以提一下商品目录的期号和出版日期。
有时，可把装运说明写得笼统一点。可以要求将商品以“廉价的方式”装运，也可以要求以“尽可能快的方式”装运。但是，一般说来，装运说明还是要具体一点为好。在可能的情况下，应当写明：“通过包裹邮递”、“通过铁路快运”、“通过空运”等等。
关于订货条件，可写明各种不同的要求。例如，写上“货到付款”或“如果你们能在8月10日以前交货，就请发运以下……”。
为了便于识别和查对，订单上应写明订单号和订货日期。日期应当写明年、月、日。但往往订单上只有日期是不够的，因为公司可能在同一天向同一家商号发出几份订单。
在大量采购各种各样货物的情况下，最好使用一种印好的订单，其中包括所需的一切栏目，使用时只需逐栏填写并加以复核就行了。
有一句商业格言说：“永远要使用复写纸”。写任何商业书信的人，尤其是负责订货的人，都应当牢牢记住这句话。这样小心谨慎也许有点过分，然而现实生活中确实有使商业处于混乱状态的悲剧。这种悲剧，仅仅是因为某人忽视了复写或者没有妥善保存复写副本而产生的。
二、进货函件
例文（请报货价和索取货样）：
××先生：
请将你们价格最低的藏青色和黑色西服料的样品寄来。我们各需10，000码，希在今后八个月中分批均匀交货。
请注意，本月8号以前，我们必须得到你们的报价和样品。
××百货店
××××年×月×日
例二（确认订货并发出购货合同函）：
××公司：
根据你公司4月5日函及我3月30日电，现特函证实向你方购买芦荟20吨共××万元。
随函附上购货合同086号一式两份，希查收并签署后退回一份，以备存查。
附件：如文（略）。
××上海药材行
××××年×月×日
例三（发函订货）：
××公司经理先生大鉴：
9月15日大函奉悉，承示CIF国内最低价目、付款办法，及订单查万元以上照八五折优惠等款项，均甚合适。并随函付上，4061号正式订单及不可撤销之信用书各纸，请为尽速付货，以应市场急需，付货后并希以电报告知，同时寄来保险单、提货单、发票等一应文件，为荷。即颂。生意兴隆！
××公司第一业务部
经理 方××
××××年×月×日
附件：订单一份，信用书一份（略）
例四（汇款办货）：
××经理先生惠鉴：
随函电汇入民币壹万元正，另订单壹份，敬请检收。所定各货，希尽快寄来，以供应门市零售。如汇款不够，请一并示知，以便补汇。专此即颂
台祺！
××公司经理 ×××启
××××年×月×日
例五（催货）：
××公司：
合同第6号磷酸岩50吨，交货期过期已久，未见到货，已严重影响我公司的业务进行。特再函通知，务希于11月10日前交清，并盼将装运具体日期见告。盼复。
××省矿产进出口公司
××××年×月×日
例六（请暂停发货）：
××经理先生英鉴：
6月6日903号订单所订各货，首批昨日运到，质料甚合我意，谢谢。为本公司货仓日前因台风袭击受损，存仓货物急需清理，新到货品一时无处储存，故特专函奉达，请将原定启运各货，暂缓半个月再行发运，以便我公司从容处理，为要。
即颂
大安
××公司经理 ××
×月×日
三、销货函件
例文（报价）：
××××公司：
2日来信悉。你方急需“××牌”味特精2000箱，因近来订货众多，货源较紧，故不能全部满足要求。考虑到双方多年贸易关系，我们通过最大努力，只能供应1000箱，但必须同时接受92度味精1000箱。兹发盘如下：
“佛××”味特精1000箱，每箱××港元CIFC3％香港。期均2月／3月，纸箱包装，每箱内装100袋，净重50公斤，即92度味精1000箱，每箱××港元CIFC3％香港。交货期信用证付款。上述发盘以25日贵方接受复电到达为准。
××粮油食品进出口公司
××××年×月×日
注：报价又叫“发盘”。报价又可分为报实价和报议价两种，即所谓“发实盘”和“发虚盘”。上例为发虚盘信函。发实盘时应注明该报价的有效日期和款到付货等事项。
例二（确认供货）：
××公司：
按照你公司6月17日第57号订单，制订第311号销售确认书一式三份，随函寄上，请签署后退回一份备存。借此对双方达成首批交易表示高兴，并望今后能继续合作，我方定尽力优先向贵公司供货。
附件：销售确认书一式三份。
××食品进出口公司
××××年×月×日
例三（安排供货）：
××公司：
关于15磅小苏打、45瓶鱼肝油和12打盒装酵母精的订单业已收悉。
如果要按照你订单上所要求的日期发货，我们只能给你们发运鱼肝油40瓶而不是45瓶。其余货物则可以全部发完。订单上剩下未发的货物可在一周之内发齐。希望你对这种安排能够满意。
××公司
××××年×月×日
例四（通知缺货）：
××经理惠鉴：
4月3日来函收悉，所嘱代办彩电一批之事，本应遵办。但因近来彩电十分畅销，我公司库存均被抢购一空，虽屡电厂家从速付货，但至今尚未见运到。致使贵宝号所需彩电，一时无法付上，甚为抱歉。一俟厂家来货运到，当优先发运给贵宝号，决不有误。贵我双方多年交易，谅能体鉴。专此致歉。
××公司经理路××启
×年×月×日
例五（通知发货）：
××公司：
9月4日大函及4061号订单收到，谢谢。惠订各货已于9月20日通过火车发出。兹将提货单、发票等文件付上，请察收。倘蒙继续赐顾，不胜感激。
××实业公司销售部
××××年×月×日
例六（暂停付运）：
××公司经理先生如面：
7月3日大函及订单、汇票均收到，承蒙惠顾，不胜荣幸。各货业已办妥，即将付运，惟我公司会计部核计货款时，发现贵公司惠来汇票短缺货款人民币肆仟贰佰元。况且上次汇款交易贵公司欠账人民币伍仟元，至今尚未结算。为此我公司决定，暂停付运本次订货，并专此奉告，请将前后货款结付，以清手续，各货即起运不误。即请
财安！
××公司业务部主任
唐×× 敬启
××××年×月×日
