一、商贸书信的含义
商贸书信、公文就是工商贸易企业、公司在商务活动中所使用的具有实用价值和某种惯用体式的应用文书。
商贸书信、公文与其他公文相比，共同之处是，都要求具有一定的思想内容和针对性，讲究时效性和实用性。不同之处是，商贸书信、公文在写法上没有很严格的格式规定，内容广泛，形式多种多样，可以是叙述，也可以是说明，还可以是说理。从性质内容上划分，商贸书信、公文大致可以分为事务性商务文书和法规性商务文书。前者如商业书信、业务介绍、各种商务活动的启事、广告等，内容上一般围绕商务活动的日常事务，写法上更接近于一般约定俗成的社交文书；后者主要是有关业务的经济合同和一些章则、计划等，内容具有一定的约束力和规定性，写法上更接近于专用公文和法律文书。因此，商贸书信、公文最突出的特点，一是内容上主要围绕着有关的商务活动，有较强的针对性和限定性，二是形式上多种多样，与其他应用文体有可以互相交叉使用的惯用格式。
二、商贸书信的写作
商贸书信写作的目的，主要是在于从事经济上的接洽、安排与发展。因此，在写一封商业书信前，首先要把有关的事实弄清楚。其次，是区分自己要说明的问题和事实当中，哪一项是主要的，哪一项是次要的，这样，才能把写信的目的表达清楚。这类书信一般强调内容上的简明确实，条理上的清晰。写作时要注意以下三个要点：
（1）行文要切实。商贸书信以配合具体的有关商业活动的为目的，所以行文最讲究实效。无论是何种性质的商贸书信，都必须做到有的放矢，有明确的内容，即便公司与公司之间的事务性应酬文字，也要讲究场合和作用。商贸书信讲究实效，也就是“在商言商”，应杜绝空话、废话，还要反对“不正当竞争手段”，否则易引起对方的误解、误会，甚至会影响到生意的成败和事业的兴衰。
（2）处理要审慎。一般的商业活动，经常要接触到商品、货币和各种贸易上的问题，在写作商贸文书遇到这些问题时要特别的小心谨慎。比如款项交付、货价讨论、发货清单等等，这些商业活动的关键性环节，往往也是发生经济纠纷的主要问题。商贸文书中涉及这些问题的书面表达文字也就成了处理和解决纠纷的重要凭据。如果在书信中不慎重对待，出现丝毫差错就可能导致整个生意的失败。因此，写商贸书信一定要谨慎处理问题，对一些关键事项一定要深思熟虑，并一一交代清楚，同时还要注意表达准确、防止涂改等技术性因素。保证达到既定的商业目的。
（3）措词要委婉。所谓委婉，并不是说含糊其词，或转弯抹角。相反，写商业书信必须像当面洽谈商务一样坦率和讲究信用。措词要委婉是指无论在什么情况下，都不能逞一时意气而不顾谦恭和礼貌，而应心平气和、语气婉转、用语得体，有时还得根据收信人的心理，根据交易双方的具体情况，使用一些客气、谦逊的语句，以博得对方的信任和好感，有利于贸易的顺利开展。
以上三点，实际上就是俗语所讲的“在商言商”、“商场如战场”、“和气生财”。当然，商业活动是个很复杂的社会活动，生意经也不是一本通书读到底的，不同的商贸书信有不同的特点，在写作商贸书信时最重要也是根据具体问题和具体要求采用灵活方便的处理形式。
商贸书信根据形式和内容的不同，大致可以分为日常商务信、调查信、贸易信、账务信和争议信等五大类。
