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第25章 没有人能永远风光,前进才是硬道理 (2)

接电话的姿势。当我们通电话手持听筒时要用哪一只手?可能有人认为用哪只手拿还不是都一样。但如果用左手拿,而将右手腾出来,在打电话的过程中,就可以作记录、查资料。反之,每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”,并换另一只手拿听筒,就容易耽误时间。此外,还会让对方留下不得要领的印象,从而对谈话产生负面的影响。为了避免这种不高明的做法,听筒应用左手来拿,并随时将记录本和资料放在手边,以便能迅速地作出反应。

接电话时,要说声“您好”。一般人在接听来电时,习惯性的先从“喂喂”开始应答。但是在公司内接电话,应拿起听筒后,口齿清晰地说“您好”,再说出自己的公司名称和部门名称。

一般人认为:通过电话将事情说清楚,似乎是一件很容易的事,但实际上却很困难。尤其是当对方的地位高,或所谈之事非常重要时,自己就常会处于一种“怯场”的状态,大脑一片空白。即使没有这么严重,能将事情正确地说清楚的人,也少得可怜。所以将资讯正确而简洁地传送给对方前,必须先在头脑中构想清楚。如果不能正确地把“5W1H”——何时、何地、何人、何事、方式、如何——记清楚,就不能简洁地将一件事告诉对方。

在打电话之前,将要谈的内容记录下来,就是简便易行的好方法。如果再将有关此事的资料也准备好并放在手边备查,就完美无缺了。这么一来,即使被对方反问,也能很快地有条有理地回答。

当你打电话时,对方尚未问起“请问你是哪位”之前,应先主动自报姓名。自报姓名时,应将自己所任职公司的名称与自己的姓名,同时告诉对方。

最后要补充的一点是私人电话应长话短说。在公司里,无论哪部电话,都是因工作需要而特地准备的。

我们时常会遇到这样的情形:当通过电话与对方交谈时,电话在中途突然因操作失误而断线。要是事情没有谈完,应由先前打电话的一方重新拨打,以使谈话继续下去。不能因事情大致已谈完,就对此听之任之。重新拨通之后,首先向对方致歉:“非常抱歉,刚才电话中途断线了”。应具备始终由自己主动重打的意识。

我们时常会因声音小而听不清楚,此时你是否会因此而提高嗓音,大声地说:“对不起,我听不太清楚,请说大声一点?”即使对方的声音的确很小,也要采用如“电话的状况不好,因此听不清楚”之类的说法。如“很抱歉,电话的声音听起来有点远”,或“很抱歉,能不能请你再说一遍”,明白无误地反问对方,并加以确认复述一遍。

如果需要对方等待的时候,你说了一句“请稍等片刻”。在商业上,“片刻”以一分钟为限。如果过了一分钟,就已经超出了“片刻”的范围,这一点要多加注意。在这种情形下,如果判断出等待时间是否需要花费一分钟以上的时间,就须告诉对方“对不起,待会儿我打给您”,再挂断电话,这才是正确的礼仪。

当在电话上受人之托,转达留言时,必须做记录。看起来似乎理所当然,然而却很少有人能将留言记录得完善。在留言条中除了要写明对方的公司名称、部门名称、人名、事由外,还应写出接电话者,即你的名字。否则见到留言条的职员,在稍后即使想询问细节,也会因不知道接电话的人是谁而无可奈何。

不但要遵循基本的规律,“到什么山上唱什么歌”,和不同形态的人物交往,也要用不同的交际之道。

对内方外方的人要诚实委婉。

有些人直来直去,有棱有角,从而不太讨人喜欢。他们往往性太直、情太真、血太热、气太傲。表里如一是他们典型的特点。同这种形态的人物交往,要诚实。如果对他们虚伪猜忌,往往会使他们产生强烈的反感情绪,并且他们还会把这种不满表现在脸上,使你们之间的心理距离扩大。

对内方外方的人还要委婉。

内方外方的人做事不灵活,言辞不变通,往往会使一些人陷入难堪境地,所以和他们交往,要注意婉转。当看到内方外方的人口无遮拦时,尖锐抨击时,要采用一个合适的方式转移主题,或者幽上一默,赞扬一句,巧妙地加以引导。

对内方外圆的人要有礼有节。

这种类型的人既有原则性,又有灵活性。因为聪明能干,而又锋芒不露,喜怒不形于色,所以四平八稳,在复杂的人际、利益关系中,亦往往游刃有余。同这种人物交往,一要有礼有理。内方外圆的人虽然表面随和,但内心却是厌恶与无礼的人交往。如果想缩短同这类人的心理距离,就必须表现出你积极、健康、向上的交往心态。同他们交往,要讲究分寸,把握适度,不要因为他的脸上挂着微笑,就得寸进尺,忘乎所以。

香港的投资商王先生回自己的故乡考察,乡长为表达自己的“地主之谊”,请王先生喝酒。王先生不忘自己的谦谦君子风范,就勉强地多喝了几杯。酒后,只想回去好好休息一下,可是乡长为表达自己的“好客之情”,力邀王先生唱歌。本来王先生不喜欢唱歌,但为了不伤及乡长的自尊心,便陪着他折腾了一个晚上。

第二天,王先生留下了1 000元钱,用以支付昨天的招待费,便离开了这块贫瘠的家园。乡长不明白王先生的特点:内方外圆。王先生看不惯乡长的庸俗,对外却又圆通。王先生之所以不当面指责,是不丢自己风度。如果乡长在接待王先生一事上有礼有节,恰到好处,那结果将会大大地不同。

对内圆外圆的人要有板有眼。有的职场人善于研究“人事”,偏重于个人私利,该低头的就低头,该下手的就下手。为人处世圆滑老到,内心对自己却并无什么约束。

由于他们内心深处,并无什么必须遵守的做人规则,同这种形态的人交往,要有板有眼。对于他们表面上很好看的做法,实际上却是损人利己的不当做法,应该明确指正,不要因为太爱面子,便不好意思将实情说出口,使自己受委屈。

与内圆外圆的人合作,还要有所保留,有所提防,不要过于相信他们。内圆外圆的人非常清楚自己的缺点,所以也害怕别人不讲义气,不守诺言。因此,和这样的人打交道,要清楚地示意他们:如果你讲信用,那么我就守诺言。在这种做法引导下,能够使他们在正确的交际规道上行驶。

对内圆外方的人要灵活变通。

有些人在领导眼前、群众面前浑身都是一派正气,但心里却没有什么是非观。这样形态的人,便是内圆外方的人。

同这种人物交往,要灵活变通。由于他们嘴上一套、心里一套,所以和他们打交道,既不能不听他们说的,又不能完全相信他们说的。如何交往,运用什么策略,采用什么方式,说出什么内容,要根据当时情况灵活变通,切不可被他们的“精彩论述”迷住了双眼,进入了死胡同。

待人接物是需要历练的,变通也是最主要的。《庄子》里有句话叫做夏虫不可语于冰,意思是说:对于夏天的虫子,无论你怎样与它谈论冬天的冰雪,它也不会明白。各人有各人的思维限制。思维不同,很难一致。

与人交往时,保持冷静,多一些变通是必要的。

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