4注意事项
1文书制发者及收件者应注明职务，也可根据情况只署姓名。
2在文书制发者(个人或组织)的下方盖上制发者个人或制发组织的印章，文书处理人将以此作为依据。但同时发往多个组织的文书如通知等，为了简便，多采用印制好了的印刷品，此时签名及盖印即可。
3文书原则上应用黑色墨水书写或印刷。在使用墨水时要特别注意纸张的性能，文字应清晰可辨。
三、文书记录
1普通文书的信封上，要写明被送达组织的名称，同时在左上角写明是否加急、挂号等，信封右下写发文组织。
2秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“秘”的字样外，其他参照第一条。
3必须要求收文者自行开启的文件，信封上要写清姓名，同时在右侧写上“亲启”字样。
4机密文件要用两层信封，内封上写文件标题。外封上的标识参照以上各条，在左侧写明“秘”的字样。
5文件内容特别需要保密的或有其他重要内容的可参照前项。
四、发文区分
1部门经理发文应根据文件的不同作用，依以下情形区别使用不同文种：
1提案，不仅仅是发出指令，而且希望将其意见广为讨论。
2承认，就有关事务进行认定。
3请示，所报内容等候裁定。
4报告，关于指示的答复性汇报。
5申请，请示对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。
2公司经理及各部门领导对下属发布的文件依以下要求区别使用，虽不是部下但同属命令所及范围的也参照执行。
1指示，对申请、请示及要求的答复。
2传达，有关事务上的指令。
3训令，命令或注意事项。
3不在前两条之列的文件有以下类别：
1通牒，有关业务的通报。
2照会，意见或需要回复的事项。
3问答，对照会的答复。
五、发文要求
1对发文部门(发文者)要求
1办公室文书注明办公室主管姓名。
2企业内部文件注明承办部门主管姓名。
3对外发文注明收文组织名称。
4会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明理事长姓名，各种委员会注明委员长姓名。
2对收件人要求
1对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务。
2对全体委员可书写“各位委员”。
3对某一特定委员可注明该委员姓名及所在单位名称。
3对特殊文件要求
1对有密级的文件应注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。
2需紧急处理的文件应注明“急件”。
3参考资料应注明“参考”。
4传阅文件应注明“传阅”。
5挂号信函、快递、特快专递等应在发送时分别处理。
七节 档案管理方案
一、概论
档案管理方案是指国际化企业对形成档案的过程和档案本身进行详细说明的文字描述。
二、“填空式”模板
公司档案管理方案
1归档准备
（包括具有参考价值的文件、材料及时归档，归档工作具体负责人，归档内容，归档要求等）。
2归档
（包括文件点收、文件整理等具体活动说明）。
3档案
（包括档案分类，档案名称及编号，档号编定，档案整理，保存期限，档卷清理，调卷次序，调卷要求等内容）。
三、写作技巧
一般档案管理方案主要内容如下：
1归档准备。
2归档。
3档案。
四、公文范本
【范文】
公司档案管理方案
一、归档准备
1公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
2公司归档工作由行政办公室负责，办公室负责公司的文书、科技(部分)档案，其任务是：
1收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。
2积极开展档案的提供利用工作。
3进行档案鉴定。
4进行档案统计。
5保管部分科技档案。
6认真学习档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案管理的质量。
3归档内容
1公司与有关组织的来往信件、各种协议书、合同等。
2公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩等)。
3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。
4公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议纪要。
5国际交流和与合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。
6公司各部门的发文。
7其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
8企业外部各组织直接发送给公司各部门的抄送信件。
4归档要求
1归档的文件材料，按照自然形成、保持历史联系和归档要求特征及文件内容进行归档。
2在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。
3案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
4按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5全部案卷组成后，对案卷做统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
二、归档
1文件点收
1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查归入。
2文件如经过抽查，应有主管部门负责人的签认。
3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回经办部门补全。
4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，立即退回经办部门。
5有价证券或其他贵重物品，退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
2文件整理
1竖写文件右方装订。
2右方装订文件及其附件均应对准右上角。
3文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
三、档案
1档案分类
1档案分类视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2档案分类力求切合实际。如果因案件较多，三级分类不够用时在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“部门”及“小类”两级。
3同一“小类”(或细类)的案件装订于一档夹，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4每一档夹封面内首页设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。
5档号的表示方式如下：
B1B2—C1C2—D1D2—E1E2
其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
2档案名称及编号
1档案各级分类赋予统一名称，其名称应简明扼要，充分表示档案内容性质，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2各级分类、卷次及目次的编号，以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。
3档案分类各级名称经确定后，编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4档案分类各级编号内预留若干空当，以备将来组织扩大或业务增多时随时增补。
5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得任意修改，如确有修改必要，需事先审查讨论，制定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3档号编定
1新档案需就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。
2档案如需归属前案，查明前案的档号予以同号编列。
3遇有一案叙述数事或一案归入多类者，先确定其主要类别，再编列档号。
4档号自左而右编列，右方装订的档案，将档号填写于案件首页的左上角，左方装订者填写于右上角。
4档案整理
1归档文件，依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要注明目次号码，以便翻阅。
2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
5保存期限
1永久保存：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。
2十年保存：预算、决算书类以及会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存十年的文书。
3五年保存：期满或解除的合约、其他经核定保存五年的文书。
4一年保存：结案后无长期保存必要者。
6档卷清理
1档案管理人员随时擦拭档案架，维护档案清洁，防虫蛀腐朽。每年更换、清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，在第五联上注明部分销毁的日期。
7调卷次序
1各部门经办人员因业务需要调阅档案时，填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。
2管档人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”按归还日期先后整理，以备催还。
3在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
4档案归还时，经管档人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
8调卷要求
1借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形延长调阅期限时，按调阅程序重新办理。
2调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，报明原因，请管档人员负责处理。
3调卷人员调阅档案，于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，变更调卷登记，不得私自授受。
4调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的档案，须经文书主管同意。
八节 保密工作管理方案
一、概论
保密工作管理方案是指企业对公司秘密所做的文字说明。
二、“填空式”模板
保密工作管理方案
1保密范围
（一般适用于全体员工）。
2密级分类
（公司秘密的密级一般分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，并需对此作出明确的规定）。
3保密措施
（明确具体的保密措施，例如，非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；收发、传递和外出携带密级文件，由指定人员担任，并采取必要的保密措施等）。
4责任与处罚
（对泄密行动作出明确的处罚规定，如泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失者，给予警告处分）。
三、写作技巧
一般来说，保密工作管理方案主要内容包括：
1保密范围。
2密级分类。
3保密措施。
4责任与处罚。
四、公文范本
【范文】
公司保密工作管理方案
一、目的
保守公司秘密，维护公司权益。
二、适用范围
本方案适用于公司所有员工。
三、保密范围和密级确定
1公司秘密的范围
1公司重大决策中的秘密事项。
2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
4公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
6公司职员档案，工资性、劳务性收入及资料。
7其他经公司确定应当保密的事项。
2公司密级的分类
公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
1绝密
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。
2机密
机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害。
3秘密
秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
3公司密级的确定
1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。
2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。
3公司人员档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
四、保密措施
1属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室主管或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。
2对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
1非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄。
2收发、传递和外出携带密级文件，由指定人员担任，并采取必要的保密措施。
