四、公文范本
【范文】
公司印章使用管理说明书
一、印章刻制、改刻与废止
1公司印章的刻制、改刻与废止议案由行政办公室主管提出。 2行政办公室主管在提出的议案中将新旧公司的印章种类、名称、形式、使用范围加以说明。
3公司印章的刻制由行政办公室主管负责，需要更换或废止的旧印章交还行政办公室主管。
4行政办公室主管将废止印章保存三年，然后在征求原使用者的意见后再行处理。
5公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况时，各负责人应迅速向行政办公室主管递交说明原因的报告书，行政办公室主管根据情况处理。
二、印章登记
1印章在办公室进行登记。行政办公室主管将每个印章登入印章登记台账内并将此账永久保存。
2印章在公司以外登记或申报时，由负责人将印章名称、申报年月日及申报者姓名汇总后报行政办公室主管。
三、用印手续
1公章的使用
1公司及高级人员名章
a本公司
使用公司或高级人员名章时，先填写“公司印章申请单”(以下简称申请单)，写明申请事项，征得部门经理同意后连同需盖章的文件一并交印章负责人。
b各部门及分公司
在取得公司经理(或部门经理)的认可后，将需盖章的文件向总公司主管此类文件的经理呈递，由主管经理审查后依手续办理。
2部门印章及分公司印章
这几种印章同样需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获得认可后，连同用印文件一并交印章负责人。
2用印说明
1公司印章由印章负责人或文件处理人掌握，印章使用人严格控制用印范围，仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。
2代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章负责人审查。用印依据及用印申请单上应有代理人的印章。
3常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系后，有文字证明者可省去填写申请单的手续。
4印章主管人将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。
四、用印方法
1公司印章的用印条件
1公司、部门名章及分公司名章，分别用于以各自名义行文时。
2职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。
2公司印章的用印方法
1公司印章盖在文件下面。
2盖印文件在必要时盖骑缝印。
3公司印章的盖章说明：
a公司名称章
名称章一般盖于公司名称、部门名称、分公司名称及出差地点的右侧，但公司名章与职务名章并用时，则盖在名称中间或竖写名称的下方。
b职务名章
盖在职务名称的右下方。如竖式书写则盖于下方。
4盖公司名章一律用朱红印泥。
5股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理批准后，可采取印刷方式。
四节 考勤管理方案
一、概论
考勤管理方案是企业相关主管部门为规范企业考勤管理，专门针对企业考勤员和员工所制定的规范化文书。
二、“填空式”模板
公司考勤管理方案
1制订方案目的
（说明制订本方案的目的是什么）。
2考勤员职责
（考勤员职责包括按规定认真、及时、准确地记载考勤，如实反映本公司考勤的内容，妥善保管各种休假凭证等）。
3考勤符号
（按规定统一考勤纪录符号）。
4考勤管理内容
（对迟到、早退、擅离职守作出界定，并规定具体的实施办法）。
三、写作技巧
一般来说，考勤管理方案的主要内容包括：
1制订方案目的。
2考勤员职责。
3考勤符号。
4考勤管理内容。
四、公文范本
【范文】
公司考勤管理方案
一、目的
为了加强公司对员工的考勤管理，使全体员工养成守时习惯，准时出勤，提高工作效率。
二、适用范围
本方案适用于本公司的所有员工。
三、考勤员职责
1按规定认真、及时、准确地记载考勤。
2如实反映本公司考勤的内容。
3妥善保管各种休假凭证。
4及时汇总公司考勤结果并上报。
四、考勤纪录统一符号
1出勤 √
2事假 ×
3病假 △
4旷工 ○
5婚假 ＋
6丧假 －
7产假、探亲假 □
8工伤假、夜班、看病、倒休 Λ
五、员工考勤管理内容
1上班时间已到而未到岗者，即为迟到。
2未到下班时间而提前离岗者，即为早退。
3工作时间未经领导批准而离开工作岗位者，即为擅离职守。
4员工正常工作时间为上午×时至×时，下午×时至×时，因季节变化需调整工作时间时由总裁办公室另行通知。
5公司员工一律实行上下班打卡登记。
6所有员工上下班均须亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予一次记过处分。
7公司每天安排人员监督员工上下班打卡并负责将员工出勤情况报告值班人员，由值班人员报至人力资源部，人力资源部据此核发全勤奖金及填报员工考核表。
8所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况须经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。
9上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。
10员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。
11上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖并给予一次警告处分。
12员工一个月内迟到、早退累计达三次者扣发全勤奖的50%，达五次者扣发100%全勤奖并给予一次警告处分。
13员工无故旷工半日者，扣发当月全勤奖并给予一次警告处分，每月累计三天旷工者，扣除当月工资并给予一次记过处分，无故旷工达一个星期以上者，给予除名处理。
14员工因公出差，须事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门经理批准；各部门经理出差由主管领导批准；高层管理人员出差须报经总裁或董事长批准，工作紧急无法向总裁或董事长请假时，须在董事长秘书室备案，到达出差地后应及时与公司取得联系。
出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至人力资源部备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。
15当月全勤者，获得全勤奖金×××元。
五节 差旅费支付说明书
一、概论
差旅费支付说明书是指企业对各种差旅费用的支付所作出的文字说明。
二、“填空式”模板
差旅费支付说明书
1出差范围限定
（对出差的适用范围进行限定，例如限定的人员包括公司正式员工，顾问，特约人员等）。
2出差方式
（对出差乘坐何种交通工具作出明确规定）。
3差旅费超支
（对超支进行界定及采取相应的处理办法）。
4差旅费领取和结算
（就差旅费领取和结算作出具体规定）。
5差旅费补贴和报销
（差旅费补贴和报销具体办法，例如休息日在外地出差时，公司如何发出差补贴，如何报销交通费等）。
6差旅费支付办法
（通常按距离的远近及出差的频率来确定差旅费）。
三、写作技巧
一般来说，差旅费支付说明书包括如下主要内容：
1出差范围限定。
2出差方式。
3差旅费超支。
4差旅费领取和结算。
5差旅费补贴和报销。
6差旅费支付办法。
四、公文范本
【范文】
公司差旅费支付说明书
一、适用范围限定
1公司正式员工。
2顾问(原则上适用于公司高级主管的有关规定)。
3特约人员(依具体职位确定)。
4试用人员。
5退休人员(如为处理遗留业务而出差)。
6为公司业务而出差的其他人员。
二、差旅费内容
1认可路线的车费。
2特殊认可的车费。
三、出差方式限定
1卧铺出差条件
1同行者乘坐卧铺。
2出差途中患病。
3乘坐卧铺时，不支付住宿费。
2列车出差
原则上长距离出差可乘坐快速列车。
3滞留出差
长期滞留出差是指在同一地区连续滞留十日以上者。对超过日数的，减付10%的出差补贴和住宿费的合计额。
4特例出差
特例出差是指按照出差地的企业惯例，由对方提供住宿条件或支付住宿费。
四、差旅费计量标准
出差出发时间为上午，出差归来时间为下午时，支付当日全额差旅费。计算基准为交通工具的票根。
五、差旅费超支限定
1超出差旅费基准的规定。
2实际费用超支。
六、差旅费领取和结算
1从概算额中扣除预付额，预付额不得超出对客户的收款额。
2超出预付额的部分，凭有关凭证报账结算。
3特殊情况下，须经财务主管批准，凭出差有关凭证领取和结算差旅费。
七、差旅费补贴和报销
1休息日在外地出差时，公司发给两天的休息出差补贴。
2交通费按审定路线实报实销。
3经常出差的包括以下人员：
1推销员。
2宣传人员。
3其他特殊人员。
4当出差者在本市出差或公司认为没有必要支付差旅费补贴时，不向其支付补助。
5申请赴任补助时，必须通过直属部门主管向办公室申请。如果家属同行，亦可通过同样手续申请家属补贴和家庭财产转移补贴。后者按实际费用报销。
八、出差费用支付办法
近距离出差的支付办法区分经常出差者和非经常出差者，然后按实际出差时间的长短(分为4～6小时、6～8小时和8小时以上)分别支付不同数额的出差费。
六节 文书的签署及制发说明书
一、概论
文书的签署及制发说明书是指国际化企业对各种内部文件的签署、制作和发文的说明性文字。
二、“填空式”模板
公司文书的签署及制发说明书
1文件签署
（通常将文书分为对内对外两种，分派专人负责签署）。
2文件制发
（文书制发包括文书的制定及文书号的编制等）。
3发文要求
（发文要求包括对发文部门(发文者)要求，对收件人要求，对特殊文件要求等）。
三、写作技巧
文书的签署及制发说明书主要包括如下内容：
1文件签署。
2文件制发。
3发文要求。
四、公文范本
【范文】
公司文书的签署及制发说明书
一、文书的签署
1公司对内文书，如果是一般往来文书，只需以主管名义签署；如果是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需以部门的名义签署；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事签署，或者署有关部门的主管姓名与职务。
2对外文书，如合同书、责任状、回执等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项，可由指名责任者签署。
上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
二、文书的制发
1文书的制定
1文书必须简明扼要，一文一事，语言措辞力求准确规范，使用楷书。
2文书应注明以下事项：文号、发文日期、发文组织(发文者)、收文组织(收文者)、文件标题、文件拟稿人及有关责任者。
3文件标题应简洁明了，准确鲜明地揭示文件内容。
4文字应尽可能口语化，通俗易懂。
5行文要层次清楚，重点突出。
6对于文书中引用的其他相关文件，要注明其文号及日期。
7公司常用公文种类：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等。
2文书号的编制
1企业内部文书可注明本部门代字或代号，连续性文件应注有连续号。
2以公司名义向上级部门呈报的请示、报告及公司有关人、财、物方面的重要决定，发文字号为：××公司发〔××年号〕第×号。
3文书通常在第一行写上文号，第二行写上能揭示文书内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收件人姓名，再下一行写文书内容。
4对外行文时应注明本公司代字或代号。
3文件制作要求
1在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下余白处。
2内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。
3对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。
4起草文书的理由如果包括起因，并且必须对中间交涉过程作出交代，起草的文书要附上相关资料与文件。
5必须明确起草文书的责任者，并署上起草者姓名。
6对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。
7文书的起草必须征得部门主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。
8重要文书必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
9文件一般应保存副本两套备查，必要时可根据需要处理。
