目前，各公司从节省空间和经费的立场出发，认识到毁弃没有价值的资料的重要性，开始普遍采用文件夹保存资料。这种方式分类清楚，易于查找，没有价值的资料可以及时毁弃，需要存档的及时存档。
使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
a文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处写上资料的名称或类别。
b文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。
c使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。
d资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易混淆。
2.文件夹的排列方法
a文件夹在文件柜里要按从右到左的顺序排列。
b文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去。
c文件夹原则上不装订，需要装订的资料一定要在左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数。
d如果资料需要折起来，就要从正面往背面折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。
3.Windows中的文件分类管理
a如果你想显示文件夹里文件的详细资料，你可能知道选择资源管理器中的查看详细资料选项(名称、类型、大小及修改时间)。遗憾的是这些文件的分类仅仅是通过Microsoft(微软)或者是其他应用软件的一些说明创建的。很多说明性的广告文字占用了大量的磁盘空间(举个例子，每个Office文件，类型处都标有Microsoft)，并且这个文件的分类并不见得合理。
b一个管理文件的好方法就是用Power Desk 4，一个免费的替代Windows资源管理器的软件，可以从On track网站上直接下载。根据Windows文件分类选项，Power Desk添加了通过文件扩展名的分类功能。
c你还可以通过文件分类选项编辑文件说明的类型，比如你可以把你的图片说明由“Bitmap Image”改成“bmp”，“GIF Image”改成“gif”，“JPEG Image”改成“jpeg”。也可以将它们整编分类改成“Images bmp”，“Images gif”，“Images jpeg”这样所有的图片就按类型排列在一起了。
凡事留心，尤其要在看似微不足道的小事上留心，培养做事善始善终的习惯，对一个人的影响是深远的。作为优秀的员工，在平时琐碎的工作中，将文件、档案等物品分类管理好、保存好，重要的文件建立备份，是十分必要的。
健康管理：掌握工作和生活的平衡
工作中，学会控制自己的情绪
贝多芬曾说过：几只苍蝇咬几口，绝不能羁留一匹英勇的奔马。每一位优秀人物的身旁总会萦绕着各种纷扰，对它们保持沉默要比寻根究底明智得多。我们应当保持一种温和平静的心态，从容地面对工作和生活中的纷扰。
每个人的工作中，都难免有不如意之事，有时是因为众多烦琐事务缠身，有时也可能是他人的不合理举动让人们震怒，有时是因为与同事或领导一时之间的误解。这种情绪虽然可以理解，但是万万不可陷入此种情绪之中，误了更为重要的本职工作。
一个能控制自己情绪的人，会具有推动社会的伟大力量。这种巨大的力量可以实现他的期待，达到他的设计。如果一个人的意志力坚固得跟钻石一样，并以这种意志力引导自己朝着设计前进，那么所面对的一切困难，都会迎刃而解。而相反，不擅长控制自己情绪的人则会让自己的人生变得一团糟。
有一场举世瞩目的赛事，台球世界冠军已走到卫冕的门口。他只要把最后那个8号黑球打进球门，凯歌就奏响了。就在这时，不知从什么地方飞来一只苍蝇。苍蝇第一次落在握杆的手臂上。有些痒，冠军停下来。苍蝇飞走了，这回竟飞落在了冠军锁着的眉头上。冠军只好不情愿地停下来，烦躁地去打那只苍蝇。苍蝇又轻捷地脱逃了。冠军做了一番深呼吸再次准备击球。天啊!他发现那只苍蝇又回来了，像个幽灵似的落在了8号黑球上。冠军怒不可遏，拿起球杆对着苍蝇捅去。苍蝇受到惊吓飞走了，可球杆触动了黑球，黑球当然也没有进洞。按照比赛规则，该轮到对手击球了。对手抓住机会死里逃生，一口气把自己该打的球全打进了。
卫冕失败，冠军恨死了那只苍蝇。可惜的是他后来患了不治之症，再也没有机会走上赛场。临终时他对那只苍蝇还耿耿于怀。
一个心智成熟的人，必定能控制住自己所有的情绪与行为，不会为一点小事抓狂。当你在镜子前仔细地审视自己时，你会发现自己既是你的最好朋友，也是你的最大敌人。特别是你要控制别人之前，一定要先控制住自己。如果你不能征服自己，就会被别人所征服。
所以，就算工作不尽如人意也不要愁眉不展、无所事事，要学会掌控自己的情绪，让一切变得积极起来。
情绪是可以调适的，只要你操纵好情绪的转换器，随时提醒自己、鼓励自己，就能让自己常常有好情绪，保持阳光状态。那么，当坏情绪突然来临时，如何调适，操纵好情绪的转换器呢?下面的方法可以供你参考：
1、制怒
在你情绪即将爆发的时候，先忍耐一下，想想你的情绪爆发后会带来的影响以及这种影响对你是不是有利，是不是对周围的人有帮助。俗话说“三思而后行”就是这个道理。
2、宣泄
情绪不能憋在心里憋得太久，否则对身体不利，因此我们要学会宣泄。但要注意一点，就是自己在宣泄情绪的时候，不能给周围的人带来影响。比如说我们不高兴的时候可以做做运动，听听音乐，或者是看看电影，和朋友聊聊天，只要有助于自己的情绪好转，又不影响他人，就可以考虑。
3、代偿转移
自己的一个欲望得不到满足的时候，可以尝试用满足另一个欲望来调节自己的心情。说不定在满足了另一个欲望之后，你就会忘了当初你想要的是什么了。
4、放松
心情不好的时候，可以让自己放松一下，不仅是身体放松，心灵更要放松，最好能使自己进入一种安静状态，这样就可以很快地消除不良情绪。
5、升华
把对生活的不满情绪转变成一种工作的动力，用这种动力来改变现有的生活状态。
6、镇静
人生最不能缺少的技能之一就是要学会镇静，当我们在受到惊吓或者是受到意外打击之后，第一要紧的事情就是镇静，只有等自己镇静下来以后，才能思考对策。
学会自我调节，释放自己的忧虑
已故诺贝尔和平奖得主特蕾莎修女曾说过，现代都市人最缺乏的、最渴望的就是“心灵的平静”。孤独和忧虑是现代人的通病。在纷繁复杂的现代社会，只有保持内心平静的人，才能保证身体健康和高效能的工作。曾经获得诺贝尔医学奖的亚历克西斯·戈博尔博士说：“不知道如何抗拒忧虑的商人都会短命而死。当然他们更谈不上高效能工作了。”
所以，学会自我调节，适时的释放自己的忧虑，便成了现代职业人士必备的生存和工作技巧。那么怎样才能做到释放忧虑呢？下面提供了一些方法。
能接受既成事实，是克服随之而来的任何忧虑的第一步。能接受最坏的情况，就可以让我们在心理上发挥出新的效能。
1．现代人消除忧虑的万能公式
假如你接手一个比较困难的任务，公司让你开发一个新的项目，很多事先没有想到的困难都发生了，你可能对自己的失败非常吃惊，甚至担忧得无法入睡。这时忧虑就已经产生了，该怎么办呢？
第一步，首先毫不害怕而诚恳地分析整个情况，然后找出万一失败后可能发生的最坏情况是什么。没有人会把你关起来，或者把你枪毙，这一点说得很准。不错，很可能我会丢掉工作，也可能我的老板会取消这个项目，使投下去的资金泡汤。
第二步，找出可能发生的最坏情况之后，让自己在必要的时候能够接受它。当你接受了可能发生的最坏情况时，你就会马上轻松下来了，感受到一直以来从未经历过的一份平静。
第三步，接着你就能够平静地把你的时间和精力，拿来试着改善你在心理上已经接受的那种最坏情况。当你静下心来，努力去找出方法去解决遇到的问题的时候，你就会发现其实困难并不像你想象的那么棘手。
忧虑的最大坏处就是摧毁你集中精神的能力。一旦忧虑产生，我们的思想就会到处乱转，从而丧失作出决定的能力。然而，当我们强迫自己面对最坏的情况，并且在精神上先接受它之后，我们就能够衡量所有可能的情形，使我们处在一个可以集中精力解决问题的地位。
2、向别人讲出你的“忧虑”
现代人释放忧虑的第二个关键就是向别人讲出你的忧虑。就某方面来说，心理分析就是以语言的治疗功能为基础。从弗洛伊德的时代开始，心理分析家就知道，只要一个病人能够说话——单单只要说出来，就能够解除他心中的忧虑。
3、假装快乐，你就可以快乐
约瑟夫·巴马克博士曾在《心理学学报》上有一篇报告，谈到烦闷会产生疲劳的一个实验。其试验的结果证明，一个人感觉烦闷的时候，他身体的血压和氧化作用，实际上真的会减低。而一旦这个人觉得他的工作有趣的时候，整个新陈代谢作用就会立刻加速。
所以，克服疲劳和烦闷的一个重要方法就假装自己已经很快乐。如果你“假装”对工作有兴趣，一点点假装就可以使你的兴趣成真，也可以减少你的疲劳、紧张和忧虑。一个人由于心理因素的影响，通常比肉体劳动更容易觉得疲劳，这已经是一个大家都知道的事实了。
4、用行动驱赶忧虑
没有时间忧虑，这正是丘吉尔在战事紧张到每天要工作18个小时的时候所说的。当别人问他是不是为那么重的责任而忧虑时，他说：“我太忙了，我没有时间去忧虑。”
对大部分人来说，在集中主要精力于工作或被工作忙得团团转的时候，“沉浸在工作里”大概不会有多大问题。可是在下班以后——就在我们能自由自在享受悠闲和快乐的时候——忧虑可能会来干扰我们。这时候我们常常会想，我们的生活里有什么样的成就，我们的工作有没有走上轨道，老板今天说的那句话是不是“有什么特别的意思”等等。
萧伯纳说过：“让人愁苦的秘密就是，有空闲来想想自己到底快不快乐。”因此，如果你想让自己远离忧虑，提高工作效率，可以尝试让自己沉浸于工作当中，这样，你就不会受到忧虑的困扰了。
懂得缓解压力，变压力为动力
联合国国际劳工组织曾经发表过这样一份报告：“心理压抑将成为21世纪最严重的健康问题之一。”据美国一些研究者调查，每年因员工心理压抑给美国公司造成的经济损失高达3050亿美元，超过500家大公司税后利润的5倍。目前在我国，虽然还没有专业机构对因职业压力为企业带来的损失进行具体统计，但易普斯企业咨询服务中心的系统调查后发现，有超过20％的员工声称“职业压力很大或极大”。业内人士初步估计，中国每年因职业压力给企业带来的损失，至少达上亿元人民币。过度、持续的压力会导致员工严重的身心疾病，员工的心理疲劳程度也取决于员工自身的压力调节能力。
我们在工作中不可避免要面对许多压力，工作节奏快、竞争激烈，压力更是超乎寻常。所以每个人都要像优秀的员工那样学会正确对待压力，要么将压力转化为动力，要么用超然的心态将压力消解于无形，以保持良好的工作状态。
处理压力最巧妙的办法无外乎将压力转化为动力，这样，一方面消除了压力，另一方面又获得了动力，是对待压力的最佳方法。压力是成长的动力。压力使我们不敢停下成长的脚步，压力使我们时时奋进，压力使我们面对挑战时不再退缩，压力使我们实现一个目标时不敢懈怠，压力让我们获得成就时能够再接再厉。
没有压力就没有动力。生活中不能缺少必要的压力，生机勃勃的工作必须靠压力来维持，个人潜能的开发只有在重压下才能实现，公司的长远发展只能在市场和竞争对手的压力下得到推动。
