放在桌子上的常用物品，要各就各位。文件要放在文件或文件筐里，钢笔、铅笔、尺子要放入笔筒。不要随手乱扔，把办公桌的桌面搞得像小商小贩的地摊一样。
新职员进入公司后，主管带你认识的除了同事之外，就是分给你使用的办公桌了。
从办公桌的整洁状况，也能够反映出一个员工的能力和修养，因此，对待办公桌也要像呵护自己的内心一样，不但要纤尘不染，而且要脉络清晰。
办公桌是自己在公司办公的地方，它应该放上这样的几件东西。
1、记录用品
笔座，容易书写的好笔和空白便条纸是不可缺少的物品。如果你和重要用户或上级领导通话，需要记下重要事情却找不到纸和笔，那就未免太狼狈了。
2、书夹
可以把常用的书、资料摆在桌上，不妨挑个你喜欢的书夹把它们整理好。你也可以把每天都要用到的东西，如胶水、订书机放在桌面上。
3、抽屉或书架
办公桌是最容易弄脏的地方，放得乱七八糟的书籍或会议文件，要根据日期和内容装订起来放到抽屉中或书架上。摆在桌面上的东西要少，要使桌上的空间尽量大一些。
抽屉里不要摆得乱七八糟，可以分段整理，使自己取放都方便。
另外，尽量不在办公桌上摆放自己的私人物品。诸如孩子的小照、恋人的信物、备用的化妆品、个人的收藏品等，均不宜公开陈列。
如果你的办公桌老是弄得乱糟糟的，别人也许就会觉得你这个人的工作大概也像你的办公桌一样杂乱无章，交办给你的任务你又能完成得怎样呢?你的上司就会对你不放心、不信任，进而你在办公室的地位就不稳固。
其实你的办公桌就像一面镜子，它反映出你为人的作风和办公的效率。还有一些自己看不到别人却很清楚的东西，所以时刻要记住保持办公桌的整齐和清洁。只有这样，你才能一直保持自己的良好心情和别人眼中的优秀形象。要想给上司、同事和来访者留下好的印象，千万不要忘记布置好自己在写字间里的工作的“主战场”——自己的办公桌。
掌握基本技能，熟练操作办公设备
现代技术发达，新式的办公设备层出不穷。作为职场的优秀员工，你除了具备最基本的专业技能，还要拓宽自己的技能面，能熟练使用各种办公设备。下面就介绍一些电脑、复印机、传真机的使用方法。
电脑的使用
在政府机关或公司的办公室中，基本上都配备了电脑。办公室许多日常工作已离不开电脑。电脑正在给办公室带来一场革命，实现办公自动化、信息化，提高了办公效率，减轻了工作量，使员工能够更好地为本单位、本公司服务和工作。
·学会正确地使用电脑。不要让电脑因你的错误操作遭受损失，如丢失文件等。
·与他人共用电脑时，要与他人协调好电脑的使用时间，应根据任务量的轻重缓急区别对待。
·简易的故障，可以自己修理。不能修理时，应找有关修理人员来。
·未经允许，不要使用别人的磁盘或登录密码，不要偷看别人的文件。注意机密文件的保密。
·清理好自己文件，及时更改你的软盘标签。这样可以提高工作效率。
·不要在病毒发作日使用电脑，否则，可能损害计算机和丢失所有信息。
·不要在工作时间玩电脑游戏。
·当你工作结束后，应保持环境和设备的整洁，以便后面的人继续使用。
复印机的使用
使用复印机须注意以下几点：
·一般说来，先到者先用。如果两个人同时到达，复印量少的人先用。
·如果别人仅复印一两页，而你的工作量很大，应让他先印。如果你去复印时，别人正在大量复印，你可以请求让你先复印一两页。
·完成一项巨大的复印工作后，应检查复印纸，如有必要应予补充。
·不要用复印机复印私人文件，除非使用自己的纸，还要趁休息时复印，而且应确认这种做法是符合办公室的规定的。
·进行必要的维护，诸如更换碳粉或处理卡纸的问题。如果不知道怎样处理，应请别人来帮助处理。不要把问题留给下一个使用者。
·用完后不要忘记重新设备复印机，一般设置尺寸为A4型。
传真机的使用
传真在远程通信方面可取代邮递，其所含的信息量又远远大于电话能传达的。收发传真时，有下列的使用规则：
·选择好发传真的时间，以有利于工作为原则。为节省费用，发长途传真时可选择清早或吃午饭时。
·当接收方的传真设备为多人共用时，应事先给收件人去电话，告诉他什么时间发去传真。未经对方同意不能擅自发传真，否则是无礼的表现。
·使用有本公司名称的公文纸，在第一页前加传真封面，列出收件人姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称，发送人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称以及传送文件页数等信息，还应包括发送的时间和日期，是否急件等。
·如果要传送图片，应选择黑白的，彩色的传真效果不好。
·如果你要发传真时，发现已有一份传真，应将它放在收件箱或交给本人，不是给你的传真就不要乱翻。
·更换色带，加满纸。如维修时，可以找有关人员。
细处见礼，不忽视电话小细节
在当今发达的通讯时代，电话成为商界交往频繁使用的通讯工具，在所有通讯设备中，电话是最快捷、方便、及时和直接的。尤其是在业务交往中，电话使用的频率要比其他通讯设施高出许多倍。但是使用电话越频繁，就应当更加关注使用电话的许多原则。而更加需要引起人们注意的应该是接听电话的原则。
电话不仅传递声音，也传递你的情绪、态度和风度。虽然电话是通过声音交流，对方看不见你，然而，这并不代表你就可以随心所欲地说话，因为在电话线的另一端，对方完全可以听出你当时的情绪、心理，甚至你的品质。
当客户第一次打电话到某公司时，接电话者明朗的声音、清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措词，会给对方留下的深刻而美好的印象，同时也会使对方对该公司产生深刻而美好的印象。反之，对方就会对接电话者产生不好的印象，同时也会对该公司产生不好的印象。因此，对于每一位电话接听者来讲，一定要具有一种我代表某公司的意识，这样不但树立了自己的良好形象，同时也把自己公司的良好形象留给了对方。
1.“您好”之后请报公司名称
接听电话时，第一声应说“您好”，然后再报上公司的名称以及自己所在的部门或姓名。
2.姿态正确，声音就明朗
有些人认为，在打电话的时候，姿态正确与否反正对方也看不到。实质上，这是一种错误的观点。在接听电话的过程中，虽然双方相互看不到对方，但也应当保持正确的姿态。只有这样，才能使声音变得明朗、清晰。
3.不要让铃声响得太久
电话铃声响两次之前，要迅速拿起电话来自报家门，这是一种避免让对方久等的礼貌做法。如果在特殊情况下，铃声响几声后才接电话，那么你应当向对方致歉，这样会使对方对你产生良好印象，认为你很有礼貌、很有修养，同时也会对你单位有一个良好的印象。
4.用左手握话筒，右手执笔
接听公务电话时，一定要用左手持话筒，右手执笔，一边交谈，一边将重要的电话内容记录下来。
5.正确记载所欲传达的事
企业电话最讲究效率第一，电话的记录传达也应该宜求简洁明了，最忌讳拖泥带水、不得要领。在作电话记录时，要记下何时、何人、何地、何事、如何处理。
6.通话完毕应让对方先挂断电话
在日常生活和工作中，在你打完电话之后，对方刚准备向你说“谢谢”的时候，还没说完，你就已经把电话重重地挂上了。这时对方的心情会很不愉快。同时，放电话时的重重声音会通过听筒传给对方，使对方感到你这个人不仅不懂礼貌，而且素质太低。所以，在通话完毕后，应把电话轻轻地放在电话机上。打电话的一方，应该先挂断电话。如果对方的社会地位、年龄、职务或影响比你高，你应该让对方先挂掉电话，然后自己再轻轻地挂掉电话。
7.拿起电话筒时，请中断任何交谈
在休息、吃饭、聊天的时候，或在会议进行当中，电话铃突然响的时候，我们应当怎样应对电话，才算得体呢?同事们正在聊天，电话铃突然响起的时候，聊天的声音应该放低，作为企业电话，最忌讳一边说笑、吃东西，一边接电话，通话的对方往往首先对接电话的人反感，继而为这家公司产生不佳的印象。遇到这种情况，你首先应该停止谈话，并且把口中的食物咽下去。然后间隔一小段呼吸的时间，迅速转换新状态．再拿起电话筒。
认真细致，对重要文件和档案作备份
优秀的员工，始终要求自己对工作尽心尽力，尤其在看似细小的事情上，更体现他们可贵的负责精神，做事情有始有终，比如，整理文件、给文件分类、对重要文件和档案作备份，以防不时之需，这些都是一名员工做事有始有终的体现。
有一个年轻人，大学毕业没多久，进入某跨国公司企划部工作，他很珍惜这份工作并且兢兢业业地投入到工作中。一天企划部经理叫他做个企划案，当天晚上，他加班加点终于写出一份满意的策划，放心地回家了。
第二天一早，在公司例会上，他胸有成竹地打算向经理以及同事展示他的成果，却发现他的电脑瘫痪，原来储存在电脑中的策划文件也丢失了。后来才知道，原来他走后公司的同事使用他的电脑，中了病毒导致瘫痪。幸好这个年轻人当时对他的策划文件作了备份，他才能在例会上顺利地将他的完美创意呈现出来。
由此可见，对重要文件和档案作备份是何等重要。做事情不仅需要能力，更重要的是认真细致的工作态度。
一个显赫的商人曾说过，很多雇员因粗心大意、不求精确而产生的错误，每天要使芝加哥损失上百万美元。芝加哥一个大商行的经理说，他不得不在商行里安排很多纠察员，以及时解决那些不求精确、经常犯错的习惯所带来的问题。约翰·瓦纳梅科的一个搭档说，每年在他们的公司里，由不必要的错误带来的损失高达2.5万美元。华盛顿邮局的退信部门每年要收到700万封无法投递的信件。这些信中间，有的连地址都没有写。很多信是来自商务写字楼的。你觉得，这些失误的职员们会得到升迁的机会吗？
每一个成功的人做事都有始有终。很多人面临的问题是，他们自认为，即使自己的工作质量很差、马马虎虎、半途而废，他们也能生产出一流的产品。他们不明白，只有拥有极度的细心和高度的责任心，才能成就伟大的事业。
那么，怎样才能做好对重要的文件和档案作备份这项工作呢？
首先要做好文件分类。
把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，这样你找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。
初步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别收好，做好标签，再整齐收到产品资料夹中，这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。
你还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳，更方便找寻。
另外期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人也要将期刊有秩序地归档。首先分成周刊、月刊，周刊下又可以再分细一点。每一种刊物按期别顺序排好，种类之间再以小隔板或小书架隔开，这样调阅资料非常便利。
其次要善用工具，保存文件。
整理文件是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要便于保管。
1.活用文件夹
过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册。但这种形式在寻找自己所需的资料时则比较耗时，而且也不便于携带。
