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第21章 核心要素之五:时间创造财富 (3)

“每个人看了看罐子都答:‘是’。

“他说:‘是吗?’他从桌下拿出一小桶小石子,把一些倒进罐子里,摇了摇,小石子纷纷跑进大石块之间的空隙。他笑了笑又问大家:‘现在罐子满了吗?’

“这次我们都不敢大意了:‘不一定’。

“‘很好’,说着,他从桌下拿出一小桶沙倒进罐子里,沙纷纷跑进大小石块的空隙。他再一次望着大家问:‘罐子满了吗?’

“大家齐声大喊:‘没有!’

“他说:‘好极了。’说完拿出一瓶水来倒进罐子里。然后他说:‘我这么做是什么意思?’

“有人回答:‘意思是我们总能找到空隙,只要肯用心,生活中总可以填进更多东西。’

“他说:‘不,这不是重点。重点是如果你没有先放那些大石块,你会放小石子、沙子和水吗?’

“如果我们的观念是‘做愈多愈好’,我们永远都想在一段时间内填入更多的事。但如果你填入的不是最重要的事,做再多又有什么意义?’”

重要的事就好比那些大石块。如果我们先摆其他的东西(水、沙和小石子),然后再摆大石块,结果不但无法填满,过程中很可能会搞得一团糟。

所有功成名就的人都会为自己的待办事项制订优先顺序。

《世界主义者》的编辑海伦·格利·布朗,随时会在桌上放着一本杂志。每当她受到利诱,想挥霍时间去做对《世界主义者》没有直接贡献的事情时,看一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说:“你可能工作非常努力,甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜,但是除非你知道事情的先后顺序,否则你可能比开始工作时距离你的目标更远。”

我们必须了解,日程表上的所有事项并非同样重要,不应对它们一视同仁。这是很重要的一点,也是很多将成为时间策略专家的人会误入歧途的地方:他们会尽职地列出日程表,但当他们开始进行表上的工作时,却未按照事情的轻重缓急来处理,而导致了成效不明显。

标出急需处理事项的方法有:①限制数量;②)制成两张表格,一张是短期计划表,另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号、A、B、C等英文字母或数字1、2、3,

或者,你可以用表列出你今天、这一周和这个月要处理的工作,在一张纸上划出四栏,并在左上角贴上“重要而且紧急” 的标签。你应在这一栏内填入必须立即处理的工作,并依次写出每项工作的处理日期和时间。

在右上角贴上“重要但不紧急” 的标签,并填入必须做、但不必立即处理的工作。如果你认为这一栏的工作最重要时,则可以不必填写左上角的栏位,同样依次写下每项工作的处理日期和时间,你应每天审查一下这一栏的工作,以确保不会有工作变成“重要而且紧急” 的项目。

左下角贴上“不重要但却紧急” 的标签。在这一栏中所填写的,都是一些必须立即处理的琐事,诸如某人需要你的建议,有人要你马上去买一些小东西,等等。当然你也可以把这些事情记在“重要而且紧急” 一栏中,但本栏的目的在于使你了解“紧急” 并不等于“重要”。

最后,在右下角贴上“不重要也不紧急” 的标签。你当然可以让这栏一直空着,反正写在这一栏的工作,都是你可不必在意的项目。本栏的目的在于告诉你事实上有许多事情是属于“不重要也不紧急”的项目。

统计“无效时间”

老雷家的大女儿菲菲,参加工作之后,才自学了三年英语,竟考上了赫赫有名的美国麻省理工学院。她是怎么走上博士之路的?前不久,老雷在信中热情洋溢地写道:“菲菲的成功,似乎是得益于一个办法——在时间缝里‘钻’!”

了解菲菲的人说:“老雷的话,概括得很准确。”

菲菲确实是个通过自学,从时间缝里“钻”出来的留美博士生。紧张的纺织女工的生活,对于一个没记住几个英语单词的20岁姑娘来说,自学上的难度当然是很大的。但菲菲深知:“物质结构中的电子所占据的间隙那么小,也还在高速运转,我为什么不能有‘电子精神’呢?!”从此,为了赢得更多的学习时间,她从工作实际出发,不但循序渐进、刻苦钻研,还在舅舅的辅导下,别出心裁地设计了一份《无效时间统计表》——每天检查浪费了多少时间,当晚临睡前找一找原因,第二天立即克服。比如,她对前年3月15日这一天的业余时间是这么统计的:

“1.睡懒觉耗掉了25分钟。

2.吃早饭慢慢吞吞多耗了15分钟。

3.打了一个没意思的电话耗掉10分钟。

4.处理烧焦的米饭耗掉15分钟。

5.和隔壁邻居闲聊耗掉18分钟。

6.逛大街耗掉40分钟。

7.因昨天的单词没记住而重背耗掉15分钟。

8.洗衣服磨磨蹭蹭多耗了20分钟。

9.和弟弟‘抬杠’耗掉15分钟。

记住:今天总共无端地空耗了163分钟!”

“连我自己也感到很吃惊,”菲菲的爸爸后来说:“自从这丫头搞了‘无效时间统计’之后,身上就像有了根鞭子在抽着她,逼得她想方设法把每天浪费的时间减少、再减少。最初,她每天下班之后,浪费业余时间常在4小时以上,后来逐渐减少到3小时、2小时、1小时……最后,每天空耗的时间一般都能控制在35分钟以内,使‘纯学习时间’保持在6小时以上。就这样,三年以来,她除了工作8小时和睡眠7小时要绝对得到保证之外,加上每年的52个星期天、8天节日放假,给自己挤出业余时间77056个小时,折合294天……”

这真是个既有趣又有效、带有自己特点的“时间统计法”。有这根“鞭子”在抽着她,她怎会不成为时间的主人呢?!

提高效率=延长生命

效率就是生命

大名鼎鼎的“发明大王”爱迪生,79岁高龄时,除了白天在实验室工作外,晚上还要在书房读3~5小时的书。他曾风趣地对人说:“我已经是135岁的人了。”其实,若用平常人工作的时间看,他一生的重大发明,可真比一般人135年出的成果多得多。看来,讲究时间的使用效率相当重要。时间本身并没有什么意义,问题是在相同的时间中,你能否最大限度地提高单位时间利用率。效率高,一天的24小时可以表现24+X或24×X;效率低,一天的24小时则表现为24-X或24÷X。

那么,怎样才能提高单位时间利用率呢?

①给每天的“8小时之外”订个时间表,把当天必须做的事按其重要性排排队。最重要的事,要放在精力最充沛、最有效率的时间干。什么时候是你一天中最有效率的时间?你要学会在实践中细心摸索。

②投入工作要快。动手前,不要颠来倒去地看报纸,不要无休止地闲聊,不要一坐到电视机旁就舍不得离开。长时间做同一性质的事容易疲劳,可以换换花样,交叉进行,使时间不至于“低耗”。

③切勿把有效时间切割得零零碎碎。当你专心于一项工作时,最好是一鼓作气,不要零打碎敲,干干停停。中断的工作再上马,往往又得“从头开始”,很久才能达到工作的状态。

④要天天提醒自己:不要让身边琐事无限膨胀!串门、逛街、跳舞、约会、应酬,不是要一概拒之门外,但要适度、适时。不要因为面子或者其他而勉强自己花时间做无用的事情。

⑤对那些重要的A类工作,要订出标准,强制自己在一个规定的期限内去完成。要严守期限上规定的每日工作量,给自己制造点紧迫感。非特殊原因,不可在实施中搞什么“灵活性”放松自己,或给自己找借口,更不可随意中断计划。

⑥不要让那些酗酒、闲聊、睡懒觉、说空话、毫无节制地打麻将、“一杯茶,一支烟,一张参考看半天”之类的坏习惯吞噬你的精力,浪费你的时间。罗曼·罗兰比喻得相当贴切:“习惯是锈,它足以使灵魂的钢铁腐蚀殆尽。”

据研究,我们大多数人,都在从事低效,低能的工作,从而白白地浪费了时间和精力的50%。

美国史卡鲁大钢铁公司的总裁查鲁斯,付给效率专家艾伊贝·李2.5万元美金的事情,一直传为美谈。查鲁斯为经常半途而废的工作大感困扰,于是向艾伊贝·李请教提高工作效率的方法。艾伊贝·李向他做了以下建议:

首先写出6项你明天必须做的工作,再依重要性记上先后顺序。然后将这纸放入口袋,到了明天先处理第一项,在结束第一项工作之前不必考虑其他事情。接着用同样的方法专注于第二项、第三项、第四项,如此一直持续下去。如果一天只能做完第二项或第三项的工作,也不必太过于介意,因为最重要的第一项工作你已经做完了,其他的工作可以等待下次。如果用这种方法不能结束全部的工作时,不妨采用别的方法。

每天重复这么做,如果感觉效果超乎你的想像,就可以指导手下照着做。在你感到满意时,只要付给我一张你认为相等价值的支票即可。”

查鲁斯试了一段时间后,效果非常惊人。于是他开始要求属下跟着做。结果艾伊贝·李得到了一张价值2.5万美元的支票。

第6章 核心要素之五:时间创造财富 (4)

8小时之外

有时你会听到这样的说词:“等我有空再做”。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上,没有所谓“空”的时间。你可能有“休闲”时间,却没有“空”的时间。在休闲的时候,你也许会躺在游泳池边尽情玩乐,但这绝不是“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。

不要扔掉“零头布”

时间是由年、月、日、时、分、秒组成的。提起抓住“8小时之外”,常有人摇头:“唉,一天工作了8小时,回到家累哼哼的,哪有时间学习(再工作)?”累,当然是实话,但要说“累”得腾不出一点点空闲时间,就未必令人相信了。治疗摇头的“偏方”,也许就在于:别小看三五分钟、半个小时!须知,即使是“竹中一滴曹溪水”,天长日久地一点一滴聚集起来,总有一天也可以“涨起西江十八滩”呀!

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