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第20章 核心要素之五:时间创造财富 (2)

早晨5点钟起床,6点钟出门;6点30分至7点做热身运动;7点至9点半进行日常的例行计划训练;10点钟在学校上课,16点下课;16点至19点之前在体育馆继续训练;19点至23点在家做功课;然后上床睡觉。

当别的孩子在早晨走出家门之前,乔·贝塔莎就已经开始了每日的训练。

当别的孩子在电视机前消磨掉每天的大部分课余时间时,乔·贝塔莎正在训练之后,驱车回家并且完成一天的功课。

当别的孩子还未将一天的最后时间从餐桌或游戏房找回来时,乔·贝塔莎已经开始了另一天。

一天究竟有多长?有些人回答是12个小时或者是24个小时,但有些人则认为一天的时间往往大于24个小时。在绝对数量上只有一个数,但在相对质量上却有使用效果的不同。

凡是事业上有所成就的人,都有一个成功的诀窍:变“闲暇”为“不闲”,就是不偷清闲,不贪安逸。

成功者懂得如何按排时间,会将时间挤出来,他们懂得用什么来计算时间。

我们要用分、秒来计算自己的时间,惟有如此,我们的一天才不仅仅有24小时;惟有如此,我们的一年才能拥有13个月!惟有如此;我们才能成功。

“不能管理时间,便什么也不能管理。”美国管理大师杜拉克说。

抓住今天,就要学会管理今天的时间。每人每天都有二十四小时,可是有的人一天能完成很多工作、生活充实,每天都能享受成功幸福的欢乐,并日积月累,不断向他们预定的目标靠近;而有的人总是借口没有时间,却又松松垮垮,过得不充实、不幸福,目标也离他越来越远。

这之间的差距在哪里?

差距在管理规划今天的时间上。

如何管理规划一天的时间?

任何管理规划,都要先作调查研究,分析有关情况。要作好今天的时间管理规划,先要对我们的时间开支情况进行调查研究——检查分析我们的时间开支。

方法有:

首先凭记忆写下你过去一周每天二十四小时的开支与消耗。

然后从今天开始,记录你起床以后到入睡之前的每件事情所耗费的时间。坚持记录一星期。

一般来说,一周是人们活动的最小周期。从一周的时间检查分析中,我们可以了解自己支配和消耗时间的规律。人们都有一个大致的时间利用规律。混乱没有规律,也是一种规律,只不过是一种非常糟糕的规律而已。

以下是美国管理顾问史密特提出的每周时间分析表,可以帮助我们进行时间的检查分析。

每日计划表或者是每周计划表,是目标分解落实到时间管理上的一个非常好的办法。有位在1979年参加高考的人,当时他在一个大型国营农场生产科工作,眼看1978年许多人考上大学弹冠相庆,各种因素迫使他投入到考大学的行列之中,论基础他当时不过是个未毕业的初中生,虽然又上了两年“文化大革命”的农业中专学校,但是所学内容与要考的文科基本上毫无关系。当时也不懂什么时间管理和时间统计,只是觉得不计算时间是不行的。因为从1979年2月中旬打算考大学到7月考试只有4个半月的时间,当时资料不全是一个问题,只能找到多少算多少。还有就是时间不够。

他算了一下到6月底共计136天,当时“文化大革命”刚结束,白天上班根本不能看书,否则会被扣上不务正业的帽子。所以,只能利用业余时间学习,业余时间除去睡觉吃饭,每天只有4个小时可以利用。136×4=544小时,而复习5门课:政治、语文、历史、数学、地理,每门课程仅有100个小时显然是不够的。仅政治、历史、地理就有400个问题,基本上都是自己不熟悉的内容。好在他又算了一下每个星期有一个星期天可以复习多一些,他精确地计算了一共有20个星期天,然后根据时间把自己的学习门类进行了计划安排。最后他的成绩在分数线之上,他进入了大学。他知道1979年的考生是468万人,而招生人数是27万5千人,录取率是5.8%。

合理安排时间

保持时间的弹性

成功是一个过程,成功是简单的,但过程却是艰难的。如果过程不愉快,那么达到目标也没有用。所以,这个过程一定要合理安排时间,也要保持时间的弹性。学习与适当的文体活动、休息与睡眠相间,既能消除大脑疲劳,又能提高时间的利用效率。

列宁写信告诉他的妹妹说:“你每天一定要抽出1~2个小时散步,这样埋头用心做功课会损害健康的。”列宁学习疲倦了,就打秋千、散步;爱因斯坦在工作之余是弹钢琴、拉小提琴,还用望远镜遥望星空;梅兰芳练艺之余,爱养鸽种花;陈云同志对曲艺评弹有特殊的爱好;恩格斯既是伟大的思想家,也是远足、骑马、击剑、游泳的爱好者。此外,不同识记内容的相互转换也有利于开发时间利用率。居里夫人说:“我同时读几种书,因为专研究一种东西会使我的宝贵头脑疲倦。”马克思钻研理论疲倦了,就做数学题。这对大家是有所启发的。每个学生可将一两次课外活动项目与学科学习交叉进行,以求高效。譬如,在学校学理工科的同学学一点《成功学》、《音乐欣赏》等课程,既可调节大脑,又能提高自身素质,认识一些新同学,何乐而不为呢?

时间管理原则

人们在实践中总结了许多节约时间、提高效益的方法:

①集中分类的方法原则。将一个时期所有的活动集中分类,性质相同的工作放在一起做,专门时间做专门的工作。

任何活动都有一定的节奏规律,人的脑子与身体的运用也有一定的节奏规律。碰到什么做什么,东一榔头西一棒,工作节奏混乱,时间被撕成碎片,这样大脑与身体都处在忙碌混乱状态中,绝无效益可言。

②)优先顺序的方法原则,重要的事放在高效时段。确定每天活动和工作的先后顺序,将重要而且紧急的事放在高效时段完成。

一天中每人都有一两个时段,精力较容易集中,做事效率较高,解决问题的能力较强。把与主要目标关系密切的重要事项放在这个时段先做,能使我们的主要目标较有保障地完成。如果将一些次要目标事项或一般性工作放在一天效率最高的时段做,则无疑是不懂得时间的规划。

③节约时间的4D方法原则。4D原则是美国时间管理专家在《时间管理的艺术》一书中提出来的。所谓4D方法原则,具体如下:

丢掉不管(Drop it):把一些与目标无关的事,无效益的事等丢掉不管。敢于说“不”。

拖一拖再办(Delay it):把一些偏离目标的精神情绪活动、次要工作、信息资料不完善的工作等,暂时挂在一边,待有空余时间再去处理。

委派别人去干(Delegate it):学会委派技能和管理,将能委派出去的事尽量派给他人干,这样就可以节约时间干更重要的工作。

自己做(Do it):不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能委派给别人的事,按优先顺序自己亲自去完成。

时间管理的步骤

要成为自己的时间管理大师,一切便要从简单的计划开始。其实只要你能好好地安排时间,分清次序,有系统,有组织,你便可以在每天得到更多。以下是时间管理的5个步骤:

管理时间的步骤是记录、排序、筛选、加强习惯、满足成就感。每天要做哪些事情,列出来,什么事情要在早上去做,晚上去做,什么事情可以授权给别人做,然后把那些没有价值的删掉。根据这些步骤每天养成一个很好的习惯,最后你自然就会有成就感。

①记录。首先把你要做的事情一项一项地记录下来,并养成良好的习惯。如果记性不太好,最好及时记下想做的事情。

记事本要放在明显处,并且要简洁。

②)排序。组织是根据列好的清单分门别类,再依据重要性安排次序,以及想清楚每项事情应该怎样来处理。

③筛选。完成排序以后,看看排在最后的事情是否必要,如果没有必要,就把它删掉。

④习惯

将上述的三个步骤,列单,排序,筛选,变成日常生活的习惯。

⑤成就感。当以上的步骤办妥以后,你就会发现,自己比没有计划的日子完成的事情多了,人也感觉到有成就感了。这个成就感就是优质计划的回报。而这个回报,让你感觉到所付出的努力并没有白费。

可见,要成为一个出色的时间经营者,要管理你自己,并不是一件非常困难的事。但是缺乏一个良好的时间管理系统就坏处多多。很多人因为不会设定计划,不会评估每天工作的重要性并加以调配,而感到自己的工作非常沉重,压力很大。缺乏时间管理的人,容易感到灰心、愤怒和焦虑,而且没有多大的成就,甚至缺乏自尊,没有办法真正地享受生活。

制定计划表

确定在睡觉前写下第二天的工作是个很好的建议,因为:记下所有的工作后,你可以睡得安稳一些;否则的话,可能整晚你的脑子里都想着:“别忘了!别忘了!别忘了!”。

记下工作后,你的脑子才有时间去解决问题,而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题,你就会发现它的作用相当惊人。人脑就像是平行的处理器,幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来。脑子就会将这些东西转移至幕后,然后在“不知不觉”中开始解决问题。

记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来,大概也不值得做。

别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴,或是用胶水粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落,反而制造了很多遗忘事情的漏洞。

确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项,并且能检查其进度,这也许是在你随身携带的万用手册中,或是在电脑里。不论形式如何,都必须能随时更新内容,并且要放在随手可及的地方;必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。但是要切记:别让它们变成主要的方法,否则你就犯了大错了。

如果你将计划表与约会记录放在一起,最好能在你的办公室或电脑中存档一份备份,以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新,这虽然只是举手之劳,却很有帮助。

第6章 核心要素之五:时间创造财富 (3)

石头与沙子

下面是一位时间专家和大家分享的一段经验:

“我参加过一场讨论会,课题是《时间》。讲到一个段落时,讲师说:‘下面我们来一段问答时间。’他从桌下拿出一个宽口罐子放在桌上,旁边有一个盘子,盘子上放了拳头大小的石头。他问大家:‘你们认为可以放进去多少石头?’

“大家猜完以后,他说:‘好,我们看看谁猜得对。’他拿起一个石头放进罐子里,然后是第二个、第三个……我不记得他放了几个,总之最后放满了。

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