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第24章 细节23 打电话时间不宜过长

打电话时,干干脆脆切入主题,可以说是商务电话应对的原则。

当你有急事,对方一直占线,你一定会心急如焚。然而,你自己是否也曾有过煲“电话粥”的情形呢?打电话,切忌喋喋不休、不分重点、唠唠叨叨、说个没完,而要简明扼要,节省时间。因为,时间是一种稀缺资源,对于任何人来讲都有节约的必要。无论对客户还是对自己,都应当珍视和节约这种资源。

有一位大学教授,每当别人初次打电话给他时,他总是先问对方:“有什么事吗?”他之所以要这样问,是因为有些人即使有事相商,却常漫无边际聊了许久,迟迟不肯表明心意。比如一些学生,原本是想跟他借本书,却讲了一堆客套话,等老师因不耐烦要结束对话时,他才吞吞吐吐地切入主题。如此不但浪费时间,也易让人心生反感。

在打电话时,对方即使有急事,也不好意思打断你,仍然强颜欢笑客气地听你诉说,这时如果不赶快切入主题,那将会令人反感。平常的朋友对话中或许还可以如此闲聊,但是如果是在商务电话中,可能就会让人心生厌恶的,因为当你在讲没用的话时,人家可能会失去一大堆紧急电话,所以简洁、利落的谈话在商务电话中有举足轻重的作用。

在正常的情况下,一次打电话的全部时间,应当不超过3分钟。除非有重要问题必须字斟句酌地反复解释、强调,一般在通话时都要有意识地简化内容,尽量地简明扼要。通话不超过3分钟的做法又称“打电话的3分钟原则”,它是公关人员都要遵守的一项制度。

一般来讲,在打电话时要贯彻3分钟原则,主要的决定权在发话人手里,因为在通话时先拿起、先放下话筒的通常都是发话人。发话人遵守“3分钟原则”,一是要提前做好准备,即在打电话前将要阐述的意见和要点等都写在便笺上。这样电话一拨通,就可以层次分明、条理清晰、点面俱到地把自己要说的话都说了,而不会因为没头没脑、条理不清、反复絮叨而浪费一分一秒。

在通话时,切勿没话找话、不谈正题、东拉西扯,更不要在电话上跟别人玩“捉迷藏”,说什么“你猜我是谁”、“你知道我在哪儿”、“想知道我在干什么吗”、“不想问一问还有谁跟我在一起”等。为了节省通话时间,不但通话时要长话短说,而且在拨电话时,也要少出或不出差错。需要总机接转时,应主动告之分机号码,不要等人家询问。若不知分机号码,则应提供受话人的部门与姓名。对此若不清楚,则最好不要去麻烦话务员。

在打电话时,受话人既要积极、热情,又要注意不要因自己而浪费时间,不要在电话里向对方问寒问暖,说长道短。

实践练习

在电话沟通中,如果不是预约电话,时间须3分钟以上的,那么你首先应该说出自己的通话大意,并征询对方现在讲话是否合适,若不方便,就另约时间。

你以前是否忽视了本细节,以后又将如何去做?(请写下来)

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