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第5章 公共关系概述(4)

咨询型公共关系的工作手段主要有舆论调查、民意测验、市场综合分析等,其目的当然是从提高工作效率出发,力求全面、科学地收集与征求有关信息并进一步利用这些信息进行深入的科学研究,以及时向有关企业提供咨询。由于了解公众舆论及社会情况是咨询型公共关系工作的起点或基础,所以为了做好这项工作,除了应采取以上不同的工作手段外,还应考虑具体的了解民意及社会现象的调查形式。根据一般的经验,这方面的形式主要有鼓励合理化建议、举办征求所需信息比赛、开展征文活动、征求产品设计意向、有奖测验等。另外,还应提倡开办为公众提供的咨询服务(如有关商品的使用、保养、维修等知识的咨询,交通运输部门设立旅客问讯处,制定公众来信、来访制度和相应的接待机构等),做好企业与社会公众之间的中介与桥梁,一方面将公众对企业及其产品、服务的各种反映信息收集起来,经整理再供企业决策参考;另一方面将企业的有关情况反馈给公众,使之与企业间增进了解和适应。总而言之,在咨询型公共关系中,重视公众及社会的有关信息是其工作开展的先决条件。

(二)交际型公共关系

交际型公共关系是指不借助其他媒介,而只在人际交往中开展公关活动,直接接触,建立感情,达到建立良好关系的目的。这是一种有效的公关方式,它使沟通进入情感阶段,具有直接性、灵活性和较多的感情色彩。实施交际型公共关系必须注意:

第一,完善自我形象,掌握交际的礼貌、礼仪和交际艺术,善于运用有声语言和无声语言,善于与人打交道。

第二,经常保持联系,注意平时的感情投资,“有事要登三宝殿,无事也要登三宝殿”。保持经常的接触与联络,可以缩短人际交往的心理距离,密切相互间的感情联系,从而保持长期的良好关系。

第三,团体交际形式。通过各式各样的招待会、工作餐、宴会、茶会、舞会、慰问等进行交往,以增进感情。

(三)宣传型公共关系

宣传型公共关系是利用各种宣传途径和方式向外宣传自己,提高企业的知名度,形成有利的社会舆论。其特点是利用各种媒介进行自我宣传,其主导性、时效性极强,其主要表现在以下几个方面:

第一,运用公关广告形式,按企业的意图在报纸、杂志、广播、电视等新闻媒介上宣传自己,树立形象,争取公众的好感。

第二,策划专题活动来制造新闻,吸引新闻界来报道。这种不支付费用的宣传,其效果比公关广告更有说服力和吸引力,从而更有利于提高企业的知名度。

第三,利用举办各种纪念会、庆祝典礼或利用名人、明星等特殊人物的声望来达到提高企业知名度的效果。

宣传型公共关系活动当然离不开宣传、传播媒介,这些能供其运用的媒介主要有三种:一是新闻媒介,如报纸、杂志、电台、电视台等;二是广告媒介,如路牌广告、车船广告、印刷广告、幻灯广告等;三是自控媒介,如广播站、黑板报、厂报等。此外还有一些特殊的宣传媒介,如演讲报告、订货会或展销会等。由于各种媒介的性能效果、费用开支各不相同,所以在具体选择时应考虑将不同的媒介进行组合以追求低投入、高收益的理想传播效果。

宣传型公共关系工作在进行过程中,有几点情况值得注意:一是宣传主题及目的要明确、突出;二是宣传的事实或信息应客观、真实;三是宣传工作的安排、开展必须及时、迅速;四是宣传的方式、方法一定要恰当、适宜。

(四)服务型公共关系

服务型公共关系是一种以提供各种优良服务为主要手段的公共关系活动模式,以自己的优质服务赢得社会公众的好感。其特点是依靠本身的实际行动做好工作,而不是依靠宣传。所以它基本上仍是人际之间的直接传播形式。

搞好服务型公共关系的做法有:完善服务措施,加强售后服务;把出售商品和其他文化娱乐等活动相结合,可方便顾客,使顾客一举数得。

(五)建设型公共关系

建设型公共关系是指企业为开创新局面而在公共关系上的努力,使公众对该企业和其产品、服务有一种新的兴趣,以直接推动企业事业的发展。它适用于企业初创时或新产品首次推出时。其特点在于创新、开拓,因而能大大提高企业的知名度。

上海国棉三十厂引进了德国的一台花色圈圈绒线机。该厂为扩大圈圈绒的影响与销路,举办了一次圈圈绒毛衣千人编织竞赛,从获奖作品中择优供编织行业投入批量生产。报名者竟达3 000人。此举使该厂的三石牌圈圈绒的销量大增。新闻记者也登门采访,刊发了“千人巧结圈圈绒”的特写与消息。

(六)维系型公共关系

维系型公共关系是通过各种传播媒介,比较平淡地持续传递信息,使企业在长时期中对公众起潜移默化的作用。它用于稳定、巩固原有的良好关系。其特点是通过优惠服务和感情联络来维持现状,不求大的突进,但也不中断,通过不间断地宣传和工作,维持良好的关系。

方法有:让长期顾客享有低价优惠,节假日向老主顾赠送小礼品或邀请参加活动以加强感情联络。

(七)矫正型公共关系

矫正型公共关系又可称为补救型公共关系。它指的是在企业形象受到损害时,如何着手采取各项有效措施,做好善后或修正工作以挽回声誉、重建形象的种种专门活动。

矫正型公共关系的工作主要有两种表现。其一是企业形象受损的原因是主观造成的或责任主要在企业这一方面,比如因产品质量下降、服务不周、工作失误、环境污染等等问题而引起公众对企业的不满,对这种因企业本身原因而造成的公众关系的失调,企业及其公共关系部门应主动出面承担责任,向有关公众赔礼道歉,甚至可通过新闻媒介公开致歉,同时表明自己已经或将要采取补救措施,以争取尽可能快地平息这次风波,使企业形象受损的程度与范围控制在一定的限度内。另外,公共关系部门还可在企业的支持下,主动地、有意识地以这次事件为契机,积极地利用新闻媒介展开宣传,公开表明自己知错改错的诚意,公布自己积极补救的措施并用补救后的事实及公众的新反映来证实自己的转变。如此,就能将坏事变好事,向好的方面转化并扩大自己的知名度。

其二是由于公众的误解或少数人蓄意制造事端而引起的企业形象受损。在这种情况下,企业及其公共关系部门千万不能得理不让人,一味指责公众或他人,那样不但会将事情越闹越僵,而且有可能更加损害企业在公众中的声誉。因为对于更多的不明真相的公众来说,他们直接感受到的是企业的态度、胸襟,而没能了解事情的真正起因或肇事者。正确的态度是什么呢?最要紧的是尽快平息风波或暂时让企业形象受点损害,然后迅速将已查明的真相公布于众,消除公众的某些误会,指出问题的真实所在,同时也表明自己工作的某些不周到之处,请求公众谅解,并进一步表露本企业对公众的诚恳态度与合作精神。这样的话,不但可以消除公众的误会,显示自己的清白,而且能够进一步完美企业的形象,争取到公众舆论的支持。

(八)日常事务型公共关系

企业在日常运行中应始终如一地贯彻公共关系工作的目标,努力树立形象、争取公众、扩大影响。它具体要求企业在日常运行的各个环节、各个渠道要时时注意形象问题,处处给人留下好感,从而在内外公众中都留下好的印象。比如一个皮鞋厂,为了争取公众、建立声誉,就应该从原材料采购、商品生产、产品包装、销售批发等各方面皆严格把关,保证质量、合理定价、优质服务。同时,对本厂员工的劳动保护、生活福利、医疗保健、家属问题等事务也无微不至地予以关怀。长此以往,通过这一系列的日常事务就会不知不觉地达到公共关系工作的目标,赢得公众的信任,扩大本企业的名声,从而促进生产。

日常事务型公共关系工作的要点主要在于企业各项工作的文明化、制度化、实际化。首先,它要求一个企业在管理思想上应树立文明经营的观点。如生产上不偷工减料,不弄虚作假;销售上礼貌待人,货真价实,童叟无欺;即使与公众发生矛盾,也应本着严于律己、宽以待人的精神妥善地予以处理;无论内外公众,皆应以诚相待,以情相接,不做损人利己之举。其次,企业对所属各部门、各工种等皆必须制定合理、全面的相应的规章制度。一方面要使这些制度条款化、公开化并认真加以宣传,严格予以贯彻;另一方面要经常性地进行监督,检查具体的执行情况,绝不能让其成为一纸空文,并且要辅之以必要的奖惩手段。此外,企业的日常事务要真正地切合实际,确实能起到于细微处见精神的效果。这就要求企业在考虑进行这一系列日常事务时,应吸取群众意见,做调查研究,所做事情能做到点子上并真正与公众的“痛痒”相关,而不是脱离实际、好高骛远。严格地按照此规范去做,企业的事务性公共关系工作才有可能获得成功。

公共关系的构成要素

在公共关系的定义里面,蕴含着公共关系的三大要素:社会组织、媒介与公众。社会组织是公共关系的主体,公众是公共关系的客体,媒介则是使公共关系主体与客体发生联系的人或事。

一、公共关系的主体

公共关系的主体是公共关系活动的策划者、执行者和受益者。它有不同的类型,具有目标性、整体性、能动性、社会性、客观性、主动性、变化性、抽象性等特征。公共关系主体的动作水准,不但决定着公共关系发展的水准,也影响着整个企业的运行状态和全行业的素质的提高。

从组织形态上讲,公共关系的主体主要有企业的公共关系部门、公共关系公司和公共关系协会三种形式。

(一)企业的公共关系部门

公共关系部门是企业内部自行设立的专门负责公共关系事务的部门(或机构)。企业不同,其公共关系部门的设置和名称也有所不同。以美国为例,目前有85%左右的企业自设公共关系部门或外聘公共关系顾问。从事公共关系工作的部门多称为公共关系部、公共事务部、公共信息部、公共广告部或社区关系部等,这些都是广泛采用的机构名称。

公共关系的多种职能,客观上要求有相应的组织机构与人员来承担和实现。在现代社会中,企业要建立良好的公共关系,争取有利的发展条件,迅速占领市场,就必须有相应的组织机构来承担信息采集、环境监测、决策咨询、联络沟通和协调关系等各项工作。

随着企业的发展,企业的形象管理工作日趋重要,公共关系部门的工作也日趋繁重。一个企业要想做好公共关系工作,不仅要在组织机构中设立公共关系部门,更重要的是对公共关系部门的地位和作用、公共关系部门的设置、企业机构的规模与模式及企业自设公共关系机构的工作等有清晰的认识。

企业的公共关系部门一般拥有五到六人,总监对整个部门的事务进行宏观调控。咨询人员以内部公关为主,负责企业文化建设和有关资料、文件的收集、分析。媒介人员负责与媒体和专业广告公司进行沟通、协调。执行人员负责各类活动的具体督导、实施。关系协调人员以对外公关为主,负责与政府机构和重要行业进行沟通、协调。

在企业内部设置公关部门有其优势,同时也有不足之处。

1公共关系部门的优势

(1)企业内设的公关机构对本企业的业务和人力资源比较熟悉,因此,开展工作能够有的放矢,切合实际,比较便利。

(2)在本企业内部有便利的沟通渠道,因此获取内部信息迅速、及时。

(3)便于协调。内设的公关部门直接接受管理层的指导,直接与企业内部门各个部门沟通,便于进行调整和协调工作。

(4)在紧急情况下,可以很快地做出反应。

(5)效率较高。公关部作为常设机构,能够招之即来,特别是在应付突发事件时效率较高。

(6)能及时向本企业的领导者、决策层提出建议。

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