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第40章 企业公共关系协调(5)

倡导和支持艺术、音乐、戏剧等文化事业的发展;支持社区卫生计划,促进社区卫生事业的发展;致力于解决青少年犯罪问题,争取得到青少年及其家长们的好评;举办社区公众参加的专题讲座和讨论会,让他们更好地了解世界及当地的经济问题和政治事务。此外,通过一些主题活动,履行企业的社区义务,为社区文化建设做贡献。如上海闸北区的东方明珠飞龙大酒店在开业时,将所在社区大宁路街道和共和新路街道的敬老院老人及社区精神文明先进个人代表奉为上宾。他们没有请领导,而是请大宁街道的居民—红军老战士王亚山和全国首创的星级文明楼组带头人张有彩为酒店开业剪彩。此举得到了当地居民的交口称赞,认为该酒店不但弘扬了中华民族尊老爱老的优良传统,而且为社区的两个文明建设带了一个好头。可见,企业的参与对社区的精神文化建设起了重要的推动作用。同时,社区的精神文化建设上去了,也会给企业带来良好的外部发展环境。

(三)协调与社区其他机关部门的关系

企业与相邻机构要建立良好的关系。要经常邀请外机构的员工和居民参加本企业所组织的文化、娱乐、体育、宣传、展览等活动,丰富所在社区的文化生活。经常调查和了解社区内各机构和不同层次的居民对本企业的意见和印象,听取他们的批评和建议,对不足之处及时加以纠正。

(四)适当开展对社区的赞助活动

选择对社会影响面大、而在经济上又急需有人予以支持的项目,给予力所能及的赞助(如教育事业、社会福利事业等),树立起尽力承担社会义务的优秀社会成员的形象。企业在开展这些活动时,切不可认为是额外的负担,尤其不可认为是额外的经济负担。因为,从长远观点看,这些活动的结果最终还是有益于本企业的发展的,是一种战略性的投资活动。当然,企业对社区公共事业的赞助总是有限度的,企业在处理社区关系时,应本着少花钱或不花钱而把企业信息有效地传递出去的原则。否则,就失去了由公共关系部门而不是其他部门来经办的意义。

(五)加强联系

1提供企业报道

企业公关部经理和社区关系主管同地方报纸、电视台、广播台等新闻界人士的良好个人关系对社区宣传很有帮助。企业总部的公共关系部门负责编写企业有关方面的新闻稿,并直接送给地方的新闻媒介;社区关系主任负责编写有关企业中的新建筑、人力资源、安全、雇员关系、销售、转让以及其他社区公众关心的问题和新闻。

2分发宣传资料

反映企业活动的视听资料是信息沟通的重要媒介。社区中的其他组织可以通过这些视听资料来了解企业的历史、生产制造过程、研究和工作条件、厂房建筑等。企业员工在向社区团体举行演说时,应经常借助视听资料,将之作为演讲的辅助手段。

3访问

企业经理应经常接受学校和其他社会组织的邀请,到这些社区组织中访问、了解他们的工作情况和遇到的问题。

4公开演说

公开演说是与社区进行正式的口头沟通的一种形式。企业可以组织员工在地方俱乐部、专业协会、学校、机关等各种场合发表有准备的演说。

5组织现场参观

邀请社区人员到企业参观,亲眼观看企业的经营活动,让公众了解企业的事务。这种方法可以使人信服地证明企业是一个良好的工作场所,而且企业十分关心员工的福利问题。它可以使社区公众对企业有真实的印象,因而能有效地增强对企业的了解。另外,这种方法使员工有机会让其家人和邻居了解自己的工作场所和工作状况,从而提高员工对工作的兴趣。

6展览

许多企业在当地商店、交通要道、银行等地方设立展览橱窗,内容包括各种原材料、产品、生产加工过程等,使社区公众了解企业及其产品情况。

(六)尽可能减少对社区公众正常活动的影响

企业应主动承担诸如保持社区的环境卫生、造林绿化、维护社区治安和交通秩序等责任;做好三废(废水、废气、废渣)的控制与治理;减少噪音;保证安全生产等,为建设一个良好的社区担负起应有的职责。

总之,企业的公共关系工作就是要使企业在改善社区环境、维护社区秩序安定、支持社区公益活动、帮助社区繁荣等方面做出努力,使社区公众普遍感到该企业是本社区的骄傲,从而也给予企业以最大的方便和支持。

媒介关系协调

媒介关系指的是企业与新闻界的公共关系。新闻界几乎成为每一个企业必须面对的重要社会机构,因为新闻界作为社会舆论的先导力量,是组织外部环境中的重要因素;同时,作为企业与社会信息沟通的中介,新闻界公众是企业进行大众传播的主要渠道。媒介公众是任何一类组织都必须追求的第三类基本公众。

一、媒介关系对企业的重要性

公共关系人员与新闻记者和编辑们的关系,在很大程度上影响公共关系成果。新闻记者的信任是公共关系人员所拥有的最重要财产。这里所说的新闻记者和编辑们,就是媒介公众。开展媒介关系就是与他们打交道,在他们心中树立良好形象。

良好的媒介关系对于企业的重要性主要表现在以下几方面:

(一)企业向公众输出信息的主要通道

在一个开放社会里,无论是经营性组织还是非经营性组织,都必须与社会各界保持联系,通过信息的输入、输出使自己充满活力。在这样的社会里,离开与外界的交流,企业是无法生存的。向社会输出信息既是为了让社会公众知晓而且了解企业,也是为了服务于社会、为公众提供帮助,履行一个企业应有的社会职责。

输出信息的渠道是多样的。尤其在信息社会已经到来的时代,迅速普及的通讯技术、计算机网络,都使企业向社会输送信息变得简单而快捷。但是,企业的形象宣传,需要一种公共的“舞台”,即非个性化的公开亮相的场合。这个舞台就是社会新闻界,即公开流通的报纸、广播、电视和杂志四大媒体。新闻媒体的公开性和公众化的特征,以及引导社会舆论、影响流行时尚的特殊功能,使它在更为现代化的高技术信息传播工业出现的形势下,难以被取代。大众传播媒介迄今仍是社会信息传递的主要渠道,是企业自我宣传的首选通道。

而新闻媒介与其他高科技信息技术业相区别的一个突出不同之处,便是新闻记者和编辑的作用。由于电子通讯和计算机网络通道的使用,使其技术人员是不与用户见面的,或者说这类信息通道仅仅是一种信息传输工具。而新闻媒介的使用则必须与记者、编辑们打交道。他们作为新闻媒介的操作者,要对所发信息进行把关。其自身独立的社会功能,使记者、编辑们要根据社会的需要和媒介自己的宣传提纲去编排、选择信息。这就决定了企业只有通过良好的媒介公众关系,即针对记者、编辑们开展公共关系活动,才能在他们的协助下输出企业信息。

(二)企业获得社会舆论支持的重要中介

在现代通讯技术把社会各部分越来越紧密地联系在一起的情形下,舆论的作用也日益明显起来。也正因为这一点,现代企业开始注重自己的形象,即在社会公众中的印象,重视舆论对自己的评价。形象成为一种资产,其实就是说舆论是一种资产。舆论不仅是组织生存的必要的环境条件,而且是企业开展工作的基本凭借和依据。

舆论是社会公众的态度和意见倾向。公众形成某种一致性的意见和态度的过程,是一种观念互动过程。掌握大众传播媒介的新闻界的看法,往往具有影响舆论的先导作用。一个企业要想得到社会舆论的好评,借助于新闻界力量是十分必要的。因为新闻界在社会大众中的信誉会在宣传一个企业的时候为其增添附加效应。

(三)企业输入信息的重要途径

企业在输出信息的同时,需要输入大量信息,以作为企业这个有机体生存的新鲜空气。一个企业通过自己的收集所得到的信息总是有限的,必须借助于其他各种可能的方式和渠道、广泛、多样地寻找信息。新闻界不仅每天收到来自社会各方的消息,而且其自身的调查网络遍布于社会的各个角落,其信息极其灵通且广泛。一个企业通过与媒介公众间长期而友好的联系,从而获得大量有价值信息,这是毫无疑问的。

二、了解媒介公众的身份和需求

了解媒介公众,即知道怎样与每一个媒介一起工作;怎样针对每一个媒介制作不同的内容;怎样满足每一个媒介的截稿时限;怎样坚持特定的风格要求;怎样能吸引每一个媒介的受众是公共关系人员工作中的一项主要内容。

如果把一个企业的公众分为两大类,即内部公众和外部公众;那么,员工公众是基本的内部公众,社区公众是基本的外部公众。媒介公众则既非完全意义上的外部公众,也不是企业的内部公众。其特殊性在于:一个企业在开展公关活动时,往往离不开针对新闻界的媒介公众,但又往往不以媒介公众为公共关系活动的最终对象。这是与这类公众在社会中的独特身份和它对企业的特殊需求相联系的。

(一)媒介公众的双重身份

毫无疑问,新闻机构同其他社会组织一样,必须为社会大众服务,这表现在新闻媒介传播的信息必须真实、准确、及时。而且,新闻媒介还必须考虑大众的普遍需要,为全社会提供信息。因此,新闻界的第一重身份是社会代言人。在企业的眼里,希望新闻界多发布本组织的信息,以便自身与社会保持沟通。这就使新闻界还有第二重身份——企业代言人。从公共关系角度来看,这两重身份并非对立,只要新闻是真实、准确、及时的,便是既符合企业需要,又符合社会大众需要的。这一点是开展媒介公共关系的基础。如果一个企业只考虑自身需要,不考虑大众需要,硬要求媒介发布对自己有利的消息,不准发布不利于自身的消息,这不仅会遭到新闻界的拒绝,而且也违背了公共关系的基本原则。

(二)媒介公众的需求

要使企业的需要同社会的需要统一起来,搞好媒介关系,那么充分了解新闻界对企业的需求是很必要的。

一是新闻内容的需要。除了真实、准确、及时之外,新闻界需要企业提供的消息不仅仅有利于企业自身,而且应当具有普遍报道的价值。这是其职业道德所要求的。

二是新闻采访的需要。为了采访的深入与全面,记者们总是希望被采访企业能够提供种种方便,而且不做任何隐瞒。对于企业来讲,并不是所有的事情都可以发布的,尤其是关系到竞争、市场的商业机密,更不能随便提供,这时就特别应该通过公关使记者谅解。

三是新闻职业的需要。新闻界必须独立发布消息,以便取信于社会大众。因而最忌讳以各种方式干预发布。以地位、影响等对记者施加压力或以高薪、贿赂等对记者进行拉拢,都是新闻界最忌讳的。

其实,一切对社会大众负责,一切为社会大众服务,是新闻界也是一个企业的公共关系的共同出发点,也是搞好媒介关系的要点。

三、媒介关系协调策略

公共关系人员和新闻工作者在一个互相依赖和互惠互利的关系中运作,在各自的切身利益中,有时候对立,有时候合作。新闻媒介受到从业人员的操纵并不是经常的,而是偶尔的,这是因为从业人员可能有更多的资源,以及有对接触新闻来源的控制。

对于企业和公共关系人员来说,比较合适的态度是把媒介关系看做是一种投资。新闻报道里的准确和公正并不是仅仅来自于记者的孤立工作。然而,公共关系工作和新闻记者之间的关系最终对于以后有关企业的报道的质量有着一定的影响。只要从业人员遵循几个基本规则,这些关系就有可能得到实现。

(一)开诚布公

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