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第20章 “开展经常性的谈心活动” (1)

解放军的谈话谈心:在深入交谈中化解落实的障碍

“沟通”是一个老生常谈的话题,之所以要“老生常谈”,就是因为我们还没有做得很好,需要改进。不能否认的是,在组织中,能否有效地沟通,决定了整体的落实效果。但我们做得往往并不尽如人意。有的企业搞“一人说了算”的体制,希望成员去做什么却缺乏有效沟通,最后的结果总与初衷相去甚远。

从某种意义上而言,沟通决定落实的成败。不充分、不到位的沟通是导致落实不力的重要因素。对于管理者来说,与成员进行沟通是至关重要的,因为管理者要做出决策就必须从下属那里得到相关信息,而信息只能通过与下属之间的沟通才能获得;同时,决策要得到实施,必须与成员进行有效沟通。

这一点在解放军中做得就很值得称道。解放军很重视通过沟通加强组织内部的联系,密切组织内部成员之间的关系。军队把能否善于与部属、战友“谈心谈话”作为士官的基本考核点,视为政治工作干部必备的素质之一。

解放军每个连队都有“经常性思想工作簿”,里面专门记载连队所有战士的籍贯、学历、入伍前的简单经历等基本情况;记载着指导员每次与各个战士谈心的时间和主要内容。部队规定,班长每周、排长每月、连长和指导员每季度都要与部属进行一次谈心谈话,重点战士、官兵出现各种实际问题时要随时谈。官兵出现思想问题、家庭困难、心理障碍等问题,都需要领导出面谈心沟通。

谈心的目的是进行思想教育,使成员的思想统一到组织的整体思想体系中,使成员对组织的文化理念怀有认同,落实工作就容易做了。

广泛、经常的谈心谈话活动,不仅使解放军组织内部具有很强的融合性,而且化解和消除了许多矛盾,实现了内部高度的团结统一。这对工作的落实很有促进作用。

人与人之间依靠沟通传达信息。企业犹如一部大机器,而良好的沟通就像润滑剂。主管与部属之间如缺乏良好的沟通,轻者打击士气,造成部门落实效率降低,重者相互之间形成敌意。现代企业管理行为中一个越来越显而易见的变化是,命令和训斥为留心和倾听所代替。管理的过程被视为沟通的过程。

很多优秀企业的辉煌业绩可以说都是沟通出来的。

沃尔玛公司总部设在美国阿肯色州本顿维尔市,公司的行政管理人员每周花费大量时间飞往各地的商店,通报公司所有的业务情况,与各工作团队成员会面,征求他们的意见;通常,还要带领所有人参加“沃尔玛公司联欢会”等。只有这样,行政管理人员才能收集到员工的想法,才能保持整个组织信息渠道的通畅,这些就是他们做远足遍访的主要原因。沃尔玛的总裁曾说过:“如果你必须将沃尔玛体制浓缩成一个思想,那可能就是沟通,因为它是我们成功的关键因素之一。”

中国的联想也是一个善于利用沟通向员工贯彻企业文化的优秀企业。

联想《企业文化手册》明确写道:

亲情:放开自我,让别人了解你的需求,让别人了解你的困难,让别人知道你需要帮助。主动了解他人的需求,让他人感到能得到理解和帮助。

五多三少:多考虑别人的感受,少一点儿不分场合的训人;多把别人往好处想,少盯住别人的缺点不放;多给别人一些赞扬,少在别人背后说风凉话;多问问别人有什么困难,多一些灿烂的微笑。

沟通是为了促进工作的落实。那么,我们不能仅限于表面现象进行沟通,应通过沟通了解成员的真实想法,针对其思想中存在的问题进行攻克,这样才能做到既治标又治本。例如,小张上班迟到了半小时,你对他说“下次不要迟到了啊!”结果,下次他又迟到了一小时,于是你又说“怎么又迟到了?还想不想好好干啊?”第三天,他又迟到了半小时。相当于你说的话没有起作用,这不叫沟通。沟通是为了发现问题,继而解决问题。那么应该怎样做呢?应该单独找小张谈话,问他“小张啊,你这一周已经迟到三次了,你是不是遇到什么困难了?生活中有什么需要公司帮助的没有?”这时,小张也许就会说“经理,真对不起。最近家里确实出了一点小麻烦。我的妻子出了一次小车祸,在家养伤不能工作,孩子还要上幼儿园,我每天早晨要帮妻子准备好早饭,还要送孩子去幼儿园,所以就总迟到。

”原来小张迟到并不是工作态度出了问题,而是有实际困难,那么,这时你就可以给出你的建议,“小张啊,这段时间你请个保姆来照顾你的妻子和孩子,早晨你可以迟来10~20分钟。你看怎么样?你也知道,总是迟到对工作的影响也不是很好啊。”小张多半会欣然答应的,并且,以后不再迟到了。通过沟通解决了问题,这样的沟通才是有效沟通。再比如,你安排的一个项目过去两天了还没见什么进展,这时你就要找相关负责人进行沟通了。问问他拖延究竟是为什么呀?他也许会告诉你,总经理来询问过这个项目的情况,并告诉他要仔细,仔细,再仔细。所以,他这两天一直在做细节方面的工作,项目自然进展很慢。你是知道总经理的性格的,他总是那么小心翼翼,而这个项目你又是了解的,没有必要浪费太多时间,所以,你就会告诉他,按照你原来规定的计划操作这个项目,总经理那里由你来解释。那么,这个项目的进度就会在一次沟通后明显加快。甚至你会感叹,工作落实的推进原来可以这么简单。

沟通创造价值,良好的沟通可以打通落实的障碍,对任何组织都是非常重要的。对于企业领导而言,沟通更是其了解信息、指挥引导员工、鼓励激发员工积极性的重要手段,是每一个人都应该掌握并善加利用的。

上下要通气:没有沟通就没有结果

在前两年的亚洲企业领袖评选活动中,中国企业没有一家上榜。究其原因,是企业上下缺乏沟通。该活动组织者曾给中国企业的董事长和总经理每人发了一份邀请函,并要求填写财务报表。结果,同一企业的董事长和总经理所发回的财务数字居然不一样。我们先不去怀疑他们是否有意造假,但可以肯定地说,他们之间缺少沟通。在评委们看来,连最必要的上下沟通都不具备,还谈什么好的落实力?

这是许多企业面临的尴尬场面,而这尴尬又是他们自己造成的。缺乏上下沟通,信息闭塞,上下步调不一致已经成了阻碍我国企业正常发展的一块顽石。

让我们来看看“钢铁之师”解放军是怎样做的:

《中国人民解放军内务条令》第138条规定了如何开展连队的行政例会。

a班务会。每周召开一次,由班长主持,星期日晚饭后进行,一般不超过一小时,主要是检查、小结一周的工作。

b排务会。每月召开一次,由排长主持,班长、副班长参加,研究本排工作。

c连务会。每月召开一次,由连长主持,班长以上人员参加。连务会通常包括分析连队完成任务、军事训练、政治教育、行政管理和思想政治工作等方面的情况,进行总结、讲评,研究部署工作。

d连军人大会。每月或者一个工作阶段召开一次,由连长主持,全体军人参加,主要是连长或者军人委员会向军人大会报告工作,传达和布置任务,发扬民主,听取士兵对连队工作的批评和建议。

在解放军队伍里面,上级有什么战略计划,会开诚布公地告诉全体将士,让他们完全理解上级的意图;而下级对上级有什么意见、建议与批评,也有十分畅通的渠道向上级表达。上下通气就能让官兵一心、同仇敌忾,因此解放军能够保持高昂的士气和强盛的战斗力。

在企业中,上下沟通在很大程度上帮助企业家处理人际关系,落实工作任务,达到绩效目标。假如沟通不好,就会管理混乱、效率低下。而员工得不到有效的沟通,就不能得到完全的展示,会丧失工作积极性。沟通在企业管理中的重要意义,可以用“没有沟通就没有结果”这样的话来总结。

沟通是企业管理者必不可少的工作,也是促进工作落实必不可少的环节,具体来说,沟通有以下几个方面的作用:

1准确传递信息

一个企业要想顺利地开展工作,首先必须上上下下、方方面面都要有良好的沟通。假如员工不能领会经理的意图,生产部门不能正确获得研发部门的信息,那么,难以想象这个企业会有怎样的落实结果。

2满足员工心理需要

沟通是一种很重要的心理需要。对于员工来说,沟通可以解除他们内心的紧张和怨恨,使他们感到精神舒畅,而且在互相沟通中使双方产生共鸣和同情,增进彼此的了解,改善相互间的关系。

3使上下达成共识

企业家的知识、经验及观念往往是比员工更领先一步,所以员工对企业家的决策不一定完全理解。这时,就得反复、充分地沟通,来消除员工的抵触情绪,提高员工的工作热情,使员工积极主动地工作,从而增强企业内部的凝聚力,使管理工作更富成效,企业蓬勃发展。

4增强企业创新能力

在有效的沟通中,人们积极讨论,相互启发,共同思考,大胆探索,往往能迸发出有神奇创意的思维火花。员工对本企业有深刻的理解,他们往往能最先发现企业的问题和症结所在。有效的沟通机制使企业各阶层能分享他们的想法,并考虑付诸实施的可能性。这是企业创新的重要来源之一。

到群众中间去找办法:你要做的只是“不耻下问”

企业在落实工作的过程中,会遇到各种各样的问题需要解决,然而,一个人的智慧总是有限的,领导者所能掌握的情况,所具备的实际经验更为有限。要想保证正确地作出决策,需要群众的智慧,依靠集体的力量。俗话说:“三个臭皮匠,顶个诸葛亮。”强调的就是集中群众智慧对决策的价值。

解放军一直很重视发动群众的力量。解放军部队中有这样一个传统:上至军委主席、总参谋长、大区司令,下至师长、团长,下部队检查,经常要走进士兵的食堂,与士兵一道吃士兵的饭,谈谈士兵的话题。也只有经常吃士兵的饭,才能成为解放军的将军。

解放军始终相信,部队的战斗力来自基层,建设重点在基层。“基础不牢,地动山摇”。毛泽东在总结抗美援朝战争经验时多次强调,领导正确只是夺取胜利的因素之一,“而最重要的因素是群众想办法。我们的干部和战士想出了各种打仗的办法。我讲一个例子。战争的头一个月,我们的汽车损失很大,怎么办呢?除了领导想办法以外,主要是靠群众想办法。在汽车路两旁用一万多人站岗,飞机来了就打信号枪,司机听到就躲着走,或者找个地方把汽车藏起来。同时,把汽车路加宽,又修了许多新汽车路,汽车开过来开过去,畅行无阻。这样,汽车的损失就由开始时的百分之四十,减少到百分之零点几。总之,我们的经验是:依靠人民,再加上一个比较正确的领导,就可以用我们的劣势装备战胜优势装备的敌人。”

现在一些高明的企业管理者,也十分重视通过到群众中间去找办法来提高落实效率。如华为公司的任正非就强调,“什么是华为的英雄,是谁推动了华为的前进?不是一两个企业家创造了历史,而是70%以上的优秀员工,互助着推动了华为的前进,他们就是真正的英雄。”海尔公司的张瑞敏有一个“源头论”。意思是说,员工是企业的源头,“源头喷涌大河满”。只要把员工的积极性调动起来,给他们发挥聪明才智的机会,即使是普通岗位上的员工,也能对企业的发展作出重要的贡献。

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