践行史密斯法则:有机的管理时间保证效能
商人最可贵的本领之一就是与任何人交往都能简捷迅速。这是一般成功者都具有的通行证。在美国现代企业界里,与人接洽生意能以最少时间产生最大效率的人,非金融大王摩根莫属。为了珍惜时间他招致了许多怨恨,但其实人人都应该把摩根作为这一方面的典范,因为人人都应具有这种珍惜时间的美德。
摩根每天上午9点30分准时进入办公室,下午5点回家。有人对摩根的资本进行了计算后说,他每分钟的收入是20美元,但摩根认为不止这些。所以,除了与生意上有特别关系的人商谈外,他与人谈话绝不超过5分钟。
通常,摩根总是在一间很大的办公室里,与许多员工一起工作,他不是一个人待在房间里工作。摩根会随时指挥他手下的员工,按照他的计划去行事。如果你走进他那间大办公室,是很容易见到他的,但如果你没有重要的事情,他是绝对不会欢迎你的。
摩根能够准确地判断出一个人来接洽的到底是什么事。当你对他说话时,一切转弯抹角的方法都会失去效力,他能够立刻判断出你的真实意图。这种卓越的判断力使摩根节省了许多宝贵的时间。有些人本来就没有什么重要事情需要接洽,只是想找个人来聊天,而耗费了工作繁忙的人许多重要的时间。摩根对这种人简直是恨之入骨。
被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯曾经提出:珍惜每一分钟,实现自己时间的价值最大化,而这几乎是每一位成功者必修的一课。对每个成功的人来说,时间管理是很重要的一环。时间是最重要的资产,每一分每一秒逝去之后再也不会回头,只有学会有机的管理时间,才能保证做事的效率,提高生活的质量。
处在知识日新月异的信息时代,人们常因繁重的工作而紧张忙碌。如果想调剂自己的生活,就必须学会有效利用时间。无论是在工作还是学习方面,若能以最短的时间做更多的事,
那么剩下的时间就可以挪为他用了。因此,善于利用时间,不仅可以完成许多事情,还能拥
有轻松自在的生活。
我们每个人一天的时间是相等的,但是有些人的时间规划的很合理,把工作做得井井有条;而有的人则需要花费更多的时间来完成相同的任务,效率自然大打折扣。经验表明,成功与失败的界线在于怎样分配时间,怎样安排时间。人们往往认为,这儿几分钟,那儿几小时没什么用,事实上它们的作用很大。因此,摆脱忙碌紧张的工作状态,让自己的工作更高效有序,就要善于掌控自己的时间。只要掌握赢取时间的办法,工作就会变得有序高效。那么,如何解决这一问题呢?国内外知名的效率专家给出了19条有效利用时间的方法,希望能够为你的工作带来一些积极有益的启示:
1.睡前把明天要做的事在脑中想一遍。
2.每天早晨比规定时间早15分钟或半个小时开始工作,这样,你不但树立了好榜样,而且有时间在全天工作正式开始之前好好计划一下。
3.开始做一项工作前,应先把所需要的资料放在桌上,这样将避免你为寻找遗忘的东西而浪费时间。
4.利用电话、电报、信件等工具辅助你的工作,以节省时间。
5.购买各种书籍,尽可能多地吸收知识,这样可增强你的处事能力,减少时间的浪费。
6.把最困难的事放在工作效率最高的时候做,简单的小事,可在精神较差的时候处理。
7.养成将构想、概念及资料存放在档案里的习惯,在会议、讨论或重要谈话之后,立即记录下要点,以便日后查看。
8.训练速读。想想看,如果你的阅读速度提高2~3倍,那么办事效率该有多高?这并不难做到,书店及外界都有提高你速读能力的指导训练书籍。
9.不要让闲聊浪费你的时间,让那些上班时间找你东拉西扯的人知道,你很愿意和他们聊天,但应在下班以后。
10.利用空闲时间。它们应被用来处理例行工作,假如一位访问者失约了,也不要呆坐在那里等下一位,你可以顺手找些工作来做。
11.充分发挥你手提箱的功用,把文件有条不紊地排好,知道哪些东西在哪个位置上,这样可避免费时去找东西,更不会出现在与人洽谈时翻箱倒柜去查找的状况。
12.琐事缠身时,务必果断地摆脱它们。尽快把事做完,以便专心致志地处理较特殊或富有创造性的工作。口述时,只述重点,其余就让秘书或助手来替你做,只要使他们知道你期待他们做什么事就可以了。
13.管制你的电话。电话虽然不可缺少,但如果完全被你太太或朋友占用了,那它就失去了在你办公室里的作用。还有,在拿起电话前,先准备好每件要用的东西,如纸、笔、姓名、号码及预定话题、备用文件等。
14.该做的事都放在桌上,以免遗漏。
15.晚上看报。除了业务上的需要外,尽可能在晚上看报,而将白天的宝贵时光用在读信、看文件或思考业务状况上,这将使你每天工作更加顺利。
16.开会时间最好选择在午餐或下班以前,这样你将发现每个人都会很快地作出决定。
17.当你遇到一个健谈的人来访时,最好站着接待他,这样他就会打开天窗说亮话,很快就道出来意了。
18.工作间隙来杯咖啡、茶或冷饮,甚至只要站在窗前伸个懒腰,也能够使你精神抖擞。
19.沉思。每天花片刻时间思索一下你的工作,可找到更多改进工作的方法。
突破路径依赖:进入职场的良性循环
作为华人首富,李嘉诚的名字可谓家喻户晓。他之所以能成为首富,也并非没有规律可循,从打工的时候起,他就是一个从不为困难找借口,而是靠积极思考来找方法并解决问题的高手。
李嘉诚的父亲是位老师,他非常希望李嘉诚能够考个好大学。然而,父亲的突然去世,使得这个梦想破灭了,家庭的重担全部落到了才十多岁的李嘉诚身上,他不得不靠打工来维持整个家庭的生存。
他先是在茶楼做跑堂的伙计,后来应聘到一家企业当推销员。推销员首先要能跑路,这一点难不倒他,以前在茶楼成天跑前跑后,早就练就了一副好脚板,可最重要的还是怎样千方百计把产品推销出去。
有一次,李嘉诚去推销一种塑料洒水器,连走了好几家都无人问津。一上午过去了,一点收获都没有,如果下午还是毫无进展,他回去将无法向老板交代。
尽管推销得不顺利,他还是不停地给自己打气,精神抖擞地走进了另一栋办公楼。他看到楼道上的灰尘很多,突然灵机一动,没有直接去推销产品,而是去洗手间,往洒水器里装了一些水,将水洒在楼道里。十分神奇,经他这样一洒,原来很脏的楼道,一下变得干净起来。这一来,立即引起了主管办公楼的人的兴趣,一下午,他就卖掉了十多台洒水器。
李嘉诚这次推销为什么成功了呢?原因在于他把握了一个推销的诀窍,要让客户动心,就必须掌握他们如何受到影响的规律——“听别人说好,不如看到怎样好;看到怎样好,不如使用起来好。”老讲自己的产品好,哪能比得上亲自示范、让大家看到使用后的效果呢?
在做推销员的整个过程中,李嘉诚非常重视分析和总结。在干了一段时期的推销员之后,公司的老板发现,李嘉诚跑的地方比别的推销员都多,成交的产品也最多。
他是如何做到这一点的呢?
原来,他将香港分成几片,对各片的人员结构进行分析,了解哪一片的潜在客户最多,有的放矢地去跑,重点攻击,这样一来,他获得的收益自然要比别人多。
综观李嘉诚的奋斗历史,其实就是一个不断用思考来改变命运,用智慧赢得成功的历程。不找借口找方法其实就是一种的积极心态,在这种心态的驱使下,人就会主动寻求问题突破之道而不会有心思去抱怨和找借口。“路径依赖”理论认为,一旦人们做了某种选择,就好比走上了一条不归之路,惯性的力量会使这一选择不断自我强化,并让你不能轻易走出去。
可以说,不找借口找方法是李嘉诚成功路上不可缺少的一种能力和习惯。
然而,在日常生活中,我们经常会见到这种情形:有人上班迟到,会说“路上塞车”;工作完不成,会说“任务量太大”;工作状态欠佳,会说“最近心情不好”…… 生活中,我们缺少很多东西,唯独不缺的好像就是借口。
刚毕业的女大学生方宁,由于学识不错,形象也很好,所以很快被一家大公司录用。
刚开始上班时大家对方宁印象还不错,但没过几天,她就开始迟到早退,办公室领导几次向她提出,她总是找这样或那样的借口来解释。
一天,老总安排她到北京大学送材料,要跑三个地方,结果她仅仅跑了一个就回来了。老总问她怎么回事,她解释说:“北大好大啊。我在传达室问了几次,才问到一个地方。”
老总生气了:“这三个单位都是北大著名的单位,你跑了一下午,怎么会只找到这一个单位
呢?”
她急着辩解:“我真的去找了,不信你去问传达室的人!”
老总心里更有气了:我去问传达室干什么?你自己没有找到单位,还叫老总去核实,这是什么话?其他员工也好心地帮她出主意:你可以找北大的总机问问三个单位的电话,然后分别联系,问好具体怎么走再去。
你不是找到其中的一个单位吗?你可以向他们询问其他两家怎么走。
你还可以进去之后,问老师和学生……
谁知她一点也不理会同事的好心,反而气鼓鼓地说:“反正我已经尽力了……”
见此情景,老总决定辞退她:既然这已经是你尽力之后达到的水平,想必你也不
会有更高的水平了。那么只好请你离开公司了!
然而,一味寻找借口的人注定只能流于平庸。事实上,如果完不成任务或没有做好,只要你愿意,都有成千上万的借口在那等着你去选择。久而久之,你就会丧失让自己改进的动力和前进的信心,只能在一个个借口中滑向失败的深渊。而这也正像道格拉斯·诺思“路径依赖”理论所阐述的那样。
道格拉斯·诺思“路径依赖”理论声名远播的人,他认为,事物一旦进入某一路径,就可能对这种路径产生依赖。这是因为经济生活与物理世界一样,存在着报酬递增和自我强化的机制。这种机制导致的结果是:人们一旦选择某一路径,就会在以后的发展中不断地自我强化。