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第23章 “瞎忙”不如“不忙”,这样复命最高效 (2)

3.立足本职岗位,在工作中学习。岗位就是大学,是一个人获得不断进步和提高的支点,每一个岗位就是一个学习的良好机会。在工作实践中带着问题去学习,不仅能够解决问题,还能够弄清问题背后的原因。这样时间一长,就会得到很大的提升。立足岗位,学会在岗位上学习,努力地提升自己,让自己在工作岗位上大放异彩。

4.成功来自于在错误中不断学习,如果你能从错误中吸取教训,便不会重蹈覆辙,只有不断总结、积累工作经验,就能够不断地提升自我为以后做好准备。

消灭复杂的手段,越简单越高效

职场人士往往会有这样的体会,最初创业时,只有老板(包括合伙人)和被雇佣者两个层级,那时候上下级之间的关系非常简单,工作效能也很高。然而,当发展成为大公司后,关系越来越复杂,管理也越来越困难了。这是什么原因?著名的管理大师彼得·德鲁克说过:“最好的管理是那种交响乐团式的管理,一个指挥可以管理250个乐手。”他通过调查和研究得出的结论是,对企业而言,管理的层级越少越好,层级之间的关系越简单越高效。

同样,日常工作中,我们经常会遇到这样的现象:某位员工就某件事情汇报了半天,领导却不得要领,不知其主要说什么;某位员工就某件事写了一篇文字材料,洋洋数千言,可这件事到底是怎么回事,看了半天也不明白。这都是什么原因造成的呢?

【职场秀】

主要从事组织沟通管理咨询的艾森克·胡德自1992年开始至今,曾对美国企业进行了一项以“简单管理”为专题的调查研究,长期观察企业员工的工作模式,探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自500家企业的2500名人士,持续至今已经扩大到800多家企业,人数达到35万人,其中包括了美国银行、通用电气、迪斯尼等国际知名的大型企业。

随后,艾森克将“简单”的理念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查结果,现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的讯息,却浪费太多时间在不重要的讯息上;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。

简化工作是一种提升工作效率的重要方法。它可以帮我们把握工作的重点,集中精力做最重要或最紧急的工作。在高强度的工作条件之下,我们如果不能理清思路,以复杂问题简单化的思路来开展工作,有针对性地解决重点问题,最初制定的各项目标就难以实现。

【最优化法则】

化繁为简是优秀员工必备的一项重要习惯。马上行动,追求简单,事情就会变得越来越容易,复命也就更高效。简化问题,避免冗繁,你可以通过以下几种途径实现。

1.恪守简单原则,将简单观念贯穿于工作的过程中

调查显示,成功企业的优秀业绩很多归因于对简单原则的严格遵守:确立简单、现实的目标,通过简单的结构和简便快捷的程序实现目标。

2.清楚了解工作的目标与要求,可避免重复作业,从而减少发生错误的机会

通常的情况是,你不知道自己应该做什么,工作的目标对你的工作会有什么样的影响?这个目标对你的意义是什么?当你搞清了以上问题后,再开始工作。

3.主动提醒上级将工作排定优先级,可大幅度减轻工作负担

你的上级无暇了解你工作的状况,你应以公司效益为重,将上级交代的任务分出优先级,并向上级汇报。既可以将重要的工作花更多的精力去做,又可以将紧急的工作优先做。

4.报告时要有自己的观点,只需少量但足够的信息。

写文件、报告应内容精简、切中要点,最重要的是能够促使大家快速地做出决策。

5.过滤电子邮件,回邮精简。

有效过滤电子邮件,让自己的注意力集中在最重要的信息上;电子邮件内容要尽量使要点突出、语言简练,节省写邮件的时间,并增加对方响应的机会。

6.当没有沟通的可能时,不要浪费时间。

当完全没有沟通的可能时,就不必再浪费时间和精力,做无谓的沟通努力或者尝试改变。 7.专注于工作本身。

专注于工作本身,而不是绩效考核的名目,才能真正有好的表现。

8.做事从简单的地方入手

查斯特·菲尔德博士说:“从一个易于成功的对象开始,成功就显得容易了。”同样,在工作中我们也应当从最简单、最容易把握的地方做起,这样才能够将问题顺利解决。

抓根本,把精力放到最具生产力的事情上

著名的人力资源培训专家吴甘霖博士曾说过:“要解决问题,首先要对问题进行正确界定。弄清了‘问题到底是什么’就等于找准了应该瞄准的‘靶心’。否则,要么劳而无功,要么南辕北辙。”面对问题,人们常有的第一感觉,就是巴不得立即找到好的方法解决问题。这样的想法无可厚非,但是,如果连自己真正面对的问题是什么,自己通过解决这个问题将获得什么都无法确定或是没有想清楚,那无疑是操之过急了。爱因斯坦说:“将一个问题准确地界定,就等于解决了问题的一半。”解决问题不能一味地靠决心和蛮力,最重要的还是要找到问题的根本,发现问题的关键。抓住了根本,把精力放在最具生产力的事情上就能够一举击破难题。

眉毛胡子一把抓,结果往往是事事着手,事事落空,即使事情能做成,也要付出很多的时间和精力。与此相反,有的人不管遇到多棘手的问题,都能够以最快的速度,抓住问题的要点,并采取相应的手段,这样,再棘手的问题也能很快解决。

【职场秀】

第二次世界大战时期,苏联红军正准备趁天黑向德军发动进攻。一切都筹备好了,可那天晚上偏偏天空中有星星,大部队进攻在星空下很难做到高度隐蔽而不被发现。这该怎么办?一切都已经准备妥当,这是一个绝佳的时机,难道因为天空中有星星就放弃吗?苏军元帅朱可夫苦苦思索,但始终不得其门而入。忽然,他停了下来,他意识到自己犯了个致命的错误,让这个错误带入了错误的思考领域。“我们真的需要天黑吗?不是,我们选择天黑仅仅是希望借着夜色掩护部队,让德军看不到自己。我们真正要做的是让敌人看不见,我们的目的也是让敌人看不见我们的部队!”

有了这样的观念,朱可夫不再死钻在“天黑”的牛角尖里寻找办法。而是将视线转移到真正的目的“让对手看不见”上来。他思考了很久,突然有了一个主意。一定是黑暗让人看不见吗?光亮同样能!他立即发出指示:将全军所有的大探照灯都集中起来,并立即准备向

德军发起进攻。当苏军进攻时,140台大探照灯同时射向德军阵地。极强的亮光使得隐蔽在防御工事里的德军根本睁不开眼。不能睁开眼睛,也就什么也看不见,只能挨打而无法还击。苏军势如破竹,很快突破了德军的防线。

如果黑暗并非我们真正的目的,何不以光明来解决问题?加倍的光明同样能达到“令人看不见”的效果。当我们遇到问题,渴望通过方法来解决问题的时候,我们必须明确自己解决问题的真正目的和渴望通过解决问题所达到的目标,明确究竟什么才是我们真正想要的。一旦我们能清楚地知道这些,并且围绕着这些展开寻找解决之道,那将能省去许多走弯路所花费的精力和时间,也能使自己不钻入思维的死角。

准确地界定问题,是解决问题的前提。当遇到问题的时候,优秀的员工必须明确自己解决问题的真正目的和渴望通过解决问题所达到的目标,围绕着这些展开寻找解决之道,才能实现想要的结果。因为只有正确的界定问题才能正确地解决问题。

优秀的员工不管遇到多棘手的问题,不会盲目地急于去解决,而会静下心来认真观察分析问题,找到问题的症结所在,然后对症下药。这样,才能更好地把问题解决。相反,有的员工一遇到问题,就急于找到解决办法,很容易眉毛胡子一把抓,结果往往是白白浪费时间和精力,却不会真正地解决任何问题。

【最优化法则】

要正确的界定问题,你可以参照以下几点一提醒自己。

1.明白解决问题所要达到的真正目的。

2.跳出固定思维,提升要界定问题的层次。

3.从其他角度或相反方面找方法。

要解决一个问题,首先不是技巧,而是对问题正确界定,即弄清楚“问题到底是什么”,找准了问题到底是什么,等于找准了你应该瞄准的“靶心”。只有对准“靶心”才能射中目标;只有认准目标、选对方法,才能做好事情。

要务优先,做事要分轻重缓急

你在平时的工作中,把大部分的时间花在了哪些事情上? 在工作中,是不是一个又一个问题会像海浪一样向你冲来,你十分被动地一一解决。如果你长期把大量时间花在不重要又不是很紧迫的事情上,可以想象你每天的忙乱程度,长此以往,你早晚有一天会被击倒、压垮。所以,企业中的每一名员工一定要记住工作的最基本原则:要务优先,分清事情的轻重缓急。做好分类工作,把那些不是很重要的任务从清单上剔除,把必须要做的事按重要程度依次排列下来,有序地去完成,这样才能事半功倍,提高效率。这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理,避免拖延。

【职场秀】

卡尔森钢铁公司总裁查理·卡尔森,为自己和公司的低效率而忧虑,于是去找效率专家史蒂芬·柯维寻求帮助,希望他能够为他提供一套思维方法,告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。

史蒂芬·柯维说:“好!我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法。”

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