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第22章 “瞎忙”不如“不忙”,这样复命最高效 (1)

做正确的事,更要正确地做事

做正确事和正确的做事,这两者之间有什么区别和联系?在《赢在中国》节目里,马云说过这样一句话:“首先要做正确的事,然后再正确地做事。如果你做的不是正确的事,那么你做得越正确,走向失败的速度就越快。”

【职场秀】

那是阳光明媚的一个中午,在明尼阿波利斯市区,米勒先生经过一家叫“石邸”的餐厅,想吃顿简单的午餐。

餐厅就餐的人非常多,赶时间的米勒先生,很庆幸找到了一张吧台旁边的凳子坐了下来。几分钟后,有位年轻人端了满满一托盘要送到厨房清洗的脏碟子,匆匆地从他的身边经过。年轻人用眼角余光注意到了米勒先生,于是停下来,回头说道,“先生,有人招呼您了吗?”

“还没有,”他说,“我赶时间,只是想来一份沙拉和两个面包圈。”

“我替您拿来,先生。您想喝点什么?”

“麻烦来杯健怡可乐。”

“对不起,我们只卖百事可乐,可以吗?”

“啊,那就不用了,谢谢。”米勒先生面带微笑,说道:“请给我一杯水加一片柠檬。”

“好的,先生,马上就来。”他一溜烟不见了。

过了一会儿,他为米勒先生送来了沙拉、面包圈和水,留下米勒先生用餐。

又过了一会儿,年轻人突然为米勒先生送来了一听冰凉的健怡可乐。

米勒先生一阵高兴,却又有疑问:“抱歉,我以为你们不卖健怡可乐。”他问。

“没错,先生,我们不卖。”

“那这是从哪儿来的?”

“街角杂货店,先生。”米勒先生惊讶极了。

“谁付的钱?”他问。

“是我,才2块钱而已。”

听到这里,米勒先生不禁为年轻人专业的服务所折服,他原本想说的是:“你太棒了!”但实际却说:“少来了,你忙得不可开交,哪有时间去买呢?”

面带笑容的年轻人,在米勒先生眼前似乎变得更高更大了。“不是我买的,先生。我请我的经理去买的!”

米勒先生被这位年轻人高效能的工作作风所感动了,他认为这个店员选用了“正确的方式”做了“正确的事”,于是米勒先生当时就决定:把这家伙挖过来,不管多费事!

“效能”就是指“用正确的方式做了正确的事”。“正确地做事”保证了做事的效率,“做正确的事”保证了把事做对,二者结合在一起,也就保证了我们说的“工作效能”。

“正确地做事”指的是方法问题。就像这个故事中的年轻人变通地“让经理替自己去杂货店买健怡可乐”这一做法就属于“正确地做事”。他没有拘泥于传统的服务理念,而是以顾客的需求为重,努力找方法创造性地满足了顾客的需求。这种创造性思维和做法都是我们所提倡的。

【最优化法则】

保证工作高效能,高效复命,我们要正确地做事,更要做正确的事。如何能够做到,有以下几点建议:

1. 找出“正确的事”

工作的过程就是解决一个个问题的过程。有时候,一个问题会摆到你的面前让你去解决,问题本身已经相当清楚,解决问题的办法也很清楚,但是,不管你朝哪个方向,想先从哪个地方下手,正确的工作方法只能是:在此之前,请你确保自己正在解决的是正确的问题——很有可能,它并不是先前交给你的哪个问题。

2. 开始时就心怀最终目标

每一件事和每一项工作都会有其特定的最好结果,这个最好结果就是我们做一件事和一项工作所期望达到的最终目标。在开始做事之前,只要明确地记住最终目标,就能肯定,不管哪一天干哪一件事都不会违背你为之确定的最重要的标准,你做的每一件事都会为这个最终结果而奋斗。

如果没有目标,就不可能有切实的行动,更不可能获得实际的结果。高效能人士最明显的特征就是,他们往往在做事之前,就清楚地知道自己要达到一个什么样的目的,清楚为了达到这样的目的,哪些事是必须要做的,哪些事往往看起来必不可少,其实是无足轻重的。他们总是在一开始时就怀有最终目标,因而总是能事半功倍,能卓越而高效。

3.学会说“不”

一个人要做正确的事,就应当学会说“不”,不能让额外的要求扰乱自己的工作进度。对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件很难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想做什么?或是不想做什么?什么对我才是最好的?” 在做决定时我们必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因为我们的拖延而影响到其他人?如果答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?

准备越充分,成功越接近

成功学大师拿破仑·希尔说:“一个善做准备的人,是距成功最近的人。”准备是一切工作的前提。只有充分的准备才能保证工作顺利完成,而且做起来更容易。越是优秀的人,越是会把准备工作做得越扎实;不重视做准备的人,工作中往往会漏洞百出,成功的几率就自然就变小。要知道,机会资源总是有限的,给一个没有准备的人是在浪费资源,而给一个准备工作做得非常好的人则是在合理利用资源和增加资源。

所以,一个人要想把工作做好,要想高效复命,就应该认真做好准备工作;缺乏准备只会让自己的工作差错不断,这样的人很难取得事业上的成功。准备工作做得越充分的人,成功的可能性就越大。正所谓养兵千日,用兵一时。这就是一种准备哲学。

【职场秀】

艾丽丝是一家食品公司的销售员。她对目前的工作很满意,也对公司充满了感激之情,因为老板在她最困难的时候向她伸出了援手。为了养家糊口,也为了更好地回报老板,她对工作投入了十分的热情,业绩一直不错。但她并不止步于此,而是留意收集、整理客户的资料,又利用业余时间学习编程,为公司建立了一个庞大的数据库。她觉得多做准备总是有好处的,说不定哪天就用得上了。

有一次,公司决定实施多元化发展的战备,减少食品的生产量,裁减员工,以达到压缩成本的目的。资金被转向了公司准备大力发展的信息产业,所有员工都面临着被调整的危险。一时之间,公司内人人自危。销售部要裁去一半人员,这不能不让所有销售人员心里打起鼓来。大家平常工作都差不多,谁走谁不走呢?

面对这种情况,艾丽丝却镇定自若,似乎并没有太在意。最后的结果是销售部人员走了一半,副主管也被辞退了,而艾丽丝升任此职。原来,早在一个月前,艾丽丝就向主管拿出了这个数据库,为销售渠道的正规化提供了科学的依据,大大提高了工作效率。公司认可了这个数据库之后,很快就将其付诸实施。

艾丽丝对升职感到有些意外,更加用心地投入工作中。她除了将销售方式正规化外,还积极联系境外的销售客户。当第一笔意大利出口贸易签单时,总经理发现艾丽丝竟能用流利的意大利语与客户交谈,不禁对她另眼相看。不久,艾丽丝理所应当地升为副经理,成为这家公司的骨干,也成为公司晋升最快的员工之一。

艾丽丝的故事告诉我们:越准备越充分,这样才能带着令人满意的结果完美复命,才能得到上级的认可和赞许,也才能获得晋升的机会。艾丽丝一开始可能也没想那么多,只是觉得身为公司的一员就应该努力工作,应该多做准备工作,以备不时之需。但无论是编程还是客户的积累以及意大利语的学习,都为企业和艾丽丝自己的成功打下了坚实的基础。艾丽丝不见得就是最聪明的员工,但她懂得凡事多做准备,知道怎样未雨绸缪,多为企业着想。正因为具有这种态度,艾丽丝才能将工作做得如此出色,也才能成为公司晋升最快的员工。

【最优化法则】

“凡事预则立。”每件事,只有事先做好相关的准备工作,到关键时才不至于手忙脚乱,才能把事情圆满地做好做完善。那么,一个优秀员工平时应该如何做好准备工作呢?

1.关注行业发展,增强时代感。时代在发展,社会在进步,这就要求你要不断地注意观察你周身的环境,和自己的处境。如果环境应经变化了,而你仍然原地踏步,就真如同是“逆水行舟,不进则退”了。每个行业都有其自身发展的规律,在不同的经济时期,要根据行业的发展趋势作出相应的调整。只有时刻关注行业变化的风向标,才不至于被发展的滚滚大潮所湮灭。

2.有效地搜集各类信息。现代社会是一个资讯发达的社会,高效地搜集和处理信息,是一个员工必不可少的能力,也是帮助员工做好准备工作的有效的辅助手段。

(1)阅读法

通过快速阅读文书、报刊等获取信息。运用此法注重在一个“快”字,可以在阅读时不考虑其他事情,但要尽可能多接触相关的资料。

(2)捕捉法

利用电视、广播、网络,甚至电话、会议等渠道来捕捉信息。运用此法要注意保持客观的态度,聚精会神地听,了解说话者的意思,把握其意图。

(3)调查法

从各项社会实际工作中收集信息,要掌握调查方法,进行缜密的调查。一些全球出名的公司如美国电话电报公司、杜邦、IBM等都非常喜欢到最佳作业典范企业进行现场调查。他们的理由是可以得到更为真实的第一手材料。

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