优秀员工在很多工作的方面做得都很出色，尤其是谨慎认真的工作态度。比如说对废弃文件的妥善处理，优秀企业的员工会做得一丝不苟。
推荐指数：☆☆☆☆
小王是中国人寿保险公司的一名办公室秘书，由于工作表现好，受到上司的表扬。刚刚受到表扬的小王这两天心情一直不错，心想秘书这份工作很简单根本不用费什么力气，就可以令领导满意。这天下班之前，公司副总交给他一大份废弃文件，说这份重要的文件叫他妥善处理掉。忙着准备与女友约会的小王，匆忙将文件扔进废纸篓后就走了。
这一切都被在不远处布置工作的老总看在眼里，第二天，小王就收到全公司的通报批评。当然，他在老总心中的印象也大打折扣。
如果上面事例中的小王，能够踏实干好工作，不骄傲自满，慎重对待手中的每一件工作的话，结果则大不一样。说到底，小王欠缺的就是谨慎认真的工作态度。优秀员工不可或缺的就是谨慎认真的工作态度。对此，你不妨借鉴下面的方法：
1．5S与文件的管理
5S起源于日本的一种现场管理方法，首先提出于20世纪50年代。5S的目的是为了创造一个干净整洁、舒适合理的工作环境，并通过工作环境的整治，达到改善和提升管理的功效。5S包括五个项目即整理、整顿、清扫、清洁、素养，因为这五个日文词汇的罗马拼音的首字母均为“S”，故称为5S。
办公室5S包括多方面内容，文件管理是主要项目之一。文件5S活动的目的主要是为了提高办公效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。
（1）文件5S的目的
文件、信息的共享和有效利用。
减少寻找文件的时间，提高工作效率。
办公室空间的有效利用。
办公环境的改善。
（2）文件5S的基本原则
文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管。
对原件实施管理：不随意复印或使用复印件。
分类归档管理：不要使文件私有化。
简化报告文件：原则上报告限定在1～2张A4纸。
文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。
（3）文件5S的顺序
文件的整理工作是办公室5S活动的关键内容，一般可以按照以下几个步骤进行：
①设定废弃文件的对象和废弃基准。文件是有生命周期的。长期不用的文件、无效或旧版文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。
没有废弃基准，就会将一些没有价值的文件保存下来，充斥空间。所以，整理文件之际，明确废弃基准是必要的。
②废旧资料，废弃文件处理方法
废旧资料的销毁。废旧资料，是指按规定不需要归档的文件资料和已经超过保密期限、无存档价值的档案资料，以及办公所用的废旧报纸等文字资料。由于在这些资料中也有一些公司的秘密，所以对这些资料的销毁，也必须要按规定进行。
文件废弃系统。保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾，这里介绍一种容易掌握的“废弃四法”：按文件进行废弃；按文件夹进行废弃；按项目进行废弃；按颜色进行废弃。
2．彻底删除数据
数据安全一直是大家比较关心的问题，而对于删除数据也是大家比较容易忽视的一个安全“漏洞”，一些机密的重要文件如果不将其真正意义上的“彻底删除”，往往酿造的后果不堪设想。
（1）常见的“彻底删除”并不彻底
要想分析这个问题，我们得从硬盘存储文件的原理说起。大家都知道，一块新硬盘在使用前必须要对其进行分区、格式化操作。而格式化操作就是给这块硬盘划分“区域”，不同的区域存储不同的数据，在这地方我们只关注“目录区”和“数据区”。一块硬盘经过格式化后，就会自动生成“目录区”和“数据区”，而这个“目录区”就是存储“数据区”中的数据保存的位置等信息，“数据区”则负责保存所有文件的数据信息。当我们执行了所谓的“彻底删除”命令后，系统其实只是将“目录区”中记录该文件状态信息的一个状态标志设置为“删除”，这时，系统就知道该文件原先所占用的硬盘区域已经是空闲的了，如果这时用户要求存储新文件，系统就可以将这块空闲的硬盘空间分配给新文件了。而在新文件还没有进行存储操作时，被“彻底删除”的文件却仍然存在于硬盘中。
由此可见，通过系统的“彻底删除”而删除的文件就有可能被重新找回来。现在也有很多这方面的软件可以实现此功能，例如著名的数据恢复软件“Final Data”、“Easy Recovery”及“Recover4All”都可以找回那些被“彻底删除”的文件。另外，还有一些专门的组织或是单位专门从事于数据恢复工作。因此，习惯于通过系统的“Shift+Del”键来删除那些重要文件的朋友们就要警惕起来了，说不定哪天，你的重要文件轻而易举地就落入别人的手中，导致不可预测的后果。
（2）“文件粉碎”是案头必备工具
如何才能真正实现彻底删除文件呢？以前，很多朋友都是在使用“Shift＋Del”键删除文件后，再向该文件所在的磁盘分区中拷贝一些大文件。通过这种方法有时的确可以解决问题，但是这种方法很麻烦。其实，上网助手最新新增的“文件粉碎”功能就可以让你很方便地解决问题。
3．哪些文件应该永久保存
（1）公司法规及公司代表大会文件。
（2）董事会及其他重要会议的文件。
（3）有关经营方针及事业规划。
（4）预、决算材料。
（5）各项规章的制定及修改和废止情况。
（6）发至公司内部机构的指示及命令。
（7）重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。
（8）重要契约、合同的缔结、解除及其他变更。
（9）有关公司职员的升迁、赏罚及授予的重要内容。
（10）向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容。
（11）重要的诉讼文件。
（12）重要的统计及调查。
（13）除上述内容之外被认为重要的文件。
4．万不可有大意的心态
对一个老练的人而言，最有可能让他遭受挫折的就是掉以轻心。曾经一位自认为是商场老将的商人，转换事业经营后，以为用同样的经营策略、方法、手段一样能成功，很少采纳部属不同的意见，一意孤行，结果自然不妙，新的企业在一年内就宣布关门。
掉以轻心的好友就是一意孤行，一副众人皆醉我独醒的样子。有一位风度翩翩的公务员下台后，偶尔客串主持新闻性节目，录像作业照理说不应不熟悉，时间掌控都不好的状况下，窘态屡现，连节目结束了都还说要“进广告，休息一下”！
这就是最常见的两种掉以轻心。前者以为成功一次，就保证次次成功，后者太相信个人魅力，缺乏成功人士该有的戒慎恐惧心态，缺乏预备和征询作业，尽管犯错后从容不迫、临危不乱，总在公信力上被大打折扣。
掉以轻心，其实也代表自信过度、姿态过高，以为“该注意的”都注意了，事实上正因为缺乏孔子“入太庙，每事问”的精神，你不主动请教别人，别人自然也不主动协助你了。
开车、做事熟练的人，想要维系平安与成功的状态，愈是要有“每一次都是第一次”的心态，切忌掉以轻心！人无千日好，花无百日红，正是此意。
对待任何工作，正确的工作态度应是：耐心去做这些单调的工作，以培养出克己的心智。如果最初无法培养这种克己的心智，便难以忍受呆板单调的工作而频繁地调换工作场所，并被调到条件差的工作岗位，逐渐成为无用的人。
所以即便是单调且无趣的工作，也应该学习各种富有创意的方法，使该工作变得更为有趣且富有意义。
就上班族而言，最重要的是在年轻时代去体验各种工作，特别是去经历自己不专长的工作，从而开拓自己未能增长的能力。这是因为，无论是在财务方面所知有限，不善处理人际关系，还是缺乏经营观念或是技术不精等缺点，对一个上班族而言，都将导致难以大展宏图的困境。
细节提升：
废弃文件中蕴藏的信息足以令你震惊。
