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第6章 会议的礼仪(1)

1.工作会议礼仪

工作会议礼仪的对象主要是本单位、本行业或本系统的人员。我们介绍会议纪律、端正会风两个方面。

会议纪律要求

如果有工作装,应该穿着工作装。比规定开会时间早到五分钟左右到会场,而不要是开会时间到了,才不紧不慢地进会场,而对别人造成影响。

开会期间,应该表现出一副认真听讲的姿态。开会也算是在工作,认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度,也是对正在发言者的尊重。

那种趴着、倚靠、打哈欠、胡乱涂画、低头睡觉、接打电话、来回走动以及和邻座交头接耳的行为,是非常不礼貌的。

在每个人的发言结束的时候,应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。

端正会风

我们要明确的是,工作会议仅是工作过程中的一个环节,所以有必要克服开会过多、过长的形式主义作风。

如果会风不正,不仅误事,还会养成办事拖拉、工作效率低下的不良习惯。我们不妨从控制会议、改进会风两方面入手。

控制会议,就是对于会议的数量、规模、经费、时间、地点,都要做出明确的规定。制定有关会议的审批、经费使用额度、管理权限的条例,并由职务较高的专人严格监督执行。

改进会风。会风能够反映出一个单位及其领导的工作作风。如果会议过多,会期过长,讲究排场气势,都是不良风气。改进会风,就需要:

摒弃形式主义。有具体、明确的内容再组织会议,开会必须解决具体问题。

严格限制会议。必须在会议总量上加以限制。限制会议总量对于杜绝会山会海、提高会议效率非常有用。

那么怎样提高会议效率呢?

一是改进会议方式。对于一般性会议,可以召开无会场会议,比如运用现代通讯设备:电视、广播、电话、互联网进行开会,可以大幅度节约会议成本。

二是集中主题。一次会议上不管安排几项会议内容,都要使会议主题明确,这样既方便讨论,又方便执行。

三是压缩内容。应围绕会议主题,删掉那些可有可无的内容。

四是限定时间。对于会议的起止时间、发言时间、讨论时间,事先都要明确规定,并且严格执行。

五是领导示范。会风的端正,领导的示范是必需的。和自己无关的会议,不应该参加;准时参加会议,并严格遵守会议礼仪;提倡无会场会议;带头控制发言时间等。

2.洽谈会议礼仪

洽谈会是重要的商务活动。一个成功的洽谈会,是既要讲谋略,更要讲礼仪的。

洽谈会的礼仪性准备

安排或准备洽谈会时,应当注重自己的仪表,预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次,并且以此来显示对于洽谈的郑重其事和对于洽谈对象的尊重。

洽谈会是单位和单位之间的交往,所以应该表现的是敬业、职业、干练、效率的形象。在仪表上,要有严格的要求。如男士不准蓬头垢面,不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型,化淡妆。摩登或超前的发型、染彩色头发、化艳妆或使用香气浓烈的化妆品,都不可以。

由于洽谈会关系大局,所以在这种场合,应该穿着正统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士要穿深色西装套裙和白衬衫,配肉色长统或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。

洽谈会的座次安排

如果担任东道主安排洽谈,一定要在各方面利用好礼仪这张“王牌”。在洽谈会的台前幕后,恰如其分地运用礼仪,迎送、款待、照顾对手,都可以赢得信赖,获得理解、尊重。

在洽谈会上,不仅应当布置好洽谈厅的环境,预备好相关的用品,而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。

座次问题在举行正式洽谈会时,必须予以重视。只有小规模洽谈会或预备性洽谈会,才可以不用讲究。

举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐在桌子两侧。桌子横放的话,应面对正门的一方为上,属于客方。桌子竖放的话,以进门的方向为准,右侧为上,属于客方。

在进行洽谈时,各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。如果有翻译,可以安排就坐在主谈人员的右边。

举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般要以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具体就坐时,仍然讲究各方的与会人员尽量同时入场,同时就坐。最起码主方人员不要在客方人员之前就坐。

洽谈的三大方针

洽谈过程中,双方人员的态度、心理、方式、手法等,都对洽谈构成重大的影响。

(1)要依法办事。洽谈者所进行的一切活动,都必须依照国家的法律办事,才能确保既得利益。

(2)要礼敬于人。要求洽谈者在洽谈会的整个进程中,时时、处处、事事表现得对对方不失真诚的敬意。而且在今后的进一步商务交往中,还能发挥潜移默化“你敬我一尺,我敬你一丈”的功效。

(3)要互利互惠、平等协调。洽谈是一种合作或为合作而进行的准备。所以圆满的结局,应当是洽谈的所有参与方,都取得一定的成功,获得更大的利益。如果把商务洽谈视之为“一次性买卖”,主张赢得越多越好,争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败,来作为洽谈会的最终结果,必将危及己方与对方的进一步合作。而且,也会“赢得”不好的商誉。

3.赞助会礼仪

这种以赞助为主题的会议,即为赞助会,在目前情况下,商界通常所积极赞助的项目,大致上共有以下十类:

(1)公益事业。

(2)慈善事业。

(3)教育事业。

(4)科研活动。

(5)专著出版。

(6)医疗卫生。

(7)文化活动。

(8)展览画廊。

(9)体育运动。

(10)娱乐休闲。

另一类则是依据赞助物所划分的赞助的类型:

(1)是现金。

(2)是实物。

(3)是义卖。

(4)是义工。

举行赞助会的会议厅之内,灯光应当亮度适宜。在主席台的正上方,还需悬挂一条大红横幅,在其上面,应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”,或者“某某赞助仪式”的字样。前一种写法是突出赞助单位;后一种写法,则主要是为了强调接受赞助的具体项目。

一般来讲,赞助会的会场不宜布置得美轮美奂,过度豪华张扬。否则,极有可能会使赞助单位产生不满,因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉。赞助会的整体风格是庄严而神圣的,因此任何与会者都不能与之唱反调。

依照常规,一次赞助会的全部时间,不应当长于一个小时。因此赞助会的具体会议议程,必须既周密,又紧凑。赞助会的具体会议议程,大致上共有如下六项:

(1)宣布赞助会正式开始。

(2)奏国歌。

(3)赞助单位正式实施赞助。

(4)赞助单位代表发言。

(5)受赞助单位代表发言。

(6)来宾代表发言。

在赞助会正式结束后,赞助单位、受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾,通常应当全景留念。此后,宾主双方可稍事晤谈,然后来宾即应一一告辞。在一般情况下,在赞助会结束后,东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要,则至多略备便餐,而绝不宜设宴待客。

4.茶话会礼仪

所谓茶话会,意在联络老朋友、结交新朋友的具有有对外联络和进行招待性质的社交性集会。它则往往是重点不在“茶”,而在于“话”。

茶话会,其主题大致可分为如下三类:

(1)以联谊为主题。

(2)以娱乐为主题。

(3)以专题为主题。

茶话会的主要与会者。大体上可被区分为下列五种情况:

(1)本单位的人士。

(2)本单位的顾问。

(3)社会上的贤达。

(4)合作者中的伙伴。

(5)各方面的人。

通常认为,辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等,都是酌情召开茶话会的良机。举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右。茶话会时间的长度,可由主持人在会上随机应变,灵活掌握。若是将其限定在一个小时至两个小时之内,它的效果往往会更好一些。

按照惯例,适宜举行茶话会的大致场地主要有:

(1)主办单位的会议厅。

(2)宾馆的多功能厅。

(3)主办单位负责人的私家客厅。

(4)主办单位负责人的私家庭院或露天花园。

(5)包场高档的营业性茶楼、茶室、餐厅、歌厅、酒吧等处,均不宜用来举办茶话会。

根据约定俗成的惯例,目前在安排茶话会与会者的具体座次时,主要采取以下四种办法。

(1)环绕式。

(2)散座式。

(3)圆桌式。

(4)主席式。

除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是,在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃,品种要对路、数量要充足,并且要便于取食。为此,最好同时将擦手巾一并上桌。

按惯例,在茶话会举行之后,主办单位通常不再为与会者备餐。关于会议的议程:

(1)第一项议程是:主持人宣布茶话会正式开始。

(2)第二项议程是:主办单位的主要负责人讲话。

(3)第三项议程是:与会者发言。

(4)第四项议程是:主持人略作总结。

5.开业典礼礼仪

举办开业典礼,要遵循“热烈、隆重、节俭”的原则,同时应注意下列礼仪。

提前邀请宾客

举行隆重的开业典礼,可以邀请政府有关部门、社区负责人、知名人士、同行代表和记者等参加。应事先把商务请柬送(寄)给宾客,以便他们安排时间。

布置现场环境

若是商场举行开业典礼,举行仪式的现场可以设在商场门口的开阔地带,现场的布置要协调,商场门口悬挂“×××开业典礼”的横幅,大门两侧摆放花篮,四周悬挂彩带。宫灯等。还可以安排身穿礼服、身披绶带的礼仪小姐站立在商场门口的两边,请统一着装的乐队演奏欢快的乐曲,渲染开业典礼的气氛。

仪式开始后,先由主持人作简短的致词,向领导和来宾表示感谢,并介绍本店的经营特色和经营目标等。接着由前来的上级领导和来宾发言致贺。一般的致词时间在30分钟之内,人数不宜超过5人。为了增加气氛,在发言前后,可以播放或演奏明快的乐曲,在不限制放鞭炮的地区,可以燃放鞭炮。领导和来宾发言致贺后,可由鲜花队为发言者献上鲜花。

欢迎首批顾客

开业典礼结束后,商场随即对外正式营业。商场负责人可引导来商场参观,导购小组则在商场门口欢迎首批顾客。在经营过程中,商店必须备一些小礼品,分送给顾客。

6.剪彩礼仪

较大的庆典形式,往往有剪彩活动。剪彩不仅适用于开业典礼,也常用于展览会开幕式、庆典活动等。

剪彩活动的礼仪如下:

剪彩者走向剪彩的绸带时,应面带微笑、落落大方。如果两人或三人剪彩,则职位最高或与庆典关系最密切的人站在绸带的左边。当工作人员用托盘呈上剪彩用的剪刀时,剪彩者应向工作人员点头致意,并向左右两边手持彩带的工作人员微笑致意,然后全神贯注,把彩带一刀剪断。剪彩完毕,放下剪刀,应转身向四周的人们鼓掌致意。

7.庆典活动礼仪

庆典活动是商业组织在取得某项重大成绩时或庆祝组织的某个纪念时而举行的庆贺活动。庆典活动可以邀请政府人员、媒介公众、社区公众等参加。

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