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第7章 会议的礼仪(2)

庆典活动其礼仪程序为:

典礼开始

通常由单位负责人主持典礼,并宣布重要嘉宾名单。宣读时,其顺序为:先宣读前来出席的重要领导人名单,再宣读知名人士名单,然后宣读致贺电、致贺函单位或个人名单。

致贺词与答词

贺词一般由领导人或知名人士宣读。答词一般由举办单位的主要负责人宣读。致词和答词应简洁、热情。

剪彩

剪彩通常在致答词之后进行。

典礼结束

庆典典礼结束,可组织公众参观,也可举行文艺演出或者宴请。

8.表彰颁奖会议礼仪

表彰颁奖会是公司或企业表彰在工作中作出实际贡献或成绩的个人或部门的会议。

其礼仪要求有:

布置会场

大会一般安排在较大礼堂中进行。台上设置主席台并覆盖洁白的桌布。主席台上方,悬挂表彰大会会幅。主席台前方,放置盆花。主席台侧位,可配有锣鼓队。大会召开前,播放音乐,整个会场应洋溢热烈、愉悦的气氛。

表彰颁奖会的受奖人员一般安排在会场的前排就坐,重要宾客一般安排在主席台上。受奖人员的座位应与颁奖时的先后顺序一致。

颁奖程序

(1)大会开始前播放音乐,欢迎受奖人员和宾客入座。

(2)负责人主持会议,宣布大会开始。

(3)有关领导讲话,介绍重要来宾,宣读颁奖决定和名单。

(4)进行颁奖。

(5)请来宾致贺词。

(6)由颁奖者和受奖者代表发言或致谢。

(7)宣布大会结束。

受奖人礼仪

(1)着装整洁、大方、端庄,仪态自然。

(2)上台受奖时要依顺序出入上下,不要左顾右盼,不要忸忸怩怩。

(3)受奖时,要面带笑容,双手接奖,并表示谢意。然后转过身来,面向全场观众鞠躬行礼,并可举起奖品向观众致意,要及时走下主席台,使会议继续进行。

(4)致答辞时,要注意对各方面评价得当,防止过分谦虚,过分客套。

9.职工读书会礼仪

职工读书会礼仪为基层群众性文化活动之一。多为自发组成。作为工会组织应给予支持和积极扶持与引导,职工读书会首先要有时间保证,最好一周活动一次。活动时应事先由召集人(或组长)预先通知所读书之内容及讨论的主题,对成绩突出者,应给予表彰和奖励。

10.股东年会礼仪

一般而言,公开上市的公司一年一度要召开一次股东年会,向股东汇报一年来组织的经营情况、重大决策、人事任免等。股东年会上必须注意的公关礼仪有:

年会时间和地点

年会应该一年一次,一般在春季的会计年度会议之后举行。

年会可在任何地方举行,包括总公司或所属工厂、酒店的大会议厅或滑冰场。不论在什么地方开会,都要注意公司形象,展现出经营良好、有效率的状况。

事先通知

当股东年会的准备工作就绪后,召开之前3~4周,应向股东发出通知或邀请,让股东作好准备前来出席。

一般说来,同通知书一起寄出的还有年度报告,它是股东了解公司经营状况的主要资料。年度报告是公开的,公司执行层应悉心准备。

股东的礼节

为保证年会顺利进行,避免年会秩序混乱,应事先确定股东在会议上的行为守则。行为守则可以参照下述条款:

否参会人必须经得年会主持人同意才可以发言,并事先准备专门供发言时用的座位,而且应该有麦克风。

发言时间一般不超过5分钟,发言机会一般是一次,如果时间允许,可以有第二次发言。

尊重他人的权利,与会人员都是平等的。

11.参加大中型会议的礼仪

参加大、中型会议应穿着整洁,提前一点到达会场,服从会议组织人员的安排,讲究礼节。

坐在主席台上的人应按要求就座,姿态端正,不要交头接耳,不要擅自离席。当听众鼓掌时也要微笑鼓掌。

会议上有发言任务的人,仪态要落落大方,掌握好语速、音量。注意观众反应,当会场中人声渐大时,则标志着你该压缩内容,尽快结束了。发言完毕应向全体与会者表示感谢。

与会者即使对发言人的意见不满,也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄,因为这些行为极其失礼。

12.会议主持的礼仪

各种会议的主持人,一般由具有一定职位的人来担任,其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

(1)主持人应衣着整洁、精神饱满、大方庄重,切忌不修边幅、邋里邋遢。而且,一般也要提前入会。如果需要走上主席台,应步伐稳健有力、挺胸收腹、眼观前方,切忌东张西望,显得不自信,行走的速度根据座位到主席台的距离而定。在会议进行中,主持人对会场上的熟人不能打招呼,更不能寒暄闲谈,会议开始前,或会议休息时间可点头、微笑致意。在会议开始,要首先介绍主要参会人员。

(2)主持人言谈应该口齿清楚、思维敏捷、简明扼要,可以说一些承上启下的话,但不要太长,以免显得喧宾夺主。如果需要,每个人发言结束,主持人可以进得简短总结。同时,主持人要时刻把握会议时间,必要时要提醒发言人注意时间与发言内容。

(3)入席后,如果是站立主持,应双腿并拢,腰背挺直。持稿时,右手持稿的底中部,左手五指并拢自然下垂。双手持稿时,应与胸齐高。坐姿主持时,应身体挺直,双臂前伸。两手轻按于桌沿,主持过程中,切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。

(4)主持人言谈应口齿清楚,思维敏捷,简明扼要。

(5)主持人应根据会议性质调节会议气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。如果遇到老板不满意某位同事的报告或观点,或会议进行一半时同事因意见不同而造成尴尬的气氛,主持人应该想法打圆场以打破僵局,继续进行会议。此外,主持人也可以先跳开这个争议的话题,选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论。

13.会议着装的礼仪

着装,服饰搭配应该大方得体。会议着装并非一定要是名牌,但须端庄清洁,并熨烫平整,特别注意衣裤和裙表面不能有过分明显的内衣切割痕迹。如须佩戴公司标志,要佩戴在显要位置,并把私人饰物拿走,两者不能并列。与主体衣服相配的鞋袜手套也要多加考究,例如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好,带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋、靴子或系带的鞋。这样的着装不仅表现出尊重他人,更传达出专业、敬业的信息。

妆容,干净整洁的妆容给人留下好印象。头发保持干净整洁,不要使用太多发胶;发型大方、干练,有刘海儿的要注意不要让前发遮住眼睛和脸。在这种会议场合,还应化点淡妆了。同样,手也是别人目光自然的焦点,所以平时要精心呵护出白皙的手指,并修理指甲,指甲不能太长,造型不能太怪,指甲油可以用白色、粉色、肉色或其他不浓艳的颜色。

14.会议聆听的礼仪

参加会议应勇于坐前排。座位的远近在心理学上反映了自信心的大小和地位权力的微妙差距。

开会时小动作不宜太多。开会时坐姿端庄,身体挺直,表现出精神饱满的状态,切忌挠头、抖腿等不雅举止。聆听时要专心致志,与发言人保持目光接触,仔细听清对方所说的话。不要私下小声说话或交头接耳,不要三心二意、东张西望,这些都会影响听讲的效果,也会影响发言人的心情。聆听的过程更是一个积极思考的过程,要边听边想,敏锐把握发言人话语里的深层含意。而只有准确地把握了他人的真实想法后,才能使自己做正确的判断。发言人发言结束时,应鼓掌致意,中途退场应轻手轻脚,不影响他人。

(1)会议参加者通常应该准时入场是路人皆知的。对于这种隆重场合,如果能比预定时间提前5分钟到达,更能体现效率原则。

(2)在大型会议场合,多数女性会表现出非常认真严肃,缺乏幽默感。若过于严肃,可能会在某些时刻影响发言人营造气氛,让人尴尬。因此女性在听到笑话时,应尽量及时展现你的笑容,表示你享受幽默的乐趣和接受较幽默的表达方式。有时,即使你已听过同样的笑话,仍然可以展开笑容,营造幽默的气氛,表示赞同与鼓励。

(3)在会议中,最好把手机关掉,起码也要调到震动状态。这样既表现出对他人的尊重,也不会打断发言者的思路。

15.会议发言的礼仪

会议发言要开门见山,无须太啰嗦。要让高层主管和全体同仁在有限的时间中专心倾听你的发言,引起思索,留下深刻印象,首先报告内容必须简短有力,条理井然。啰嗦而无头绪的发言不仅让听众失去耐心,甚至会让他们怀疑你的专业水准。直接有力的开场白,清晰的观点陈述,必要情况下的加以强调,这样的发言会使你骄人的业绩、优秀的职业素质立刻给听众留下深刻印象。

会议发言时多用自信的手势会使发言效果显著。如果你希望自己的讲话内容被观众接受,那么你必须在心里树立坚强的信念,不妄自菲薄,这样,你的身体语言就像你的讲话内容一样让人信服。最基本的礼仪要求是:走上主席台应该步伐稳健有力,行走的速度因会议的性质而定。一般说,对快、热烈的会议步频应较慢。入席后,如果是站立发言,应双腿并拢,腰背挺直;坐姿发言时,应身体挺直,双臂前伸,两手轻按于桌沿;如果是书面发言,要时常抬头扫视一下会场,不能低头读稿,旁若无人。发言完毕,应该对听众的倾听表示谢意。

发言时加上身体语言的辅助,能收到事半功倍的效果。例如,你在向人们解释某个问题时,要让你的一只手自然地放在一边,或采用手心向上的动作,这样显得坦白而真诚。发言中说教式的动作并不能获得信任,只会引起别人的反感,就是那些可笑的指指点点表示强调、坐在台前交叉握双手、手指撑出一个高塔形状的动作。再比如,无论你讲的主题多么严肃,偶尔的微笑,而不是咧嘴大笑,总能帮助你赢得更多的支持。用眼睛不时有意地环视会场上的每个人,就好像你在对某个人发表演说一样。即使这种环视只不过是飞瞥一两次。你不要回避或鄙视那些诋毁者的眼光,让他们也抬着头看你,可以显示你的自信和坦然,甚至可化干戈为玉帛。千万不要摆出双手紧握或双臂交叉胸前的防卫姿势,这些动作只能说明你比较保守。

会议发言时尽量压低声音,给人以稳重感。语音语调同样不能忽视。女性一般声线较细,声频偏高,这样的声调显得纤细、敏感、不够持重,所以,在整个发言过程中,尽量采用低沉而有节奏的语调,这样的声音才有说服力。这样的声音训练秘诀很简单,就是羽西说过的“让语调尽量放低,低到不能再低的程度”。

如果有会议参加者对发言人提问,应礼貌作答。对不能回答的问题,应机智而礼貌地说明理由。对提问人的批评和意见应认真听取,即使提问者的批评是错误的,也不应失态。

如果会议采取较随意的自由发言的形式,则要讲究发言的顺序和秩序,不要争抢发言。在大会上与别人争话筒,只能给人留下“半瓶子醋晃”的印象。自由发言内容同样应简短,观点明确;如与他人有分歧,应以理服人,态度平和。自由发言要听从主持人的指挥。

通常说来,男性会很自然地利用会议机会推荐自己,争取表现机会,而女性一般仅仅满足于平时的默默耕耘能在会议上得到领导的肯定。而事实是:除非你主动出击,通常领导是不会注意的。

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