第四条 文书的阅览原则
1某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
2有必要在各部门传阅的文书，必须附上传阅登记簿，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第五条 与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，则应上报或请示上级领导，由上级裁决。
二、文书立卷、归档与保管规定
◎ 文书立卷归档制度
第一条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。事情办结后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件等)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责
1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接、签收手续。
3承办人员借用文件材料时，应积极地提供资料，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
第八条 文书归档范围
1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4本公司的请示与上级机关的批复。
5本公司反映主要职能活动的报告、总结。
6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
7信访工作材料。
8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第九条 各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。
第十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，加以整理后送交本部门专(兼)职文书归卷。
第十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内，对号入座，并在收发文登记簿上注明。
第十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在规划的第一年立卷；跨年度的总结放在总结的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第十九条 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。
第二十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第二十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第二十二条 案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第二十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第二十四条 案卷各部分的排列格式。软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第二十五条 本制度自印发之日起实施。
◎ 文书的整理与保存办法
第一条 为了文书的妥善整理与保存，特制定本办法。
第二条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。
第三条 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在文书保存簿上做好登记，归档保存。
第四条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由总务部填写重要文书目录后，予以保存。
第五条 分公司或分支机构的文书分为两类，一类是特别重要的文书，直接归主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。
第六条 文书的保存年限
1永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定、重要的契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类、重要的诉讼关系文书、重要的政府许可证书、有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。
2保存十年文书，包括请求审批提案文书、人事任命文书、奖金工资与津贴有关文书、财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。
3保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。
4保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
第七条 重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第八条 保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。
第九条 如果职务或部门划分发生变更，或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。
第十条 必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
第十一条 在制度难以执行时，须与总务部联系，由文书主管做出裁定。
第十二条 本制度自颁布之日起实施。
◎ 文书的存档与废除办法
第一条 本公司文书存档与废除，依据本办法实施。
第二条 存档
由本公司总部的行政室，按文书的整理符号与编号进行编辑归档。
第三条 编辑
行政室按年度把重要的、经各部门整理编号的文书进行汇总，分编装订成册，存入档案。会计文书则按会计年度编辑成册。一些不太重要的文书，不必按文书类别编辑，只需按年度汇集成册。
第四条 分编标准
存档文书按部门，以文书的符号独立分编成册。
第五条 保存期限
1永久保存。凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书，都归为永久保存文书。
2保存十年，类似永久保存文件性质。没有必要永久保存的文书，如合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等，可以保存十年。
3保存五年。保存期从编辑日起算，次重要且没必要保存十年的文书，可保存五年。
第六条 废除
保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书，应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报总裁批准，由文秘室执行。
如果对废除没有疑义，应即刻予以废除或销毁。
第七条 本办法自印发之日起实施。
