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第12章 文书管理制度 (2)

第十条 墨水

文件原则上应用黑色墨水书写,在使用墨水时要选用性能较好的纸张,文字应清晰可辨。

第十一条 文件种类的区分

部门经理发文应根据文件的不同作用,按以下原则区别使用不同文种:

1提案,不仅仅是发出的指令,而且希望将其意见进行广泛讨论。

2承认,就有关事务进行认定。

3请求,所报内容等候裁定。

4报告,关于指示的答复性汇报。

5申请,请求对自己或有关事项处理的许可和承认,也可用于单方面提出申请。

第十二条 指示类文件的区别

公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用:

1指示,对申请、请示及要求的答复。

2传达,有关事务上的指令。

第十三条 电文

依靠电信传达的文件,要求特别简明,避免使用容易误解的文字,并省略敬语以使电文简短。电报通常在结尾处注明发电单位的代号。重要的电信文书,在发出电报的同时,还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人。

第十四条 本制度自颁布之日起实施。

◎ 文书制作规范

第一条 文书制度要领

1文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

2起草文书的理由包括起因,以及中间交涉过程加以证明必须做出交代,必要时附上相关资料与文件。

3必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

4对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改后必须署名。

5文书用纸除特殊情况外,原则上采用A4规格。

6文书应以简单明了的文体记述,采用标准的简体汉字,避免使用艰涩词句。

7文书一律采用书面文件。

第二条 文书的起草必须征得主管同意,并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。

第三条 重要文书,必须经过公证,并且在正式文书形成前,掌握并附上具有价值的证据或证明文件。

第四条 文书的署名按下列规定进行:

1公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书,或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门主管的姓名与职务。

2对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第五条 文书的盖章按下列要点进行:

1在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

2如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

3以部门或公司名义起草的文书,在旁侧加盖有关责任者印章。

第六条 总裁与公司印章按下列原则使用:

1在有必要加盖总裁公印章时,必须填写委托申请书,经所属部门主管认可,并且加盖印章之后,向总务部门提出。

2总务部主管经审核,签名盖章,批准申请。如有必要则须请示总裁或公司印章。

3在需要总裁签字的情况下,手续同前。

4经总务部批准后,去印章保管员处加盖公司印章。

5一些带有公司字样或总裁职务字样的印章,须经主管同意,直接向印章保管员申请加盖。

◎ 文书收发制度

第一条 范围

本公司文件(本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等)以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。

第二条 统管部门

文书的收发、分布等事务,由本公司及各事务所的总务部统一管理。

第三条 部门文书责任者

在部处室中设文书负责人,负责本部门内文件的分发、保管等工作。

第四条 文书的收受

对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。

第五条 收文的处理

收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外,其余一般信函应全部拆封。拆封后,以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处,将信封附上,用别针别在一起。

收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在收文簿上,并将文件及收文簿一并交给总务部。

第六条 审核以及分发批示

总务部经理在对文件及收文簿加以审核后,对收件室做出分发批示。

当总务部经理外出时,如有事务急需处理,可由副经理代理承担上述工作。

第七条 分发

收件室将收文簿及文件分发各部门,各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收。

第八条 部门内部文书处理

文书负责人在收到文件上加盖传阅印,并递交有关部门。

有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示,文书负责人据此文件分发给有关工作人员。

在文书承办、分发量较大的部门,可设文书整理簿,并据此处理文件。

第九条 发送

文书的发送全部由总务部收件室负责,在特殊必要时亦可由适当的业务部办理。

第十条 部门内总发送文书的处理

文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名,并注明是否采用挂号、快递等方式。

文书负责人将本部门文件分类别,请示发送。

第十一条 发送的处理

总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称(全名)、内容等项目登记在发文簿上,贴好邮票投递出去。

第十二条 投递

文件投递通常一天三次,按以下时间投出:

第一次上午十点;

第二次下午三点;

第三次下午五点。

遇有紧急投递的文书,可不受上述时间限制。

第十三条 邮票的收付保管

邮票购入、付出、保管等情况,应登记在邮票收付保管明细表上,并在年末计算出余额,与现存邮票数量加以核对。

第十四条 公司内部的定期专递

不是利用国家邮政,而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送,可依照本制度的有关规定办理。

对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责。

第十五条 定期专递收发文簿的制作

在发送定期专递时,各部门应在定期专递收文簿上登记其内容,一式两页,副页留存,正页与发送物品同时放入定期专递箱、定期专递收发文簿,作为发文单位记录,可代替发文簿,每天进行整理清点。

◎ 文书收发作业规范

第一条 主管部门

本公司所有外来文书都由总务部文秘室统一接受。

第二条 处理方法

文秘室按下列规定处理所到达的文书:

1把公司文书与私人文书区分开来。

2由文秘室直接开启送达的公司文书,并在文书的空白处加盖收发印章,注明收发日期。

3对于送达各部门且不能开启的,估计涉及内容与事项并不重要的文书,以及绝密文书,只需在封面上加盖文秘室收发印章,注明收发日期。

第三条 登记

凡符合下列规定的文书,都必须做好登记。

1在一般文书或送交部门的普通文书中,如果判定或者未开启也能判断是重要的文书,或者夹带重要物品的文书。

2专人传递送达的文书。

3标有“绝密”或“亲启”字样的文书。

第四条 电报、快递文书

文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书,不得拖延。

第五条 公休日到达的文书

凡下班后,或者工作时间以外到达的文书,一律由值班留守人员接收,于此后第一个工作日早晨移交文秘室。

第六条 分发

文书的分发按下列要点进行:

1写给各部门的文书,经登记后直接分发给各部门的主管。

2重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书,直接送交文书接受人,在接收人不在的情况下,嘱托部门主管转交。领取文书者必须在登记簿上签名盖章。

3文书中一切夹带或附有的物品,必须原样送到当事人手中。

4私人信件直接分送本人(在特殊情况下也可由代理者领取),在必要情况下,让领取者在登记簿上签名盖章。

第七条 回复

各部门在接到文书时,应给文秘室一个回复,表示那些需要回复的文书已经收到。

第八条 退回

分送给各部门的文书,如果出现差错,或不是所在部门接收的文书,应直接退回文秘室,再由文秘室处理。

第九条 电报电话记录

收到电报后在文书登记簿上做好登记,接到电话后填写电话记录传票(如下表所示)。但普通的电话不必记录。

电话记录传票

来电要点来电者来电指名

姓名:单位:地址:电话:部门:姓名:

接电话时间: 月 日上下 时 分接电话者:

◎ 文书传阅制度

第一条 文书按机密程度划分

1绝密,指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

2机密,指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

3秘密,指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。

4普通,指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。

5传阅,指在本公司内部传阅或传达的文书。

第二条 普通文书的处理原则

1由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

2如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。

3各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能处置。

第三条 机密文书的处理原则

1机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

2指名或亲启文书,原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。

3接收到的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名的人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代文件所指名者,不受本条规定的约束。

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