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第11章 文书管理制度 (1)

不管是在日常生活中还是在企业的经营活动中,文书都被广泛地应用,起着传递信息的重要作用,因而文书管理也成为企业行政办公管理中的一项重要工作。企业制定文书管理制度,就是要使文书管理走上系统化、规范化、标准化、信息化的轨道,以提高办公效率。

企业中重要的文件资料都具有一定的时效性,需要妥善管理,这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

档案管理制度是企业为了使本单位重要的文件资料,能科学及时分类整理、归档保管、有效传递使用、提高档案管理的质量与效率而制定的。

一、文书管理岗位职责

◎ 文书处理制度

第一条 范围

公司内文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续。

第二条 定义

本制度所指文书,包括以下内容:

1高层决策文书以及基层下达的文件。

2部门会议文书与转阅文件。

3合同书、证券、证书和劳动协议书。

4志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。

5收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。

6往来书信、电报、任命书、意见书。

7各种报告、统计表。

其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理。

第三条 类别划分

上述文书按机密程度,可划分为以下几类:

1机密文书

(1)绝密。

(2)秘密。

(3)保密。

2普通文书,即机密文书以外的文书。

3其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复写誊印物品。

第四条 适用原则

公司各部门依据本制度,保管与处理本部门有关事务文书。

第五条 收发

到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发:

1普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期;在文书登记簿上做好登记;由接受部门的主管或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员;文书当事人必须签名盖章领取文书。不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续。

2绝密文书或亲启文书,必须直接送交当事者,由文书当事者开封与处置。

第六条 制度时间外的处理

1值班人员能够判定为紧急重要的文书,或者直接写给公司高层领导的文书,应立即通知秘书室主任;其他次要文书,只需通知收发室的主任,并按其指示处理。

2所有到达的文书,值班人员都必须一一做好登记,于此后第一个工作日早晨转交收发室。

第七条 收发决定

所有文书的接受、转交、登记与领取事宜,都必须由收发室主任做出决定与指示。

第八条 设立信使

在文书的接受与处理过程中,各部门间经常需要相互传递文书,因此,在文书档案室设一名信使,传递各类文书。

第九条 处理原则

文书处理的基本原则是“准确”与“及时”,并且明确文书处理的责任者。

第十条 成文原则

凡重要的往来交涉,都必须形成“文书”或形成记录,即使情况特殊,也必须事后追忆,形成“备忘录”。

第十一条 特例

对那些并不重要的事项,或者通过电话、会面等简单形式处理的事项,只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。

第十二条 处理手续

领取文书的部门,按下列规定及时予以处理:

1凡重要事项或者异常事项,应立即向所在部门主管报告,并逐级向上请示,必要情况下必须与其他部门取得联系,等候并按照上级指示,处理文书中涉及的有关事项。

2如果文书中涉及的事项与其他部门有关,必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。

3在具体处理时,如果认为有必要请其他部门做出配合,并且其他部门提供配合需要一定的时间,在这种情况下,应事先征得对方的意见。

4如果事情涉及两个以上的部门,并且难以判断由何部门出面主持时,应听取其他部门的处理意见。

第十三条 防止拖延

文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项,以防止文书的处理延后或停顿,如果发生拖延迟或停顿现象,应立即交文书档案部门处理。

第十四条 重要文书的保管

机要或绝密文书以及其他重要文件,必须存放在带锁的档案文件柜中,予以严格保管。

文件柜的存放必须选择在发生意外时,能够安全、迅速转移出去,且容易发现的醒目位置。

◎ 文书管理人员岗位职责

第一条 负责做好本单位文件的收、发工作。

第二条 负责文件序号的编制,文件传递、传阅、收回工作。

第三条 负责印鉴、礼品、文具的使用发放与管理。

第四条 负责对文件承办情况的了解与催办。

第五条 按行文常规严格控制发文数量和范围。

第六条 负责行政介绍信的对外开具。

第七条 协助主任收集整理和保管本单位大事记等有关资料。

第八条 完成领导交办的其他工作。

◎ 文书收发人员岗位职责

第一条 负责本单位报纸杂志的订购工作。

第二条 负责分发报纸、杂志、信函、包裹、特快传递等,做到及时、准确。

第三条 及时发信、退信、退函,不丢失信件。

第四条 对于电报、特快传递要及时通知各部门,做到不延误。

第五条 保密信件,挂号信件要分类进行详细登记。

第六条 加强责任心,做好保密工作,不准私拆他人信件,热情周到为用户服务。

二、文书制作及收发规定

◎ 文书的请示审批制度

第一条 请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后,方能实行。

第二条 须请示审批事项

1职务及重要人事安排;

2各种制度性规定的变更;

3重要契约的缔结、解除与变更;

4诉讼行为;

5与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请,等等;

6土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让;

7大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支;

8分支机构的增减与升降;

9预算与决算事宜;

10借款与贷款,以及借贷银行的开设与变更;

11重要或高额物品的采购,不急用或不需要物品的转让或廉价出售;

12定期或不定期刊物发刊、修改与废除以及费用开支的修订;

13有关公司经营的重要计划与企划;

14其他上述未涉及的重要事项。

第三条 请示审批者为分公司经理,以及以此为标准确定的主管。

第四条 对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌,以便能顺利实施。

第五条 请示审批的事项,必须以提案文书的方式,经主管呈交总部。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示,但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。

第六条 请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份,分送有关部门,如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等。

第七条 请示提案文书必须编号,注明起草者或请示者、所属分支机构及部门,并签名盖章。

第八条 请示审批内容一旦被上级认可并做出决定,则以请示提案书(副本)替代批复返回,并请示部门予以执行。

第九条 请示提案原本由总务部保管。

◎ 文书制作制度

第一条 适应范围

凡公司内的公务文件,除有特殊规定外,一律依照本制度制作。

发往公司以外的文件除有特殊规定外,也适用于本制度。

第二条 名义

公务文件的往来以各部门经理的名义签署,有些简单事项的文件,应以部门的名义签署。

第三条 呈交公司经理的文件

凡需呈递公司经理的文件,须逐级上报。各级主管须在调查核实的基础上写出意见,注明需呈报经理的理由,然后上报。若不需要呈报,则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。

第四条 文书格式

1公务文件应使用楷书,尽可能简单、准确。

2陈述理由和经过时,若正文繁复,则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。

第五条 文件编码

文件上应有制发单位规定的号码,还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日,以便处理。

第六条 书写格式

1通常在第一行写文号,第二行写文件内容的标题,另起一行写制发年月日、制发者名称,再一行写明收件人的姓名,然后再写文件内容。

2在属于提复审报的情况下,通常采取在文件末尾处用后记的形式证明,在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。

3由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称,必要时要写上号码和年月日。

第七条 签署应用

文件制发者及收件者应注明职务,根据情况只署姓名。在文件制发者(个人或单位)的下方盖上制发者个人或制发单位的印章,作为文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件,为了简便,多采用印制好的印刷品,此时签名或盖印可省略。

第八条 封签上的记录

文件信封上的记录,依照以下各条进行:

1用于普通文件的信封上时,要写明送达单位的名称,同时在左侧写上是否加急、挂号等,并在其下写上发文号码,信封背面写发文单位。

2秘密文件的信封上,除要在正面的左侧写上“密”外,其他参照第一项。

3必须由收文者亲自开启的文件,信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样。

4机密文件要用两层信封,内封上写文件标题,外封上的标识参照以上各条在左侧写明“密”的字样。

5文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“密”的字样。

6本条第一项中所列内容,除有关机密的外,简易的文件可依照第二条进行,只要在封面左下角用小号字印上单位名即可。

第九条 文件用纸

文件所用纸张另行规定。

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