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第16章 自我管理 —管好自己是管好一切的先决条件(5)

凡内芮听完后说:“好,既然你已经确定了,我们就把这个目标倒过来看。如果第五年,你有一张唱片在市场上,那么第四年,一定要跟一家唱片公司签约。那么第三年,一定要有一个完整的作品,可以拿给很多很多的唱片公司听,对不对?那么第二年,一定要有很棒的作品开始录音了。那么第一年,就一定要把你所有要准备录音的作品全部编曲,排练好。那么第六个月,就是要把那些没有完成的作品修饰好,然后让你自己可以一一筛选。那么第一个月,就是要把目前这几首曲子完工。那么第一个礼拜,就是要先列出一个清单,排出哪些曲子需要修改,哪些需要完工。”

凡内芮一口气说完,停顿了一下,然后接着说:“你看,一个完整的计划已经有了,现在你所要做的,就是充分利用时间,并按照这个计划去认真地准备每一步,一项一项地去完成,这样到了第五年,你的目标就实现了。”

说来也怪,恰好在第五年,迈克尔的唱片开始在北美畅销起来,他一天24小时几乎全部都忙着与一些顶尖的音乐高手在一起工作。

这个故事给我们的启示是:制订详细的计划利用时间固然重要,但如何最大化地利用你的时间呢?运用逆向思维,目标倒推,将你的时间完全置于目标中,会取得最大化绩效。你可曾想到,制订目标,给自己计划时间,有多么重要。我们总是抱怨当今社会竞争激烈,然而,我们是否想到,给自己的生活制订一个详尽的计划,并且不断地充分按照计划的要求去执行呢?我们把时间浪费在没有用的争吵、抱怨、牢骚中,唯一缺少的就是管理自己的时间,制订自己的计划。为什么别人可以在同样的时间内做出成就,我们却还在庸庸度日,碌碌无为呢?行动起来吧,给自己目标。

简化你的时间

很多人每天忙得不可开交,他们总是行色匆匆,总是有做不完的工作,开不完的会,吃不完的宴席。为什么会出现这种情况呢?德鲁克认为,很多人根本没分清楚哪些事情该做,哪些事情不必做,哪些事情纯粹是在浪费时间。所以,作为管理者,必须剔除那些浪费时间的事情,简化你的时间,让你的时间做最有用、最有价值的事。

露茜发觉自己起床越来越早,睡觉越来越晚,只不过是为了应付日常生活所需。露茜是贤妻良母,也是称职的眼科技师,却老是感到不够时间做完该做的事。露茜于是和她的律师丈夫吉姆寻求简化生活之道。露茜说:“我们必须先确定人生哪些事情最重要。”他们知道,应该多腾出点时间陪3岁的儿子玩耍,也要多做些运动,饮食均衡,多与朋友来往。

夫妇二人决定从此过朴素的生活,购物时会考虑是否有需要。

“我还是很勤快,不同的是现在我能完全支配自己的时间,”她说,“我现在可以腾出时间带孩子逛动物园,陪他打篮球。过去我因为精神紧张,常常头痛,现在头痛消失了。我们简化生活,抛弃了那些浪费时间的杂事,其实获益更多。”

曾经担任过美国最高法院大法官的查尔斯·伊文伊·休斯说过:“人不会死于工作过度,而会死于浪费和忧虑。”是的,死于浪费精力。那些人之所以忧虑,就因为他们的工作好像永远也做不完。

学会管理自己的时间,必须尽量少做浪费时间的事。我们每个人都有简洁的生活,浪费精力的事情既损害了我们的生命质量,也降低了我们的工作效能。作为管理者,应该时刻警醒,什么事是我们应该做的,什么事浪费我们的精力,然后选择重要的事去完成。

学会授权于人

德鲁克认为,任何一个管理者,都没有足够的时间完成他想完成的事情。所以,管理者应该学会如何授权让别人去完成一些事情。管理者没必要事必躬亲,尽量减少管理,放手让别人干,才是明智之举。然而,很多管理者并不明白,授权别人,是多么重要的事。

有一家公司的某部门经理,工作认真负责,上司很赏识他,提升他做一个14人小组的主管。可他上任才两个星期,大家都发现:这位经理每天都好像很累的样子,总是眉头紧锁。他的上司决定要好好问一问是怎么回事。

经过约谈三四位员工及其他与他一起合作的主管后,精明的上司终于发现了问题的症结。因为这位经理做事很负责,所以大部分重要工作他都“一手包办”,就算剩下的“残羹”分给手下去做,他也要全程过问,大小细节都在他的严格控管之下。最后的结果是他的下属都在“游手好闲”,而他自己却疲于奔命。

还有一位身任数学商业杂志社的总编辑,要求属下把信件都送到他的办公室,他必须拆信、看信,再把信件分成若干堆,决定分给属下哪位编辑处理,然后亲自送到每人桌上。整个过程平均需要一个钟头,于是,他每天加班,要不然就带着家庭作业下班,才能把工作完成。更糟糕的是那些编辑,不得不等他送信来,于是整个编辑部门成天都口述作业。这位总编辑之所以会这样,就是他想知道部下每天究竟在做什么事。后来他觉悟到自己只是在虚掷时间。他决定下放权力,他的编辑开始直接收信,并做成新闻或新动态的摘要呈给他,事实证明以往他一直在浪费时间,几乎有3/4的信件是向废纸篓报到的。

事必躬亲者凡事不假外求。他们总是担心别人做不好工作。其实,管理者只要注重重点,然后汇集群力共同完成工作中的细节问题就可以了。

通过授权,既节约了自己的时间,大大改善了自我效能,也能让下属找到工作的自信。可见,善于自我管理者必是善于授权之人。

美国前总统艾森豪威尔一向不喜欢将自己束缚在细枝末节里。他不喜欢文件工作,认为那只是浪费时间。所以,他比较喜欢用口头简述的方式,给下属分配工作。艾森豪威尔通常只会给下属一些方向,让他们负责日常管理,他还专门聘请一位助理,负责每个星期与各副部长开会,了解执行状况。而艾森豪威尔每季也会开一次会议,与团队成员检讨各自的成就与错误。

在授权时,管理者应彻底对下属授予实权,从而增加领导人员的可控制时间。但你还必须认识到,即使授权给下级,自己仍然负有责任。

国内的很多管理者,还没有意识到节约时间的意义,如果你能静下心来反思,我们有多少时间消磨在觥筹交错中;有多少时间耗费在毫无意义的闲谈中;有多少时间耗费在自己并不擅长的杂事中。当你有这些困惑时,你就该思考,管理的目的是为了少管理,授权于人,你管理的效率和质量就会迅速提高。管理者既不是神仙,也不是“超人”,他的精力和能力都是有限的。因而,管理者只能想大局,议大事,而不必事无巨细,事必躬亲,更不必大权独揽,放手让你的下属去干吧。

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