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第23章 《管理决策的新科学》(2)

企业里制定非程序化决策的传统方式——包括大量的人工判断、洞察和直觉观察——还未经历过任何较大的革命。但在某些基础研究方面正在形成某种革命,如探索式解决问题、人类思维的模拟等。

人们对非程序化决策制定问题的日益理解将在管理方面引起两种十分不同的变化。一方面,这种理论将为非程序化问题领域内决策制定过程的某些方面的自动化开拓出新的前景,如同运筹学使程序化决策制定的某些方面实行自动化一样。另一方面,通过使人们深刻地洞察人类思维过程,这种理解将提供新的机会,特别是通过教育和训练来增进一般人,尤其是经理们在困难的结构不良的复杂环境中制定决策的能力。

三、组织设计:制定决策的人—机系统

自动化方面的进步和人类决策方面的进步可以把组织中人的部分和电子的部分结合起来构成一种先进的“人—机系统”。而且,这种系统可以逐渐普及,工厂和办公室都可以变成一个复杂的“人—机系统”。西蒙认为,人与机器的关系将日益变成一个设计课题,而且这个设计课题的重要性与设计人与人之间的关系的系统一样重要。

1信息丰富的环境

建立“人—机系统”第一个优势就是可以克服知识和信息的不足。首先是通过分工,使组织的每个部门只限于掌握与本部门决策有关的知识和信息。在进行决策时,还可以只考虑与本部门决策关系密切的可变因素及其结果,即要求决策者弄清哪些是重要的因素,哪些是不重要的因素,从而大大缩小知识和信息的探索范围。其次是通过设立专门的职能部门来收集和处理各方面的有关信息,从而克服个人知识和信息的不足。同时,通过建立信息系统,使有关知识和信息能迅速传递给决策者。

西蒙着重强调:“关键性的任务不是去产生、储存和分配信息,而是对信息进行过滤,加工处理成各个组成部分。今天的稀有资源不是信息,而是处理信息的能力,虽然现代信息系统最显而易见的部件是打印、传输和抄写等部件,它们可吐出大量的信息;但真正关键的部件却是那个保护我们不受大量符号流冲击的复杂的处理机。”

2组织的等级结构

西蒙把组织比喻成一块三层的蛋糕:最下层是基本工作过程,在生产性组织里,指取得原材料,生产物质产品储存和运输的过程;中间一层,是程序化决策制定过程,指控制日常生产操作和分配的系统;最上一层是非程序化决策制定过程,这一过程要对整个系统进行设计和再设计,为系统提供基本的目标,并监控其活动。数据处理和决策制定的自动化将不会改变这个基本的三层结构。自动化通过对整个系统进行较为清晰而正规的说明,将使各层次之间的关系更为清楚而明确。

西蒙以为组织的基本分层等级结构会持续下去,不会因为新的计算机技术和决策制定的自动化的发展和选取的方向而消亡。

3集权和分权

随着决策过程变得日益清晰,以及各组成部分越来越多地被移植入计算机程序,各组织层的决策及其决策分析变得越来越可以移位了。由于来自组织中或组织外的各种信息源的信息、目标依据和限制条件,可为分析过程提供输入,决策制定的区域较之过去更为分散广阔了。组织等级结构仍是控制该过程的重要结构,但是越来越多的决策信息流将穿越正式组织结构的界线,具有很大相互依赖性的决策,不再经常是独立地来制定了。就这个意义讲,集权是增多了。但是,与此同时,通过给决策提供信息和依据,决策中的参与活动即分权化倾向是更广泛了。

4权限和职责

在自动化系统内,日常决策需要的人工干预将越来越少。管理人员的主要职责是对决策系统进行维护和改进,以及激励和培训其下属人员。基层的管理工作将仅只是管理工作的一小部分。管理人员将像任务小组的成员那样,把大部分时间和精力用于分析和设计政策,以及执行这些政策的系统上。

随着自动化的实现,虽然对基层管理工作的需要较少,但对自动化决策和规划系统进行设计和维护的参谋性作业却需要中层管理人员。而参谋单位的增长是以直线单位为代价的,所以中层管理人员,并未如有些人预料的那样大大减少。

5信息系统和规划

设计管理信息系统的最初工作开始于可用的数据,而不是开始于所要制定的决策。但是,目前的各种管理信息系统,往往更受组织中下层管理人员的重视而较少受到上层管理人员的重视。这是由于,高层管理必须将其注意力集中于组织外部。对高层管理有重要意义的信息系统,是那种从外部信息源收集和筛选信息并有助于进行战略决策的信息系统。

6新型组织的描述

对照现在人们所熟悉的组织可以看出,新型组织有很多与之相似之处:

1将来的组织仍然是由三个阶层所构成的,一个基本层是物质生产与分配过程的系统;一层是支配该系统的日常作业的程序化决策过程(可能是大规模自动化的);一层是控制第一层过程并对之进行重新设计和改变其价值参数的非程序化决策过程(在“人—机系统”内实现的)。

2将来组织的形式仍将是阶层等级的形式,组织将分成几个主要的次部门,各次部门又将分成更小的单位,以此类推。这与今日的部门化很相似。但是划分部门界线的基础可能会多少有所变化,产品部门将变得更为重要,而采购、制造、工程和销售之间的明确界线将逐渐消失。

四、信息技术的经济影响

任何技术和生产力的水平与任何就业水平都是可以适应的,包括充分就业在内。我们今天所面临的问题不会使我们从高等技术倒退下来,但会使持续的技术进步的本质发生根本的质变。为了人类生产力将来的增长,我们将更多注意信息处理技术而不是能源技术。由于资源的限制和由于对日益增长着的实际收入的要求形态的转变,劳动力中将有比现在更大比例的人来从事服务行业,而只有一小部分将从事物质生产。

信息处理技术是如何更有效地获得和使用知识的知识。现代化的设备——例如那些使我们能检测空气中、水中和食物中微量污染物的设备——把我们行为中的后果告知我们,而以前我们是不知道的。应用于能源和环境系统模型的电子计算机,为我们描绘出了我们社会的某一部分所采取的行动对其他部分所产生的间接影响。信息处理技术正促使我们所有的人重视过去很少使我们关心的、在一段时间距离和空间距离以外的、我们行为的后果。它正在把保护我们后代和我们自己的责任寄托于我们——或许是强加于我们身上。人类的道德观念和要求也正在因新技术、新知识的增加而被重新定义。

导致人类痛苦的因素有很多,其中就包括承担新的责任。或许,我们可以自认为真的没有问题了而得到宽慰,但我们却越来越意识到了什么是存在的问题。信息处理技术在这种认识的产生中,以及在提供处理这些问题的新方法方面,都起着重要作用。管理决策的科学和它所依赖的信息处理技术,对于我们的每个人都具有重大的意义。

精彩语录

1决策并不是在几个备选方案中选择最佳方案,而是管理中无时不存在的一种活动,它本是一个过程,这个过程是循序渐进的。

2如果我们要想使一个有机体或一个机械在复杂而多变的环境中工作得很好,我们可把它设计成适应性强的机械,使它能灵活地满足环境对它的要求。

3企业组织正在变成并不断在变成高度自动化的人—机系统,而管理的性质当然受被管理的人—机系统的特征所限制。

4工业革命之所以成功,乃是因为它呈现出一种阶梯式的成长。后人的成就在前人的发明上不断地突破并积累,使人类的科技进步如同砌砖一样,逐步达到了20世纪的高水平。

5传统理论中的“经济人”是有完全理性的,这在现实中是不存在的。更不存在完全前后一致的偏好系统,人们不可能在若干不同的方案中自由地选择,以获得最大的利润。

6集体与组织对决策有重要影响,经理的职责不仅包括本人做出决策,也包括负责使他们所领导的组织或组织中某个部门能有效地做出决策。

推荐阅读

《管理行为》在西蒙的众多学术著作中,是又一部能够反映其学术思想和观点的重要代表作,本书被誉为“半个世纪以来的经典著作”,它是社会科学思想方面最具影响力的著作之一,被诺贝尔奖评审委员会称为“具有划时代的意义”。《管理行为》为管理学在组织管理层中奠定了科学性基础。西蒙本人认为,《管理行为》主要是为组织观察者和组织设计者撰写,由于每个人大部分时间都是在组织环境中度过的,差不多都有资格成为组织观察者,因此,本书序言介绍中写道:“这本书适合所有人阅读,因为它在与所有人都有关的组织问题上,提出了一种积极思考的方式。”

《有限理性模型》是西蒙关于决策理论研究的又一著作。本书中,西蒙根据对心理学的深入研究,以有限理性理论与满意性原则代替传统的完全理性和最优化原则,使管理决策大大实用化。他从理论上论证了只假定人的有限理性,采取满意性原则,市场自动平衡的机制仍然成立。这一理论具有非常重要的应用价值。《伟大的组织者》

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