第8章 管理者的基本素质(7)

孟子有一句话叫“天时不如地利，地利不如人和”。在今天这种竞争激烈的环境里，企业要想在竞争中取胜，我认为正是这个“人和”才是关键。只有拥有团结一致面对逆境的力量，才能打破逆境。

从一定程度上可以说，本公司这一阶段业绩不佳是“人和”的因素较弱造成的。那么，就让我们下一阶段加强合作、团结一致，为达到“人和”而努力吧。

话题2及时对顾客的意见做出回应

希望大家关心公司的业绩。幸运的是，在竞争激烈的环境中，本公司的业绩在不断提高。其原因就是推出了大受欢迎的商品，正好满足了顾客的需要。目前，这种商品还在持续着前所未有的极好的销售状态。那么，大家认为这种商品为什么会大受欢迎呢?

有人说那只是商品企划偶尔满足了顾客需求而已，我却不那么认为。无论什么商品，大受欢迎都有它的理由，其中一个就是提案制度。这种大受欢迎的商品是以深感顾客对原有商品存在不满的小小为基础，聚集了商品开发部的研究成果，也许可以说是大家共同努力的结果吧。

就是说，那种商品是应该大受欢迎而大受欢迎了，正因为现在竞争激烈，所以距离顾客的声音最近的大家的努力是必不可少的。

发挥潜力挑战自我

通过工作来实现自我是一件很了不起的事情。如果这样的员工增多，公司业绩自然也会提高。

话题1提高“才能的市场性”

专门从事职业开发研究的塞尼(J．V．Cerny)博士说，为了在工作中取得成功，就必须提高“才能市场性”。所谓“才能市场性”，意思是具备无论走到哪里(包括所属公司)都被承认的价值。只是自我满足在社会上是行不通的。这个“市场性”可以说必须具备“准备”、“经验”、“个性”这三个条件。

一件事情是为下次即将发生的事情做准备的，所以做好现在的工作可以说就是为以后的工作做准备。我认为表现出色就是准备加上别出心裁。结束一件工作后，在对其反思的基础上加上别出心裁，就可以提高自己的能力。

今后的时代，有必要掌握无论走到哪里都能通用的才能。为此，请大家发挥自身潜力，挑战自我极限，提高“才能市场性”。

话题2要亲自找寻工作方法

也许公司的工作看起来像是沿着固定的轨道来运行的。当然，学习前辈们的方法，请他们对工作的正确方法进行指导是很重要的。但是，我希望大家树立“从事实际工作的是自己”的强烈意识。

因为工作可以通过各种各样的方法来完成，只有自己才能找到对自己来说最合适的方法。如果不是这样，工作也就无乐趣可言了。

美国的爱默生(RalphwaldoEmerson)曾经说过：“领会到工作只有这样做才能做好的窍门，无异于如虎添翼。”

请大家不要只想着将分配给自己的工作毫无瑕疵地完成，要养成首先思考哪种方法最有效的习惯，找到自己独特的工作方法。

培养优先次序意识

如果不是漫不经心，而是先确定优先次序，然后再进行工作，那么工作效率会有惊人的提高。要让员工们认识到确定优先次序的重要性。

话题1专心从事相当于全体20％的优先程度较高的工作

经营顾问李(J．BLee)给钢铁大王施瓦布((har。lesMi—chaelSchwab)传授了“变得不繁忙的方法”，就是把应该做的事写出六件，确定先从哪一件事开始做的优先次序。

施瓦布最初半信半疑，但实际试验了以后，发现确实提高了效率。虽然偶尔会剩下一两件工作，但那些工作即使拖延到第二天去做也不会有问题。

大家知道帕累托法则(Pareto’sLaw)吗?指的是利用209／6的投入促成80％的产出。在工作方面，只要做好相当于全部工作209／6的优先程度较高的一部分，那么剩下的80％也会顺利进行。就是说，从工作效率来看，集中精力做好那20％的工作是很有效果的，可以说这印证了决定工作优先次序重要性的理论。

话题2重点主义·集中主义·满分主义

经营顾问田边升一先生从事工作的效率确实很高。据说他的秘诀就是“重点主义”、“集中主义”、“满分主义”。

所谓“重点主义”就是考虑一天中应做工作的重要程度和紧急程度，确定优先次序，然后从头做起，那么即使还剩下两三件没有做完，大多也可以在日后完成。接下来的“集中主义”就是集中精力从事特殊工作的意思。集中精力可以使工作效率比平常提高两三倍。在工作结束后，那种充实感会转变成满足感。最后的“满分主义”是完美无缺地完成每一件工作的意思。如果把每一件工作都完美地完成，那么工作业绩自然是很好的。

以我的经验，以“满分主义”来做不喜欢的工作是很有效的。反正是必须要做的工作，与其磨磨蹭蹭，不如尽快全部做完，事后再喝一杯啤酒之类的，要是能这样想的话，工作就可以顺利进行了。

培养信息灵敏度

不论是如何优秀的组织，没有正确的信息就不能正常地运作，这就是要求员工对信息灵敏度高的原因。

话题1提高信息灵敏度

当今时代可以说是一个信息化时代。信息确实到处可见，但其中能够有效利用的信息又有多少呢?从无数的信息中怎样挑选出需要的东西，并准确地传达给别人是很重要的。本公司之所以建立了公司内部网络，为的就是使公司内部的信息在员工之间迅速而准确地传达。

我也正在考虑采取措施，以便进一步推进内部信息的共享化。电子邮件可以迅速地传达信息，几乎在瞬间就能够实现信息共享。另外，我也在考虑有效利用信息系统，使每一位员工都能够为客户提供高质量的服务。

请大家也提高信息灵敏度，接受并及时传达各种各样的信息。

话题2没有信息，组织就不能运作

本公司也对内部的OA化(办公自动化)加大了投入。在这里，就温习一下信息传达的基本常识吧。

作为工作信息传达的手段，通常有电话、会议、指示等的口头传达方式，还有指示书、报告书、请示书、单据等的书面传达方式。从记录性、准确性等方面来讲，书面传达方式正在成为信息传达的重点。

最近随着OA机器的普及，办公室业务的机械化正在迅速推进。例如，将公司内的计算机连接成公司内部网络，在网络内用电子邮件交换数据、文件的公司正在增加。这与电话不同，具有可以同时将事情传达给多人，即使对方不在座位上也能与之联络的优点。本公司也准备灵活使用电子邮件，甚至将来也有可能采用电子贸易(EDI)。

PDC循环

应该认识到熟练进行PDC循环是开展工作的基本条件，特别是对严密的计划要做细致的检查。

话题1按照“计划—实行—评价”的流程进行工作

懂得工作的人都能灵活地进行“管理循环”，即按照“计划一实行一评价(PDC)”这个循环从事工作。

首先要规划为了达成工作目标怎样做才好，这就是“计划”。在同时从事多项工作时，就必须确定优先次序。当然，每一项计划都要伴随着具体的行动，就是说要严格按照计划开展工作，这就是“实行”。当然，实行时要多次检查工作的进展情况，例如是否按照计划在进行、是否难以办到、是否发生了变化等。然后，正确评价实行的结果，并在下一次的计划方案里有效地利用这些经验，这就是“评价”

总之，通过PDC循环可以提高工作的效率。

话题2无论总经理还是新员工都必须具备的能力

无论对总经理来说还是对新员工来说，PDC循环都同样重要。总经理制定经营计划，为实现目标而实行计划并评价实行结果，这些都会影响到下一次的经营计划。另外，新员工面对分配给自己的工作任务，制定如何达成目标的计划，并通过实行、评价，把经验应用于以后的工作。

国际商务顾问公司(BusinessBrain)的新将命先生主张，除PDC之外，还可以加上三个C，即协调能力(Coot‘dina—tion)、沟通能力(Communication)、创造性(Creation)。

就是说商务社会中有各种各样的关系，比如公司内部各部门之间的关系、上司与后辈之间的关系、与其他公司之间的关系、与贸易伙伴之间的关系等，具备协调这些关系的能力很重要。另外，组织的多功能化越是向前推进，就越需要沟通能力。在从事工作时要发挥创造力这一点就更不用说了。可以说这三个C确实是进行工作时必不可少的基本能力。

正确的联络

业务联络是工作中必不可少的内容。希望让员工透彻了解这方面的基本常识。

话题联络要迅速

最近，好像本公司的内部联络进行得不是很顺利，今天就谈一谈有关联络的基本常识吧。在联络中，既有直接使工作顺利进行所需要的信息，也有间接起到作用的信息。另外，还有作为沟通手段的补充的联络方法，比如电话联络记录。联络要迅速而认真地进行，这是最基本的。经整理，联络时应考虑以下几个方面：

·仔细思考向什么部门传达什么信息

·所需信息要快速、适时地传达

·重要信息要请上司做判断

在接到信息时，要注意以下事项：

·把接到的信息传达给有关的人

·不能独占信息

·明确联络的流程

只要注意以上六个要领，一个组织里的联络就可以顺利地进行了。

正确接受指示

正确理解工作指示是从事工作的根本中的根本，如果按错误的理解从事工作，就只会产生错误的结果。

话题1接受工作指示时一定要做记录

大家在接受工作指示时做记录吗?如果没有，那么就请从今天开始做吧。

人的记忆是会出现偏差的。即使是刚刚听到的事情，五分钟后就可能忘记。据调查，听到的事情在八小时之内会忘记一半以上。之后如果没有回忆起的机会，那么听到的事情中的95％就会全部忘记。为了掌握正确的信息，不使记忆失真，必须做记录。

正确理解指示是工作的关键，无论对记忆力多么有自信，从上司那里接受命令、指示等时都要做记录，这是常识。听到上司召唤，在回应的同时应带上记录本和笔，希望大家养成这个习惯。若只是便条，也许会丢失，所以准备好专用的记录本才是万全之策。

话题2接受指示时的几个注意事项

通常，部下是按照上司的命令工作的。因此，正确地接受指示对部下来说很重要。下面，就总结一下正确接受上司指示的方法。

首先，对命令或指示一定要做记录。特别是数字，如果不准确地记录，之后会很麻烦。记录的基本方法也是以5W2H为基准的。

其次，疑问须在指示完毕后立即归纳确认。如果这时不能解除疑问，那么开始工作后再进行修正就很困难了。

如果认为自己做不到，就向上司说明。只是，如果上司是从锻炼你的角度想让你做一下挑战时，你还是应该果敢地应战。

最后，复述指示的内容，进行确认。另外，工作开始以后，每到一个阶段都要向上司汇报，上司会根据需要给你提出建议。

善说善听

工作是建立在人与人之间的联系的基础上的。要指导说、听等基本常识。

话题1只要有准备，就能成为能说会道的人

那是去出席某个讲演会时的事情了。本来期待着那位著名作家发表精彩的讲演，但是他竟然寒暄了大约十五分钟，然后说了一句“我很不会讲话，先走一步了”，之后就走下了讲台。我不禁目瞪口呆，觉得这应该是不善于说话之外的问题。

关于讲话，只要有准备就并不是很难的事情。大概那位作家根本没有做什么准备吧。为了让大家不发生同样的事情，在这里就传授一下说话的技巧。

首先要确立主题，即说什么。确立主题之后就是由5W2H构成的内容了。再后，如果可能，可以事先在上司或前辈的面前排练一遍，如果有不好的地方，他们会给你指出来的。

最后，发言的时候，应充满诚意和自信，并注意声音明快、响亮、吐字清楚。

话题2认真倾听，引出话题

大家听说过“善说者也善听”这句话吗?实际上，善于说的人确实是善于听别人讲话的人。

那是一个和良宽和尚有关的故事。良宽和尚受一位父亲之托，规诫他的败家儿子。接连数日，他只是微笑着倾听那人的儿子说话。之后，良宽说了一句“身心健康地生活吧”就启程了。那位父亲很失望，但令他惊讶的是，他的儿子在那之后竟然洗心革面了。

积极地听人说话确实有很大的影响力。日语有时将“间<(听)”写成“聪<(听)”。我认为听人说话时，用耳和心来“听”的态度是很重要的。

此外，对方说话中途绝不要打断，要适当地应和。即使是让自己感到不愉快的话，也不要表现在脸上。如果对方说到中间说不下去了，就要帮他解围……如果能注意到这些方面就可以了。

自己目标的树立

只要工作有目标，自然就会注意到自己周围各种各样的事情，因为目标意识越强烈，越会不自觉地从映入眼帘的事情中捕捉到自己需要的信息。因此，养成正确的工作态度的第一步可以说是树立明确的目标。

为此，你应该反省一下自身，从各种各样的角度来询问自己，比如“什么样的性格?”“有什么样的价值观?”“对什么有兴趣?”“想成为什么样的人?”“自己的能力如何?”“周围的环境怎样?”“健康状态怎样?”等等。

通过这样的询问，应该可以看到(即使模模糊糊)自己的目标。只要把自己的目标与工作上的目标联系在一起就可以了。粗略地说，目标不外乎就是强化“工业技术”、“管理技术”、“交流技术”、“人的力量(HumanPower)”等内容。问题意识与自我管理能力

PDC循环就是制定良好的工作计划，设定优先次序，集中精力实施，然后确认，并将经验活用于下一项工作。

在这个过程中，具备问题意识，努力工作始终是关键。只要确定了工作目标，自然就会看到实行时的障碍。可以一边思考着“怎样才能突破呢?”“为什么有这样的问题呢?”一边逐步解决。

有了这样的态度，自然就会找到解决问题的突破口，周围的人也会为自己提供需要的信息。

还有，自我管理能力也很重要。即便是组织中的工作，很多时候也需要自己负起责任来实施。从这个意义上说，严格约束自己的自我管理能力是必备的。

王阳明说过：“破山中之贼易，破心中之贼难。”必须具备抵挡心中萌发的各种各样的杂念、向着目标前进的勇气。日常工作要实现标准化作业。

工作中，有已经模式化的工作，也有创造性的工作。对于已经模式化的日常工作，可以指导员工实行标准化作业。就是说，不要总是各有各的做法，而要规定好工作的顺序、方法等。

这种构思与QC(品质管理)的构思是相同的。通过标准化作业，无论谁无论何时都可以从事同样水平的工作，这在工厂已经得到了证实。

另外，自己因故不能做那项工作时，无论委托给谁做都不用担心工作质量会下降。甚至，随着标准化的推进，繁忙时，不同部门的人也能共同从事一项工作。

了解公司

经营方针

企业存在的价值凝结在经营方针里。希望员工熟悉经营方针后再进行工作。话题1要通过每个人的独创性来实现经营理念