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第15章 团队管理(3)

事实上,除了把工作目标讲清楚,交代太多琐碎的事反而让下属的自主性得不到发挥,甚至责任感也会随之减弱。作为中层管理者,对待下属最忌讳的就是“妈妈嘴”唠叨个不停,反而导致下属对获得的工作无所适从,不知怎么办才好。

4.授权≠放任自流,要及时给予指导。

有的中层管理者之所以不能选对人做对事,往往是由于以为授了权就万事无忧了。其实,尽管权力在下手受伤,但责任却仍在自己身上。如果你的下属最终没有做好工作,最应该负直接责任的还是你,老板也会直接向你发问。而中层只懂得把权力授出去,对后果完全置之不理,不承担责任,跟随这样的领导,下属在不满意的同时,自己的能力也得不到充分的发挥。

所以,企业中层将权力授出之后,还应及时监督下属并在其困难之时给予指导。只有这样,下属的信心才会更加坚定,中层领导才能真正选对人做对事。

6.有效授权的七步法

【管理之道】

当今很多企业的中层管理者都出现了这一奇怪的背离现象:

每天从早忙到晚,越来越忙,节假日也不休息。但其下属的工作激情却越来越小,责任心也似乎越来越差,虽然整天忙不停,但团队的工作效率却日趋低下。

如果你所在的团队也出现这样的问题,身为中层的你有没有考虑过,当你忙得焦头烂额的时候,你是否承担了许多本该下属做的事情。

要知道,中层不是与下属赛跑的千里马,而是千里马的教练。唯有给下属充分的发展空间,他们才能把事情做好,从横驰骋在发展的道路上。

其实,这就是中层管理者如何有效授权的问题,也是摆在众多管理者面前一个突出的难题。

所以,无论你在企业中的贡献有多突出,能力有多强,但有一点也要记住:那就是你要尽量有效授权。

如果你对下属的分析正确无误,那么选择能够胜任某项工作的人,接下来的工作才更容易展开,才能将工作提到了解和下属完成工作速度这两个主要标准上来。之后,你再决定是想把工作做做快还是做好。

有效授权将会向你说明能够胜任工作的下属是什么样的人。这样,你才有可能让最有才能的人发挥最大的作用。

一、量化

中层授权得以成功的关键是:根据员工能力大小和知识水平高低进行适当授权,给授权一个量化的标准。

弹性授权:当下属有了一定工作经验,但欠缺技能时,这时中层管理者就可以采取弹性授权制。即不定时交给下属一些充满挑战性的工作,争取在一定时间内把下属扶上马,言传身教,让下属充分发挥其长处并在自己的帮助下尽快成长。

制约授权:这一点则是针对刚进入企业内部、缺乏一定技术及工作经验的新职员,便可采用制约授权制。派他们最基本的日常事务性的工作,同时对他们的工作进行实施监督,督促他们在最短时间内熟悉工作流程,掌握基本技能。

充分授权:企业里充分授权的对象往往是企业有意重点培养的对象,是企业的核心员工。对这类员工,管理者只需要把任务内容交代给他,就可以信马由缰,让其自由发挥。

不充分授权:将拥有核心竞争力的员工扶上马之后,管理者自然要送一程,当员工具备一定经验和技能时,管理者可将重要工作交给他做,例如公司重要决策的参与制定、重要项目的谈判等,当然,最终决策权还是在于你,这是不能授权的。

二、系统

许多中层在授权时,往往拍拍下属的肩膀习惯性地说:“这工作就拜托你了,好好干,随后我给你这个月提成”。完全没有一个明确的标准界定,缺乏系统的企业资源支持,往往使下属从被授权之初的的豪情万丈逐渐转为无所适从,直至心灰意冷,结果自然与中层管理者的期望值相差甚远。所以有效授权还包括系统地授权,具体内容是:

明确授权规定:授权时必须向受权者提出明确无误的任务目标,让被授权者明确授权范围和限度,验收标准及任务截止期,以及上级期望达到的结果,目标要切实可行,并尽可能量化。

组织有效配合:授权意味着组织资源的重新整合及权力结构的改变,因此授权时必须给受权者各方面的相关权利。

给予工作指导:许多看似简单的工作里面有很多无形的壁垒,而很多看似纷繁复杂的工作也会有窍门,作为中层管理者的你或许早已驾轻就熟,但受权者却必须苦苦摸索,这时,如能及时给予指导,那么下属的工作也会顺利展开,事半功倍。

在授权时,以上三要素都要详细向下属说明,下属在掩饰不住的笑容下面,一定会信心倍增。说不定在走出管理者办公室时仰望蓝天白云的一刻,会暗暗下定决心:主管这样信任我,我一定要把工作做好!

【管理践行】

1.确定需要授权的工作。

管理者在授权之初应该对即将授权的工作有一个全方位的理解,例如需要下属处理那些细节?有什么特殊问题需要下属注意?

当你清楚地了解了这些之后,还要想办法怎么才能让你的下属也像你一样了解。否则当下属已经展开工作后再做改变,不但会打消下属工作积极性,还会造成无法挽回的不必要损失。

2.确定能够胜任的员工。

在授权之前,管理者要对下属有一个完整的评价。这需要管理者在平时作业中注意下属对自己职责的评论,并注意两个员工间的交叉工作。

在这期间,你需要确定的是:下属完成工作的速度及质量,从而确认谁才是胜任手中工作的最佳人选。

3.确定授权工作的时间、条件、方法。

大多数企业中层管理者上班第一件事便是授权,把刚接到的任务委派下去,这样做虽然方便了自己,却损害了员工的积极性。

因为他们会因此被迫改变原来的日程安排,工作的顺序要重新调适。所以,委派工作最好是在下午,明智的中层应把委派工作作为一天中最后一件事情来处理,这样有利于下午为次日的工作及日程安排做好充分准备。

4.确定明确授权计划。

有了明确的目标才能开始委派工作。管理者应把计划达到的目标写出来,给下属一份,并自己留下一份备用。总之,应该让这种授权计划指导有效委派工作的整个过程。

5.开始授权。

给某个员工授权某项工作时,务必要把为何选他来做这项工作的原因讲清楚,并主要强调积极的一面,给予充分的肯定,并让其清楚他所进行的这项工作的重要性,让他知道完成工作任务前后自己在组织中的地位和影响。总之,尽可能对下属讲出你所知道的一切,不要给下属留下工作陷阱。另外,要给他一个明确汇报工作的时间点,最后表达自己对下属的信任以及对工作的关注程度。

6.授权后及时跟进下属工作进展。

督促太勤会浪费时间,也会引起下属不满,使其产生“上级不信任我”的联想。但对授权出去的工作不闻不问,同样会导致无法挽回的局面。所以,中层管理者要把握好检查的度,对症下药。

7.检查和评价授权工作,给予激励。

当下属完成受权的工作后,作为其直接领导人要及时对其工作进行评价,并纠正其中不足,以求今后改进。

另外,管理者在评价过程中,应解决这样几个问题:

是否按时完成工作?

是否达到预期目标?

是否有创造性的新方法?

是否从中学到了新东西?

把这些问题作为评价的基础,并邀请下属一同评论,对下属而言也是一种莫大的激励。至少可以让他们肯定自己,并感觉到作为上级对自己的高度重视和信任,从而在今后的工作中更有动力。

7.授权放与收的策略

【管理之道】

在管理学中,授权的放与收是一门艺术,也是中层管理者活动的杠杆。具体地说,放与收是既对立又统一的两个方面,但通常情况下,越是才高的人越难驾驭。所以,对于中层管理者而言,往往是放权容易收权难,但该收时必须要收,否则就意味着更大权力的丧失,甚至领导地位的架空。所以,中层有必要掌握授权放与收的策略。

中国很多企业发展最初只有几个人,但是企业发展状况良好,并且越做越大。然而,当企业发展到一定程度之后,内部问题却接二连三产生,连管理者都不知如何是好。即便是国有企业改革之后,企业同意存在这样一个困惑:新的企业模式下,是放权好?还是收权好?

很多中层管理者认为,放权不放心,而收权又太操心。一抓就死,一放就乱,这是当今企业最大的弱点。而即便是放权与收权的问题解决了,如何放权与收权却又成了新的大问题。

一、有所授有所不授

管理学强调“权力有所授有所不授”。中层管理者要想保留企业发展的决策权,以及关乎企业发展命运的根本大计,授权就要与集权相互协调,使二者达到趋于平衡的统一状态。否则,一旦放权,领导者的权力就会面临架空的威胁。

个别下属一旦获得重大权力,就会不由自主地产生越权的倾向。

中层领导者如果发现下属有“弄权”的蛛丝马迹时,万万不可掉以轻心,要理智地分析其可能给企业造成的损失,若放任自流,拥权者就会拉帮结派,甚至以权谋私。这样的无度放权只会为企业今后的发展埋下重重隐患。这时,最明智的做法就是应该当机立断地收回已放出的权力。至于在收权过程中是否会造成下属与领导之间的矛盾,或给某一方造成怎样的不利,这些都不是最重要的问题,而只有协调好企业发展的步调,才是最重要的。

二、收放自如

1.授权应大胆。

用人大师刘邦对于被称之为“国士无双”的韩信,则做到了敢放敢收,达到了收放自如的境界。

自韩信被授权为大将之后,手中常有数万军队在握。然而,这支军队一直以来是刘邦心中的一块大石头,让其放心不下。直到到灭楚前夕,韩信已经强大到足以成为与刘邦、项羽抗衡的强大势力。

这就说明,刘邦的放权是大胆的,但他不能因此放弃在心中盘算如何有效地控制韩信,避免其成为自己今后的的对手。

2.授权并非放任自流。

中层除了要密切关注风险发生的可能性,努力预测被授权者可能在受权后可能遇到的各种问题,从而建立相关风险控制体系,以便有效地制约被授权者的行为,定期检查各项风险的发生几率,及时采取合理有效的解决办法。

中层也应根据具体情况,制订相应的风险补足计划,采取一系列减少风险的措施,防患于末然。

【管理践行】

1.在收放权之前的角色转变:管理者→领导者。

明智的中层应该将自身定位于领导企业而非管理企业。

管理主要是对下属工作的监督和管理,是通过繁琐的汇报和亲力亲为以确保企业基层工作的正常展开。在管理学中,这种行为称作“控制而不是帮助,复杂化而不是简单化,行为更像统治者而不是加速器”。

所以,中层管理者必须在融入日常工作的同时,始终保持全局观念。将企业价值观、日常经营活动、战略管理、业绩管理以及员工绩效有机地结合起来,真正做到管理者向领导者的转变,从而有效带领自己的团队创造业绩。

2.根据企业发展阶段的不同而及时改变当前需求的授权体系。

中层管理者在收全过程中,很难将企业的授权体系与未来发展战略保持一致。而当企业变革时,需要保持整齐划一的行为,而集权是保证变革的第一执行力。

但企业变革结束,中层管理者就需要及时进行相应的授权调整,重新合理分配人、财、物的使用权,总之,最大效率地发挥其使用价值,从而有效提升企业的执行力。如果此时不适度放权,而一味地保持集权,将会阻碍企业的发展。

3.授权后,对企业内部风险控制应依靠完善的管理体系而非个人行为控制。

通过对整个企业部门风险的控制,建立完善的风险控管组织结构,而非通过个人的权力和行为进行控制。

比如,完善财务控制制度,加强预算管理,建立和完善事前沟通、事中监控、事后检查的作业流程,同时根据不同部门的特殊性进行差异化的制度管理,在企业内部设立战略部门使其充分投入到企业的战略管理层面。这样一来,便能有效保证企业在控制经营成本的同时,不失去经营的灵活性。

4.通过有效沟通、建立绩效管理体系加强对授权后的控制。

授权条件下的绩效管理绝不只是简单的控制。首先,中层管理者不仅需要告诉被授权者哪些是不能做的,而且要通过对其有效的指导,使被授权者知道如何执行。

总之,授权无论是收还是放,管理者都要根据被授权者的实际水平进行量身定做的适度授权,同时,企业的监督机构不能随便干涉被授权者的决定,而是通过及时有效地沟通来进行经营指导与监控。不要妄图通过企业的各种制度来强制约束下属的行为,否则反而会激起下属的逆反心理。

另外,建立绩效管理体系以加强对授权后的权力控制,而不是所有事情都亲力亲为,这样中层管理者往往会获得来自下属更多的信任和支持。

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