这种沟通方式通常通过书信、文件和表格等书面资料，以及电信、网络等信息设备，其优点是沟通所用的时间较少、一次可针对所有家长、发送和接收信息的时间及空间弹性较大。但其不足在于，发送者的信息接收者是否收到、其是否确切地了解信息内容、双方是否因认知及态度的不同而有不同的解读等均不得而知。因此，如果运用这些渠道或媒介对其优点和不足都应考虑到。另外，沟通的渠道和媒介两者是有所区别的，如通过口语表达则为渠道，而通过麦克风进行则麦克风属于媒介，对这一点应该清楚。
1.开学初的一封信
可作为开学后，教师与家长的第一次联络方式。信中内容应大致包括教师自我简介、对学生的表现期望、班规的内容、重要的教学或班级管理策略、家庭作业的批改与回馈方式、与家长的联络方式、对新学年的期待等。为了使家长确切得知信息，可以采用回条的方式请家长签名后交回。
2.联络簿
这是亲师非面对面的最常见的联络方式。联络簿的内容除记载学生应完成的家庭作业、应准备的物品等外，还可以作为亲师间或师生间交换信息和意见的渠道。对小学生而言，联络簿也可作为请求家长协助督促学生课业、了解学生在家情况的渠道。现在不少教师会在联络簿上设计家长可协助的事项、学生在家帮忙做家事或学习的情况等内容，以促进学生的学习。
教师也常用联络簿请家长或学生准备学习材料，但是由于大部分家长都是于夜深就寝前才签阅联络簿，而导致家长在学习材料准备上有相当大的困扰。针对这种情况教师可以在一周前就列出准备清单，让家长有充足的准备时间，这样教师在事前也必须就做好下周的教学计划。
3.作业本及考卷签名
对于重要作业的作业本或段考考卷都可以请家长签名，让家长确实得知这些信息内容。那么对班上的考试成绩，教师要不要排名次让家长知道？现在不少教师仍会将班上学生各科成绩登记、排定的名次，由学生带回或寄至家中要求家长签名交回。这种做法会导致班上的竞争加剧，影响同伴的互动，与强调学生课业表现应重视自我比较进步与否，以及是否达到教学目标和水平的标准参照测验解释方式是有所违背的。
现在也有不少教师将班上学生各科成绩，以分数组中有多少人数附在考卷后交给家长，让其判断子女该科成绩在班上的大致排序，这种较为折中的做法是可行的。只是提供分数组也不一定要以5分作为单位，实际上数字越小，就越容易看出其排名。
4.通知单
遇到学校或班级有重大活动或事项，如校庆典礼、节日庆典、校外教学等，都要用书面通知单通知家长。这样做一方面是因为大部分中小学生均未成年，其法律行为需有父母或监护人同意方能发生法律效果；另一方面也可传达校方或教师对该项活动的重视，甚至可借此询问家长能否进一步提供协助或参与，例如校外教学安全的维护、校庆参与等。所以教师在设计回条时，可以增加相应的字段来征询家长意愿。
5.班级通讯
班级通讯，可以呈现出学生的学习成果以及班级状况，但是要花费较多的时间。制作班级通讯由学生和家长参与完成，以发挥亲师合作的作用。对学生来说编辑班刊也是一种学习，可以在班刊上呈现自己的作品，也可以增加班级的凝聚力。在学期末或学年结束时，有些教师会将班上学生的作文、图画、艺术作品、生活集锦等集结出版，这样做有着相当的纪念价值。
有些教师退而求其次，会把一些教育的相关资料、最新信息或好的文章，供家长参考，这样既可让家长体会教师的用心，也可减少日后在沟通中因认知及态度的不同而造成阻碍。
6.电话
电话沟通渠道可听到对方的声音，可增加对沟通信息的了解，并具有时效性，因此在亲师沟通时经常运用。不过电话沟通无法了解对方目前的情绪状态及所处的环境，因此难免会造成误解，造成沟通障碍。再者，电话沟通无法掌握时间，有些家长反应冷淡很快就挂断电话，有些家长则漫无边际地聊起来，花费很多时间，却达不到预期的沟通目的和效果。因此在运用上应考虑沟通的目的，并配合渠道特性做适当的选择。
有些教师在刚开学的两个星期，以每天打五个电话的方式与家长们全面进行联络，这是个效果不错的做法。在打沟通电话之前，教师可先做一些相应的准备，例如了解学生的相关资料、拟定谈话内容大纲、预定谈话的时间以及拨打的时机等。较花时间的内容或例行事务可以借由书面资料传达，以免在电话中拖长对话时间，例如教师的联络方式，即可在开学时在给家长的书信中注明。
从家长的角度讲，联系教师除了书信外，电话联络是最为方便和最具时效性的，所以教师应提供给学生自己的电话号码，以便紧急联络之用。过去针对要不要给学生教师家的电话常有争议，现在因移动电话的普及，教师有了更多的选择。有的教师别出心裁，甚至专门申办有亲师生沟通的号码。电话的沟通也可以成为生活教育的一部分，教师可指导学生使用电话的各种礼仪，也可顺便叮嘱学生，除了紧急事件，与教师电话沟通的合适时段，这样既可顾及教师的家庭生活，同时也可顾及亲师沟通的需要。至于教师的家庭住址则建议不提供给学生，如果家长要找教师面对面沟通，地点可以约在学校，如此可以避免一些不必要的困扰。
7.电子邮件与网络
现在，e-mail、MSN、Web、S、Blog等都已经成为流行的沟通渠道和媒介，教师可以善加利用。电子邮件最为普及，这种方式突破了以往书信文件传递速度的限制，并保有旧有渠道沟通时空具弹性等长处。教师还可利用网络家族、建立网站、博客等提供讨论区，使沟通的信息内容更为丰富。目前的有些家庭不一定都有计算机设备，家长也不一定都有能力、时间和意愿使用，但是这是时代趋势，故仍可作为沟通的渠道之一，供家长选择。
8.学生学习档案
让学生将其个人学习作品制成学习档案，用以记录其成长与学习，教师和家长也可以将其作为沟通的媒介，双方均能得到一些帮助孩子的回馈和建议，可能的话，甚至可以制成数字光盘。
面对面的沟通渠道与媒介
俗话说：“见面三分情”，教师肯与家长面对面沟通已经成功了一半。由于面对面沟通，除了语言、文字，其他的各种肢体语言都可以传达沟通的信息，更能达到沟通的最终目的。但是这种沟通所花费的时间、经济成本等也最大，不可能经常为之，所以教师对这种面对面沟通的机会更应该重视，事先做好相应准备，以期发挥最大的效益。
下面是教师和家长面对面沟通的方式或场合。
1.家长会（学校日）
现在中小学校，以至高中和高职，每学期开学以前都会举办学校日，并借此时机邀请家长参加。教师对此应该好好地加以利用，下列的准备和注意事项，可以供参考：
（1）准备邀请函，也可由学生制作特别的邀请卡来欢迎家长。
（2）打扫干净教室，布置出吸引人的环境。
（3）准备全班同学学习成果的展现。
（4）准备家长能够提供教室设备的清单，如卫生纸、抹布等。
（5）为家长准备好签到簿以及有关要填写的表格，同时可以征求家长意愿协助教学或教室的工作，例如演讲、校外教学协助等。
（6）组织并备妥有关简报资料（资料内容可包括：教师教育理念、期望、教学计划、亲师联络方式、重要活动、班级活动、辅导管教措施、班级常规等）。
（7）将简报重点做成讲义分发家长。
（8）提前配合学校拟定议程，并按其组织进行，以两小时内举行完毕为原则。
（9）应针对所有家长和学生，以广泛的议题做说明和讨论事项，对个别学生的问题应约该家长另定时间商讨。
2.家长沟通来校
家长主动来学校找教师沟通是较为少有的，因此遇到这种情况，教师应警觉学生或许在哪方面遭遇到了困难，或是家长有关于教学或班级管理上的什么建议。通常严苛型、积极型家长找教师会比较多，教师可先运用一些技巧，倾听、了解家长的想法和建议，然后再说明自己的想法以及理由，一起寻求解决策略的共识。在人际层面的“知彼解己”、“双赢思维”、“统合综效”的沟通方法可以看情况运用。另外，对于有敌意的家长，本节提供的面谈技巧也可以利用。
3.校办活动
学校举办活动时家长前来参与或协助，也是亲师面对面沟通的极佳时机。不过参与的家长多半属于积极型家长，因此对象的普遍性不高。但是对个别学生的表现，也可借此机会与其沟通，寻求支持和合作。
4.非正式会面
年龄较小或离家较远的学生，家长在上下学时常会接送孩子，这时也是亲师会谈的好时机。特别是对于个别学生的特定问题，教师可先简短说明，而后再用电话等方式加以补充，这样不仅显示对学生的关心和重视，同时也可弥补尔后进行非面对面沟通时的不足。这种沟通由于时间很短，学生如果出现较重大问题时，并不适合以此方式进行沟通。不过在持续辅导和沟通上，这种方式却能起到很好的作用，例如学生在某方面比以往有所进步，教师可用此时机赞扬学生，让家长了解孩子的状况，也达到沟通情况、建立良好关系的效果。
5.家庭走访
这种沟通方式不但是面对面，而且可以对学生的家庭背景和环境有初步的认识，在各种沟通渠道里是最深入的。不过这种方式也最多花时间、侵入性最高，教师可能担心交通不便以及人身安全，而家长也可能因各种因素，而不愿意教师进行家庭走访。以美国的情况而言，中学以上教师家庭走访的情况已不多见，只是在偏远、规模较小的学校，教师仍会进行这种家庭走访。
但是对于特定的学生，教师仍可用家庭走访来了解问题，并依照家庭状况给予最大的帮助。如果学校能对家庭走访的教师提供支持和协助，例如提供交通工具或交通费、安排其他教师一同前往增加安全等，便可鼓励教师运用此渠道。随着社会形态的复杂化以及社会的不断变迁，未来家庭的子女数减少，对其教育更加重视，所以家庭走访这种方式势必仍广受家长的欢迎。
亲师沟通的内容与技巧
亲师沟通的内容主要包括文字和语言两个方面：在文字方面，将分析书信应包括的主要内容；而语言表达方面，下面则提出一般沟通时所使用的“三明治技术”，以及面对家长兴师问罪时的沟通技巧。
1.一般书信的主要内容
新学期开学时，教师第一次给家长写信，主要内容应包括以下方面：（1）关于身份、年龄、资历、学历等的自我介绍；（2）表示欢迎联络之意，如电话联络、e-mail、书信或到校均可；（3）对学生在课业和行为上的期望；（4）邀请家长协助的一些事项；（5）学校工作日历、教师的评分标准、班级规章制度等。
针对特定事件或活动教师也可写信给家长，尤其是事关法律行为的事项，更需制作书面表格或单据让家长知道并签名同意。有一种情况需要特别指出，有些教师制作表格要家长签名是否同意体罚，而后家长也签名认可，这种情况下教师可不可以“代位”父母之惩戒权体罚学生呢？答案是否定的。行政命令三令五申强调教师不能体罚，而且这样可能构成刑法上的罪责和民法上的侵权行为，即使是家长（父母或监护人）要求教师体罚违法性质仍不能改变，这一点教师必须知道。
2.亲师对谈之“三明治技术”
面对面的沟通是亲师最及时有效的方法，然而其效果能不能得到充分发挥，影响沟通的五个要素起着关键性的作用。作为教师除了具备沟通的诚意和对教学的热忱外，能够掌握沟通的技巧，就更能让沟通达到预期或更好的效果。
教师在沟通时要先注意倾听，并能设身处地的从家长的角度出发，这样对沟通的顺利进行会有帮助。而在沟通的过程中可以运用以下的这种“三明治技术”：
（1）沟通开始先说明自己的身份，并对学生情况做正面的陈述，然后再开门见山地讲到重点。
（2）陈述对学生自己已做了什么事情和努力。
（3）询问家长关于协助学生的意见或建议。
（4）建议家长在家中应配合的一些事情，并且说明教师在学校将再为学生做些什么。
（5）仍以对学生的正面陈述作为结束，并且告知家长教师接下来将会怎么做，并表明请家长支持和合作的意愿。
这项过程的起始都是运用正面陈述，而重点在谈活的中间，所以此对话技巧被称为是“三明治技术”。
对学生的行为教师平时应做事实性的正确记录，并以此来和学生家长沟通，所以要强调教师平时应建立书面资料以及其重要性。再者，在谈话中至少应有一项对学生的真实赞扬，并就家长的协助和建议随时询问，以做到双向沟通。最后，对话的内容教师应该做成简要记录交给家长，以便让其对后续的处理和发展都有了解。
3.面对家长兴师问罪的沟通技巧
当家长怒气冲冲到学校找教师兴师问罪时，教师可运用以下七项处理方案：
（1）表现非预期的作为：当家长在教室门口意外出现时，不要引起骚动，教师可将其视为客人，欢迎他的到来，面带微笑并对其学生有正面的陈述。
（2）倾听并做笔记：使用积极的倾听技术并做相应笔记，对家长的意见进行摘述，以开放沟通的态度说明学生所发生问题及教师处理的原因。而这些笔记，可提供给教师分析引发家长不满的缘由。
（3）教师应有承认错误的勇气：教师有时会因各种原因导致对学生处罚不当可承认错误，让家长知道教师犯了错误是愿意承认的。
（4）记录学生行为或事件：一开学时教师即应建立学生的书面资料，对其发生的具体事件、日期和简要过程描述做一记录并建立档案。如果是中学以上的学生，还可由其自己填写这些记录。这些资料不应只记录负向行为，也应记录正向的行为。
（5）举行会谈：对教师的言谈或书面记录家长如果不相信，可以让学生参与会谈。教师应以不具威胁的口吻要求学生对事情加以确认，一般情况学生都会承认。有时学校辅导咨询人员或行政人员也有必要加入会谈，特别是预料事端可能会再扩大，且有可能出现暴力和攻击时，更有参加的必要。
（6）展现信赖：教师应以专业和友善的态度响应，如果家长对教师的教学策略、奖惩策略或设备器材等不了解，则可说明运用的原因，也可举出这些策略成功的运用案例。
（7）找出合作的解决方法：教师应清楚，即使家长是愤怒的，但与教师来进行沟通正是其关心子女的证据，可让家长先提出处理学生问题的建议，一起寻求解决问题的办法和契机，让其了解双方都是为一个共同的目的——让学生学习成功而努力。
亲师关系的建立和发展，还需要得到学校整体策略的支持与协助，学校应建立一套完整的训导和辅助制度，并协助教师建立亲师关系，避免教师“单打独斗”，才能达到事半功倍的效果。
