第一（节）会议管理工作概述
一、会议管理应该把握的原则
会议是企业议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。因此，会议必须遵循以下原则进行。
1.高效原则
会议的首要目标是解决问题，这就要求会议要少而精，组织效率要高。企业无论召开什么样的会议，都要坚持少而精的原则。可开可不开的会议坚决不开，必须召开的会议，要精而简，讲究效率。
2.充分原则
会议不论大小，都应充分进行准备。会前应围绕会议的议题和目的进行调查研究，了解整个企业、有关部门和员工的意见及看法，准备好有关文件和材料。开会不搞突然袭击，不打无准备之仗。
3.（节）约原则
企业召开会议要厉行（节）约，不讲排场，不追求形式，紧密围绕会议相关内容进行安排，切忌把会议作为休闲娱乐的活动。同时，会议的准备、组织安排也不能铺张浪费，与会议召开无关的内容和物品一律不在会议准备和会议议程范围之内。
二、控制会议数量的工作要点
控制会议数量的工作要点如下：
（1）根据实际工作需求选择适当的议事方式，如：会议、面谈、现场指导、电话沟通、制发文件等。
（2）明确责权范围，使各级领导能在自己的职责范围内独立工作，不必事事集体研究讨论，处处协调商量。
（3）无明确议题的会议一律不开。
（4）可开可不开的会议一律不开。
（5）能用打电话、面谈或发文发电方式有效解决的议题一律不再开会。
（6）无实质性内容的会议一律不开。
（7）纯礼（节）性的会议尽量少开。
（8）准备不充分的会议一律不开。
（9）已有明确决议的会不重复召开。
（10）能合并的会议（性质相近、内容重复、相互包含、工作量较小）一律不单独召开。
照搬照抄上级会议而无明确任务、不解决实际问题的会议一律不开。
伙食、住宿及其他费用超标的会议不开，公费旅游性质的会议一律不开。
建立会议协调安排机制，由综合部门统一协调安排各部门召开的会议。
合并召开有关会议，避免会出多门，重复浪费。
全面控制会议质量，提高会议效果，避免或减少连锁会议。
对例行会议作定期检查分析，取消已无存在价值的例会，合并功能不高的例会。
三、控制会议质量的工作要点
控制会议质量的工作要点如下：
第一条建立会议质量评判标准
一个会议质量的优劣可以用以下标准进行评判：
（1）会议召开的必要性。
（2）会议目的的正确性。
（3）会议召开的时间是否合适。
（4）会议规模是否适度。
（5）会议（节）奏是否紧凑。
（6）会议准备是否充分。
（7）会议议程是否有序。
（8）会议掌控是否有科学的方法与技巧。
（9）会议是否能够实现最初目标。
第二条采取有针对性的措施
（1）贯彻会议审批程序，控制会议性质、规格及时间。
（2）进行充分的会议准备，明确会议目的、宗旨、议题，掌握有关文件材料并做好发言准备，不开无准备的会。
（3）控制会议人数，不允许无关人员参加会议，尽量将人数控制在能有效交流信息、形成法定有效决议即可的最低限度内。
（4）保证会场秩序，尽最大可能为会议创造各种有利的物质条件、环境条件、卫生条件。
（5）充分运用现代化技术手段，灵活运用图板、实物、模型、照片、广播、电话、录音、录像等用具和设备，提高信息传递的效率与质量，（节）约时间，缩短议程，提高会议效果。
（6）主持人和参会者应具有足够的权利和明确的责任，以保证议而有决，决而有行。
（7）提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，使其掌握有效主持会议的规则与技巧。
（8）议题应集中，不宜太多，日程务必高度紧凑，尽量缩短时间，保证参会者能集中精力。
（9）以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行，避免只开会而不管不问效果的倾向，以保证会议有实效。
四、控制会议进程的工作要点
控制会议进程的工作要点如下：
（1）会议召开者在会前须认真研读会议材料，熟悉议题和议程，并对参会者的构成情况及基本意见倾向有大概的认识。
（2）会议主持人必须明确会议开始和结束的时间，做到准时开会和散会，如有必要更改时间要提前说明。
（3）采取适当的方式鼓励与会者积极发言表达自己的观点，创造畅所欲言的会议环境。
（4）与会者要把握不能强迫他人接受自己看法的会议宗旨，尽量避免发生争论。
（5）会议中，上级的批评要有建设性，避免伤害发言者的积极性。
（6）在组织讨论时，应明确会议议题讨论与不讨论的界限，给每位参会者以平等的发言机会和权利。
（7）会议组织者应及时对会议中的各种发言进行比较、鉴别、综合、分析和总结。
（8）会议组织者应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作，如揉眼睛、玩文具、搔头抖腿等。
（9）当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态，切不可自由放任。
（10）会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。
应以各种方法和措施，避免或减少参会者中途退席，其中的核心人物应力争不出现中途退席问题。
除非必要，一般不宜变更会议议程。
当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论，形成决议；一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或（节）外生枝。
多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。
注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。
五、会场布置工作要点
会场布置工作要点如下：
（1）会场空间安排以便于参会者进出和流动为前提，并使整个会场格局紧凑和谐。
（2）会议座位的安排应考虑到会议的目的。会议的目的，有单向传递信息的，包括发布新闻、下达指标、作报告、传达精神等；有多向讨论问题的，包括审议、决议与联谊等；有双向沟通交流的，包括传授知识、教育教训、解释某事、提问题与答疑等。
第二（节）会议管理工作制度规范
一、企业会议管理制度范例
现举某企业会议管理制度范例，用以说明会议分类及组织、会议安排、会议准备等相关条文的具体内容。
（一）总则
为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
（二）会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类：
1.厂级会议
主要包括党政领导（扩大）会、全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂员工大会、全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
2.专业会议
系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织召开。
3.系统和部门工作会
各车间、科室、党支部召开的工作会，如车间办工会、科务会、党支部会、车间（科室）职工大会等，由各车间科室、党支部领导决定召开并负责组织。
4.班组（小组）会
由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作做好会务工作。
（三）会议安排
第三条例会的安排
为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：
1.行政技术会议
（1）厂长办公会
研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。
（2）厂务会
总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。
（3）班组长以上干部大会（或全厂员工大会）
总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
（4）经营活动分析会
汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。
（5）质量分析会
汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。
（6）安全工作会（含治安、消防工作）
汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
（7）技术工作会（含生产技术准备会）
汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。
（8）生产调度会
调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大生产问题。
（9）科务会
检查、总结、布置工作。
（10）车间办公会
检查、总结、布置车间工作。
（11）班组会
检查、总结、布置班组工作。
（12）班组（科室）班前会
对昨天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。
2.各类代表大会
（1）员工代表大会。
（2）车间（部门）员工大会（或员工代表小组会）。
（3）党员代表大会。
（4）团员代表大会。
（5）科协会员代表大会。
（6）企协会员代表大会。
3.民主管理会议
（1）工厂管理委员会。
（2）厂长、党委书记、工会主席联席会。
（3）生产管理委员会。
（4）生活福利委员会。
4.论文、成果发布会
（1）科协年会。
（2）企协年会。
（3）思想政治工作研究会年会。
（4）厂QC（质量控制）成果发布会。
（5）科技成果发布会。
（6）信息发布会。
（7）企管成果发布会。
第四条其他会议安排
凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均需于会议召开前，经部门或分管厂领导批准后，分别报“两办”汇总，并由厂办统一安排，方可召开。
第五条厂办每周五应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并打印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。
第六条凡厂办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
第七条对于准备不充分或重复性、作用不大的会议，厂办有权拒绝安排。
第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。
第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应与全厂例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
（四）会议准备
第十条所有会议主持人和会议召集单位及与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会人等。
二、开会准备事务细则
第一条拟定会议工作方案
一般应包括以下内容：会议记录、会议简报、会议经费预算、会议食宿安排、会议保卫和保密工作等。
第二条选定、安排议题
第三条拟定会议议程、日程和程序
