第2章 行政管理工作职责与职能(1)

第一（节）行政部门工作职责

一、行政部职责范围

行政部受行政总监领导，直接向行政总监报告工作。部门职责如下：

1.部门协调

各职能部门的关系协调。

2.建章立制

建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。

3.资料管理

负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系。

4.会议管理

公司会议组织、记录及记录归档工作。

5.印章管理

公司印章管理。

6.证照管理

公司证照管理。

7.办入、离职手续

员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理。

8.档案管理

公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。

9.考勤管理

员工考勤、出勤统计、报表、分析等。

10.证件管理

员工暂住证、就业证等事项办理。

11.保健管理

（1）员工保健规章的制定。

（2）定期保健体检的组织与实施。

（3）特约或定点医院的选择。

（4）特约或定点医院的联络。

（5）办理工伤事故手续。

12.福利管理

（1）制定员工福利制度，并经批准后实施。

（2）福利制度的研究、修订、改进等。

（3）福利事项的办理。

（4）福利工作总结、分析和改进。

（5）退休、抚恤制度的制定及办理。

13.文件控制

（1）发文制度及行文程序的拟定和实施。

（2）公司文件发放。

（3）文件与资料登记、编号、发行、保管、维护等。

（4）过期文件的处理。

（5）文件汇编。

（6）文件与资料的有效控制。

14.公司公共关系维护和改善工作

（1）内部公共关系的建立和维护。

（2）外部公共关系的建立和维护，包括与政府部门、同行、社区、新闻媒体等公共关系。

15.行政检查。

对公司内各部门的行政管理工作进行定期与不定期检查与考核。

16.费用预算

行政开支预算的编制。

17.成本控制

行政开支成本控制。

18.其他职责

与行政部工作相关的职责范围和工作内容。

二、行政部日常工作细则

（1）负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况和反馈信息；搞好各部门间相互配合，综合协调各部门的工作；对各项工作和计划进行督办和检查。

（2）严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责。

（3）负责行政后勤、保卫工作管理制度制定、检查、监督、控制和执行。

（4）负责组织编制年、季、月度行政后勤、保卫工作计划，本着合理（节）约的原则，编制年、季、月度后勤用款计划，搞好行政后勤决算工作，并组织行政工作计划的实施和检查。

（5）负责员工生活费用管理和核算工作，建立健全员工生活费用成本核算制度，制定合理的生活费用标准，对盈亏超标准进行审核。

（6）负责做好公司经营用水、用电管理工作，认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电器设备和线路的保养维修，加强用水、用电费用核算，及时交纳水、电费。

（7）负责员工就餐的卫生管理工作，定期询问公司员工对就餐质量的要求，确保员工就餐安全。

（8）负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪、刑事案件和灾害事故的发生，保护公司财产安全，确保生产、工作的顺利进行。

（9）负责建立和完善安全责任制，建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制，做到组织落实、制度落实和责任落实。

（10）严格物资出门登记制度，一切进出公司的物资，公司保安应予严格检查、验证，物证相符方能进出，凡无证或证物不符公司保安有权扣留，由保卫科查处。

建立和完善后勤岗位责任制，加大考核力度，提高服务质量。

加强对部门人员的培训教育。协同人事、企管等职能部门，做好管理员、炊事员、保卫人员、维修工等人员的日常安全教育和职业道德教育，定期开展岗位优质服务评比活动。

按时完成公司领导交办的其他工作任务。

三、行政管理制度纲要

（一）总则

第一条为加强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理工作标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。

第二条行政事务管理包括档案管理、印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、报刊及邮发管理等。

（二）档案管理

第三条归档范围

公司规划、年度计划、统计资料、科学技术报告、财务审计、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有保存价值的文件材料。

第四条档案管理

要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅

（1）总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

（2）公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。

第六条档案的销毁

（1）任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。

（2）若按规定需销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经总经理办公室主任批准后方可销毁。

（3）须经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

（三）印章管理

第七条公司印章由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印章的使用一律由主管副总经理签字后，管理印章人方可用印，如违反此项制度，造成的后果由直接责任人负责。

第九条公司所有需要盖印章的介绍信、证明材料及对外开出的公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

第十条不得开具空白介绍信、空白证明信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具空白介绍信或空白证明信时，必须经主管副总经理签字批条后方可开出。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（四）公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由行政部负责。

第十三条各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑室打印，按价计费。

第十四条公司各部门所有打印的公文、文件，必须一式三份，交行政部留底存档。

（五）办公及劳保用品管理

第十五条办公用品的购发

（1）每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制订计划提交行政部。

（2）行政部指定专人制订每月办公用品计划及预算，经主管副总经理审批后将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部门，由部门主任签字领回。

（3）除正常配给的办公用品外还需要其他办公用品的须经行政部经理批准后方可领用。

（4）公司新聘工作人员办公用品，行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

（5）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管良好。

（6）负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续，出库一定要有领取人签字。

（7）办公室用品管理一定要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发

劳保用品的配发，由行政部根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。

（六）报刊及邮发管理

第十七条报刊管理人员每半年按照公司的要求制订订阅报刊计划及预算，负责办理订阅有关手续。

第十八条报刊管理人每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，然后分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回行政部，由报刊管理人员统一保存，存档备查。

第十九条任何人不得随意将报刊挪作他用。

第二十条邮发管理

（1）私人信件一律实行自费，交行政部办公室或自行送往邮局。

（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。

（3）控制各类挂号信，凡因公需邮发挂号信者，须经各部门主任批准，行政部经理审核后方可邮发。

（七）附则

第二十一条本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交行政部研究并提请总经理批复。

第二十二条本制度解释权归行政部。

第二十三条本制度自发布之日起生效。

第二（节）行政部门各岗位工作职责描述

一、行政总监岗位职责

1.制定规章制度

组织并制定人力资源管理和办公、行政管理的有关规章制度，并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督和指导。

2.计划管理

根据企业阶段性任务目标和年度计划，制订所属部门的目标、计划和措施，保证企业业务活动正常进行。

3.人力资源管理

依据企业有关人力资源开发与管理的总体要求，通过人力资源管理制度设计、人员招聘、薪酬发放、培训计划及落实、工作任务考核等，使企业达到对内有凝聚力、对外有竞争力的总体目标。

二、行政主管岗位职责

（1）发挥行政部（总经办）的参谋、协调和综合管理职能，直接处理尚未分清职能的公司事务。

（2）负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议并作会议记录，视情况整理出会议纪要或办理下发文件事宜。对会议讨论的重大问题组织调研并提出专题报告。

（3）根据总经理指示，编排工作活动日程表，做好重大活动的组织和接待工作。

（4）负责抓好公司重要文稿的起草工作，包括月、季、半年、年度工作计划和总结报告。按照工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实，及时向公司领导和其他部门反馈信息。

（5）及时处理重要往来电文信函的审阅、分送，督促检查领导批示和以公司名义签发的有关文件落实情况，抓好文书归档和用印管理工作。

（6）协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章制度的实施细则，配合公司协调各部门和下属企业的工作关系。

（7）严格控制行政办公经费支出，加强公司财产和车辆的管理。

（8）负责指导、管理、监督行政部其他人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚工作。

（9）完成行政总监临时交办的工作。

三、行政管理专员岗位职责

（1）负责公司办公设备如计算机、传真机、长途电话、复印机的具体使用登记和名片印制等管理工作。

（2）负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和使用人离职时的收缴工作。

（3）负责各类办公用品、固定资产的保养、维修，仓储保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账物相符。

（4）按标准定额，做好添购办公用品、器具的计划编制和申购手续工作，做到办公用品既不脱档又不长期积压。

（5）负责考勤登记和就餐人数统计。

（6）负责来宾具体接待、日程和参观内容的安排，以及食宿地点、车辆安排和车船机票代购等事宜。

（7）协助安排公司每天的派车用车计划，确保公司公务用车需要。

（8）负责公司办公场所清洁卫生和室内外环境的绿化状况的检查监督，保证公司有一个舒适良好的工作环境。

（9）完成行政主管临时交办的其他任务。

四、办公室主任岗位职责

（1）在总经理的领导下，负责主持本室的全面工作，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务。

（2）贯彻落实本室岗位责任制和工作标准，密切与各部门的工作关系，加强协作配合，做好衔接协调工作。

（3）组织汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿，及时进行总经理发言稿的撰写和其他以公司名义发言的文稿审核，严格按行文程序办理公司文件，保证文稿质量。

（4）组织收集和了解各部门的工作动态，协助总经理及公司领导协调各部门之间的业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议，负责编写公司年度大事记。

（5）负责召集公司办公会议，检查督促办公会议和公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况。

（6）负责监督检查公司印章的使用。

（7）参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论。

（8）负责组织公司通用管理标准及规章制度的制订、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟订讲座和修改工作。

（9）负责组织公司投资项目的洽谈、调研、立项、报批、工程投标、开工、竣工、预决算等有关基建项目管理工作，及时组织编制项目计划和项目进度统计报表，认真做好项目的监督管理工作。

（10）负责组织物品的供应、采购工作，做好物品进、出、存统计核算工作。

负责召集全公司员工大会，开展年度总结评比和表彰工作。

负责做好公司来宾的接待安排，统一负责对上级主管部门的联系、有关的法律咨询等工作。

向直属领导提议下属人选，并对其工作进行考核评价。

完成公司领导交办的其他工作任务。

五、行政秘书岗位职责

1.对内关系协调

帮助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作；按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。

2.对外关系协调

配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，包括地方政府、工商局或其他政府部门；协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位（包括客户单位）的关系；按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。

3.会议管理

按照上级领导安排，出席某些会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作；对企业总部的会议室和会议设备进行管理。

4.文书档案管理

制定文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，对各种文件进行登记、归档并负责管理；负责企业内、外各种往来文件的核对、颁布和下发工作。

5.打字复印

及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作，妥善管理传真机、复印机等办公设备。

6.接待

妥善、礼貌地接待国内、国外有关单位、人员的来访。

六、总务后勤主管岗位职责

总务后勤主管受行政总监领导，直接向行政总监报告工作。岗位职责如下：

1.基本建设管理

（1）编制基本建设规划，经批准后组织落实实施。

（2）编制基本建设预算。

（3）办理基本建设招标、监理、进度控制、结算、造价审计等事项。

（4）控制基本建设支出。

2.房产管理

对公司房产进行管理，办理产权事项。

3.绿化管理

对公司的绿化与环境进行管理。

4.环保管理

抓好公司环境保护与职业健康安全体系运行和认证。

5.物资管理

抓好公司清洁用品、办公用品、电器配件等物资管理。

6.固定资产管理

抓好公司固定资产管理（机电设备部管理部分除外）与实物核算。

7.安全管理

做好厂区、宿舍财产及员工安全保卫工作。

8.维修管理

抓好房屋、道路等维修工作。

9.卫生管理

搞好厂区和宿舍清洁卫生维护工作。

10.宿舍管理

对在宿舍住宿的各类人员进行有效管理。

11.水电管理

做好宿舍分配和水电管理等工作。

12.伙食管理

抓好公司伙食供应及管理。

13.文化管理

抓好公司休闲、文化娱乐设施管理。

14.车辆管理

抓好公司车辆、人员进出管理。

15.消防管理

抓好公司消防管理，组织消防安全检查。

16.公务车管理

安排领导用车和其他公务用车，并对司机进行统一管理。

17.灾害处理