应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
1.文字说明基本内容
文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
2.文字说明要求
（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。
（3）文字简洁，语言通顺。
（4）时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
（1）照片编制采用横写格式，其格式为照片/底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者。
（2）录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页，按要求逐项填写。
第十五条案卷要求
1.组成案卷
将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录
（1）照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
（2）录音带、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表
用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目
声像档案的著录依照国家标准进行。
（四）声像档案的保管
第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条保管条件
底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间，相对湿度应保持在35%~45%；照片库温应保持在14~24℃，相对湿度应保持在37.5%~67.5%；录音、录像带库温应保持在18~24℃，相对湿度应保持在40%~60%。
第十九条底片册、录音带、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
（五）声像档案的开发利用
第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，声像档案为利用提供方便条件。
第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有版权的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国版权法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得版权收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。
四、文件、材料收集归档制度范例
现举某机关文件、材料收集归档制度范例，用以说明文件、材料收集归档总则、归档文件范围、归档要求、归档方式等条文的具体内容。
（一）总则
第一条为规范本机关文件、材料的使用、保存与收集，特制定本制度。
第二条与本机关关系密切的各种文件和在工作中形成的具有保存价值的文件、材料，都应该按照本制度进行收集与归档。
（二）归档文件范围
第三条本机关在工作中产生以下各种文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
（2）工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
（3）各种综合的或专题的调查、检查、考察报告等。
（4）向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
（5）各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
（6）各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
（7）反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
（8）各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
（9）反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。
（10）电报、重要电话记录、机关工作日记。
年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放的各种证明、证件存根。
已故人员资料。
重要的人民来信及处理材料。
本机关编辑、出版的书刊、资料样本。
本机关（包括上报和下批）干部任免呈批表、调配培训、专业技术职务评定与聘任、党团干部名册、年终统计报表，干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
第四条本机关在工作中接受的上级文件中，以下文件和材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）上级（包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同）有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
（2）各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
（3）上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
（4）上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
第五条本机关在工作中与同级机关合作沟通中，以下文件和材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）有关单位与本机关联合召开会议，共同开展工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
（2）有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
（3）有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
（4）有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。
第六条本机关在工作中听取下级单位的汇报中，以下文件和材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）年季度工作总结、重要的专题工作总结。
（2）重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要请示、重要法规性的备案文件。
（3）重要的名册、登记表、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
（三）归档要求
第七条应归档的文件、材料应由各办公室资料员收集齐全。
第八条正文与底稿（签发稿）、主件与附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
第九条归档文件材料要检查应盖公章是否盖了，文件没有标题的应加上标题，文件中的内容、摘要，没有标明日期的要标上日期。
第十条归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
第十一条归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
第十二条凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件形成的先后时间顺序排列好。
第十三条文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
（四）归档方式
第十四条凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
第十五条凡各部门发出的文件，由各部门办公室有关人员收集，交给档案室归档。
第十六条一项工作已完成时（包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等），由各部门办公室有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交给档案室归档。
第十七条外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
第十八条年度工作总结、各种年报、党员干部名册，应于翌年一月底前交档案室归档。
第十九条每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年度应归档而未归档的全部文件材料移交给档案室归档。
五、档案鉴定制度范例
现举某企业档案鉴定制度范例，用以说明档案鉴定制度各条文的具体内容。
第一条档案鉴定的主要工作目标是甄别和判定档案价值，并对鉴定对象做出评估与判断，进而做出被鉴定档案保存和销毁的判定。
第二条凡是经过认真鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
第三条档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
六、档案借阅管理制度范例
现举某公司档案借阅管理制度范例，用以说明档案借阅管理制度各条文的具体内容。
第一条本公司各部门借阅相关档案，必须由部门负责人提出申请，经总裁签字，行政部主管核准办理借阅手续。
第二条外单位来人查阅本公司档案，需持证明材料并经公司总裁签字批准方可查阅，但不得抄录或借出。
第三条机密、秘密、绝密档案借阅一律不外借，如有需求，按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
第四条在查阅本公司档案时，应在档案室内进行，严禁涂改、折页、裁剪、拍照、撕毁等。
第五条本公司档案借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
第六条珍贵的实物档案，重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不得借出。
第七条凡私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为，均应严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。
七、档案保密制度范例
现举某公司档案保密制度范例，用以说明档案保密制度各条文的具体内容。
第一条为保护企业机密，规范本公司档案管理，特制定本制度。
第二条行政部管理公司档案的相关人员必须遵守保密制度，履行保密手续，确保档案安全。
第三条本公司所有人员如需借用公司内部档案，必须经档案管理人员提供，任何人不得直接动用。
第四条借阅档案必须严格遵守“档案借阅管理制度”。
第五条如需借用本公司机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续。未经批准的，严禁提供利用。
第六条对于擅自向外转借、提供图样资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和公司利益者，要依法追查刑事责任。
第七条停产或已生产完毕的产品图样和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
第八条发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
第九条不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
第十条不允许将机密文件带回家中，不允许到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料外出游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
第十一条单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密发生。
八、档案复制制度范例
现举某局档案复制制度范例，用以说明档案复制制度各条文的具体内容。
第一条本单位员工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位员工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
第二条外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
第三条复制后要及时进行登记。
九、档案统计制度范例
现举某单位档案统计制度范例，用以说明档案统计制度各条文具体内容。
