（四）实施采购并签订采购合同
对于一般采购来说，要经过询价、报价、比价等程序决定对己有利的价格。对于特殊采购来说，要按照招标的方式进行个性工作的准备，做到合法招标。上述程序完成后，采购部门就要与供应厂商签订采购合约、开具物资订购单。
（五）采购物资的运输和验收
如果供应商负责物资的运输，采购部门应该时刻监督供货商能否准时交货。一般情况下供应商负责运输，但因为各种原因，采购方或厂商可能会自行运输。在这种情况下，采购部门就要和本企业的运输部门做好协作，并制订出相应的物流方案。物资运输到后，将依据合同上的运输、物料品质等相关条款，对物料和物料运输单据进行验收，对供应商出具验收检验报告，并对供货商的不良产品加以处理。
在这一阶段采购部门应该特别注意以下两个问题。
（1）对各类票据表单的核对。交货验收合格后，采购部门应随即开具各类表单，要对发票的内容进行审核，采购部门核对无误后，财务部门办理付款手续。
（2）物资的退货和重购。所交货品与合约规定不符等验收不合格的物资，应依据合约规定退货并立即办理重购，此种情况应该向物资主管或生产总监进行通报并等待审批结果。
（六）入库或进入生产领域
这是采购工作的最后一个环节。采购部门工作人员应该与库房管理机构进行各种事务的交接。只有这项工作完成后，采购部门的工作才算基本完成。库房管理机构和生产部门在日后的工作中，发现物资问题还需要采购部门核实，核实之后再与供应商进行相关的交涉。
七、供应商选择工作流程
（一）成立内部审核小组
内部审核小组主要是依据一定的评判标准对供应商各方面的资质(如是否拥有供货实力，供货方有无信用度等)进行评估。审核小组的成员应该包括领导层成员、采购部门、生产部门、品保部门、财务及物控部门等。
（二）对供应商进行分类
内部审核小组根据审核项目和指标等审核规则，对合格的供应商进行等级划分，并依据不同等级的供应商制订相应的工作规范，以避免采购人员的工作失误。
（三）确定供应商的数量与供应关系
传统采购管理往往倾向于一种物料有多个供应商，而现代管理的趋势是减少供应商，并建立长期稳定的互信、互利、互助的合作伙伴关系。
合作伙伴关系的好处是可以简化采购计划及调配；可以形成经济采购批量，争取优惠；减少供方的专用工艺装备费用；简化运输管理；减少库存，从而有利于控制质量，降低成本。因而应简化供应商数目并选择好的供应商，建立合作伙伴关系，形成稳定的合作链条。
（四）确定谈判筹码
如果向多家供应商购买物料，那么选择余地与谈判空间就较大；同样，如果供应商向不同采购商供应物资，那么供应商的选择余地与谈判空间就较大。因此，采购商和供应商在谈判时，因为数目的关系会形成不同的供应能力。
八、采购计划的制定
1物资的采购计划工作，自产品的设计开始，它无论是正常的量产或特殊的订货生产，都必须事先经过一系列的计划工作，以便能顺利地获得物资来满足生产所需。
2开始时先由技术部门提出产品设计草案、蓝图及有关的规格等，同时列出产品在进行生产时所需要物资的明细表，包含材料、零件、工具、设备等。
3生产部门则依据这些物资，研究生产的细部计划并决定如何完成产品的生产。
4制造部门则审查现有的生产条件，考虑生产的步骤及排定生产日程。
5材料计划及成本会计部门则汇集有关资料，提出成本预算方案。
6采购部门则根据现有产品种类、经济状况、企业政策、生产计划等因素，提出产品采购方案。
7最后由生产企业的决策层决定该生产计划要照预定进行或加以修正或放弃。
8为满足生产需要，以使生产能顺利进行，对于生产所需物资的数量进行仔细的分析，其主要考虑项目如下。
1.预测下月份、下季度或下年度的需要量。
2.确定获得所需物资的预备时间。
3.预计在预备时间内材料的需要量。
4.设定安全存量。
5.准备采购数量。
6.决定备用或安全存量。
物资采购成本的控制主要决定于物资的需要量及订购量，而物资订购量的多少则受对未来物资需要量预测的影响，如果物资需要量预测不正确，将会影响物资的订购量，而使将来期末物资存量不正确，如此便无法达到成本控制的目标。
九、采购信息管理的工作内容
（一）采购时间
采购的时机，与经济景气、价格涨跌有所关联，必须加以仔细、全面地调查。
（二）采购数量
供应商的生产能力、设备情况、财务状况等的资料须加以收集，以便作为采购物资供应来源的能力的参考。
（三）采购对象
由供应商或直接向制造厂采购，因为采购对象不同价格也会不尽相同。
（四）品质规格
收集采购物资的品质及规格，不光是标准品、一般品，还包括代用品，这些资料对于降低采购成本是非常有用的。
（五）物资的品牌
不同的品牌、不同的商标，产品的式样会不同，其价格也因而不同。因此在采购以前，要充分利用市场上所收集的资料，对物资适合性和采购以降低成本为重点来加以判断，决定使用哪一品牌、哪一种商标与哪一种式样的产品。
（六）交货日期
订货时间充分与否关系到交货日期是否能准时，因此必须收集到能够做到最快交货时间的供应商资料，以便配合生产。
（七）付款条件
付款条件的不同，也会影响到采购价格。所以，为了计算合适的价格，必须从用现款采购或非现款采购或预付货款采购等不同条件去分析哪一种更为有利。
（第二节）采购管理规范化制度
一、标准采购作业管理制度
请购
第一条请购部门的划分。
1常备物资由生产管理部门负责。
2预备物资由物资管理部门负责。
3非常备物资。
（1）订货生产用料由生产管理部门负责。
（2）其他用料由使用部门或物资管理部门负责。
第二条请购部门应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情况填写《请购单》，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经部门主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。
第三条来源与需用日期相同的物资，可用一单多品方式提出请购。
第四条特殊情况需按紧急请购办理时，须在《请购单》的备注一栏写明原因，以急件递送。
第五条总务用品由物资管理部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填写《请购单》办理请购。
第六条以下总务性物资可免开清单，而通过总务用品申请单委托总务部门办理，如招待用品、书报、名片、文具、报表以及小额采购的物资等。
第七条请购权限。
1内购
（1）原料：请购金额预估在1万元以下的，由主管核决。请购金额预估在1万～5万元的，由经理核决。请购金额预估在5万元以上的，由生产总监核决。
（2）财产支出：请购金额预估在2000元以下的，由主管核决。请购金额预估在2000元～2万元的，由经理核决。请购金额预估在2万元以上的，由生产总监核决。
（3）总务性用品：请购金额预估在1000元以下的，由主管核决。请购金额预估在1000元～1万元的，由经理核决。请购金额预估在1万元以上的，由生产总监核决。
2外购
（1）请购金额预估在10万元(含)以下的，由经理核决。
（2）请购金额预估在10万元以上的，由生产总监核决。
第八条请购案件的撤销。
1撤销请购时应由原请购部门通知采购部门停止采购，同时在《请购单(内购)》或《请购单(外购)》第一、二联上加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。
2采购部门依下列规定办理撤销。
（1）采购部门在原请购单上加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
（2）当原请购单送物资管理部门待办后收料、采购部门通知撤销时，由物资管理部门将原请购单退回原请购部门。
（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
采购
第九条采购部门的划分。
1内购。由国内采购部门负责办理。
2外购。由国外采购部门负责办理，其进口业务由相应的业务部门办理。
3生产总监对于重要物资的采购，可直接与供应商或代理商议价。专用物资必要时由生产总监指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第十条采购部门应按物资使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。
1集中计划采购：对具有共同性的物资，应集中办理采购。先核定物资的项目，通知各请购部门提出请购计划，再报采购部门定期集中办理。
2长期报价采购：凡经常使用且使用量较大的物资，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。
第十一条采购作业处理期限。采购部门应依采购地区、物资的特性及市场供需，分类制订物资采购作业的处理期限，通知各有关部门以供参考。遇有变更时，应立即进行修正。
国内采购
第十二条价格。
1采购人员按照《请购单(内购)》后记录的请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选3家以上供应商进行价格对比。
2如果报价规格与请购部门的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于请购单上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或请购部门签注意见。
3属于惯例超交者，采购人员应在议价后，在请购单的“询价记录栏”中注明，报主管核签。
4对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。
5采购部门接到请购部门紧急采购的口头要求时，主管应立即指定经办人员先询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
第十三条呈批手续。
1采购人员询价完成后，在请购单上详填询价或议价结果并拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2采购核决权限。
第十四条订购程序。
1采购经办人员接到已经审批的请购单后应向厂方寄发《订购单》并以电话等方式确定交货日期，要求供应方在送货单上注明“请购单编号”及“包装方式”。
2分批交货时，采购人员应在请购单上加盖“分批交货”章以利识别。
3采购人员使用暂借款采购时，应在请购单上加盖“暂借款采购”章，以利识别。
第十五条进度控制。
1国内采购部门可分询价、订购、交货3个阶段，依靠采购进度控制表控制采购作业进度。
2采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制采购交货延迟情况表，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。
第十六条采购单据整理及付款。
1来货收到以后，物管部门应将请购单连同《材料检验报告表》送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料，《请购单(内购)》中的会计联须于收到第一批物资后送会计部门。
2内购物资须待试车检验后，其订有合约部分，按合约规定办理付款；未订合约部分，按采购部门报批的付款条件整理付款。
3短交待补足的，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
4超交的应经主管批示方可按照实收数量进行付款，否则仍按原订货数付款。
国外采购
第十七条价格。
（1）外购部门按照《请购单(外购)》的急缓加以整理后，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话(传真)方式向3家以上供应商询价。特殊情形下除外，但应于《请购单(外购)》上注明。在此基础上进行比价、分析、议价。
（2）请购物资的规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报物资的主要规范并签注意见，再转请购部门确认。
第十八条呈批手续。
1比价、议价完成后，由外购部门填具请购单，拟定“订购厂商”、“预定装运日期”等，连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。
2核决权限。采购金额在8000元以下者由经理核决。采购金额超过8000元者由生产总监核决。
3采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新情况所要求的程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。
第十九条订购程序。
1请购单经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。
2如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。
第二十条进度控制。
1外购部门依照《请购单(外购)》及《采购控制表》控制外购作业进度。
2外购部门在作业进度延迟时，应主动开具《进度异常反应单》，来记明异常原因及处理对策，凭此修订进度并通知请购部门。
3外购部门一旦发现外购“装货日期”有延误时，应立即主动与供应商联系催交，并开立《进度异常反应单》，来记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。
第二十一条进口签证前《请购单(外购)》核准后的专案申请
1专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发《输入许可证》，申请函中并应请求《国贸局》在《输入许可证》上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
2进口度量衡器具及管理物资时，外购部门应于申请《输入许可证》之前准备《报价单》及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第二十二条进口签证外购物资订购后，外购部门应立即检具《请购单(外购)》及有关申请文件，与《申请外汇处理单》一道送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国家贸易局办理签证，并在《输入许可证》核准后通知外购部门。
第二十三条进口保险。
1具有FOB、FAS、CIF条件的进口项目，进口单位应依《请购单(外购)》上外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2进口单位应将承保公司指定的公证处在《请购单(外购)》上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭此联络该指定的公证处办理公证。
第二十四条进口船务。
1FOB、FAS的进口项目，进口单位(船务经办人员)于接到《请购单(外购)》时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定3家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
2进口单位(船务经办人员)应将所选定的船运公司或承揽商名称，提供给进口结汇经办人员，并在《信用证开发申请书》上列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。
3如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于《请购单(外购)》上注明，避免在信用证上指定船运公司后又委由发货人代为安排装船。
第二十五条进口结汇。
进口单位应依《请购单(外购)》标示的“开发信用证日期”办理结汇，并于信用证(L／C)开出后以开发L／C快报通知外购部门联络供应厂商。
第二十六条税务。
