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第11章 做一头会解扣子的老黄牛(2)

如果是面对来给送钱的“上帝”或是不太熟识的其他部门同事,就应该采取间接委婉的方法。你要考虑的问题是:要如何回应才能维持更好的关系,建立未来合作的基础。首先,你要说明无法答应的原因,并表示你的歉意。然后,要帮助对方找到另一个更好的解决方法,例如有没有可能找到其他人帮忙。这样让对方觉得你不是在推卸责任,而是真的想帮助他解决问题。这个顺水人情一定要做,但是在以后的工作过程中,切忌无原则地帮忙,把自己给搭进去那就不值了。

把问题简单化

作为单位里的“老黄牛”,除了不要插手其他“牛”的地界范围内的工作任务外,为了节省时间和精力,提高工作效率,还应在属于自己的工作过程中做精简。也就是说,只做那些非做不可的工作,而可做可不做的工作则应尽量排除,少做无效劳动。例如:汇报任务时,不必花费很多时间去背诵,以显示自己的记忆力;要减少头脑的储存负担,提高头脑的处理功能;有些汇报提前发给大家,这样就没有必要再在会上给大家读了,会上只对汇报内容进行讨论;打电话能办的事就不要写信,便条可以解决的就不要写长信;应该由下级提出的便让下级准备,不替下级思考问题;办事前做好准备,搞好沟通,减少不必要的扯皮和误工等等。对那些非做不可的工作项目,也要综合起来考虑,哪些先办,哪些后办;哪些要重点抓,哪些只要过问一下就可以了;哪些事要专门去办,哪些事可以合起来办;哪些事用整块时间办,哪些事可以用零碎时间办;哪些事必须按规定程序办,哪些事可以用简便易行的办法办等等。美国享有盛誉的管理专家伯纳姆在他的名著《提高生产率》中提出,领导在处理任何工作时,首先要问自己,这件事能不能取消?能不能与别的工作合并?能不能用更简便的东西代替?这样一来,工作头绪就大大减少了,时间就节省了,效率就提高了,这样工作,主动权也就掌控在自己的手里了,也就不至于总让其他人牵着鼻子走了。

不做无用功

编剧家西蒙决定是否将一个伟大的构想转化为剧本之前会问自己:“假如我要写这个剧本,每一页都尽量保持故事的原则性,而且,能让剧情和其中角色都发挥得淋漓尽致,那这个剧本该有多好呢?”如果答案是:“还不错,会是一个好剧本,但却不值得花费一两年时间。”西蒙当然不会去下笔。

但遗憾的是,大多数人往往走到生命的尽头时才开始问类似的问题。也许是因为年轻时并不了解,计划一旦开始,要花费时间才能够完成。时间专家葛里斯曼在一所大学担任系主任时,一个全国性机构邀请他在他们的年度会议上发表演讲,他凭主观认为是有关政治方面的题目,于是花费了相当多的时间和精力,但最终结果却令他非常失望和不满,出席会议的总共只有四个人。

在现代的职场里同样如此,大多数“头牛”只会从本部门的角度来说明目标。你需要了解这个新目标的所有相关事宜——你的工作任务、职责、重点、精力和时间安排,需要做何改变。举例来说:如果你是电话客服中心的员工,当上司大声提出创新目标时,你可能想:这将改变我处理客户来电的时间。如果单位的目标跟你的工作有关,你就得弄清楚它将如何影响你的工作方式,以及单位是否希望你改变工作的重心。除非已经对要改变的内容有所了解,否则决不去接受它。你应该问:要改变的内容对你而言有何意义?你应该负责哪一类的工作事项?这不是在拒绝工作,而是要求将工作的内容说清楚讲明白。这跟你在那傻等着领导给你分派工作清单是根本不相同的,你是在通过自己的脑袋进行思考。

这么问的目的在于试探接下来的步骤。若你只是问:“有十四项工作需要做,我该先做哪一项?”或者:“你可以帮我分析这个目标,告诉我这礼拜该做什么吗?”其实,你可以自行想办法。当然如果有别人正确指引你该把力气用在哪里,你就会少走弯路,不浪费时间和精力。所以,务必要搞清楚自己接下来应该做些什么事。这个问题有助于你了解组织的成功跟你有何关联:“好,我们要将客户满意度提升10%,能帮我了解该怎么做吗?我怎么知道我正朝着目标前进?可不可以指点我一下?我会听到客户不同的声音吗?我怎么知道自己是不是搞砸了?我当然想避免那种事发生,可以告诉我该注意哪些事情吗?”在你接受工作任务之前,你必须先弄清楚怎样才能更省力省时地完成工作任务,取得成功,而不只是以公司的衡量标准来看待成功。

生活中,不值得去做的事情真是太多了。同样的道理,你在职场里“混战”,不值得做的事情也不用去做,无利无益的事情做它又有什么用。那么,怎么才能识别它是否值得去做呢?

第一步,当自己的领导已经设定好新的工作目标,或告知你本单位里的新目标后,应该提出疑问:“新目标将会如何改变我目前的工作方法?”

第二步,如果对答案仍有疑问,那就再问五次为什么。接下来再问:“第一步我该怎么做?从哪里着手最好?”

第三步,当你明白自己的下一步工作内容后,紧接着你就要问:“我怎样才算达成目标?”或者:“我应该注意哪些事项,以确定自己有进展,而且命中目标?”

职场拒绝“烂尾楼”

身在职场的人们,对他们来说辛苦受累,困难重重这都算不上什么,最让人难以接受的就是被职场人士称之为烂尾工作的职场陷阱。你我或许都曾经遇到过这样的事,都做过这样的无用功。这种吃力不讨好的工作陷阱中,最令人头疼的,莫过于烂尾工程。

时间精力大把投进去,却像掉进了宇宙黑洞,无声无息。既不会给你的业绩增加良好记录,也不会得到领导同事的赞许,相反,多半有可能换来各方的责难。下面选择四种典型情景,教你如何识别、躲避、解决职场中的烂尾工作。

多人经手,死无对证

胡杰出道三年,刚刚跳槽到了这家行业第一的公关公司,正是大展宏图的好时候,此时接受这个大客户项目简直是天赐良机,为此他兴奋到失眠。要知道这个客户是行内数一数二的品牌,不少同事都啃过的硬骨头,虽然结果都是知难而退,但是胡杰这种初生牛犊,要的就是挑战和刺激。

整个上午下来,胡杰打了无数个电话,方才找到与自己接口的负责人,对方因为人事变动、部门合并等等原因,早已物是人非。负责人的口气冷淡,语含讽刺:哟,你们这里是不是全公司的人都扑在这个项目上啊,我过来不久,已经有三个人找过我了,坦白说,有点烦啊。

为了弄清楚事情交接的头绪,胡杰再分别找了那几位转手项目的同事,得到的答复一概是:我不很清楚,你找焦健吧——什么,这件事情还没有解决?我是一年前经手的啊——笑话,我怎么可能保留一年前的信?——对方真的说这件事情是我当时接手的?我自己都不记得了……半个月后,胡杰终于在电话和邮件的迷魂阵中崩溃!

太多人介入同一个项目,往往会导致时间和程序都变得异常复杂和拖沓,这时候最忌讳的就是为了摸清楚头绪去把所有的环节都重新理一遍,不但会越理越乱,还容易得罪人;要当机立断,把这样的项目当成新项目去做,先抛开中间各路经手人不理,做到牵涉到各方利益时,别人自然会来找你,这样化被动为主动,局面就有利多了。

偏听则暗,兼听则明。不要只听一面之词,人多说法也多,你要尽量客观公正地去看待项目的各种变化,先把发生变化的原因都找出来,把头绪理清楚,这样的话你的报告就会很好做了。

“头牛”决策方向错误

倘若是外人的不合作把生意泡汤了,还算是情有可原,如果是自己上司也跟着出问题,那真是有问题了。唐伟想不通,为什么上司的脑子跟常人的总是不一样,很普通的一个客户,他心急火燎地催手下出计划书,做方案,拿上去人家还不稀罕,等真正的重头单子来了,他会挥挥手说放一放吧,这一放就把生意放到对手那边去了。业绩平平,他还总安慰大家:无功无过就好。

眼看着又遇到一个长期客户,唐伟做的企划案无微不至,就等他审批后递给人家。结果他龟缩起来,一声“先放放吧”把事情推给手下。客户急了过来问,上司在唐伟提交上来的方案上游移不定,是这个还是那个呢?嗯,等我想想……这个吧,OK,就这个!好,见了客户,定了时间表,等做了快一半的时候上司忽然改主意了,不成,唐伟啊,还是那个保险些……

几次反复下来唐伟欲哭无泪。上司的优柔寡断搞得手中的项目成了烂摊子,但是谁敢责备老板呢?当然就是你办事不力喽。

不能害怕与老板在工作上发生“冲突”!常常是你闷头做事,缺乏沟通,导致领导在缺乏一线信息的情况下,主意一天三变,要温柔地坚定地把项目进展情况最迅速地汇报给他,让他知道你是个做事非常快的人,这样他在做决定前,会预估一下人力投入的成本。要培养领导对自己决定负责的习惯。养成与领导书面确认批示的习惯,往来的信件最好打印出来,请他看一眼。不要为了个电话或者短信就忙着去推翻自己以前的努力。他若再想有变,大可拿出证据来告诉他:这已经是你第12次推翻自己前面的决定了。

实在不行的话,你只能越级反映情况了。你不可能总是为上司的失误遮遮掩掩,当然在越级上报的时候要谨慎认真,不要让人觉得你是在公报私仇。

一拖再拖,无法挽回

这个季度的工作进度统计时间马上就到了,杰知道自己确实无法完成本季度的销售任务了,其实这本身就是一个不可能完成的任务,因为跨越多个部门,需要各方神仙层层审批,还有对方的负责人总是处于出差状态,国内国外神出鬼没,再就是他自己家事缠身,也确实没有那么多的额外时间来为这份出力不讨好的工作加班。其实任务本身就失败在一个“拖”字上,配合部门拖,对手拖,自己被拖的精疲力竭,也不知不觉地跟着拖起来。

时间是转眼就过,自己拟订的时间表一天天地勾下去,杰感到了前所未有的压力与焦虑……怎么办?如何跟上司解释?如何再跟客户联络跟进?这一份季度末报告,好难下笔。

这种问题在职场里也是比较常见的,想把问题解决好,首先你要诚恳地描述事实,不能对自己的失误有所偏袒。即使是一个不成功的事例,老板也喜欢看到清晰明确的解释,而不是急赤白脸地为自己辩护;将你的时间表细化到每一阶段具体的事情,标注出是因为谁的原因而无法完成进度,譬如当对方负责人忽然决定去巴厘岛度假,这其中耽搁的15天当然不能算在自己的账上;明确下一阶段的解决办法:如何解决此项目,最大可能地执行补救工作。

死在小人陷阱里

高新与杨莲本来是同一批进入公司的员工,在新员工培训会上认识,没几天就好得同进同出,连周末都约在一起shopping。杨莲为了争取总经理助理的职位蓄谋已久,瞒着上司报了EMBA的培训班,跟同事只说去学车,其实却是去上课。没想到高新心直口快,在午饭的时候无意说了杨莲最近上课的事。顿时,杨莲上司的脸就拉下来了。

杨莲挨了一顿批,同时被勒令不许再以任何借口擅自请假出去。杨莲破釜沉舟,索性直接发信给自己的大老板,申明前因后果,大老板很赏识她的勇气和好学精神,果然提拔她做了自己的助理。棋行险招,反而胜出,杨莲意得志满,直接上司灰头土脸。可是对高新来说,苦难的日子开始了。

高新虽然是人事骨干,但是对于别人故意的刁难也是无能为力,平时的小事刁难也就不必说了,赶上年终总结更是忙得不可开交。杨莲硬是有本事传老板的命令,抽调高新去做年会筹备活动,那500多份员工的绩效表格,高新足足加了10天的夜班才做完。心急难免出错,被老板点名批评。结果年会马上就要到了,但是因为人手不够,布置工作还是没有做到位。高新很想找老板理论,杨莲笑吟吟地看着她,目光分明是:哼,你出卖我在先,如今要你的好看。

职场里,什么人都有,你不要期待别人都像你这么高尚、坦荡,小人也是随处可见的。如果工作上有具体的某个人针对你,你必须要先面对这个人与你之间的恩怨,不能跳过这些不谈,直接去梳理事情的是非。治标先治本,要先与这个人去交涉,做好一切理顺关系的准备。不要回避矛盾,也不要怕别人知道你们之间的问题,尤其是老板,不要以为闹人事纠纷总是会给老板留下负面的印象。要知道,在评判某事对错的时候,如果加上一句“某与某不和”,那么最终的责罚,谁也逃脱不了——也就是说,别人固然能整你在先,但是想全身而退,也没那么容易;把你的工作困境跟上司申诉清楚,不要忘记适当地提一两句自己与对方的新仇旧恨,请上司代你做主,与更上一层解释此事。

没有人愿意做自己不喜欢做的事情,但是人在职场,身不由己,当你需要解决它们的时候,你最好先冷静地想一想,或许这件事情并不像你想象的那么麻烦,不要轻易地放弃。

不待扬鞭自奋蹄

倘若条件允许,你可以帮主人计划一下,先耕哪块地好。早耕完早收工,何必再死耗时间呢。

主动出击抓商机

有一位在美国标准石油公司工作过的小职员阿基勃特,他在出差住旅馆的时候,总是在自己签名的下方,写上“每桶4美元的标准石油”字样,在书信及收据上也不例外,签了名,就一定写上那几个字。他因此被同事叫做“每桶4美元”,而他的真名倒没有人叫了。公司董事长洛克菲勒知道这件事后说:“竟有职员如此努力宣扬公司的声誉,我要见见他。”于是,阿基勃特被洛克菲勒邀请共进晚餐。后来,洛克菲勒卸任,董事长的宝座就传给了这个小职员阿基勃特。

在签名的时候署上“每桶4美元的标准石油”,老板洛克菲勒并没有交代这样的任务,但阿基勃特却主动地做了。也许在他看来,身为标准石油公司的职员,无论职务高低,都有为公司的产品做宣传的责任和义务。这就是在平时的工作中为“主人”分忧,为“主人”创造商机。

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